Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Забалансовый учет без проблем

Крот Юлия, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Бюджетная бухгалтерия Октябрь, 2014/№ 38
Печать
Потребность в ведении забалансового учета определенных объектов рано или поздно возникает у каждого бухгалтера бюджетного учреждения. И казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако такой учет имеет ряд особенностей. К тому же на страницах учебно-методической литературы, в публикациях профессиональных изданий этому уделяют гораздо меньше внимания, чем любым другим учетным вопросам. Поэтому закономерно, что на практике у бухгалтеров возникают вопросы по этому поводу. Какие именно объекты следует учитывать на забалансовых счетах? Как правильно вести забалансовый учет? Какими документами оформлять поступление и выбытие объектов забалансового учета? Все это и немного больше вы узнаете из нашей статьи.

О забалансовом учете в целом

Уже само название забалансового учета говорит за себя. Забалансовый, поскольку его результаты не отражаются в бухгалтерском балансе. Соответственно, забалансовые счета — это счета, сальдо которых не учитывают при составлении баланса.

Забалансовый учет предназначен для отражения таких хозяйственных фактов, которые не влияют в данный момент на состояние активов, капитала и обязательств учреждения, однако требуют наблюдения и контроля.

Ведут такой учет по простой системе. То есть записи о поступлении и выбытии материальных ценностей, образовании условных прав и обязательств проводят только на одном забалансовом счете. При этом указывают содержание и количественно-стоимостные показатели операции. Следовательно, такой учет не предусматривает применения принципа двойной записи.

Счета забалансового учета выделены в отдельный класс Плана счетов класс 0 раздела ІІ «Забалансовые счета». На этих счетах бюджетные учреждения учитывают материальные ценности, другие активы и обязательства, которые им принадлежат или находятся во временном распоряжении.

Информацию о том, какие конкретно объекты и на каких забалансовых счетах следует учитывать, для наглядности отразим в таблице:

 

Счета забалансового учета и их назначение

Номер счета (субсчета)

Название счета (субсчета)

Объекты учета

1

2

3

01

Арендованные необоротные активы

Необоротные активы, принятые от сторонних организаций в аренду или в пользование

02

Активы на ответственном хранении

— товарно-материальные ценности, принятые учреждением на ответственное хранение, включая спецоборудование, приобретенное для выполнения научно-исследовательских и конструкторских работ;

— товарно-материальные ценности, оплаченные вышестоящим органом из государственного и местных бюджетов и отгруженные учреждениям своей системы, которые находятся на других бюджетах;

— все виды оборудования и предметы тиров, спортивных стрельбищ, кабинетов военной дисциплины учебных заведений и т. п.

04

Непредвиденные активы и обязательства

Переходные призы, флаги, кубки, учрежденные различными организациями и полученные от них для награждения команд-победителей

05

Гарантии и обеспечения

Выданные учреждением гарантии и обеспечения выполнения обязательств и платежей

06

Переданные (выданные) активы в соответствии с законодательством

Активы, переданные (выданные) согласно законодательству соответствующим категориям населения

07

Списанные активы и обязательства:

071

Списанная дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность, списанная с баланса в результате неплатежеспособности должников

072

Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей

Суммы невозмещенных недостач и потерь от порчи ценностей, в том числе ценностей, не возвращенных учащимися и студентами, отчисленными согласно приказу, и т. п.

08

Бланки документов строгой отчетности

— бланки документов строгой отчетности;

— путевки, полученные бесплатно от общественных, профсоюзных и других организаций

 

Аналитический учет материальных ценностей и обязательств, отражаемых на забалансовых счетах, следует вести в оборотной ведомости в разрезе этих счетов. В ведомости указывают оборот по дебету и кредиту по каждому из забалансовых счетов и выводят остаток на конец месяца.

Поступление и выбытие объектов забалансового учета отражают в мемориальном ордере № 16 «Накопительная ведомость забалансового учета». Его форма утверждена приказом Госказначейства от 05.06.2003 г. № 117. Хозяйственные операции фиксируют в учетном регистре по каждому объекту учета отдельно в количественном и суммарном выражении. На конец каждого месяца выводят стоимость остатка объектов как результат подсчета начальных показателей и оборота за текущий месяц. Мемориальный ордер обязательно подписывает исполнитель, лицо, проверяющее правильность его оформления, и главный бухгалтер. Этот учетный регистр хранят вместе с первичными документами, подтверждающими факт осуществления зафиксированных в нем хозяйственных операций.

Данные мемориального ордера являются основанием для осуществления записей в книге «Журнал-главная». Это в свою очередь служит основой для заполнения расшифровки забалансовых счетов к форме № 1 «Баланс».

Не следует также забывать и об инвентаризации объектов забалансового учета. Так, с целью обеспечения достоверности учетных данных необходимо периодически проводить проверку фактического наличия и условий хранения материальных ценностей, не принадлежащих учреждению, но находящихся на учете (в арендном пользовании, на ответственном хранении и т. п.), а также других ценностей и обязательств, учитываемых на забалансовых счетах. Их инвентаризацию следует проводить в сроки, установленные для аналогичных объектов балансового учета. На это указывает п. 1.6 Инструкции № 90. Например, инвентаризацию взятых в аренду зданий и сооружений следует осуществлять по крайней мере один раз в три года, а инвентаризацию остальных арендованных основных средств — не реже одного раза в год. Фактическое наличие бланков строгой отчетности целесообразно проверять ежеквартально, а вот состояние расчетов с должниками по списанной дебиторской задолженности, невозмещенным недостачам и потерям — раз в полугодие.

 

О каждом счете по порядку…

01 «Арендованные необоротные активы»

Счет 01 «Арендованные необоротные активы» используют для обобщения информации о необоротных активах, полученных бюджетным учреждением от сторонних лиц (юридических и физических) в аренду или в пользование.

Заметим, что активы, принятые на условиях аренды, следует отражать в забалансовом учете по их балансовой (остаточной) или первоначальной стоимости арендодателя. То есть стоимость таких объектов определяют на основании данных бухгалтерского учета арендодателя. Однако это возможно только при условии, что арендодателем является юридическое лицо. Как же быть, если вы арендуете имущество у физического лица (что тоже не исключено)? В таком случае арендодатель должен предоставить документ, который бы подтверждал реальную стоимость объекта аренды на момент его передачи. Таким документом может быть акт оценки имущества, содержащий заключение субъекта оценочной деятельности относительно его стоимости.

Имейте в виду, что практическую деятельность по оценке имущества могут осуществлять исключительно зарегистрированные в установленном законодательством порядке субъекты оценочной деятельности. Основные требования к осуществлению оценки имущества и профессиональной оценочной деятельности определены Законом № 2658.

Отношения между арендатором и арендодателем начинаются с оформления договора аренды. Общие принципы регулирования таких отношений, сторонами которых могут быть как физические, так и юридические лица, определены гл. 58 ГКУ.

В договоре аренды обязательно следует прописать такие моменты, как:

— объект аренды (состав и стоимость имущества с учетом индексации);

— срок, на который заключается договор аренды;

— арендная плата с учетом ее индексации;

— порядок использования амортизационных отчислений; восстановления арендованного имущества и порядок его возврата.

Именно эти условия определены законодательством как существенные условия договора аренды.

Отметим, что Типовая форма договора аренды утверждена приказом Фонда госимущества от 23.08.2000 г. № 1774 (в редакции приказа Фонда госимущества от 09.08.2007 г. № 1329).

Имущество считается переданным в аренду с момента подписания всеми сторонами Акта приемки-передачи. Форма этого документа законодательством не предусмотрена, поэтому его можно составить в произвольной форме, взяв за основу типовую форму № ОЗ-1 (бюджет). В акте дополнительно нужно указать наименование комплектации, переданной вместе с объектом аренды. Кроме того, арендодатель должен предоставить арендатору всю техническую документацию на переданное имущество.

Для аналитического учета арендованных активов преимущественно применяют Инвентарные карточки учета основных средств в бюджетных учреждениях по типовой форме № ОЗ-6 (бюджет), утвержденной совместным приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата от 02.12.97 г. № 125/70. Такие карточки заводят на каждый объект отдельно. В карточке указывают технические характеристики и сведения о состоянии актива, а также указывают инвентарный номер, присвоенный арендодателем. В инвентарной карточке обязательно делают отметку о том, что это имущество является арендованным. Такие карточки следует хранить отдельно от карточек основных средств, принадлежащих учреждению.

Получение имущества от арендодателя учреждение-арендатор отражает по дебету счета 01 «Арендованные необоротные активы». По окончании срока аренды объект аренды списывают с забалансового учета на основании акта приемки-передачи и возвращают арендодателю. При этом проводят запись по кредиту счета 01.

 

02 «Активы на ответственном хранении»

Из названия этого счета понятно, что на нем учитывают материальные ценности, принятые учреждением на ответственное хранение.

Следует отметить, что общие положения о хранении вещей определены в гл. 66 ГКУ. Так, по договору хранения одно лицо (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ему другой стороной (поклажедателем), и вернуть ее поклажедателю в сохранности (ст. 936 ГКУ). Такой договор следует заключать в письменной форме. В то же время законодательством предусмотрено, что прием вещи на хранение может быть удостоверен распиской, квитанцией или другим документом, подписанным хранителем. В таком случае письменная форма договора считается соблюденной. Прямое указание на это содержит ч. 1 ст. 937 ГКУ.

В договоре обязательно следует указать количество и общую стоимость принятых ценностей, а также срок их хранения. Если же срок хранения в договоре не установлен или не может быть определен исходя из его условий, хранитель обязан хранить вещь до предъявления требования о ее возврате.

Договоры на хранение необходимо заключать со всеми без исключения учреждениями, организациями, а также с работниками вашего учреждения, чьи вещи временно находятся в учреждении. И особенно это касается сотрудников учреждения. Ведь не редкость, когда работники бюджетных учреждений используют в процессе работы личные вещи (например, собственный компьютер, автомобиль и т. п.). Однако такие материальные ценности, выявленные во время инвентаризации, подлежат оприходованию на баланс учреждения как излишки. Избежать такой ситуации позволяет заключение договора на ответственное хранение между учреждением и работником. Но прежде всего последний должен подать заявление о принятии на ответственное хранение учреждением его вещей. И только после того, как руководитель завизирует заявление, чем собственно «даст добро» на хранение таких вещей в учреждении, можно переходить непосредственно к оформлению договора хранения.

Обратите внимание, что хранитель несет ответственность за утрату (недостачу) или повреждение вещи, принятой на хранение. Порядок возмещения убытков, нанесенных поклажедателю, определен ст. 951 ГКУ. Наряду с этим хранитель не имеет права без согласия поклажедателя использовать или передавать в пользование другим лицам вещь, полученную на хранение (ст. 944 ГКУ). Поэтому с целью сохранности материальных ценностей, полученных на ответственное хранение, их целесообразно хранить отдельно от личных.

Аналитический учет таких активов ведут в разрезе поклажедателей (учреждений, организаций, работников), видов материальных ценностей и мест их хранения.

Стоимость ценностей, принятых на хранение, отражают по дебету счета 02 «Активы на ответственном хранении». По кредиту этого счета списывают стоимость указанных ценностей в связи с их возвратом.

Несколько слов скажем об инвентаризации активов на ответственном хранении. В частности, при инвентаризации материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение, применяется Инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (приложение 11 к Инструкции № 90). Инвентаризационная комиссия делает записи в описи на основании проверки и пересчета таких ценностей в натуре. Тогда как товары и материалы, хранящиеся на складах других учреждений (организаций), в соответствии с п. 14.2 Инструкции № 90 отражают в описи на основании подтверждающих документов о передаче на хранение. Конечно, вы не обязаны «верить на слово». Представитель учреждения-поклажедателя имеет право проверить фактическое наличие ценностей в местах ответственного хранения. Для этого в договоре хранения следует заранее прописать возможность беспрепятственного доступа к ним по требованию поклажедателя. Однако Госказначейство в свое время в письме от 20.02.2007 г. № 3.4-04/575-2209 выразило мнение относительно нецелесообразности проверки таких ценностей в натуре.

Кроме того, на счете 02 учитывают товарно-материальные ценности, оплаченные вышестоящим органом из государственного и местных бюджетов и отгруженные учреждениям своей системы, которые находятся на других бюджетах. Действительно, бывают случаи бесплатной передачи материальных ценностей от учреждений, финансируемых за счет местного бюджета, в учреждения, содержащиеся за счет государственного бюджета. Например, возможна передача материальных ценностей от органов местного самоуправления госфининспекциям, департаментам социальной защиты населения, департаментам финансов и т. п. По этому поводу Минфин и Госказначейство предоставили разъяснения в совместном письме от 29.08.2006 г. № 3.4-04/2032-8234. В этом письме указано, что учреждения, финансируемые из госбюджета, могут использовать материальные ценности в работе. Однако учет таких активов они должны вести на забалансовом счете 02 «Активы на ответственном хранении». А вот числиться на балансе эти материальные ценности должны у органов местного самоуправления. При их приобретении именно органы местного самоуправления производят кассовые расходы и отражают фактические расходы при оприходовании.

 

04 «Непредвиденные активы и обязательства»

Этот счет предназначен для накопления информации о наличии непредвиденных (потенциальных) активов и непредвиденных (потенциальных) обязательств. Что же собственно следует понимать под непредвиденными активами и обязательствами? Так, непредвиденные активы — это активы, которые возникли при согласовании прошлых хозяйственных операций и станут реальными, если произойдут или не произойдут в будущем одно или несколько неопределенных событий. При этом под непредвиденным обязательством понимают обязательство, которое может требовать расходования ресурсов (но полной уверенности в отношении этого обязательства нет) в сумме ожидаемых расходов. Подобные определения этих объектов учета приведены в МСБУГС 19 «Обеспечения, непредвиденные обязательства и непредвиденные активы».

Примером таких активов могут быть потенциальные выгоды от удовлетворения судебного иска к контрагентам. В свою очередь к непредвиденным обязательствам относят незавершенные на отчетную дату судебные разбирательства с возможным неблагоприятным для учреждения результатом, а также достоверные обязательства как следствие реструктуризации учреждения. Однако активы и обязательства такого рода достаточно сложно оценить заранее.

На практике же бюджетные учреждения учитывают на счете 04 «Непредвиденные активы и обязательства» переходные призы, флаги, кубки, учрежденные разными организациями и полученные от них для награждения команд-победителей. Призы, флаги, кубки учитывают в течение всего периода их нахождения в данном учреждении. Например, мужская команда студентов университета заняла первое место в рамках студенческого чемпионата по волейболу. Победители получили почетный кубок чемпионов студлиги и медали. Поступление именно такого кубка учебное заведение, студенческая команда которого завоевала в борьбе первенство, должно отразить по дебету забалансового счета 04. Такие материальные ценности учитывают по стоимости их приобретения или изготовления. Кубок находится в альма-матер победителей до проведения очередного чемпионата. На период соревнований знак отличия передают организаторам, а после завершения спортивных мероприятий кубок переходит к новым чемпионам. Списание подобных наград с забалансового учета отражают по кредиту счета 04.

 

05 «Гарантии и обеспечения»

На счете 05 «Гарантии и обеспечения» отражают наличие и движение выданных учреждением гарантий и обеспечений выполнения обязательств и платежей.

И, в первую очередь, отметим, что гарантийное обязательство — это обязательство гаранта полностью или частично выполнить долговые обязательства субъекта хозяйствования перед кредитором в случае невыполнения им обязательств по кредиту (займу), привлеченному под государственную или местную гарантию. Именно так толкует этот термин законодатель в п. 151 ч. 1 ст. 2 БКУ. Правовые основы предоставления государственных и местных гарантий определены в ст. 17 БКУ. В частности, местные гарантии могут предоставляться по решению соответствующего городского совета для обеспечения полного или частичного выполнения долговых обязательств субъектов хозяйствования. При этом последний должен быть резидентом Украины и относиться к коммунальному сектору экономики. Еще одним условием предоставления гарантии является осуществление таким субъектом хозяйствования на соответствующей территории реализации инвестиционных программ (проектов), направленных на развитие коммунальной инфраструктуры или внедрение ресурсосберегающих технологий (ч. 2 ст. 17 БКУ). Государственные гарантии предоставляют по решению КМУ или на основании международных договоров Украины исключительно в пределах и по направлениям, определенным законом о Государственном бюджете Украины.

Имейте в виду, что бюджетные учреждения согласно ч. 4 ст. 16 БКУ не имеют права осуществлять заимствования в любой форме или предоставлять юридическим или физическим лицам кредиты из бюджета (если не установлены соответствующие бюджетные назначения на предоставление кредитов из бюджета).

Учет обеспечения осуществляют по стоимости, указанной в документах о гарантиях и обеспечениях. Аналитический учет гарантий и обеспечений ведут по каждой предоставленной гарантии и обеспечению. Выдачу гарантий и обеспечений показывают по дебету счета 05 «Гарантии и обеспечения». В случае же погашения задолженности, на которую были гарантии, и при переносе обязательств по ним на баланс, указанный счет кредитуют.

Напомним, что счет 05 «Гарантии и обеспечения» до 06.08.2013 г. применяли также для учета невозмещенных недостач и потерь материальных ценностей, в том числе ценностей, не возвращенных учащимися и студентами, отчисленными согласно приказу. Со вступлением в силу Плана счетов эти объекты следует отражать на субсчете 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей» забалансового счета 07 «Списанные активы и обязательства». Более подробно об этом расскажем ниже.

 

06 «Переданные (выданные) активы согласно законодательству»

Активы, переданные (выданные) согласно законодательству соответствующим категориям населения, следует учитывать на забалансовом счете 06 «Переданные (выданные) активы согласно законодательству». Аналитический учет переданных (выданных) активов целесообразно вести по видам активов и отдельно по каждому лицу. Очевидно, по дебету этого счета отражают выданные материальные ценности, а по кредиту — их возврат или списание в связи с окончанием срока эксплуатации таких активов (невозможностью их дальнейшего использования).

 

07 «Списанные активы и обязательства»

Забалансовый счет 07 «Списанные активы и обязательства» имеет два субсчета.

Сначала поговорим о субсчете 071 «Списанная дебиторская задолженность». Этот субсчет предназначен для учета списанной дебиторской задолженности для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного состояния неплатежеспособных дебиторов. Забалансовый учет такой задолженности ведут в течение трех лет с момента ее списания с баланса учреждения.

Действительно, не все должники возвращают свои долги вовремя. Даже несмотря на все напоминания кредитора отдельные из них не спешат платить по счетам. По завершении срока исковой давности сумму непогашенной задолженности списывают с баланса учреждения. Требования к списанию дебиторской задолженности бюджетных учреждений, срок исковой давности которой истек, определены Инструкцией № 90.

Важно! Ответственность за состояние претензионно-исковой работы возлагается на руководителя учреждения.

Несоблюдение установленного порядка предъявления и рассмотрения претензий и исков является нарушением государственной дисциплины и влечет за собой ответственность виновных в этом должностных лиц согласно действующему законодательству Украины. Эта норма закреплена в п. 1.4 Рекомендаций Минюста «О порядке ведения претензионной и исковой работы на предприятии, в учреждении, организации» от 15.01.96 г. № 2. Поэтому прежде чем списать дебиторскую задолженность, руководство учреждения должно приложить максимум усилий для ее возврата.

Если же несмотря на проведенную претензионно-исковую работу задолженность не была погашена до завершения срока исковой давности, ее списывают по решению руководителя учреждения. Разрешение вышестоящей организации для этого не требуется, но сообщить ей о списании дебиторской задолженности все-таки стоит.

Подробнее о порядке списания дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, можно узнать из консультации специалиста Госфининспекции «Списание дебиторской задолженности с баланса учреждения» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2012, № 13).

Следует также иметь в виду, что списание долга в результате неплатежеспособности должника не является поводом для отмены задолженности. В дальнейшем она подлежит забалансовому учету. Аналитический учет списанной дебиторской задолженности ведут по каждому должнику отдельно.

Иногда случается так, что должники уплачивают задолженность уже после окончания срока исковой давности, т. е. после ее списания с баланса учреждения-кредитора. Об этом шла речь в консультации «Вернулась списанная дебиторская задолженность: как ее учитывать» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 45) — не поленитесь заглянуть. Однако чаще должники, не вернувшие долг в течение трех лет, не возвращают его вообще. И ту и другую ситуацию давайте рассмотрим на условных примерах.

 

Пример 1. В 2010 году на основании договора на проживание студенту было предоставлено койко-место в общежитии университета. За неуспеваемость во 2-м семестре 2010 — 2011 уч. г. по приказу ректора студент был отчислен. Сумма начисленной платы за период его проживания в общежитии составила 600 грн. Однако до конца 2010 года студент не рассчитался за предоставленные услуги. Как следствие возникла дебиторская задолженность. Несмотря на проведенную учебным заведением претензионную работу, до окончания срока исковой давности дебитор не погасил задолженность. Таким образом, в конце 2013 года по решению руководителя учебного заведения задолженность была списана с баланса. В дальнейшем ее учитывали на забалансовом счете.

В 2014 году бывший студент подал заявление о восстановлении на учебе и погасил задолженность перед университетом за проживание в общежитии. Доход по средствам, полученным как плата за услуги, отражен в учете на основании бухгалтерской справки.

 

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующим образом:

 

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, 
грн.

дебет

кредит

1

Начислена плата за проживание (в 2010 году)

364

711

600

2

Списан доход по неполученной плате за предоставленные услуги (в конце 2013 года)

711

432

600

Списана дебиторская задолженность, срок исковой давности которой истек (в конце 2013 года)

432

364

600

3

Одновременно отражена дебиторская задолженность на забалансовом субсчете

071

600

4

Получена на специальный регистрационный счет плата за предоставленные услуги в счет погашения ранее списанной дебиторской задолженности (в 2014 году)

323

364

600

5

Отражен доход по средствам, полученным как плата за предоставленные услуги (в 2014 году)

364

711

600

Одновременно списана дебиторская задолженность с забалансового субсчета

071

600

 

Пример 2. Больница заключила договор купли-продажи о поставке медицинского оборудования (стоматологическое кресло) стоимостью 24000 грн. Согласно условиям договора заведение здравоохранения перечислило поставщику предоплату в размере 30 % от суммы соглашения (7200 грн.). Однако контрагент не выполнил свои обязательства по договору, т. е. бюджетное учреждение не получило медицинское оборудование до конца обусловленного срока. Несмотря на проведенную руководством больницы претензионно-исковую работу поставщик не поставил товар и не вернул пред­оплату. По окончании срока исковой давности дебиторская задолженность в сумме 7200 грн. была списана с баланса учреждения в связи с ликвидацией должника без правопреемников. В дальнейшем указанную задолженность учитывали на забалансовом счете. В течение трех лет с момента взятия задолженности на забалансовый учет долг остался неоплаченным.

 

В учетных регистрах эти операции следует отражать так:

 

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, 
грн.

дебет

кредит

1

Перечислены средства поставщику как предварительная оплата

364

321

7200

2

Списана дебиторская задолженность, срок исковой давности которой истек

432

364

7200

Одновременно отражена дебиторская задолженность на забалансовом субсчете

071

7200

3

Списана дебиторская задолженность с забалансового субсчета через три года

071

7200

 

Помните: в случае погашения ранее списанной дебиторской задолженности необходимо внести изменения в смету в части специального фонда на основании справки Госказначейской службы о подтверждении поступлений на специальные регистрационные счета и справки об изменениях к смете (п. 49 Порядка № 228).

Обратите внимание также на такой момент. При поступлении средств на регистрационный счет по общему фонду по операциям, проведенным в прошлых бюджетных периодах, полученные средства направляют в доход государственного или местного бюджета по коду классификации доходов бюджета 24060300 «Прочие поступления». На этот момент обратило внимание Госказначейство в письме от 31.05.2011 г. № 17-04/1412-7555 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 30). В противовес этому, средства, полученные в счет погашения ранее списанной дебиторской задолженности, останутся в вашем распоряжении.

Дальше расскажем об учете невозмещенных недостач и потерь от порчи ценностей. В частности, такие суммы до момента установления виновных лиц или предоставления информации органами дознания или досудебного следствия о прекращении уголовного производства отражают на забалансовом субсчете 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей». Аналитический учет ведут по каждому случаю установления недостач и потерь от порчи ценностей отдельно. После решения вопроса о виновниках суммы невозмещенных недостач и потерь списывают с забалансового учета.

Напомним, что при установлении фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей проведение инвентаризации является обязательным (на день установления таких фактов). Это требование преду­смотрено п. 1.9 Инструкции № 90.

Для отражения результатов инвентаризации, заключений и предложений инвентаризационной комиссии составляют Протокол инвентаризационной комиссии (приложение 12 к Инструкции № 90). В протоколе приводят подробную информацию о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях, а также излишках, и указывают, какие меры приняты в отношении этих лиц. Материалы инвентаризации и решения об урегулировании расхождений утверждает руководитель учреждения. В дальнейшем результаты этих операций включают в отчет за тот период, в котором закончена инвентаризация, а также в годовой отчет.

Основанием для списания похищенных (испорченных, уничтоженных) материальных ценностей с баланса учреждения и зачисления их на забалансовый учет является протокол инвентаризационной комиссии. Однако активы, в отношении которых выявлены факты хищения (порчи, уничтожения), списывают с баланса только при отсутствии виновных лиц и после принятия всех необходимых мер для недопущения фактов хищения в дальнейшем.

Если же виновные лица установлены, то возможны два варианта дальнейшего развития событий: или виновники добровольно возмещают убыток, причиненный собственными действиями, или же вопрос возмещения убытков решается в судебном порядке.

Механизм определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, кроме драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей, установлен Порядком № 116. Так, размер убытков от недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей определяют путем проведения независимой оценки в соответствии с национальными стандартами оценки (п. 2 Порядка № 116). В случае же определения размера убытков, нанесших имущественный ущерб государству, территориальной громаде или субъекту хозяйствования с государственной (коммунальной) долей в уставном (складочном) капитале, размер убытков определяют в соответствии с Методикой № 1891.

Подчеркиваем: с сумм, взысканных с виновных лиц, осуществляется возмещение убытков, нанесенных учреждению с учетом фактических расходов на восстановление поврежденных или приобретение новых материальных ценностей и стоимости работ по их восстановлению. А вот остаток средств необходимо перечислить в государственный бюджет. На это указывает п. 10 Порядка № 116.

Как отразить в учете операции по списанию недостач и потерь от хищения материальных ценностей, а также о порядке возмещения виновными лицами нанесенных убытков, читайте в консультации «Учет похищенных материальных ценностей» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 29).

Кроме того, этот субсчет применяют и для учета задолженности за учащимися и студентами за невозвращенные ими оборудование, белье, инструменты и т. п. Материальные ценности, числящиеся за учащимися и студентами, после выбытия последних списывают с баланса учебного заведения. Основанием для этого является приказ об отчислении студентов (учащихся). После списания такие ценности продолжают учитывать на забалансовом учете в течение трех лет. Именно в течение этого срока руководство учебного заведения в соответствии со ст. 257 ГКУ должно предъявить иск по поводу невозврата материальных ценностей студентами (учащимися).

 

Пример 3. При поселении в общежитие студенту профтехучилища были выданы матрас и подушка. Первоначальная стоимость материальных ценностей составляет 350 грн. После выбытия из учебного заведения студент постельные принадлежности не вернул. На основании приказа руководителя заведения об отчислении студента указанные ценности были списаны с баланса и одновременно зачислены на забалансовый учет. Списание невозвращенных постельных принадлежностей оформлено актом о списании основных средств по типовой форме № ОЗ-3 (бюджет). Размер убытка подлежащего возмещению виновным лицом, согласно акту оценки убытков составляет 500 грн.

Через полгода студент добровольно возместил нанесенный убыток путем внесения наличности в кассу учебного заведения. На приобретение новых матраса и подушки израсходовано 450 грн. Остаток средств в сумме 50 грн. перечислен в бюджет соответствующего уровня.

 

В бухгалтерском учете эти операции следует отражать следующим образом:

 

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма,  грн.

дебет

кредит

1

Списаны постельные принадлежности, не возвращенные студентом:
— на сумму первоначальной стоимости

401

114

350

— на сумму начисленного износа

131

401

175

Одновременно проводится вторая запись

072

350

2

Начислена задолженность виновного лица за невозвращенные им материальные ценности

363

711

500

3

Списана стоимость недостачи с забалансового учета

072

350

4

Внесена наличность в кассу в счет возмещения стоимости невозвращенных ценностей

301

363

500

5

Перечислены средства, внесенные виновным лицом в кассу учреждения в счет возмещения невозвращенных ценностей, на регистрационный счет

323

301

500

6

Перечислены остальные средства в бюджет

642

323

50

 

08 «Бланки документов строгой отчетности»

Бланки документов строгой отчетности учитывают на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте». В то же время наличие и движение бланков документов строгой отчетности отражают на забалансовом счете 08 «Бланки документов строгой отчетности». При поступлении (принятии на учет) таких бланков происходит увеличение остатка счета 08. И наоборот, после их использования или списания как непригодных или не имеющихся в наличии, остаток счета уменьшают.

Отметим, что бланки строгой отчетности оприходуют по стоимости их приобретения. Аналитический учет ведут в разрезе видов бланков и мест их хранения.

Для документального оформления поступления, передачи в пользование и списания таких бланков применяют первичные документы, типовые формы которых утверждены приказом Минстата от 11.03.96 г. № 67.

А теперь об одном из самых главных нюансов в учете бланков строгой отчетности. На сегодняшний день фактически не существует перечня таких бланков. Относится или не относится определенный бланк к «строгим», определяет нормативный документ, регулирующий применение и обращение соответствующего документа. Помните, мы рассказывали об этом и о порядке учета бланков строгой отчетности в статье «Бланки документов строгой отчетности как вымирающий вид» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2014, № 22)?

Важно заметить, что список бланков документов строгой отчетности, опубликованный в упомянутой статье, несколько изменился. А конкретно — одна позиция выпала из этого списка. Так, к «строгим» бланкам можно не относить почтовые марки (в том числе напечатанные на почтовых конвертах и почтовых карточках). Разъяснение по этому поводу недавно предоставила Госказначейская служба в письме от 06.08.2014 г. № 17-13/743-18065 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2014, № 35).

Таким образом, к бланкам документов строгой отчетности на сегодняшний день можно отнести такие:

1) Избирательный бюллетень для местных выборов;

2) Избирательный бюллетень для выборов Президента Украины;

3) Избирательный бюллетень по выборам народных депутатов Украины;

4) Военный билет офицера запаса;

5) Военный билет рядового, сержантского и старшинского состава;

6) Справка-certificate по форме № 377;

7) Марки акцизного налога;

8) Паспорт гражданина Украины для выезда за границу;

9) Удостоверение личности моряка;

10) Служебное удостоверение для работников подразделения перевозки валютных ценностей и инкассации наличности в банковских учреждениях;

11) Специальный рецептурный бланк формы № 3 для выписки наркотических и психотропных лекарственных средств;

12) Торговый патент;

13) Чек расчетный.

Чтобы освежить в памяти порядок отражения на счетах бухгалтерского учета операций по поступ­лению и движению бланков строгой отчетности, рассмотрим условный пример.

 

Пример 4. Поликлиническая больница закупила специальные рецептурные бланки формы № 3 для выписки наркотических и психотропных лекарственных средств в количестве 100 шт. на сумму 500 грн. (5 грн. х 100 шт.).

Бланки рецептов оприходованы на баланс больницы на основании приходно-расходной накладной (форма № СЗ-1). Передача их на ответственное хранение кассиру удостоверена записью в приходно-расходной книге (форма № СЗ-2) и в карточке-справке (форма № СЗ-5). На основании приходно-расходной накладной (форма № СЗ-1) рецептурные бланки в количестве 30 шт. были переданы в пользование старшей медсестре. Эта операция также подтверждена записями в приходно-расходной книге (форма № СЗ-2) и карточке-справке (форма № СЗ-5).

В конце месяца использованные бланки списали на основании акта списания использованных бланков строгой отчетности (форма № СЗ-3), утвержденного руководителем учреждения. Факт списания рецептурных бланков также удостоверен записью в приходно-расходной книге (форма № СЗ-2) и карточке-справке (форма № СЗ-5).

 

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отражаются так:

 

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн.

дебет

кредит

1

Перечислены средства за бланки рецептов

364

321

500

2

Оприходованы бланки

331

364

500

Одновременно проведена запись на забалансовом счете

08

500

3

Выданы рецептурные бланки в подотчет для использования

362

331

150

4

Списаны использованные бланки на основании акта списания

802

362

150

Одновременно произведено списание с забалансового счета

08

150

 

И это еще не все, поскольку на забалансовом счете 08 «Бланки документов строгой отчетности» учитывают также путевки, полученные бесплатно от общественных, профсоюзных и других организаций. Скажем даже больше, на этом счете отражают не только бесплатно выданные путевки, но и с частичной оплатой работником в размере 10, 20 или 50 % стоимости путевки.

Имейте в виду, что путевки, полученные бесплатно или с частичной оплатой, на балансовых счетах отражать не нужно. Ведь фактически учреждение не приобретает право собственности ни на такие путевки, ни на средства, внесенные работником в счет частичной оплаты путевки. Следовательно, последние не являются активами учреждения.

Не забудьте также, что страхователи и лечебно-профилактические заведения обязаны вести Журнал учета путевок в санаторно-курортные заведения по форме Ф13-ФСС з ТВП согласно приложению 3 к Порядку № 12.

Подробнее об учете путевок, предоставленных ФСС по ВПТ, читайте в консультации «Учитываем путевки для санаторно-курортного лечения от ФСС по ВПТ» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2014, № 5).

Вот теперь все, с забалансовым учетом разобрались.

 

Нормативные документы

БКУ — Бюджетный кодекс Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI.

ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

ХКУ — Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

Закон № 2658 — Закон Украины «Об оценке имущества, имущественных прав и профессиональной оценочной деятельности в Украине» от 12.07.2001 г. № 2658-III.

Порядок № 228 — Порядок составления, рассмотрения, утверждения и основные требования к выполнению смет бюджетных учреждений, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228.

Порядок № 116 — Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116.

Методика № 1891 — Методика оценки имущества, утвержденная постановлением КМУ от 10.12.2003 г. № 1891.

Порядок № 12 — Порядок получения застрахованными лицами и членами их семей санаторно-курортного лечения, оплачиваемого за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, утвержденный постановлением правления Фонда ФСС по ВПТ от 25.02.2009 г. № 12.

План счетов — План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Инструкция № 90 — Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Главного управления Госказначейства от 30.10.98 г. № 90.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Войдите, чтобы читать больше! Авторизованные пользователи получают бесплатно 5 статей в месяц