1. Реєстр застрахованих осіб — автоматизований банк відомостей, створений для ведення єдиного обліку фізичних осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню відповідно до закону.
Реєстр застрахованих осіб формує та веде Пенсійний фонд, користувачами цього реєстру є органи доходів і зборів та фонди загальнообов’язкового державного соціального страхування.
2. Персоніфіковані відомості про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески, та інші відомості подаються до Пенсійного фонду роботодавцями, підприємствами, установами, організаціями, військовими частинами та органами, які виплачують грошове забезпечення, допомогу та компенсацію відповідно до законодавства.
Відомості про фізичних осіб — підприємців та осіб, які забезпечують себе роботою самостійно, подаються безпосередньо зазначеними особами.
Порядок та строки подання відомостей, зазначених в абзацах першому і другому цієї частини, встановлюються Пенсійним фондом за погодженням з центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сферах трудових відносин, соціального захисту населення.
3. На кожну застраховану особу заводиться персональна облікова картка, до якої включаються такі відомості:
1) умовно-постійна частина картки:
номер посвідчення застрахованої особи;
прізвище, ім’я та по батькові на момент подання відомостей до Пенсійного фонду;
дата народження;
стать;
унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі та серія, номер і назва документа, з якого взяті відомості до персональної облікової картки;
громадянство;
номер телефону (за згодою);
відмітка про смерть;
2) частина картки, що відображає загальний страховий стаж, заробітну плату (дохід, грошове забезпечення), розмір сплаченого єдиного внеску та інші дані, необхідні для обчислення та призначення страхових виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування:
ідентифікаційний номер платника (крім осіб, які через релігійні або інші переконання відмовилися від ідентифікаційного номера);
рік, за який внесено відомості;
розмір єдиного внеску за відповідний місяць;
сума сплаченого єдиного внеску за відповідний місяць;
позначка про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування;
сума виплат (доходу), з якої сплачено страхові внески за відповідний місяць;
кількість відпрацьованих застрахованою особою календарних днів (годин) за відповідний місяць;
інша інформація, необхідна для обчислення та призначення страхових виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування;
3) частина картки, що відображає здійснення виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Персональна облікова картка застрахованої особи зберігається в Пенсійному фонді протягом усього життя особи, а після її смерті — протягом 75 років на паперових та/або електронних носіях за наявності засобів, що гарантують ідентичність паперового та електронного документів.
4. Центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, за формою, встановленою відповідно до законодавства, протягом десяти робочих днів після реєстрації смерті особи подає відповідні відомості територіальному органу Пенсійного фонду.
5. Зміни та уточнення вносяться до відомостей реєстру застрахованих осіб у порядку, встановленому Пенсійним фондом за погодженням з центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сферах трудових відносин, соціального захисту населення.
6. Відомості про страховий стаж та заробітну плату (дохід, грошове забезпечення), розмір сплаченого єдиного внеску та інші дані, що містяться в реєстрі застрахованих осіб, використовуються для обчислення та призначення страхових виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням.