Щодо обліку надлишків, виявлених при інвентаризації

<…>

Єдині вимоги щодо порядку проведення інвентаризації майна бюджетних установ установлені в Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженій наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 р. № 90 та зареєстрованій у Міністерстві юстиції України 16.11.98 р. за № 728/3168 (далі — Інструкція).

Пунктом 17.1 Інструкції визначено, що виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками матеріальних цінностей і грошових кош­тів з даними бухгалтерського обліку регулюються установою в такому порядку: основні засоби, цінні папери, грошові кошти та інші матеріальні цінності, які виявлені в надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на збільшення доходів за спеціальним фондом з подальшим установленням причин виникнення лишків і винних у цьому осіб.

Методологічні засади формування у бухгалтерському обліку інформації про запаси в бюджетних установах визначено Положенням з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 14.11.2013 р. № 947 та зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.12.2013 р. за № 2063/24595 (далі — Положення).

Пунктом 3 розділу II Положення визначено, що у разі якщо на момент оприбуткування запасів неможливо достовірно визначити їх вартість, такі запаси можуть оцінюватися та відображатися в бухгалтерському обліку за справедливою вартістю з подальшим коригуванням до первісної вартості відповідно до пункту 2 цього розділу.

Зміна вартості запасів та їх переоцінка здійснюється відповідно до розділу IV Порядку № 947.

Відображення у бухгалтерському обліку бюджетних установ сум лишків, виявлених при інвентаризації, та переоцінки виробничих запасів, матеріалів і продуктів харчування здійснюється відповідно до Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ, наведеної у додатку 2 до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 26.06.2013 р. № 611 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18.07.2013 р. за № 1214/23746.

Коментар редакції

Перевірити стан збереження майна, визначити фактичну його наявність, виявити невживані матеріальні цінності, перевірити дотримання умов зберігання матеріальних цінностей та грошових коштів, а також перевірити реальну вартість матеріальних цінностей, що обліковуються на балансі, — ось далеко не повний перелік питань, які необхідно з’ясувати бухгалтеру під час проведення інвентаризації майна установи.

Основним документом, яким необхідно керуватися бюджетним установам під час проведення інвентаризації, оформлення її результатів та врегулювання інвентаризаційних різниць, є Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена спільним наказом Головного управління Держказначейства і Мінфіну від 30.10.98 р. № 90 (далі — Інструкція № 90).

Цим документом установлені єдині вимоги до порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ і організацій. Водночас Інструкція № 90 не є єдиним документом, яким керуються бюджетні установи під час проведення інвентаризації, оскільки особливості інвентаризації окремих об’єктів обліку (медикаментів, продуктів харчування, бібліотечних фондів тощо) установлені спеціальними нормативно-правовими актами відповідних міністерств і відомств.

Порядок урегулювання розбіжностей між фактичними залишками матеріальних цінностей та грошових коштів із даними бухгалтерського обліку бюджетних установ визначено п. 17.1 Інструкції № 90.

Так, надлишки основних засобів, цінних паперів, грошових коштів та інших матеріальних цінностей підлягають оприбуткуванню і зарахуванню на баланс зі збільшенням доходів за спеціальним фондом. У цьому випадку також мають бути встановлені причини виникнення надлишків та винні особи.

При цьому надлишки матеріальних цінностей при оприбутковуванні потрібно оцінити за їх реальною (дійсною) вартістю, а знос визначити виходячи з технічного стану. Якщо виявлені надлишки не належать установі (матеріальні цінності, що знаходяться на відповідальному зберіганні, тощо) і їх наявність в установі підтверджена документально, підстав для їх оприбуткування у складі активів немає.

Також суму виявлених надлишків установи повинні включити до Довідки про надходження в натуральній формі. Таку Довідку потрібно подати до органу казначейства не пізніше останнього робочого дня поточного місяця.

Звісно, оприбутковувати виявлені надлишки матеріальних цінностей не становитиме особливих труднощів, коли є інформація про вартість таких цінностей. А як бути, якщо вартість надлишків невідома? Саме таку ситуацію розглядає Держказначейська служба в листі, що коментується.

Так, у разі якщо на момент оприбуткування запасів установа не має можливості достовірно визначити вартість таких запасів, вони можуть бути оцінені за справедливою вартістю з подальшим коригуванням до первісної вартості. Такі вимоги передбачені в п. 3 розд. II Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 14.11.2013 р. № 947.

Тому в цій ситуації комісія повинна скласти Акт оцінки вартості матеріальних цінностей. У подальшому за необхідності встановлена вартість може бути відкоригована до первісної вартості таких матеріальних цінностей. При цьому така переоцінка має бути оформлена документально. У цьому випадку складають Акт дооцінки або Акт уцінки.

У бухгалтерському обліку операції з оприбутковування надлишків запасів, матеріалів та продуктів харчування, виявлених під час інвентаризації, та подальшої переоцінки відображають такими записами: