Позабалансовий облік без проблем

Уже сама назва позабалансового обліку говорить за себе. Позабалансовий — бо його результати не відображають у бухгалтерському балансі. Відповідно позабалансові рахунки — це рахунки, сальдо яких не враховують при складанні балансу.

Позабалансовий облік призначений для відображення таких господарських фактів, які не впливають у даний момент на стан активів, капіталу та зобов’язань установи, проте вимагають спостереження і контролю.

Ведуть такий облік за простою системою. Тобто записи про надходження та вибуття матеріальних цінностей, утворення умовних прав і зобов’язань проводять тільки на одному позабалансовому рахунку. При цьому вказують зміст і кількісно-вартісні показники операції. Отже, такий облік не передбачає застосування принципу подвійного запису.

Рахунки позабалансового обліку виділені в окремий клас Плану рахунків — клас 0 розділу ІІ «Позабалансові рахунки». На цих рахунках бюджетні установи обліковують матеріальні цінності, інші активи та зобов’язання, що їм належать або перебувають у тимчасовому розпорядженні.

Інформацію про те, які конкретно об’єкти і на яких позабалансових рахунках слід обліковувати, для наочності відобразимо в таблиці.

Аналітичний облік матеріальних цінностей та зобов’язань, які відображають на позабалансових рахунках, слід вести в оборотній відомості у розрізі цих рахунків. У відомості зазначають оборот за дебетом і кредитом по кожному з позабалансових рахунків і виводять залишок на кінець місяця.

Надходження та вибуття об’єктів позабалансового обліку відображають у меморіальному ордері № 16 «Накопичувальна відомість позабалансового обліку». Його форма затверджена наказом Держказначейства від 05.06.2003 р. № 117. Господарські операції фіксують в обліковому регістрі за кожним об’єктом обліку окремо у кількісному і сумовому виразі. На кінець кожного місяця виводять вартість залишку об’єктів як результат підрахунку початкових показників і обороту за поточний місяць. Меморіальний ордер обов’язково підписує виконавець, особа, яка перевіряє правильність його оформлення, і головний бухгалтер. Цей обліковий регістр зберігають разом з первинними документами, що підтверджують факт здійснення зафіксованих у ньому господарських операцій.

Дані меморіального ордера є підставою для проведення записів до книги «Журнал-головна». Це, у свою чергу, слугує основою для заповнення розшифровки позабалансових рахунків до форми № 1 «Баланс».

Не слід також забувати і про інвентаризацію об’єктів позабалансового обліку. Так, з метою забезпечення достовірності облікових даних необхідно періодично проводити перевірку фактичної наявності та умов зберігання матеріальних цінностей, які не належать установі, але перебувають на обліку (в орендному користуванні, на відповідальному зберіганні тощо), а також інших цінностей і зобов’язань, що обліковують на позабалансових рахунках. Їх інвентаризацію слід проводити у терміни, встановлені для аналогічних об’єктів балансового обліку. На це вказує п. 1.6 Інструкції № 90. Наприклад, інвентаризацію взятих в оренду будівель і споруд варто здійснювати щонайменше один раз на три роки, а інвентаризацію інших орендованих основних засобів — не рідше одного разу на рік. Фактичну наявність бланків суворої звітності доцільно перевіряти щоквартально, а от стан розрахунків з боржниками за списаною дебіторською заборгованістю, невідшкодованими нестачами та втратами — один раз на півріччя.

Рахунок 01 «Орендовані необоротні активи» використовують для узагальнення інформації про необоротні активи, отримані бюджетною установою від сторонніх осіб (юридичних та фізичних) в оренду або у користування.

Зауважимо, що активи, прийняті на умовах оренди, слід відображати в позабалансовому обліку за їх балансовою (залишковою) або первісною вартістю орендодавця. Тобто вартість таких об’єктів визначають на основі даних бухгалтерського обліку орендодавця. Однак це можливо лише за умови, що орендодавцем є юридична особа. Як же бути, якщо ви орендуєте майно у фізичної особи (що теж не виключено)? У такому разі орендодавець повинен надати документ, який би підтверджував реальну вартість об’єкта оренди на момент його передачі. Таким документом може бути акт оцінки майна, що містить висновок суб’єкта оціночної діяльності щодо його вартості.

Майте на увазі, що практичну діяльність з оцінки майна можуть провадити виключно зареєстровані в установленому законодавством порядку суб’єкти оціночної діяльності. Основні вимоги до здійснення оцінки майна та професійної оціночної діяльності визначено Законом № 2658.

Відносини між орендарем і орендодавцем розпочинаються з оформлення договору оренди. Загальні засади регулювання таких відносин, сторонами яких можуть бути як фізичні, так і юридичні особи, визначені гл. 58 ЦКУ.

У договорі оренди обов’язково слід прописати такі моменти, як:

— об’єкт оренди (склад і вартість майна з урахуванням індексації);

— строк, на який укладається договір оренди;

— орендна плата з урахуванням її індексації;

— порядок використання амортизаційних відрахувань; відновлення орендованого майна та порядок його повернення.

Саме ці умови визначені законодавством як істотні умови договору оренди.

Зазначимо, що Типова форма договору оренди затверджена наказом Фонду держмайна від 23.08.2000 р. № 1774 (у редакції наказу Фонду держмайна від 09.08.2007 р. № 1329).

Майно вважається переданим в оренду з моменту підписання всіма сторонами Акта приймання-передачі. Форма цього документа законодавством не передбачена, тому його можна скласти в довільній формі, взявши за основу типову форму № ОЗ-1 (бюджет). В акті додатково потрібно указати най­менування укомплектування, переданого разом з об’єктом оренди. Крім того, орендодавець має надати орендарю всю технічну документацію на передане майно.

Для аналітичного обліку орендованих активів здебільшого застосовують інвентарні картки обліку основних засобів в бюджетних установах за типовою формою № ОЗ-6 (бюджет), затвердженою спільним наказом Головного управління Держказначейства та Держкомстату від 02.12.97 р. № 125/70. Такі картки заводять на кожен об’єкт окремо. У картці указують технічні характеристики та відомості про стан активу, а також зазначають інвентарний номер, присвоєний орендодавцем. В інвентарній картці обов’язково роблять позначку про те, що це майно є орендованим. Такі картки слід зберігати окремо від карток основних засобів, що належать установі.

Одержання майна від орендодавця установа-орендар відображає за дебетом рахунка 01 «Орендовані необоротні активи». Після закінчення строку оренди об’єкт оренди списують з позабалансового обліку на підставі акта приймання-передачі і повертають орендодавцю. При цьому поводять запис за кредитом рахунка 01.

З назви цього рахунка зрозуміло, що у ньому обліковують матеріальні цінності, прийняті установою на відповідальне зберігання.

Слід зазначити, що загальні положення про зберігання речей визначені в гл. 66 ЦКУ. Так, за договором зберігання одна особа (зберігач) зобов’язується зберігати річ, передану їй другою стороною (поклажодавцем), і повернути її поклажодавцеві у схоронності (ст. 936 ЦКУ). Такий договір слід укладати у письмовій формі. Водночас законодавством передбачено, що прийняття речі на зберігання може бути посвідчено розпискою, квитанцією або іншим документом, підписаним зберігачем. У такому разі письмова форма договору вважається дотриманою. Пряму вказівку на це містить ч. 1 ст. 937 ЦКУ.

У договорі обов’язково слід указати кількість та загальну вартість прийнятих цінностей, а також термін їх зберігання. Якщо ж строк зберігання в договорі не встановлено або не може бути визначено виходячи з його умов, зберігач зобов’язаний зберігати річ до пред’явлення вимоги про її повернення.

Договори на зберігання необхідно укладати з усіма без винятку установами, організаціями, а також з працівниками вашої установи, чиї речі тимчасово перебувають в установі. І особливо це стосується співробітників установи, адже не рідкість, коли працівники бюджетних установ використовують у процесі роботи особисті речі (наприклад, власний комп’ютер, автомобіль тощо). Однак такі матеріальні цінності, виявлені під час інвентаризації, підлягають оприбуткуванню на баланс установи як надлишки. Уникнути такої ситуації дозволяє укладення договору на відповідальне зберігання між установою та працівником. Але передусім останній має подати заяву про прийняття на відповідальне зберігання установою його речей. І тільки після того, як керівник завізує заяву, чим власне «дасть добро» на зберігання таких речей в установі, можна переходити безпосередньо до оформлення договору зберігання.

Зверніть увагу, що зберігач несе відповідальність за втрату (нестачу) або пошкодження речі, прийнятої на зберігання. Порядок відшкодування збитків, завданих поклажодавцеві, визначений ст. 951 ЦКУ. Поряд із цим зберігач не має права без згоди поклажодавця використовувати або передавати у користування іншим особам річ, отриману на зберігання (ст. 944 ЦКУ). Тож задля схоронності матеріальних цінностей, одержаних на відповідальне зберігання, їх доцільно зберігати окремо від особистих.

Аналітичний облік таких активів ведуть у розрізі поклажодавців (установ, організацій, працівників), видів матеріальних цінностей та місць їх зберігання.

Вартість цінностей, прийнятих на зберігання, відображають за дебетом рахунка 02 «Активи на відповідальному зберіганні». За кредитом цього рахунка списують вартість зазначених цінностей у зв’язку з їх поверненням.

Кілька слів скажемо про інвентаризацію активів на відповідальному зберіганні. Зокрема, при інвентаризації матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання, застосовується Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (додаток 11 до Інструкції № 90). Інвентаризаційна комісія робить записи в описі на підставі перевірки і перерахунку таких цінностей у натурі. Тоді як товари і матеріали, які зберігаються на складах інших установ (організацій), відповідно до п. 14.2 Інструкції № 90 відображають в описі на основі підтвердних документів про передавання на зберігання. Звісно, ви не зобов’язані вірити на слово. Представник установи-поклажодавця має право перевірити фактичну наявність цінностей в місцях відповідального зберігання. Для цього в договорі зберігання слід заздалегідь прописати можливість безперешкодного доступу до них на вимогу поклажодавця. Однак Держказначейство свого часу в листі від 20.02.2007 р. № 3.4-04/575-2209 висловило думку щодо недоцільності перевірки таких цінностей у натурі.

Окрім того, на рахунку 02 обліковують товарно-матеріальні цінності, оплачені вищим за рівнем органом із державного та місцевих бюджетів і відвантажені установам своєї системи, які перебувають на інших бюджетах. Справді, трапляються випадки безоплатної передачі матеріальних цінностей від установ, які фінансуються за рахунок місцевого бюджету, до установ, що утримуються за рахунок державного бюджету. Наприклад, можлива передача матеріальних цінностей від органів місцевого самоврядування до держфінінспекцій, департаментів соціального захисту населення, департаментів фінансів тощо. Із цього приводу Мінфін та Держказначейство надали роз’яснення у спільному листі від 29.08.2006 р. № 3.4-04/2032-8234. У ньому наголошено, що установи, які фінансуються з держбюджету, можуть використовувати матеріальні цінності у роботі. Проте облік таких активів вони мають вести на позабалансовому рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні». А от значитися на балансі ці матеріальні цінності мають в органах місцевого самоврядування. При їх придбанні саме органи місцевого самоврядування проводять касові видатки та відображають фактичні видатки при оприбуткуванні.

Цей рахунок призначений для накопичення інформації про наявність непередбачених (потенційних) активів та непередбачених (потенційних) зобов’язань. Що ж власне слід розуміти під непередбаченими активами та зобов’язаннями? Так, непередбачені активи — це активи, що виникли при узгодженні минулих господарських операцій та стануть реальними, якщо відбудеться або не відбудеться в майбутньому одна чи кілька невизначених подій. Натомість під непередбаченим зобов’язанням розуміють зобов’язання, яке може вимагати витрачання ресурсів (але повної впевненості щодо цього зобов’язання немає) в сумі очікуваних витрат. Подібні визначення цих об’єктів обліку наведено в МСБОДС 19 «Забезпечення, непередбачені зобов’язання та непередбачені активи».

Прикладом таких активів можуть бути потенційні вигоди від задоволення судового позову до контрагентів. У свою чергу, до непередбачених зобов’язань відносять не завершені на звітну дату судові розгляди з можливим несприятливим для установи результатом, а також вірогідні зобов’язання як наслідок реструктуризації установи. Проте активи і зобов’язання такого роду досить складно оцінити заздалегідь.

На практиці ж бюджетні установи обліковують на рахунку 04 «Непередбачені активи і зобов’язання» перехідні призи, прапори, кубки, які засновані різними організаціями і отримані від них для нагороди команд-переможців. Призи, прапори, кубки враховують протягом всього періоду їх знаходження в цій установі. Наприклад, чоловіча команда студентів університету посіла перше місце у рамках студентського чемпіонату з волейболу. Переможці отримали почесний кубок чемпіонів студліги та медалі. Надходження саме такого кубка навчальний заклад, студентська команда якого виборола першість, має відобразити за дебетом позабалансового рахунка 04. Такі матеріальні цінності обліковують за вартістю їх придбання або виготовлення. Кубок знаходиться в альма-матер переможців до проведення чергового чемпіонату. На період змагань відзнаку передають організаторам, а після завершення спортивних заходів кубок переходить до нових чемпіонів. Списання подібних нагород з позабалансового обліку відображають за кредитом рахунка 04.

На рахунку 05 «Гарантії та забезпечення» відображають наявність та рух виданих установою гарантій та забезпечень виконання зобов’язань і платежів.

І насамперед зазначимо, що гарантійне зобов’язання — це зобов’язання гаранта повністю або частково виконати боргові зобов’язання суб’єкта господарювання перед кредитором у разі невиконання ним зобов’язань за кредитом (позикою), залученим під державну чи місцеву гарантію. Саме так тлумачить цей термін законодавець у п. 15¹ ч. 1 ст. 2 БКУ. Правові засади надання державних та місцевих гарантій визначені у ст. 17 БКУ. Зокрема, місцеві гарантії можуть надаватися за рішенням відповідної міської ради для забезпечення повного або часткового виконання боргових зобов’язань суб’єктів господарювання. При цьому останній має бути резидентом України та належати до комунального сектора економіки. Ще однією умовою надання гарантії є здійснення таким суб’єктом господарювання на відповідній території реалізації інвестиційних програм (проектів), спрямованих на розвиток комунальної інфраструктури або впровадження ресурсозберігаючих технологій (ч. 2 ст. 17 БКУ). Державні гарантії надають за рішенням КМУ або на підставі міжнародних договорів України виключно у межах і за напрямами, визначеними законом про Державний бюджет України.

Майте на увазі, що бюджетні установи згідно з ч. 4 ст. 16 БКУ не мають права здійснювати запозичення у будь-якій формі або надавати юридичним чи фізичним особам кредити з бюджету (якщо не встановлено відповідні бюджетні призначення на надання кредитів з бюджету).

Облік забезпечення здійснюють за вартістю, вказаною в документах про гарантії та забезпечення. Аналітичний облік гарантій та забезпечень ведуть за кожною наданою гарантією та забезпеченням. Видачу гарантій та забезпечень показують за дебетом рахунка 05 «Гарантії та забезпечення». У разі ж погашення заборгованості, на яку були гарантії, та при перенесенні зобов’язань за ними на баланс зазначений рахунок кредитують.

Нагадаємо, що рахунок 05 «Гарантії та забезпечення» до 06.08.2013 р. застосовували також для обліку невідшкодованих нестач і втрат матеріальних цінностей, у тому числі цінностей, не повернених учнями і студентами, відрахованими згідно з наказом. З набранням чинності Планом рахунків ці об’єкти слід відображати на субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей» позабалансового рахунка 07 «Списані активи та зобов’язання». Більш докладно про це розповімо далі.

Активи, передані (видані) згідно із законодавством відповідним категоріям населення, слід обліковувати на позабалансовому рахунку 06 «Передані (видані) активи відповідно до законодавства». Аналітичний облік переданих (виданих) активів доцільно вести за видами активів та окремо за кожною особою. Очевидно, за дебетом цього рахунка відображають видані матеріальні цінності, а за кредитом — їх повернення або списання у зв’язку із закінченням строку експлуатації таких активів (неможливістю їх подальшого використання).

Позабалансовий рахунок 07 «Списані активи та зобов’язання» має два субрахунки.

Спочатку поговоримо про субрахунок 071 «Списана дебіторська заборгованість». Цей субрахунок призначений для обліку списаної дебіторської заборгованості для спостереження за можливістю її стягнення у разі змін майнового стану неплатоспроможних дебіторів. Позабалансовий облік такої заборгованості ведуть протягом трьох років з моменту її списання з балансу установи.

Дійсно, не всі боржники повертають свої борги вчасно. Навіть попри всі нагадування кредитора окремі з них не поспішають сплачувати рахунки. Після закінчення строк позовної давності суму непогашеної заборгованості списують з балансу установи. Вимоги до списання дебіторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув, визначено Інструкцією № 90.

Недодержання встановленого порядку пред’явлення і розгляду претензій та позовів є порушенням державної дисципліни і тягне за собою відповідальність винних у цьому посадових осіб згідно з чинним законодавством України. Ця норма закріплена в п. 1.4 Рекомендацій Мін’юсту «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» від 15.01.96 р. № 2. Тому перш ніж списати дебіторську заборгованість, керівництво установи має докласти максимум зусиль для її повернення.

Якщо ж, незважаючи на проведену претензійно-позовну роботу, заборгованість не було погашено до завершення строку позовної давності, її списують за рішенням керівника установи. Дозвіл вищої за рівнем організації для цього не потрібен, але повідомити її про списання дебіторської заборгованості все-таки варто.

Детальніше про порядок списання дебіторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, можна дізнатися з консультації фахівця Держфінінспекції «Списання дебіторської заборгованості з балансу установи» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 13).

Слід також мати на увазі, що списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника — не привід для скасування заборгованості. У подальшому вона підлягає позабалансовому обліку. Аналітичний облік списаної дебіторської заборгованості ведуть за кожним боржником окремо.

Інколи трапляється так, що боржники сплачують заборгованість уже після закінчення строку позовної давності, тобто після її списання з балансу установи-кредитора. Про це йшла мова у консультації «Повернулася списана дебіторська заборгованість: як її обліковувати» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 45) — не полінуйтеся зазирнути. Однак частіше за все боржники, які не повернули борг протягом трьох років, не повертають його взагалі. І ту й іншу ситуації давайте розглянемо на умовних прикладах.

Приклад 1. У 2010 році на підставі договору на проживання студенту було надано ліжко-місце у гуртожитку університету. За неуспішність у 2-му семестрі 2010 — 2011 навч. р. за наказом ректора студента було відраховано. Сума нарахованої плати за період його проживання в гуртожитку склала 600 грн. Однак до кінця 2010 року студент не розрахувався за надані послуги. Як наслідок утворилася дебіторська заборгованість. Незважаючи на проведену навчальним закладом претензійну роботу, до закінчення строку позовної давності дебітор не погасив заборгованість. Відтак наприкінці 2013 року за рішенням керівника навчального закладу заборгованість було списано з балансу. У подальшому її обліковували на позабалансовому рахунку.

У бухгалтерському обліку ці операції відображаються таким чином:

Приклад 2. Лікарня уклала договір купівлі-продажу про постачання медичного обладнання (стоматологічне крісло) вартістю 24000 грн. Згідно з умовами договору заклад охорони здоров’я перерахував постачальнику передоплату у розмірі 30 % від суми угоди (7200 грн.). Однак контрагент не виконав свої зобов’язання за договором, тобто бюджетна установа не отримала медичне обладнання до кінця обумовленого строку. Попри проведену керівництвом лікарні претензійно-позовну роботу, постачальник не поставив товар і не повернув передоплату. Після закінчення строку позовної давності дебіторську заборгованість у сумі 7200 грн. було списано з балансу установи у зв’язку з ліквідацією боржника без правонаступників. У подальшому зазначену заборгованість обліковували на позабалансовому рахунку. Протягом трьох років з моменту взяття заборгованості на позабалансовий облік борг залишився несплаченим.

В облікових регістрах ці операції слід відображати так:

Пам’ятайте: у разі погашення раніше списаної дебіторської заборгованості необхідно внести зміни до кошторису в частині спеціального фонду на підставі довідки Держказначейської служби про підтвердження надходжень на спеціальні реєстраційні рахунки та довідки про зміни до кошторису (п. 49 Порядку № 228).

Зверніть увагу також на такий момент. При надходженні коштів на реєстраційний рахунок за загальним фондом за операціями, що були проведені у минулих бюджетних періодах, отримані кошти спрямовують у дохід державного або місцевого бюджету за кодом класифікації доходів бюджету 24060300 «Інші надходження». На цей момент звернуло увагу Держказначейство у листі від 31.05.2011 р. № 17-04/1412-7555 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 30). На противагу цьому кошти, отримані в рахунок погашення раніше списаної дебіторської заборгованості, залишаться у вашому розпорядженні.

Далі розповімо про облік невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей. Зокрема, такі суми до моменту встановлення винних осіб або надання інформації органами дізнання чи досудового слідства щодо припинення кримінального провадження відображають на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». Аналітичний облік ведуть за кожним випадком установлення нестач і втрат від псування цінностей окремо. Після вирішення питання про винуватців суми невідшкодованих нестач і втрат списують з позабалансового обліку.

Нагадаємо, що при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей проведення інвентаризації є обов’язковим (на день установлення таких фактів). Ця вимога передбачена п. 1.9 Інструкції № 90.

Для відображення результатів інвентаризації, висновків і пропозицій інвентаризаційної комісії складають Протокол інвентаризаційної комісії (додаток 12 до Інструкції № 90). У протоколі наводять детальну інформацію щодо причин та осіб, винних в нестачах, втратах, а також надлишках, і вказують, які заходи вжито стосовно цих осіб. Матеріали інвентаризації та рішення щодо врегулювання розбіжностей затверджує керівник установи. У подальшому результати цих операцій включають до звіту за той період, в якому закінчена інвентаризація, а також до річного звіту.

Підставою для списання викрадених (зіпсованих, знищених) матеріальних цінностей з балансу установи та зарахування їх на позабалансовий облік є протокол інвентаризаційної комісії. Однак активи, щодо яких виявлено факти розкрадання (псування, знищення), списують з балансу лише за відсутності винних осіб та після вжиття всіх необхідних заходів для недопущення фактів розкрадання в подальшому.

Якщо ж винні особи встановлені, то можливі два варіанти подальшого розвитку подій: або винуватці добровільно відшкодовують збиток, заподіяний власними діями, або ж питання відшкодування збитків вирішується у судовому порядку.

Механізм визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, крім дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей, установлений Порядком № 116. Так, розмір збитків від нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначають шляхом проведення незалежної оцінки відповідно до національних стандартів оцінки (п. 2 Порядку № 116). У разі ж визначення розміру збитків, що завдали майнової шкоди державі, територіальній громаді або суб’єкту господарювання з державною (комунальною) часткою в статутному (складеному) капіталі, розмір збитків визначають відповідно до Методики № 1891.

Підкреслюємо: із сум, стягнутих з винних осіб, здійснюється відшкодування збитків, завданих установі з урахуванням фактичних витрат на відновлення пошкоджених або придбання нових матеріальних цінностей та вартості робіт з їх відновлення. А от залишок коштів необхідно перерахувати до державного бюджету. На це вказує п. 10 Порядку № 116.

Як відобразити в обліку операції зі списання нестач і втрат від розкрадання матеріальних цінностей, а також про порядок відшкодування винними особами завданих збитків, читайте в консультації «Облік викрадених матеріальних цінностей» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 29).

Окрім того, цей субрахунок застосовують і для обліку заборгованості за учнями і студентами за не повернене ними обладнання, білизну, інструменти тощо. Матеріальні цінності, які числяться за учнями та студентами, після вибуття останніх списують з балансу навчального закладу. Підставою для цього є наказ про відрахування студентів (учнів). Після списання такі цінності продовжують обліковувати на позабалансовому обліку протягом трьох років. Саме протягом цього строку керівництво навчального закладу відповідно до ст. 257 ЦКУ повинно пред’явити позов з приводу неповернення матеріальних цінностей студентами (учнями).

Приклад 3. При поселенні в гуртожиток студенту профтехучилища було видано матрац і подушку. Первісна вартість матеріальних цінностей становить 350 грн. Після вибуття з навчального закладу студент постільні речі не повернув. На підставі наказу керівника закладу про відрахування студента зазначені цінності було списано з балансу й одночасно зараховано на позабалансовий облік. Списання неповернених постільних речей оформлено актом про списання основних засобів за типовою формою № ОЗ-3 (бюджет). Розмір збитку, що підлягає відшкодуванню винною особою, згідно з актом оцінки збитків становить 500 грн.

У бухгалтерському обліку ці операції слід відображати таким чином:

Бланки документів суворої звітності обліковують на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті». Водночас наявність та рух бланків документів суворої звітності відображають на позабалансовому рахунку 08 «Бланки документів суворої звітності». При надходженні (прийнятті на облік) таких бланків відбувається збільшення залишку рахунка 08. І навпаки, після їх використання або списання як непридатних чи таких, що не є в наявності, залишок рахунка зменшують.

Зазначимо, що бланки суворої звітності оприбутковують за вартістю їх придбання. Аналітичний облік ведуть у розрізі видів бланків та місць їх зберігання.

Для документального оформлення надходження, передачі у користування та списання таких бланків застосовують первинні документи, типові форми яких затверджено наказом Мінстату від 11.03.96 р. № 67.

А тепер про один з найголовніших нюансів в обліку бланків суворої звітності. На сьогодні фактично не існує переліку таких бланків. Належить чи не належить певний бланк до «суворих», визначає нормативний документ, який регулює застосування та обіг відповідного документа. Пригадуєте, ми розповідали про це та про порядок обліку бланків суворої звітності у статті «Бланки документів суворої звітності як вимираючий вид» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2014, № 22)?

Важливо зауважити, що список бланків документів суворої звітності, опублікований у згаданій статті, дещо змінився. А конкретно — одна позиція випала із цього списку. Так, до «суворих» бланків можна не відносити поштові марки (у тому числі надруковані на поштових конвертах і поштових картках). Роз’яснення з цього приводу нещодавно надала Держказначейська служба у листі від 06.08.2014 р. № 17-13/743-18065 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2014, № 35).

Отже, до бланків документів суворої звітності на сьогодні можна віднести такі:

1) Виборчий бюлетень для місцевих виборів;

2) Виборчий бюлетень для виборів Президента України;

3) Виборчий бюлетень з виборів народних депутатів України;

4) Військовий квиток офіцера запасу;

5) Військовий квиток рядового, сержантського і старшинського складу;

6) Довідка-certificate за формою № 377;

7) Марки акцизного податку;

8) Паспорт громадянина України для виїзду за кордон;

9) Посвідчення особи моряка;

10) Службове посвідчення для працівників підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації готівки у банківських установах;

11) Спеціальний рецептурний бланк форми № 3 для виписування наркотичних та психотропних лікарських засобів;

12) Торговий патент;

13) Чек розрахунковий.

Щоб освіжити в пам’яті порядок відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій щодо надходження і руху бланків суворої звітності, розглянемо умовний приклад.

Приклад 4. Поліклінічна лікарня закупила спеціальні рецептурні бланки форми № 3 для виписування наркотичних та психотропних лікарських засобів у кількості 100 шт. на суму 500 грн. (5 грн. х 100 шт.).

У бухгалтерському обліку установи зазначені операції відображаються так:

І це ще не все, оскільки на позабалансовому рахунку 08 «Бланки документів суворої звітності» обліковують також путівки, отримані безоплатно від громадських, профспілкових та інших організацій. Скажемо навіть більше, на цьому рахунку відображають не лише безоплатно видані путівки, але й і з частковою оплатою працівником у розмірі 10, 20 або 50 % від вартості путівки.

Майте на увазі, що путівки, отримані безоплатно чи з частковою оплатою, на балансових рахунках відображати не потрібно, адже фактично установа не набуває права власності ані на такі путівки, ані на кошти, внесені працівником у рахунок часткової оплати путівки. Відтак останні не є активами установи.

Не забудьте також, що страхувальники та лікувально-профілактичні заклади зобов’язані вести Журнал обліку путівок до санаторно-курортних закладів за формою Ф13-ФСС з ТВП згідно з додатком 3 до Порядку № 12.

Більш докладно про облік путівок, наданих
ФСС з ТВП, читайте у консультації «Обліковуємо путівки для санаторно-курортного лікування від ФСС з ТВП»
(див. «Бюджетна бухгалтерія», 2014, № 5).

Ось тепер все, з позабалансовим обліком розібралися.

БКУ — Бюджетний кодекс України від 08.07.2010 р. № 2456-VI.

ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.

ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.

Закон № 2658 — Закон України «Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні» від 12.07.2001 р. № 2658-ІІІ.

Порядок № 228 — Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228.

Порядок № 116 — Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116.

Методика № 1891 — Методика оцінки майна, затверджена постановою КМУ від 10.12.2003 р. № 1891.

Порядок № 12 — Порядок отримання застрахованими особами і членами їх сімей санаторно-курортного лікування, що сплачується за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затверджений постановою правління Фонду ФСС з ТВП від 25.02.2009 р. № 12.

План рахунків — План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.

Інструкція № 90 — Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90.