Что такое учетная политика
Стоит ли говорить о том, что четкая и слаженная работа бухгалтерской (финансово-экономичной) службы является залогом успешной деятельности бюджетного учреждения? При этом основой работы бухгалтерской службы является наличие внутренних организационно-распорядительных документов, которые регулируют хозяйственную деятельность учреждения. Также немаловажную роль играют документы, определяющие деятельность бухгалтерской службы: приказ об учетной политике, положение (или приказ) по организации бухгалтерского учета, должностные инструкции и прочее.
До недавнего времени бюджетные учреждения составляли такие документы по собственному желанию или по настоятельной рекомендации вышестоящей организации. Хотя при проведении ревизий, аудите контролирующие органы обязательно требовали приказ (положение) об учетной политике. А отсутствие такого документа трактовали как нарушение Закона № 996, объясняя это тем, что учреждение не сформировало свою учетную политику. Такое нарушение грозит наложением административного штрафа согласно ст. 1642 КУоАП в размере от 136 до 255 грн.
Однако начиная с 2015 года в национальных положениях (стандартах) бухгалтерского учета (далее — НП(С)БУ) предусмотрены специальные требования к формированию учетной политики бюджетных учреждений.
Понятие учетной политики было законодательно закреплено и введено в бухгалтерскую терминологию еще с 1 января 2000 года благодаря принятию Закона № 996.
В этом Законе учетная политика понимается как совокупность принципов, методов и процедур, используемых учреждением для составления и предоставления финансовой отчетности.
Поэтому формируя учетную политику, бюджетное учреждение должно выбрать такие принципы, методы и процедуры учета, которые позволят достоверно показать результаты его деятельности. В результате главное предназначение учетной политики — установить наиболее приемлемые для конкретного учреждения методы учета, благодаря которым учреждение сможет достоверно показать события (операции) в бухгалтерском учете и финансовой отчетности.
При формировании учетной политики бюджетным учреждениям необходимо руководствоваться НП(С)БУ 125 «Изменения учетных оценок и исправление ошибок», а также Методрекомендациями.
Как составить приказ об учетной политике
Все методы оценки, процедуры и принципы учета, которые бюджетное учреждение будет применять для ведения бухгалтерского учета, составления и подачи финансовой отчетности, приводят в специальном распорядительном документе — приказе об учетной политике. Об обязательном наличии такого приказа сказано в п. 4 разд. I НП(С)БУ 125 «Изменения учетных оценок и исправление ошибок» и п. 3 разд. I Методрекомендаций.
Наверняка, приступая к формированию учетной политики, у многих бухгалтеров возникнет вопрос: а надо ли включать в такой приказ все принципы и методы учета, описанные в НП(С)БУ? Нет, переписывать все правила, закрепленные в НП(С)БУ, в приказ об учетной политике не надо.
В этой ситуации учреждения должны выбрать один из вариантов, предлагаемых нормативно-правовыми актами по вопросам бухгалтерского учета. Поэтому одновариантные и обязательные для применения принципы, методы и процедуры, которые бюджетные учреждения применяют для ведения бухучета и составления отчетности, включать в приказ по учетной политике нецелесообразно. А вот если в нормативно-правовом акте предусмотрены несколько методов учета и принципов оценки, то тогда учреждение самостоятельно выбирает тот или иной метод (принцип) и указывает его в приказе об учетной политике.
Так, например, НП(С)БУ 123 «Запасы» предлагает бюджетным учреждениям использовать три метода оценки выбытия запасов. В этом случае учреждению нужно определить, на основании какого метода будет проводиться оценка единицы запасов при выбытии. Тот вариант оценки выбытия запасов, который будет выбран учреждением, как раз и нужно указать в приказе об учетной политике.
Что касается особенностей ведения и организации бухгалтерского учета, которые характерны для бюджетных учреждений в зависимости от специфики деятельности или отраслевой принадлежности (здравоохранение, образование, наука, культура и пр.), то их целесообразно отражать в отдельном приказе — приказе об организации такого учета в бюджетной организации.
Для того чтобы сориентироваться в том, какую информацию отражать в приказе об учетной политике, а какую — в приказе об организации бухучета, приведем следующую таблицу:
| Название документа | Приказ об учетной политике | Приказ об организации бухгалтерского учета |
| 1 | 2 | 3 |
| Какую информацию может содержать приказ | Определяет элементы учетной политики учреждения, которые имеют несколько вариантов применения согласно НП(С)БУ | Отражает ведомственные особенности деятельности бюджетного учреждения, технологии обработки учетных данных, правила документооборота, контроля за осуществленными хозяйственными операциями |
| Введение субсчетов (счетов второго и третьего порядков) | Дополнительные формы для детализации поступления и использования по видам активов | |
| Определение единицы бухгалтерского учета запасов (наименование, вид, однородная группа) | График документооборота | |
| Метод оценки запасов при их выбытии: 1)идентифицированной себестоимости соответствующей единицы запасов; 2) средневзвешенной себестоимости; 3) себестоимости первых по времени поступлений запасов (метод ФИФО). При использовании метода средневзвешенной себестоимости указывают период установления (месяц, квартал) | Дополнительные документы (сведения), типовые формы которых не предусмотрены нормативно-правовыми актами (например, путевые листы, командировочные удостоверения, маршрутные листы, ведомости для учета периодов нахождения основных средств на складе, в ремонте и т. п.) | |
| Оформление движения запасов и порядок аналитического учета. Указывают, какие формы аналитического учета использует организация, в том числе и самостоятельно разработанные | Ответственность должностных лиц за организацию и ведение бухгалтерского учета. Обратите внимание: при определении ответственности главного бухгалтера нужно указать, что он несет ответственность исключительно в рамках бюджетного законодательства. Такая формулировка позволит снять многие вопросы, возникающие у контролирующих органов при выявлении нарушений, связанных с различными аспектами деятельности бюджетного учреждения | |
| Какую информацию может содержать приказ | Порядок учета транспортно-заготовительных расходов: 1) обобщение на отдельном субсчете; 2) учет на аналитическом субсчете по отдельным группам запасов (при доставке нескольких наименований, групп, видов запасов) | Состав инвентаризационной комиссии и рабочих инвентаризационных комиссий организации (возможен вариант отдельного приказа) |
| Порядок распределения транспортно-заготовительных расходов по запасам | Перечень должностных лиц бюджетной организации, которые имеют право подписи бухгалтерских документов, финансовой и налоговой отчетности | |
| Типовые сроки использования групп основных средств и нематериальных активов. Такие сроки приводят в случае, когда они отличаются от установленных Методрекомендациями (приложения 1, 2), с обоснованием установления таких сроков (например, ссылка на ведомственные нормативные документы) | Установление лиц, ответственных за работу с бланками строгого учета, постоянных авансодержателей, ответственных за ведение бухгалтерского архива и т. п. | |
| Определение порядка проведения переоценки основных средств и других активов и установления признаков существенности, при превышении которых она может проводиться | ||
| Какие приложения может содержать | Рабочий план счетов, Ведомость типовых сроков использования групп основных средств и нематериальных активов бюджетной организации | Рабочая схема Типовой корреспонденции субсчетов бюджетной организации (данный документ требуют отдельные ведомственные органы управления), формы самостоятельно разработанных учетных документов и другие материалы для ведения бухучета, которые не предусмотрены нормативно-правовыми актами, Положение о порядке проведения инвентаризации (может быть введено отдельным приказом) и т. п. |
| Какой срок действия приказа и как вносить изменения | Устанавливается на длительный срок. Изменения вносятся, как правило, с начала года в таких случаях (разд. III НП(С)БУ 125 «Изменения учетных оценок и исправление ошибок»): Важно! Изменение приказа возможно только в случае изменений НП(С)БУ по требованию органа, который утверждает стандарт, т. е. Минфина, или если изменения обеспечивают достоверное отражение событий либо хозяйственных операций в финансовой отчетности бюджетной организации | Приказ можно издавать ежегодно, а также в течение года путем внесения в него изменений и дополнений, новой редакции отдельных пунктов и приложений исходя из особенностей деятельности бюджетного учреждения. При этом следует учесть, что такие изменения не должны затрагивать элементы учетной политики, которые определены соответствующим приказом |
| С кем нужно согласовывать приказ | Бюджетное учреждение разрабатывает приказ об учетной политике самостоятельно, его проект согласовывает с вышестоящей организацией и после этого вводит его в действие (утверждает руководитель). Аналогичный алгоритм используется и в случае внесения изменений в приказ. Приказ об учетной политике с учетом внесенных в него изменений в виде приложения подают вместе с годовой финансовой отчетностью (главному распорядителю бюджетных средств по направлению деятельности и финансирования бюджетной организации, а также органу казначейства при предоставлении отчетности за 2015 бюджетный год) | Приказ утверждает руководитель бюджетного учреждения, он является внутренним документом. Вышестоящему органу приказ может быть предоставлен только по его требованию. Приказ не требует согласования с этим органом |
Подготовкой проекта приказа об учетной политике занимается начальник финансово-экономической службы (главный бухгалтер) бюджетного учреждения и подает его на утверждение руководителю. Учтите, что именно он определяет учетную политику бюджетного учреждения, принимает решение об изменении учетной политики бюджетного учреждения с учетом особенностей деятельности учреждения и технологии обработки данных, правил документооборота, дополнительной системы счетов и регистров аналитического учета. Об этом сказано в п.п. 7 п. 13 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетной организации, утвержденного постановлением КМУ от 26.01.2011 г. № 59.
Наверняка у многих бухгалтеров возник вопрос: как быстро надо сформировать учетную политику бюджетного учреждения и утвердить приказ об учетной политике на 2015 год?
Конечно, в идеале приказ об учетной политике необходимо издать до начала отчетного года (аналогично и изменения в него должны вноситься на эту же дату). Однако в связи с тем, что нормативно-правовые акты по вопросам применения НП(С)БУ (имеются в виду Методрекомендации) были утверждены уже после начала года, то, на наш взгляд, такой приказ должен быть разработан и согласован с главным распорядителем средств до конца I квартала 2015 года. По крайней мере, имея такой документ на руках на дату составления Баланса за I квартал 2015 года, бухгалтер может им руководствоваться в полном объеме.
Не исключено, что в течение 2015 года может возникнуть необходимость внести изменения в приказ об учетной политике. Укажем на основные моменты, на которые нужно обратить внимание:
— в основную часть приказа об учетной политике вносить изменения в течение года необходимости нет (если не будет конкретных указаний на этот счет Минфина или главного распорядителя бюджетных средств);
— во вторую часть приказа вносить изменения можно при необходимости отражения новых операций и изменения ранее утвержденных требований, касающихся правил организации бухгалтерского учета.
Такие изменения следует оформлять отдельными приказами, указывая в них только необходимые дополнения (изменения) в ранее принятые пункты или приводя их в новой редакции. Все изменения, которые вносят в приказ, также должны быть согласованы с главным распорядителем бюджетных средств.
Важно! Копия приказа об учетной политике (в том числе дополнения и изменения к нему) должна находиться в финансово-экономической службе (бухгалтерии) бюджетного учреждения. Должностных лиц организации ознакамливают с приказом под подпись.
Заметим, что 2015 год является для бюджетных учреждений своего рода переходным периодом, ведь остальные НП(С)БУ вступят в силу с 2016 года. А это значит, что учреждениям придется снова пересмотреть свою учетную политику под новые стандарты, т. е. издать новый приказ об учетной политике.
Ну а теперь самое время перейти от теории к практике.
Далее предлагаем вам ознакомиться с вариантом приказа об учетной политике на примере воинской части, составленного с учетом вышеприведенных требований и согласованного с главным распорядителем бюджетных средств. Обратите внимание: в данном приказе предложен объединенный вариант приказа об учетной политике и организации бухгалтерского учета на 2015 год. Документ приведен на языке оригинала.
Наказ
м. Одеса
30.12.2014 р. № 350
Про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку на 2015 рік
Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХIV, Типового положення з бухгалтерської служби бюджетної установи, затвердженого постановою КМУ від 26.01.2011 р. № 59, наказів Міноборони «Про затвердження Інструкції з організації та ведення бухгалтерського обліку в Збройних Силах України» від 19.12.2014 р. № 905, «Про затвердження Положення про фінансове господарство військової частини Збройних Сил України» від 17.11.2010 р. № 590, положень Національних (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі (далі — НП(С)БО), Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, який введено в дію наказом Міністра фінансів України від 26.06.2013 р. № 611, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити такі положення облікової політики:
1.1. Форма бухгалтерського обліку — меморіально-ордерна з використанням програмного комплексу (окремих програм) для обліку записів господарських операцій в облікових регістрах із забезпеченням їх збереження на електронних носіях інформації та в паперовому вигляді.
1.2. Підстава для відображення операції в бухгалтерському обліку — первинний документ, який фіксує факт здійснення операції та складається під час її здійснення. Оформлення та подання первинних документів здійснюється відповідно до вимог Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, в строки, які визначені Графіком документообігу військової частини (додаток 2). Строки опрацювання, контролю та здачі документів, які визначені в Графіку документообігу, є обов’язковими для усіх посадових осіб частини.
1.3. У Робочому плані рахунків бухгалтерського обліку військової частини (додаток 1) для деталізації обліку грошових коштів, матеріальних цінностей, грошових документів, розрахунків використовувати субрахунки другого рівня залежно від джерел надходжень, умов використання, а саме*:
для надходжень та розрахунків:
— за загальним фондом, доповнивши цифрою 1;
— за спеціальним фондом, доповнивши цифрою 2;
— в межах головного розпорядника коштів, доповнивши цифрою 3.
* Розподіл за джерелами надходжень активів дає можливість об’єктивного визначення показників у річному звіті за формою № 5 «Звіт про рух необоротних активів» та формою № 6 «Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування» щодо руху необоротних активів та запасів. Можливі й інші варіанти додаткового визначення субрахунків третього порядку (наприклад, за наявності на фінансовому забезпеченні інших установ, які не мають самостійного фінансового господарства для окремого визначення показників за кожною з них, тощо).
1.4. До складу основних засобів відносити матеріальні активи, термін експлуатації яких перевищує один рік та первісна вартість за одиницю (комплект) складає 2500,00 грн. включно без урахування податку на додану вартість. Матеріальні активи, які були віднесені до складу основних засобів до дати набрання чинності НП(С)БО 121 «Основні засоби», обліковувати як основні засоби до їх вибуття (списання) з обліку військової частини.
1.5. Проводити нарахування амортизації (зносу) на основні засоби за прямолінійним методом на систематичній основі шляхом її нарахування на дату балансу (щоквартально) діленням річної суми амортизації на 4. Для визначення строків корисного використання груп основних засобів приймати Типові строки корисного використання груп основних засобів, які визначені в НП(С)БО та в додатку 1 до Методичних рекомендацій щодо облікової політики суб’єкта державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11, з урахуванням строків корисного використання окремих видів активів, що визначаються забезпечувальними службами, у веденні яких знаходяться ці активи, а також активів, термін корисного використання яких визначається наказами командира частини при прийомі цих активів на облік. У цих випадках у Відомості строків корисного використання груп основних засобів визначати підстави для їх встановлення (додаток 9).
Збільшення строку корисного використання військової техніки та майна здійснювати на підставі або за погодженням із забезпечувальною службою, у веденні якої знаходяться ці об’єкти. Термін корисного використання матеріальних активів, які не визначені в Типових строках корисного використання груп основних засобів та не встановлені забезпечувальною службою, визначається комісією частини при їх прийомі та затверджується наказом командира частини*.
* У випадку наявності основних засобів, які не входять до переліку Типових строків корисного використання груп основних засобів та термін корисного використання яких визначений відомчими наказами та нормативами, доцільно додати до наказу. Для цього складають окремий додаток до Типових строків корисного використання груп основних засобів з урахуванням цих засобів та визначають підстави для визначення цього терміну.
1.6. Проведення переоцінки основних засобів здійснювати в разі, коли розмір відхилення залишкової вартості основних засобів від їх справедливої вартості перевищує поріг суттєвості в розмірі 10 %**. Підставою для проведення переоцінки є розпорядження забезпечувального органу, у віданні якого знаходиться об’єкт основних засобів, або головного розпорядника коштів з визначенням порядку та строків її здійснення. Переоцінку проводити за наказом командира військової частини складом робочих інвентаризаційних комісій по видах основних засобів, визначених наказом від 29.12.2014 р. № 156 на дату Балансу.
** Проведення переоцінки установою ускладнено необхідністю визначення справедливої вартості активів, що вимагає додаткових фінансових затрат для оплати проведення такої оцінки суб’єктами оціночної діяльності та надання ними довідок оцінки. Ці витрати бюджетними установами на 2015 рік не заплановані та в умовах обмеженого фінансування можуть бути і не профінансовані. У зв’язку з цим для проведення переоцінки доцільно в 2015 році керуватися розпорядженнями забезпечувальних органів за видами майна або головного розпорядника коштів бюджетної установи.
Встановити, що ліквідаційна вартість активів основних засобів не може бути менше, ніж вартість металобрухту, дорогоцінних металів, що містяться в активі, а також інших товарно-матеріальних цінностей (у тому числі вузлів, деталей та агрегатів, інших ТМЦ), які можуть бути отримані частиною після ліквідації активу.
1.7. В якості визначення одиниці обліку запасів використати їх найменування.
1.8. Оцінку запасів при їх вибутті (внаслідок їх використання, передачі або іншого вибуття) проводити за методом ФІФО з припущенням, що запаси використовуються у тій послідовності, у якій вони надходили до частини (відображені у бухгалтерському обліку)***.
*** Метод ФІФО, на наш погляд, є найбільш доцільним для ведення обліку в бюджетній організації з незначним обсягом руху запасів та не буде вимагати додаткових розрахунків середньозваженої вартості запасів у кінці облікових періодів.
1.9. Аналітичний облік запасів у фінансово-економічній службі та структурних підрозділах, відповідних службах частини здійснювати з використанням форм, затверджених наказом Держказначейства «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 р. № 130.
1.10. Списання використаних медичних препаратів, реактивів та малоцінного медичного інвентаря, які обліковуються на субрахунку 233 «Медичні препарати та перев’язувальні матеріали», здійснюється за формою Акта про надходження та використання медичних препаратів (додаток 8).
1.11. Списання пального здійснювати на підставі подорожніх листів за фактичною витратою, але не більше встановлених норм витрат, які передбачені для автомобільної та спеціальної техніки, що знаходиться в частині. Списання використаного пального при проведенні робіт на спеціальній техніці (комплекти ДДА-3.ЛМП та ін.) проводити на підставі робочих листів спеціальної техніки, до яких надавати копії наказів (розпоряджень) командира частини щодо проведення робіт.
1.12. Ведення обліку вугілля, дров, які отримуються для використання в котельні частини від КЕВ м. Одеса, здійснювати господарською частиною в кількісному відображенні. Відповідно до листа Головного квартирно-експлуатаційного управління Міноборони від 17.04.2008 р. № 303/19/337 таке паливо не відноситься до запасів частини та в бухгалтерському обліку не відображається. Списання цього палива здійснювати господарською частиною на підставі щомісячних звітів про використання після їх погодження з КЕВ м. Одеса.
1.13. Суму транспортно-заготівельних витрат узагальнювати на окремих субрахунках 141 — 143. Сума цих витрат щомісячно розподіляється між сумою залишку запасів на кінець звітного місяця та сумою запасів, що вибули (використані, безплатно передані тощо) за звітній місяць.
2. Бухгалтерський облік військової частини вести з дотриманням таких положень:
2.1. Ведення бухгалтерського обліку здійснювати фінансово-економічною службою частини під головуванням начальника служби — головного бухгалтера. Порядок роботи служби та його начальника визначається Положенням про бухгалтерську службу військової частини та Посадовою інструкцією, які затверджуються командиром частини. До складу фінансово-економічної служби включається відповідно до штатного розпису частини бухгалтер, який виконує обов’язки згідно із затвердженою командиром військової частини Посадовою інструкцією. На період відсутності начальника служби — головного бухгалтера посадові обов’язки останнього виконує бухгалтер служби.
2.2. Оформлення та ведення касових операцій здійснювати відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2014 р. № 637.
Одержана готівка витрачається суворо за цільовим призначенням. Використання коштів, які надходять до каси за надані послуги або з інших джерел готівкою, без попереднього зарахування на рахунки частини заборонено.
2.3. Установити ліміт залишку готівки в касі в розмірі 200 грн.
2.4. Облік грошових документів у національній валюті (коштів, що містяться в оплачених талонах на пальне, путівках у санаторії, бланках суворої звітності тощо) здійснювати з використанням типових форм первинного обліку бланків суворої звітності, затверджених наказом Мінстату від 11.03.96 р. № 67. Грошові документи зберігати у сейфі (грошовому ящику) фінансово-економічної служби частини.
2.5. Інвентаризацію коштів, техніки та військового майна, розрахунків та інших статей балансу частини здійснювати з дотриманням вимог Положення про інвентаризацію військового майна у Збройних Силах України, затвердженого постановою КМУ від 03.05.2000 р. № 748, та Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.
2.6. Документальне оформлення прийняття, переміщення, вибуття необоротних активів здійснювати за типовими формами, які визначені наказами Держкомстату та Головного управління Держказначейства від 02.12.97 р. № 125/70. Кожному необоротному активу (крім білизни, постільних речей, одягу та взуття, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних активів) при прийнятті їх на бухгалтерський облік надавати інвентарний номер, який має вісім знаків, з яких перші три визначають номер субрахунку обліку, четвертий — підгрупу та останні чотири знаки — порядковий номер предмета в підгрупі. Для субрахунків, які не поділені на підгрупи, четвертий знак позначається нулем. Інвентарний номер зазначається на жетоні, який кріпиться до об’єкта, фарбою або в інший спосіб. Коли інвентарний об’єкт у своєму складі має декілька елементів, то на кожному з них зазначається інвентарний номер основного об’єкта. Іншим необоротним активам (білизна, постільні речі, одяг та взуття, бібліотечні фонди, малоцінні необоротні активи) надається один номенклатурний номер, який складається із семи знаків, з яких перші три цифри визначають субрахунок обліку, четверта — номер в підгрупі (за відсутності підгрупи ставиться нуль), останні три цифри — порядковий номер предмета в підгрупі. Предметам одного найменування, якості матеріалу, вартості надається один номенклатурний номер. Предмети маркіруються спеціальним штампом незмивною фарбою. На штампі зазначається назва військової частини та номенклатурний номер (при отриманні на склад), а при видачі до експлуатації — рік та місяць видачі. Передача предметів в експлуатацію без маркірування заборонена. Відповідальність за нанесення інвентарних та номенклатурних номерів покласти на начальника господарської частини.
2.7. Використання надлишкового військового майна спеціального призначення без дозволу забезпечувального органу на поточні потреби частини заборонено.
2.8. Облік топографічних карт та каталогів координат здійснювати на субрахунку 239 «Інші запаси».
2.9. Посадові особи частини, у відомі яких знаходиться зберігання, експлуатація основних засобів, необоротних активів спеціального призначення, забезпечують протягом року облік періодів знаходження зразків у сховищах (складах), в ремонті та інших випадків вилучення цих засобів з експлуатації і не пізніше 20-го числа останнього місяця кварталу подають у фінансово-економічну службу частини Відомість обліку строків експлуатації необоротних активів (додаток 6) із зазначенням у ній періодів, у які ці активи не експлуатувалися для розрахунку амортизації (зносу) на дату Балансу. Уведення необоротних активів в експлуатацію оформлюється Актом введення в експлуатацію необоротних активів (додаток 7).
2.10. Фінансово-економічна служба частини разом з відповідальними за облік, експлуатацію спеціального військового майна та озброєння в разі відчуження, передачі за межі головного розпорядника коштів проводять визначення залишкової вартості згідно з вимогами Методики визначення залишкової вартості майна в Збройних Силах України, затвердженої постановою КМУ від 29.05.98 р. № 759.
2.11. Переоцінка вартості основних засобів, які мають 100 %-й знос, здійснюється на підставі розпоряджень та цінників центральних забезпечувальних органів Міноборони. При цьому сума переоцінки додається до первісної (переоціненої) вартості об’єкта без зміні суми його зносу.
2.12. Визначення вартості послуг з дезінфекції, дератизації та дезінсекції згідно з укладеними договорами здійснюється на підставі вимог Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обмеження державного регулювання господарської діяльності» від 16.10.2010 р. № 2608-VI з урахуванням податку на додану вартість для організацій та установ, які не відносяться до військової сфери.
2.13. Виплата заробітної плати працівникам частини за першу половину місяця в розмірі не менш 50 % посадового окладу (тарифної ставки) за фактичне відпрацьований час проводиться в період з 14-го по 17-е число, за другу половину місяця — до 1-го числа наступного місяця. Термін здачі табеля обліку робочого часу за першу половину місяця — до 10-го числа та повний табель за місяць — до 25-го числа поточного місяця.
Заробітна плата працівникам частини за час відрядження виплачується з дотриманням вимог ст. 121 КЗпП України в розмірі не менше середнього заробітку. Якщо заробітна плата в місяці відрядження в розрахунку на день буде більше ніж середня заробітна плата, то дні відрядження оплачуються як звичайні робочі дні.
2.14. Службові поїздки для виконання службових доручень особового складу частини до санітарно-епідеміологічного відділу, розташованого у м. Миколаїв, та особового складу цього структурного підрозділу до пункту постійної дислокації частини у м. Одеса на підставі вимог листа Мінфіну від 22.03.2013 р. № 31-07230-16-27/9358 оформлюються як службові відрядження. Підставою для визначення сум добових є накази командира частини про вибуття особового складу з міста проходження служби, прибуття до міста відрядження та наказів про повернення в міста проходження служби (роботи). Начальник адміністративної частини надає витяги з наказів до фінансово-економічної служби частини. Термін повернення визначається за датами, які визначені на проїзних документах особи, що була направлена для виконання службового доручення. Витяги з наказів додаються до авансових звітів відряджених осіб.
2.15. Дозволяється в разі службової необхідності, у тому числі і термінового направлення у відрядження, направляти як виняток у службові відрядження особовий склад без виплати авансу. У наказі про направлення у відрядження визначати терміни погашення проведених видатків особовому складу після повернення.
2.16. Порядок компенсації витрат на проїзд у службових справах і перелік посад, яким компенсується вартість проїзду міським транспортом загального користування у зв’язку з виконанням службових обов’язків, наведено в додатку 4 до цього наказу. Конкретний список працівників та військовослужбовців, яким відшкодуються витрати на проїзд, визначається у наказі (розпорядженні) командира військової частини. Витрати компенсуються на підставі маршрутного листа (додаток 5) та авансового звіту, затвердженого командиром частини. Маршрутний лист повинен мати відмітки організацій, установ, військових частин, які підтверджують факт знаходження посадових осіб частини в них.
2.17. Відповідальними за підготовку, укладення та оформлення проектів договорів, додатків до них (специфікацій, рахунків, видаткових накладних тощо) щодо надання послуг, придбання товарно-матеріальних цінностей, виконання робіт призначаються начальники структурних підрозділів частини та відповідні начальники служб (в тому числі й позаштатні), у відомі яких є предмет договору. Договори укладаються з урахуванням вимог Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV, Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV, Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI, Закону України «Про здійснення державних закупівель» від 10.04.2014 р. № 1197-VII. До надання командиру частини на затвердження проектів договорів зазначені посадові особи обов’язково повинні погодити їх з начальником фінансово-економічної служби — головним бухгалтером. Реєстрація укладених договорів здійснюється в книзі обліку договорів фінансово-економічної служби частини. Контроль за виконанням умов договору та розрахунків за ними покладається на начальників структурних підрозділів та служб частини, у відомі яких буде предмет договору. Начальник фінансово-економічної служби — головний бухгалтер щодо роботи з договорами несе відповідальність у межах бюджетного законодавства.
2.18. Дозволяється тимчасово до отримання платіжних карток призваних військовослужбовців строкової служби, військовослужбовців, які прибули для проходження військової служби, та знов прийнятих працівників здійснювати отримання коштів через платіжні картки головного бухгалтера або бухгалтера із оприбуткуванням отриманих сум у касовій книзі та виплатою за видатковими касовими ордерами або без оприбуткування по касової книзі з видачею готівки за окремою роздавальною відомістю, яку додають до банківської відомості про перерахунок коштів на платіжні картки.
2.19. Виносити майно за межі частини, у тому числі й те, що потребує ремонту чи належить працівникам (військовослужбовцям), можна тільки з дозволу командира військової частини або його заступника. Заносити особисті речі працівників на територію військової частини дозволяється за наявності заяви працівника (військовослужбовця) з дозвільною візою керівника чи його заступника. Завізована заява передається до фінансово-економічної служби для відображення їх руху на позабалансовому рахунку.
2.20. Відображення здійснених господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку здійснюється відповідно до Робочої схеми кореспонденції субрахунків військової частини (додаток 3).
3. Ведення фінансово-господарської діяльності військової частини здійснювати з дотриманням таких організаційних питань:
3.1. Внутрішній контроль фінансово-господарської діяльності здійснювати відповідно до вимог наказу Міністра оборони України «Про затвердження Положення про фінансове господарство військової частини Збройних Сил України» від 17.11.2010 р. № 590 складом внутрішніх перевірочних комісій, які визначені наказом командира військової частини від 27.12.2014 р. № 157, та надати їм статус робочих інвентаризаційних комісій при проведенні інвентаризаційних заходів.
3.2. Призначити постійно діючу інвентаризаційну комісію частини у складі:
голова комісії — заступник командира частини підполковник м/с Федченко О. П.;
члени комісії: начальник служби — головний бухгалтер частини працівник ЗСУ Шашерін В. О., начальник епідеміологічного відділу підполковник м/с Молодий С. П., начальник адміністративної частини працівник ЗСУ Курченко Л. І., лікар-статистик епідеміологічного відділу працівник ЗСУ Чанцев В. І., лікар із загальної гігієни санітарно-гігієнічного відділу працівник ЗСУ Корольова Т. М.
Роботу комісії здійснювати на підставі плану роботи, затвердженого на 2015 рік. Засідання комісії проводити не менше ніж раз у квартал, підсумки комісії оформлювати протоколами засідань.
На постійно діючу інвентаризаційну комісію покласти обов’язки щодо проведення переоцінок, індексації вартості техніки та майна частини, списання простроченої дебіторської та кредиторської заборгованості.
3.3. Затвердити Робочий план рахунків бухгалтерського обліку військової частини, Графік документообігу військової частини, Робочу схему кореспонденції субрахунків військової частини та інші додатки до цього наказу.
3.4. Надати право підпису документів з повною відповідальністю:
— бухгалтерських та фінансових документів — командиру частини та головному бухгалтеру. У разі їх тимчасової відсутності — заступнику командира частини та бухгалтеру;
— первинних документів з руху товарно-матеріальних цінностей — командиру частини або його заступнику та головному бухгалтеру або бухгалтеру, начальнику господарської частини.
3.5. Реєстрацію усіх прибутково-видаткових документів служб здійснювати в книзі реєстрації облікових документів (форма № 25) фінансово-економічної служби частини окремо за видами документів (накладні, акти, інвентаризаційні описи тощо).
3.6. Надати право підпису звітності:
— фінансової — командиру частини та його заступнику, головному бухгалтеру (у разі відсутності — бухгалтеру);
— статистичної — командиру частини та його заступнику, головному бухгалтеру (у разі відсутності — бухгалтеру), начальнику адміністративної частини;
— податкової — командиру частини та його заступнику, головному бухгалтеру (у разі відсутності — бухгалтеру).
3.7. Призначити відповідальних:
— за облік та видачу довіреностей — бухгалтера Линника О. В.;
— за облік та зберігання бланків суворого обліку — бухгалтера Линника О. В.;
— за облік та видачу грошових атестатів військовослужбовців (у тому числі і строкової служби) — бухгалтера Линника О. В.;
— за облік та видачу військових перевізних документів — начальника відділу підполковника м/с Молодого С. П.;
— за облік та зберігання бланків трудових книжок та вкладишів до них — начальника адміністративної частини Курченка Л. І.
3.8. Матеріально відповідальними особами частини визначити:
— за кошти й інші цінності, бланки суворого обліку — бухгалтера Линника О. В.;
— за поштові марки, конверти з марками, бланки трудових книжок та вкладишів до них — начальника адміністративної частини працівника ЗСУ Курченка Л. І.;
— за інше майно і запаси в підрозділах посадових осіб згідно з наказом командира частини від 27.12.2014 р. № 157.
Заступнику командира частини до 20 січня 2015 року перевірити наявність договорів про повну матеріальну відповідальність з усіма матеріально відповідальними особами частини.
3.9. Постійними авансодержателями призначити:
— начальників відділів та господарської частини;
— начальника адміністративної частини працівника ЗСУ Курченка Л. І.
4. Відповідальними за ведення бухгалтерського обліку в військовій частині визначити:
4.1. Відповідно до п. 3 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХIV покладаю на себе відповідальність за стан бухгалтерського обліку та фінансової звітності в частині.
4.2. Головний бухгалтер частини в межах бюджетного законодавства є відповідальним за:
— забезпечення дотримання установлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання в установлені строки фінансової, бюджетної та іншої звітності;
— відображення на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
— перевірки, візування документів, що є підставою для приймання та видачі товарно-матеріальних цінностей та коштів, а також розрахункових, кредитних та фінансових зобов’язань, господарських договорів.
4.3 Відповідальним за ведення та зберігання, видачу документів з бухгалтерського архіву є бухгалтер Линник О. В., видачу документів у частині здійснювати з дозволу головного бухгалтера, за межі частини — з дозволу командира частини.
4.4. Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій частини є первинні документи, які складені згідно з вимогами Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, та Інструкції з організації та ведення бухгалтерського обліку в Збройних Силах України, затвердженої наказом Міноборони від 19.12.2014 р. № 905, інших нормативних документів. Забороняється головному бухгалтеру приймати для обробки документи, які оформлені з порушенням вимог нормативних документів. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних покласти на посадових осіб частини, які склали та підписали первинні документи. Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці (у межах компетенції) особовим складом фінансово-економічної служби, що веде бухгалтерський облік, за формою та змістом (перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів, відповідність господарської операції діючому законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічна ув’язка окремих показників). У разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства цей документ разом з письмовим обґрунтуванням передається командиру військової частини. До окремого письмового рішення командира військової частини такі документи не приймаються фінансово-економічною службою до виконання. Відповідальність працівників фінансово-економічної служби за здійснення проведених господарських операцій визначається в межах бюджетного законодавства.
4.5. Підзвітними особами частини призначаю заступника командира та начальників структурних підрозділів. Видачу коштів під звіт іншим посадовим особам здійснювати тільки за моїм письмовим дозволом. Посадовим особам частини після повернення з відрядження до авансового звіту обов’язково надавати письмові доповіді щодо виконання завдань відрядження.
4.6. Доповіді про стан фінансово-господарської діяльності частини начальник фінансово-економічної служби — головний бухгалтер надає на мій розгляд щомісячно до 10-го числа наступного місяця, плани робіт фінансово-економічної служби на наступний місяць на затвердження — не пізніше 29-го числа поточного місяця.
4.7. Зобов’язую усіх посадових осіб частини до безумовного виконання вимог головного бухгалтера, які слідують з Положення про фінансовий орган частини, його Посадової інструкції та цього наказу.
5. Наказ застосовувати з 1 січня 2015 року. З наказом ознайомити письмово всіх керівників структурних підрозділів частини, начальників служб (у тому числі позаштатних).
6. Контроль за виконанням вимог цього наказу залишаю за собою.
Додатки:
1. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку військової частини А0000.
2. Графік документообігу військової частини А0000.
3. Робоча схема кореспонденції субрахунків військової частини А0000.
4. Порядок компенсації витрат на проїзд у службових цілях і перелік посад, для яких компенсується вартість проїзду транспортом загального користування у зв’язку з виконанням службових обов’язків.
5. Маршрутний лист на одну поїздку та на декілька поїздок протягом місяця.
6. Відомість обліку строків експлуатації основних засобів.
7. Акт введення в експлуатацію основних засобів.
8. Акт про надходження та використання медичних препаратів (субрахунок 233).
9. Відомість строків корисного використання груп основних засобів військової частини А0000.
Командир військової частини А0000 полковник м/с С. В. Петров
Теперь расскажем о приложениях к приказу об учетной политике, а именно: какие положения они могут содержать и как они могут выглядеть.
| Название приложения | Содержание приложения |
| 1 | 2 |
| Рабочий план счетов бухгалтерского учета | В План счетов включаются только те субсчета, в том числе и введенные приказом счета второго и третьего порядков, которые непосредственно используются бюджетным учреждением. Регистры бухгалтерского учета (книга «Журнал-Главная» и др.) должны соответствовать утвержденному Плану счетов. При необходимости в течение года в него могут вноситься изменения и дополнения (на основании отдельных приказов), которые должны быть отражены и в других связанных с ними регистрах бухучета |
| График документооборота | График документооборота позволяет отслеживать движение первичных и других бухгалтерских документов внутри организации, а также требовать их своевременного представления (в том числе и с привлечением для этого руководителя) должностными лицами учреждения в финансово-экономическую службу (бухгалтерию). Ведение графика предусмотрено п. 5.1 Положения № 88. Наличие графика документооборота необходимо для своевременного отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете*. График должен быть структурирован по видам активов, обязательств и первичным документам по всем направлениям хозяйственной деятельности бюджетного учреждения. Каждому должностному лицу, включенному в график, должна быть доведена под подпись выписка из графика со сроками предоставления непосредственно им учетных документов |
| Рабочая схема корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета | По сути, является настольной книгой бухгалтера для отражения хозяйственных операций в учете и представлена в виде извлечения из Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611. При этом в нее включают только те операции, которые касаются непосредственно данного бюджетного учреждения. Поэтому нецелесообразно в нее включать ту корреспонденцию субсчетов, хозяйственные операции по которой не имеют отношение к бюджетному учреждению (например, в воинской части отсутствуют расчеты со стипендиатами и т. п.) |
| Ведомость сроков полезного использования основных средств | В ведомость включается перечень групп основных средств, включенных в Типовые сроки использования групп основных средств и нематериальных активов (приложения 1 и 2 к Методрекомендациям), а также некоторые виды активов, срок полезного использования которых определяется отдельными распорядительными документами. Для этого в ведомость целесообразно включить дополнительную графу с указанием в ней оснований для включения актива в ведомость (например, напротив соответствующей группы активов записываем «Директива Начальника тыла ВСУ от ___________________ № ___» или « Приказ командира части от ___________________ № ___)» |
| Ведомость учета сроков эксплуатации основных средств | Нормативно-правовыми актами не предусмотрена необходимость ведения такой ведомости. Однако с ее помощью бухгалтеру удобно рассчитать амортизацию (износ) основных средств (например, можно определить, сколько полных календарных месяцев такой объект находился в эксплуатации) |
| Порядок компенсации расходов на проезд в служебных целях | Все эти приложения являются внутренними документами бюджетной организации. Составляются они исходя из специфики деятельности каждой организации и с учетом требований Положения № 88 |
| Перечень должностей, для которых компенсируется стоимость проезда транспортом общего пользования в связи с выполнением служебных обязанностей | |
| Маршрутный лист на одну поездку или на несколько поездок в течение месяца | |
| Акт ввода в эксплуатацию основных средств | |
| Акт о поступлении и использовании медицинских препаратов |
* О том, как составить график документооборота и организовать надлежащий контроль за его соблюдением, читайте в материале специалиста Госфининспекции «График документооборота: его значение, порядок составления и контроль за соблюдением» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 42).
Надеемся, что в этом практическом материале каждый бухгалтер найдет для себя много полезной информации, что поможет быстро справиться с поставленной задачей. Документы, предложенные в данной статье, вы можете дополнять и изменять в зависимости от специфики вашего учреждения. Желаем удачи!
Нормативные документы
КУоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Закон № 996 — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХIV.
НП(С)БУ 125 «Изменения учетных оценок и исправление ошибок» — Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 125 «Изменения учетных оценок и исправление ошибок», утвержденное приказом Минфина от 24.12.2010 г. № 1629.
НП(С)БУ 123 «Запасы» — Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 123 «Запасы», утвержденное приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202.
Методрекомендации — Методические рекомендации относительно учетной политики субъекта государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11.
Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
