Об учете излишков, выявленных при инвентаризации

<…>

Единые требования о порядке проведения инвентаризации имущества бюджетных учреждений установлены в Инструкции по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденной приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 30.10.98 г. № 90 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 16.11.98 г. под № 728/3168 (далее — Инструкция).

Пунктом 17.1 Инструкции определено, что выявленные при инвентаризации расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и денежных средств с данными бухгалтерского учета регулируются учреждением в следующем порядке: основные средства, ценные бумаги, денежные средства и другие материальные ценности, выявленные в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на увеличение доходов по специальному фонду с дальнейшим установлением причин возникновения остатков и виновных в этом лиц.

Методологические принципы формирования в бухгалтерском учете информации о запасах в бюджетных учреждениях определены Положением по бухгалтерскому учету запасов бюджетных учреждений, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 14.11.2013 г. № 947 и зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 05.12.2013 г. № 2063/24595 (далее — Положение).

Пунктом 3 раздела II Положения определено, что в случае, если на момент оприходования запасов невозможно достоверно определить их стоимость, такие запасы могут оцениваться и отражаться в бухгалтерском учете по справедливой стоимости с дальнейшей корректировкой к первоначальной стоимости в соответствии с пунктом 2 этого раздела.

Изменение стоимости запасов и их переоценка осуществляются в соответствии с разделом IV Порядка № 947.

Отражение в бухгалтерском учете бюджетных учреждений сумм остатков, выявленных при инвентаризации, и переоценки производственных запасов, материалов и продуктов питания осуществляется в соответствии с Типовой корреспонденцией субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами бюджетных учреждений, приведенной в приложении 2 к Плану счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденному приказом Министерства финансов Украины от 26.06.2013 г. № 611 и зарегистрированному в Министерстве юстиции Украины 18.07.2013 г. под № 1214/23746.

Комментарий редакции

Проверить состояние сохранности имущества, определить фактическое его наличие, выявить неиспользуемые материальные ценности, проверить соблюдение условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также проверить реальную стоимость материальных ценностей, учитываемых на балансе, — вот далеко не полный перечень вопросов, которые необходимо выяснить бухгалтеру при проведении инвентаризации имущества учреждения.

Основным документом, которым необходимо руководствоваться бюджетным учреждениям при проведении инвентаризации, оформлении ее результатов и урегулировании инвентаризационных разниц, является Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная совместным приказом Главного управления Госказначейства и Минфина от 30.10.98 г. № 90 (далее — Инструкция № 90).

Этим документом установлены единые требования к порядку инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений и организаций. В то же время Инструкция № 90 не является единственным документом, которым руководствуются бюджетные учреждения при проведении инвентаризации, поскольку особенности инвентаризации отдельных объектов учета (медикаментов, продуктов питания, библиотечных фондов и др.) установлены специальными нормативно-правовыми актами соответствующих министерств и ведомств.

Порядок урегулирования расхождений между фактическими остатками материальных ценностей и денежных средств с данными бухгалтерского учета бюджетных учреждений определен п. 17.1 Инструкции № 90.

Так, излишки основных средств, ценных бумаг, денежных средств и других материальных ценностей подлежат оприходованию и зачислению на баланс с увеличением доходов по специальному фонду. В этом случае также должны быть установлены причины возникновения излишков и виновные лица.

При этом излишки материальных ценностей при оприходовании нужно оценить по их реальной (действительной) стоимости, а износ определить исходя из технического состояния. В том случае, если выявленные излишки не принадлежат учреждению (материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении, и т. п.) и их наличие в учреждении подтверждено документально, то оснований для их оприходования в составе активов нет.

Также сумму выявленных излишков учреждения должны включить в Справку о поступлениях в натуральной форме. Такую Справку нужно подать в орган казначейства не позднее последнего рабочего дня текущего месяца.

Конечно, оприходовать выявленные излишки материальных ценностей не составит особого труда, когда есть информация о стоимости таких ценностей. А как быть, если стоимость излишков неизвестна? Именно такую ситуацию рассматривает Госказначейская служба в комментируемом письме.

Так, в случае если на момент оприходования запасов учреждение не имеет возможности достоверно определить стоимость таких запасов, то они могут быть оценены по справедливой стоимости с дальнейшей корректировкой до первоначальной стоимости. Такие требования предусмотрены в п. 3 раздела II Положения по бухгалтерскому учету запасов бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина от 14.11.2013 г. № 947.

Поэтому в данной ситуации комиссия должна составить Акт оценки стоимости материальных ценностей. В последующем при необходимости установленная стоимость может быть откорректирована до первоначальной стоимости таких материальных ценностей. При этом такая переоценка должна быть оформлена документально. В этом случае составляют Акт дооценки или Акт уценки.

В бухгалтерском учете операции по оприходованию излишков запасов, материалов и продуктов питания, выявленных при инвентаризации и последующей переоценке, отражают такими записями: