1.1. Інструкція містить основні методологічні положення щодо визначення показників кількості працівників у формах державних статистичних спостережень з метою одержання об’єктивної статистичної інформації щодо зайнятості працівників та розмірів їхньої оплати праці.
Дія Інструкції поширюється на всіх юридичних осіб, їхні філії, представництва та інші відокремлені підрозділи (далі — підприємства), а також на фізичних осіб — підприємців, які використовують найману працю.
Військові частини, заклади, установи та організації Збройних Сил України, інших військових формувань, органів внутрішніх справ, кримінально-виконавчої системи, податкової міліції, державної пожежної охорони використовують цю Інструкцію для організації обліку вільнонайманих працівників, які отримують заробітну плату.
1.2. Юридична особа подає форми державних статистичних спостережень за місцезнаходженням, включаючи дані щодо відокремлених та структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць тощо), які розташовані на одній з нею території (місто, район).
Відокремлені підрозділи, розташовані на іншій адміністративній території (місто, район), ніж їхнє головне підприємство, подають форми державних статистичних спостережень з праці безпосередньо органу державної статистики за місцезнаходженням: районному (міському) або головним управлінням статистики в Автономній Республіці Крим, областях, м. Києві, Управлінню статистики в м. Севастополі за їхньою вказівкою.
Абзац третій пункту 1.2 виключено.
Якщо відокремлені підрозділи не ведуть первинного обліку щодо робочого часу та нарахувань заробітної плати працівників, звіти за них складає юридична особа (головне підприємство) і надає органу державної статистики за місцезнаходженням несамостійного підрозділу.
Якщо підприємство має структурні підрозділи, що розташовані на іншій адміністративній території (місто, район) або займаються іншими видами діяльності, ніж саме підприємство, та складають значну питому вагу (не менше 30 %) у загальній кількості працівників, підприємство подає органу державної статистики за своїм місцезнаходженням форми державних статистичних спостережень з праці щодо структурних підрозділів із зазначенням їхньої території розташування та виду економічної діяльності.
1.3. У разі зміни організаційної структури юридичної особи інформація з питань праці формується так:
1.3.1 юридична особа, окремі підрозділи якої виділились у самостійну юридичну особу, не включає до форм державних статистичних спостережень з праці за період з початку звітного року показники цих підрозділів;
1.3.2 юридична особа, утворена в результаті виділення структурного підрозділу або поділу іншої юридичної особи, складає форми державних статистичних спостережень з праці включно з показниками за період з початку року, тобто за весь період до їхнього утворення;
1.3.3 у разі злиття юридичних осіб новоутворена юридична особа складає форми державних статистичних спостережень з праці з показниками цих юридичних осіб з початку року включно, тобто за весь період до їхнього злиття;
1.3.4 у разі ліквідації юридична особа складає форми державних статистичних спостережень з праці за період своєї діяльності у звітному році до моменту внесення запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи в Єдиний державний реєстр юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців;
1.3.5 у разі зміни виду діяльності підприємства дані за новим видом діяльності враховуються з місяця, в якому відбулася така зміна. Дані за попередній період з початку року відображаються за колишнім видом діяльності.
1.4. У разі зміни у звітному періоді структури підприємства або методології визначення показників з праці, дані за відповідний період минулого року відображаються згідно зі структурою або методологією, яка прийнята у звітному періоді.
1.5. Підприємства подають органам державної статистики форми державних статистичних спостережень у строки, визначені на бланках форм. Статистичні дані повинні бути достовірними і подаватися у повному обсязі.
1.6. Форми державних статистичних спостережень на підприємствах заповнюються на основі типових форм первинної облікової документації.
До первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників належать:
наказ (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору;
особова картка;
наказ (розпорядження) про надання відпустки;
табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати;
розрахунково-платіжні відомості, розрахункові відомості, платіжні відомості;
особові рахунки, трудові договори (контракти), цивільно-правові договори й інші документи первинного та бухгалтерського обліку, затверджені у встановленому порядку, що характеризують кількісний та якісний склад працівників, їхній дохід у грошовій, натуральній формах, а також розміри пільг і компенсацій.
1.7. Відмітки в табелі обліку використання робочого часу про причини відсутності на роботі, тривалість робочого дня, понаднормову роботу та інші відхилення від нормальних умов праці здійснюються лише на основі документів, оформлених належним чином (листки непрацездатності, листки простоїв, довідки про виконання державних або громадських обов’язків тощо).
1.8. У формах державних статистичних спостережень містяться різні показники кількості працівників, які відрізняються методом розрахунку та метою їхнього використання.
Зокрема, передбачається підрахунок облікової кількості штатних працівників у цілому по підприємству, а також окремих категорій працівників. Наприклад, зайнятих в умовах, що не відповідають санітарно-гігієнічним нормам, працюючих пенсіонерів, інвалідів тощо.
Показник середньооблікової кількості штатних працівників використовується для визначення кількості зайнятих працівників за сферами економічної діяльності та ведення спостереження за змінами мобільності робочої сили. Суть його визначення полягає у тому, що зайнятий працівник враховується тільки один раз (за місцем основної роботи), незалежно від терміну трудового договору та тривалості робочого часу.
Крім цього, для оцінки зайнятості на мікрорівні (підприємство) використовується показник загальної кількості працівників, який, крім штатних працівників, включає кількість зовнішніх сумісників і працюючих за цивільно-правовими договорами.
Показник середньої кількості усіх працівників в еквіваленті повної зайнятості характеризує умовну кількість працівників (робочих місць), що відпрацювали повний робочий день, яка необхідна для виконання встановленого (визначеного) підприємством обсягу робіт (послуг). Методика його визначення базується на перерахунку оплаченого робочого часу усього персоналу (штатні працівники, сумісники, працюючі за договорами), що залучався до роботи у звітному періоді й отримував відповідну заробітну плату, в умовну кількість працівників, яких було б достатньо підприємству для виконання фактичного обсягу роботи за умови роботи всіх працівників упродовж повного робочого дня, виходячи зі встановленої його тривалості.
Показник середньооблікової кількості усіх працівників в еквіваленті повної зайнятості використовується для визначення середнього рівня заробітної плати та інших середніх величин у цілому по підприємству, а також аналізу ефективності використання робочої сили.
1.9. Показники кількості працівників у формах державних статистичних спостережень відображаються у цілих одиницях.
1.10. Форми державних статистичних спостережень складаються точно за встановлений календарний звітний період: місяць, квартал, період з початку року або рік. Місячний звіт складається за період з першого до останнього (включно) числа звітного місяця, квартальний звіт — за період з 1 січня до останнього (включно) числа третього місяця звітного кварталу, річний — за період з 1 січня по 31 грудня.
1.11. У разі виявлення викривлень у формах державних статистичних спостережень з праці виправлення даних підприємствами проводяться у звітах за період (місяць, період з початку року, рік), у якому були допущені помилки, а також в усіх наступних звітах.
Виправлення даних здійснюється відповідно до Інструкції про порядок виправлення звітних даних у випадках виявлення приписок та інших перекручень у державній статистичній звітності, затвердженої наказом Мінстату від 10.05.94 № 94 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 24.05.94 за № 109/318.
