Отпускная компенсация после увольнения: как рассчитать, обложить налогами и показать в отчетности

Отпускная средняя зарплата

В случае начисления отпускной компенсации после увольнения работника есть два интересных нюанса. Они касаются определения расчетного периода для исчисления среднедневной зарплаты.

1. Отправная точка расчета компенсации. Событие, являющееся отправной точкой при определении среднедневной зарплаты, — день увольнения работника. А не день фактического начисления и выплаты отпускной компенсации после даты увольнения.

2. Расчетный период. Он зависит от даты увольнения работника. Точнее, от того, на какой период она пришлась: до 12.09.2023 или после.

Дело в том, что после изменений, внесенных в Порядок № 100*, а именно с 12.09.2023, для расчета компенсации отпусков, которые заработаны до 31 декабря 2023 года, действует особый расчетный период**. Он включает только месяцы 2023 года.

* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 № 100.

** О расчете отпускной компенсации с 12.09.2023 читайте в статьях «Изменения в расчете средней зарплаты: как определить компенсацию?» // «Оплата труда», 2023, № 18, «Отпускная компенсация, если отсутствует расчетный период: разъяснения Минэкономики» // «Оплата труда», 2023, № 19, «Отпускная компенсация исходя из оклада: разъяснение Минэкономики» // «Оплата труда», 2023, № 21.

То есть исчисление средней зарплаты для выплаты отпускной компенсации, на которую работник приобрел право:

— до 31.12.2023 — проводим исходя из выплат, начисленных в 2023 году;

— с 01.01.2024 — по общим правилам, установленным для расчета отпускных, то есть исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу выплаты компенсации за неиспользованные отпуска (увольнение).

И эти новые нормы начали применяться при увольнении работника начиная с 12.09.2023.

Таким образом, расчет отпускной компенсации при увольнении, которое произошло:

— до 12.09.2023, — проводим по старым правилам. То есть исходя из обычного 12-месячного расчетного периода, предшествующего месяцу увольнения работника;

— начиная с 12.09.2023, — отпускную компенсацию начисляем по новым правилам.

Для большего понимания ситуации рассмотрим пример.

Увольнение до 12.09.2023. Рассчитаем компенсацию отпуска для работника Остапенко И. Л. Имеем месяц увольнения — август 2023 года, а начисление компенсации — ноябрь 2023 года. При расчете среднедневной зарплаты:

— отправной точкой является август;

— расчетный период август 2022 года — июль 2023 года. Поскольку увольнение работника произошло до 12.09.2023, то при исчислении средней зарплаты применяем старые правила Порядка № 100.

Весь расчетный период покрыт отпуском без сохранения зарплаты, который выбрасываем из расчета. Получается, в расчетном периоде отсутствует заработок. В таком случае расчет среднедневной зарплаты надо проводить исходя из должностного оклада (не менее МЗП). Начисление средней зарплаты осуществляется путем умножения должностного оклада на количество месяцев расчетного периода.

Поскольку исчисление компенсации проводим по старым правилам, то условным расчетным периодом будут 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения, в котором должна была быть начислена компенсация (01.08.2022 — 31.07.2023).

Рассчитаем среднедневную зарплату путем умножения оклада на 12 месяцев расчетного периода и деления на 365 календарных дней в нем:

7800,00 х 12 : 365 = 256,44 (грн).

Сумма компенсации за 36 дней отпуска составит:

256,44 х 36 = 9231,84 (грн).

Увольнение после 12.09.2023. Исчислим компенсацию отпуска для работника Проценко М. А. Отправной точкой для этого является сентябрь 2023 года (месяц увольнения). А расчетный период 01.01.2023 — 31.08.2023, то есть только месяцы 2023 года.

Ведь 15.09.2023 (день увольнения работника) уже действовали новые нормы Порядка № 100. А также право на дни отпуска, которые компенсируются, приобретенные до 31.12.2023.

Из расчета исключаем период отпуска без сохранения зарплаты. Он покрывает весь расчетный период. Следовательно, в этом периоде отсутствуют начисления. Расчет проводим из оклада (не менее МЗП).

В этом случае условным расчетным периодом будет 8 месяцев 2023 года (январь — август). Расчет среднедневной зарплаты проводим путем умножения оклада (он больше МЗП) на 8 месяцев расчетного периода и деления на 243 календарных дня этого периода:

8000,00 х 8 : 243 = 263,37 (грн).

Сумма компенсации за 42 дня отпуска составит:

263,37 х 42 = 11061,54 (грн).

Налогообложение отпускной компенсации

НДФЛ, ВС. Компенсация за неиспользованный отпуск включается в фонд дополнительной зарплаты, как оплата за неотработанное время (п.п. 2.2.12 Инструкции № 5*).

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 № 5.

В соответствии с п.п. 164.2.1 НКУ в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога включаются доходы в виде зарплаты, начисленные (выплаченные) плательщику налога в соответствии с условиями трудового договора (контракта). Зарплата, в понимании НКУ, включает основную и дополнительную заработную плату, прочие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с отношениями трудового найма (п.п. 14.1.48 НКУ).

Следовательно, отпускная компенсация подлежит обложению НДФЛ и ВС по обычным ставкам. То есть с суммы компенсации удерживаются НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %. При этом независимо от того, когда она начислена (в день увольнения работника или после), ставки налогообложения будут одинаковыми.

Применение НСЛ. Налоговая социальная льгота (НСЛ) применяется, в частности, и в месяце, в котором плательщик налога был уволен с места работы (п.п. 169.3.4 НКУ).

Для работника, который пользуется НСЛ, есть нюанс, когда начисление отпускной компенсации происходит после увольнения. И применение НСЛ напрямую зависит от месяца, в котором начислена такая компенсация. Так, если отпускная компенсация начислена:

— в месяце увольнения работника, то для целей применения НСЛ она участвует в сравнении с предельным размером дохода за весь месяц увольнения в составе дохода за этот месяц;

— в следующих за месяцем увольнения месяцах, то НСЛ к ней не применяется.

Следовательно, при начислении отпускной компенсации после увольнения, но в месяце увольнения, проверьте правильность применения НСЛ и удержания НДФЛ.

Напомним, что при увольнении работодатель обязан сделать пересрасчет НДФЛ и правильности применения НСЛ (пп. 169.4.2 и 169.4.3 НКУ). Тогда формально, при начислении компенсации в месяце увольнения, сделайте повторный перерасчет НДФЛ в этом месяце. Ведь после начисления запоздалой компенсации может оказаться, что общая сумма дохода за месяц увольнения у этого работника превысила предельный размер дохода для применения НСЛ. Поэтому нужно будет доудержать НДФЛ.

ЕСВ. Порядок начисления и уплаты ЕСВ регулирует Закон о ЕСВ*. Базой начисления ЕСВ работодателями является сумма начисленной каждому застрахованному лицу заработной платы по видам выплат, которые включают основную и дополнительную заработную плату, прочие поощрительные и компенсационные выплаты (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ).

* Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.

Порядок начисления взноса распространяется также на лиц, которым после увольнения с работы начислена заработная плата (доход) за отработанное время или согласно решению суда — средняя заработная плата за вынужденный прогул (абз. 2 ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ).

Компенсация за неиспользованный отпуск относится к выплатам за неотработанное время.

После увольнения работника предприятие не несет обязанность страхователя. Таким образом, лицам, которым после увольнения начислена компенсация за неиспользованный отпуск, ЕСВ на указанные суммы не начисляется (см. разъяснение из категории 201.03 ЗІР).

Однако если отпускная компенсация начислена после увольнения работника:

— в месяце увольнения — ЕСВ начисляем;

— в месяцах, следующих за месяцем увольнения, — ЕСВ не начисляем.

Налоговый расчет, Д1 и 4ДФ

Отпускную компенсацию следует показать в Объединенном отчете за тот месяц отчетного квартала, в котором такая выплата была начислена/выплачена.

При этом если увольнение и начисление после него отпускной компенсации произошли в одном месяце, то мы считаем, что в приложении Д1 (на сумму компенсации начислен ЕСВ) и 4ДФ такие суммы надо отражать в составе заработной платы по общим правилам.

Интереснее является ситуация, когда начисление отпускной компенсации произошло в следующих после увольнения работника месяцах. Тогда действуем так.

Д1 Налогового расчета. Поскольку ЕСВ на суммы отпускной компенсации, начисленной работнику после увольнения, не начисляется, потому что работодатель не несет обязанности страхователя в отношении этого работника, то и в Д1 эту компенсацию отражать не нужно.

Соответственно и в табличную часть Налогового расчета сумма компенсации не попадет.

4ДФ Налогового расчета. Сумму отпускной компенсации надо отразить в 4ДФ Налогового расчета в месяце, в котором она фактически начислена/выплачена с признаком дохода (графа 6) «127». Также в этой строке в графе 8 надо указать дату увольнения работника. Ведь дату увольнения указываем как на лиц, которые уволены в отчетном периоде, так и на лиц, которые были уволены до начала отчетного периода, но получали доходы в отчетном периоде.

Когда компенсация отпуска начислена в следующих после увольнения работника месяцах, в приложении Д5 ничего дополнительно ни указывать, ни корректировать не надо. Также не нужно делать никаких корректировок приложений Налогового расчета за месяц, когда работник был уволен.