Підзвітні кошти

Підзвітні кошти

Лілія Ушакова, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

ПКУ, що набрав чинності з 01.01.2011 р., уніс зміни практично до всіх сфер життєдіяльності підприємств. Не оминув він і підзвітні відносини. Про те, які строки тепер установлено для подання звіту щодо коштів, отриманих працівниками під звіт або на відрядження, та здавання невитрачених грошових коштів, а також які санкції можуть загрожувати працівнику за їх порушення, ітиметься в цій статті.

 

ДОКУМЕНТИ СТАТТІ

КЗпП

— Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. № 322-VIII.

ПКУ

— Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Наказ № 996

— наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 23.12.2010 р. № 996.

Положення № 637

— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Закон № 889

— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.

Постанова № 663

— постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.1999 р. № 663.

Закон про податок на прибуток

— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.

 

Згідно зі

ст. 121 КЗпП роботодавець, який направляє у відрядження працівника або доручає виконати окрему цивільно-правову дію, зобов'язаний забезпечити його грошовими коштами на поточні витрати у вигляді авансу.

Повернувшись із відрядження або виконавши доручене, працівники зобов'язані відзвітувати про витрачені ними на ці цілі грошові кошти. Строки подання звіту та здавання невикористаних грошових коштів установлено

ПКУ. Розглянемо їх.

 

Строки подання звіту

Відповідно до

абзацу першого п.п. 170.9.2 ПКУ після завершення відрядження або вирішення виробничих (господарських) питань за дорученням та за рахунок роботодавця, який видав грошові кошти під звіт, працівник зобов'язаний заповнити та подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) за формою, затвердженою наказом № 996 (абзац перший п.п. 170.9.2 ПКУ).

Строки подання Звіту (див. таблицю) установлені

пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ та залежать від мети (на відрядження або під звіт), а також форми надання грошових коштів (готівка чи в безготівковій формі).

 

Мета видачі авансу	Форма видачі авансу
	у готівковій формі	у безготівковій формі для використання із застосуванням платіжних карток*
		розрахунки здійснювалися готівкою, знятою з платіжних карток	розрахунки здійснювалися в безготівковій формі
	Строк подання Звіту
1	2	3	4
Для покриття витрат на відрядження	До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження (п.п. 170.9.2 ПКУ)	До закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ)	Не пізніше 10 днів після закінчення відрядження (до 20 банківських днів** за наявності поважних причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ)
Для вирішення виробничих (господарських) потреб	До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник придбав товари (роботи, послуги) за дорученням та за рахунок роботодавця, який видав гроші під звіт (п.п. 170.9.2 ПКУ)***
Для вирішення виробничих (господарських) потреб у відрядженні	До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження (п.п. 170.9.2 ПКУ)	До закінчення 3-го банківського дня, після завершення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ)	Не пізніше 10 днів після завершення відрядження (до 20 банківських днів** за наявності поважних причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ)
* Під платіжними картками слід розуміти корпоративні платіжні картки, дорожні, банківські або іменні чеки, інші платіжні документи. ** Строк подання звіту продовжується роботодавцем для з'ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами. *** Незважаючи на те що в абзаці першому п.п. 170.9.3 ПКУ йдеться і про відрядження, і про цивільно-правові дії, у подальших нормах (пп. «а» і «б» п.п. 170.9.3 ПКУ) зазначається тільки про витрати у відрядженнях. Із цього робимо висновок, що п.п.170.9.3 ПКУ стосується тільки випадків понесення витрат у відрядженнях (як власне витрат на відрядження, так і щодо окремих цивільно-правових дій, здійснених у відрядженнях).

 

Зверніть увагу!

ПКУ збільшено строки подання звіту щодо коштів, виданих у готівковій формі на відрядження або під звіт. Нагадаємо: раніше, у період дії Закону № 889, працівник зобов'язаний був подати звіт про витрачені на зазначені цілі грошові кошти до закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем, в якому він завершив відрядження або придбав товари (роботи, послуги) за дорученням та за рахунок роботодавця, який видав гроші під звіт.

 

Строки для повернення
невитрачених коштів

Строки повернення невитрачених грошових коштів, отриманих працівником

на відрядження, установлено ПКУ. Згідно з абзацом четвертим п.п. 170.9.2 ПКУ за наявності у працівника надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження, він зобов'язаний повернути їх суму до каси або перерахувати на банківський рахунок підприємства, що видало кошти, до або під час подання Звіту. Отже, граничні строки повернення грошових коштів, отриманих працівником на відрядження, збігаються зі строками подання Звіту.

Щодо строку для повернення коштів, отриманих працівником

для вирішення виробничих (господарських) питань, то їх установлено ПКУ та Положенням № 637. Перші застосовуються податковими органами для цілей оподаткування доходів фізичних осіб, другі — для визначення фактів порушення правил готівкового обігу. Причому, як і раніше, у період дії Закону № 889, вони різні.

Відповідно до

ПКУ працівник зобов'язаний повернути невитрачені кошти, отримані під звіт, до або під час подання Звіту.

У зв'язку з різними строками повернення невитрачених коштів, отриманих працівником

для вирішення виробничих (господарських) питань, суму надміру витрачених коштів необхідно повертати до каси підприємства або перераховувати на банківський рахунок підприємства до або під час подання зазначеного Звіту (абзац четвертий п.п. 170.9.2) з урахуванням строків видачі готівки під звіт або на відрядження, установлених п.п. 2.11 Положення № 637.

Далі розглянемо, що відповідно до

ПКУ загрожує працівнику за порушення строків повернення надміру витрачених грошових коштів, виданих під звіт або на відрядження.

 

Оподаткування суми надміру
витрачених коштів

Згідно з положеннями

ПКУ суму надміру витрачених коштів має бути повернено працівником до каси або зараховано на банківський рахунок підприємства, що їх видало, до або під час подання звіту.

Несвоєчасно здані кошти, отримані працівником підприємства:

—

на відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податків на таке відрядження, розраховану згідно з розділом III ПКУ;

—

під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій — у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податків на виконання таких дій,

уключаються до оподатковуваного доходу

такого платника податків (п. 170.9 ПКУ).

Зауважимо:

розділ III ПКУ , яким визначено, зокрема, розміри добових для відряджень у межах
України та за кордон, набере чинності тільки з 1 квітня 2011 року. До цієї дати розміри добових визначено постановою № 663, яку розроблено на виконання п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток. Таким чином, з 1 квітня 2011 року не включатимуться до оподатковуваного доходу добові в розмірі, визначеному розділом III ПКУ. Що стосується питання визначення суми перевищення протягом I кварталу 2011 року, то воно залишається відкритим. Водночас, аналізуючи роз'яснення працівників ДПС щодо схожих питань, можна дійти висновку, що до 1 квітня 2011 року при визначенні суми перевищення доведеться керуватися діючими у I кварталі 2011 року добовими. Отже, до появи роз'яснень ДПС, на нашу думку, для підприємств безпечніше не включати до оподатковуваного доходу добові в розмірі, визначеному п. 1 постанови № 663.

Як і раніше, для цілей оподаткування доходу у вигляді несвоєчасно повернених надміру витрачених підзвітних сум

застосовується «натуральний» коефіцієнт, що обчислюється відповідно до п. 164.5 ПКУ.

Сума надміру витрачених коштів, виданих на відрядження або під звіт, не здана у строк, визначений

ПКУ, підлягає обкладенню податком на доходи за ставкою 15 % — із суми, що не перевищує 10-кратного розміру мінзарплати, установленої законом на 1 січня звітного податкового року (у 2011 році — 9410 грн.), і 17 % — із суми перевищення.

Сума податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО), нарахована на суму надміру витрачених грошових коштів, утримується підприємством, що видало такі кошти,

за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а в разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Якщо працівник

припиняє трудові або цивільно-правові відносини з підприємством, що видало такі кошти, сума ПДФО утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу при проведенні остаточного розрахунку, а в разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов'язання платника податку за результатами звітного (податкового) року.

Якщо повне утримання суми ПДФО неможливе внаслідок

смерті працівника чи визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення судом померлим, така сума утримується під час нарахування доходу за останній для такого платника податків податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.

Звертаємо увагу: штраф у розмірі 15 % надміру витрачених коштів, який раніше застосовувався до платників податків, котрі не повернули такі суми протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, нормами

ПКУ не передбачено.

При утриманні суми ПДФО, нарахованого на суму надміру витрачених грошових коштів, роботодавцю необхідно враховувати вимоги

ст. 128 КЗпП, згідно з якою розмір усіх відрахувань із заробітної плати працівника не повинен перевищувати 20 % суми, що підлягає виплаті, а у випадках, окремо передбачених законодавством, — 50 % суми, що підлягає виплаті на руки.

Що стосується строків сплати ПДФО, утриманого із суми несвоєчасно повернених надміру витрачених грошових коштів, то, на нашу думку, його необхідно перерахувати одночасно із сумою ПДФО, утриманого із заробітної плати працівника, за рахунок якої провадилося його утримання.

Суми, що підлягають утриманню з доходу працівника у зв'язку з несвоєчасним поверненням підзвітних сум, розраховуються у Звіті.

Звертаємо увагу: згідно з додатком 1 «Довідник ознак доходів» до

Порядку № 1020 у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ підлягає відображенню не лише сума надміру витрачених грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт і не повернених у строк (п.п. 164.2.11 ПКУ), а й сума коштів, отриманих на відрядження або під звіт (п.п. 165.1.11 ПКУ), що, на наш погляд, не зовсім логічно. Однак до появи роз'яснень ДПС із цього питання зазначені суми необхідно відображати з ознакою доходу «118».

 

Приклад

. Працівнику підприємства 24.01.2011 р. видано під звіт готівкові кошти в сумі 2000 грн. для придбання телефону. Телефон було придбано працівником за ціною 1600 грн. без ПДВ (продавець — неплатник ПДВ), про що свідчить товарний чек. Авансовий звіт подано й затверджено 31.01.2011 р. Залишок підзвітних сум у розмірі 400 грн. було здано працівником під час подання звіту (31.01.2011 р.)

Заробітна плата працівника склала:

— за першу половину січня 2011 року (аванс) — 2200 грн.;

— за січень 2011 року — 4000 грн.

Строки виплати заробітної плати — 4 і 19.

19 січня 2011 року працівнику було виплачено аванс у сумі 1870 грн.

Вартісний критерій для віднесення матеріальних активів до складу основних засобів установлено підприємством на рівні 1000,00 грн.

У цьому випадку працівник порушив строки здавання залишку підзвітних сум, установлені п.п. 170.9.2 ПКУ. Наведемо фрагмент Звіту, в якому провадиться розрахунок ПДФО.

 

---

При неповерненні суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін повернення:

Сума податку = не повернута сума х ставка оподаткування

(пункт 167.1 статті 167 Податкового кодексу України) : 100.

Сума податку

70,59 (грн.) = не повернута сума 470,59 (грн.) х 15 : 100.

Підпис особи, що склала розрахунок, Василенко

Дата складання розрахунку

31 січня 2011 року

Сума податку

  —   (грн.) = не повернута сума   —    (грн.) х 17 : 100.

Підпис особи, що склала розрахунок, Василенко

Дата складання розрахунку

31 січня 2011 року

З розрахунком ознайомлений: підпис	Коваленко	Коваленко О. А.	Дата 31.01.2011 р.
		(прізвище, ім'я, по батькові)

---

 

Суму ПДФО утримано із зарплати працівника за січень 2011 року.

Бухгалтерський облік операцій з видачі готівкових коштів під звіт та з утримання ПДФО з несвоєчасно повернених підзвітних сум наведемо в таблиці.

 

№ з/п	Дата операції	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки		Сума, грн.
			дебет	кредит
1	19.01.2011	Перераховано єдиний соціальний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ) (2200 х 37,26 %*)	657	311	819,72
2	19.01.2011	Перерахований ПДФО (2200 х 15 %)	641/ПДФО	311	330,00
3	19.01.2011	Виплачено аванс (2200 - 330)	661	311	1870,00
4	21.01.2011	Видано грошові кошти під звіт	372	301	2000,00
5	31.01.2011	Затверджено авансовий звіт	152	372	1600,00
6	31.01.2011	Повернено залишок підзвітних сум	301	372	400,00
7	31.01.2011	Нараховано заробітну плату працівнику за січень 2011 року	92	661	4000,00
8	31.01.2011	Нараховано ЄСВ (4000 х 37,26 %)	92	657	1490,40
9	31.01.2011	Утримано ЄСВ (4000 х 3,6 %)	661	657	144,00
10	31.01.2011	Утримано ПДФО ((4000 - 144) х 15 %)	661	641/ПДФО	578,40
11	31.01.2011	Утримано ПДФО із суми підзвітних коштів, не повернених вчасно (400 х 1,176471) х 15 %)	661	641/ПДФО	70,59
12	04.02.2011	Перераховано ЄСВ (1490,40 + 144 - 819,72)	657	311	814,68
13	04.02.2011	Перераховано ПДФО (578,40 + 70,59 - 330)	641/ПДФО	311	318,99
14	04.02.2011	Виплачено заробітну плату працівнику (4000 - 144 - 578,40 - 70,59 - 1870)	661	311	1337,01
* Ставку ЄСВ у частині нарахувань прийнято умовно.

　

Упевнені, що ця стаття допоможе нашим читачам розібратися зі строками подання звіту і здавання підзвітних коштів, установленими ПКУ

.