Що таке облікова політика
Чи слід говорити про те, що чітка та злагоджена робота бухгалтерської (фінансово-економічної) служби є запорукою успішної діяльності бюджетної установи? При цьому основою роботи бухгалтерської служби є наявність внутрішніх організаційно-розпорядчих документів, які регулюють господарську діяльність установи. Також важливу роль відіграють документи, що визначають діяльність бухгалтерської служби: наказ про облікову політику, положення (або наказ) з організації бухгалтерського обліку, посадові інструкції тощо.
Донедавна бюджетні установи складали такі документи за власним бажанням або за настійною рекомендацією вищої за рівнем організації. Хоча при проведенні ревізій, аудиту контролюючі органи обов’язково вимагали наказ (положення) про облікову політику. А відсутність такого документа тлумачили як порушення Закону № 996, пояснюючи це тим, що установа не сформувала свою облікову політику. Таке порушення загрожує накладенням адміністративного штрафу згідно зі ст. 1642 КУпАП у розмірі від 136 до 255 грн.
Однак починаючи з 2015 року в національних положеннях (стандартах) бухгалтерського обліку (далі — НП(С)БО) передбачені спеціальні вимоги щодо формування облікової політики бюджетних установ.
Поняття облікової політики було законодавчо закріплено та введено до бухгалтерської термінології ще з 1 січня 2000 року завдяки прийняттю Закону № 996.
У цьому Законі облікова політика розуміється як сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються установою для складання та подання фінансової звітності.
Тому, формуючи облікову політику, бюджетна установа повинна обрати такі принципи, методи та процедури обліку, які дозволять достовірно показати результати її діяльності. У результаті головне призначення облікової політики — встановити найбільш прийнятні для конкретної установи методи обліку, завдяки яким установа зможе достовірно відобразити події (операції) у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності.
При формуванні облікової політики бюджетним установам необхідно керуватися НП(С)БО 125 «Зміни облікових оцінок та виправлення помилок», а також Методрекомендаціями.
Як скласти наказ про облікову політику
Усі методи оцінки, процедури та пинципи обліку, які бюджетна установа застосовуватиме для ведення бухгалтерського обліку, складання та подання фінансової звітності, наводять у спеціальному розпорядчому документі — наказі про облікову політику. Про обов’язкову наявність такого наказу зазначено в п. 4 розд. I НП(С)БО 125 «Зміни облікових оцінок та виправлення помилок» і п. 3 розд. I Методрекомендацій.
Напевно, приступаючи до формування облікової політики, у багатьох бухгалтерів виникне запитання: а чи потрібно включати до такого наказу всі засади та методи обліку, описані у НП(С)БО? Ні, переписувати всі правила, закріплені у НП(С)БО, до наказу про облікову політику не потрібно.
УУ цій ситуації установи повинні обрати один з варіантів, що пропонуються нормативно-правовими актами з питань бухгалтерського обліку. Тому ті одноваріантні та обов’язкові до застосування принципи, методи та процедури, які бюджетні установи застосовують для ведення бухобліку та складання звітності, включати до наказу про облікову політику недоцільно. А ось якщо в нормативно-правовому акті передбачено декілька методів обліку та засад оцінки, то тоді установа самостійно обирає той чи інший метод (принцип) і вказує його в наказі про облікову політику.
Так, наприклад, НП(С)БО 123 «Запаси» пропонує бюджетним установам використовувати три методи оцінки вибуття запасів. У цьому випадку установі потрібно визначити, на підставі якого методу проводитиметься оцінка одиниці запасів при вибутті. Той варіант оцінки вибуття запасів, який буде обраний установою, саме й потрібно вказати в наказі про облікову політику.
Що стосується особливостей ведення та організації бухгалтерського обліку, які характерні для бюджетних установ залежно від специфіки діяльності або галузевої приналежності (охорона здоров’я, освіта, наука, культура тощо), то їх доцільно відображати в окремому наказі — наказі про організацію такого обліку в бюджетній організації.
Для того щоб зорієнтуватися в тому, яку інформацію відображати в наказі про облікову політику, а яку — в наказі про організацію бухобліку, наведемо таку таблицю:
| Назва документа | Наказ про облікову політику | Наказ про організацію бухгалтерського обліку |
| 1 | 2 | 3 |
| Яку інформацію може містити наказ | Визначає елементи облікової політики установи, які мають декілька варіантів застосування згідно з НП(С)БО | Відображає відомчі особливості діяльності бюджетної установи, технології обробки облікових даних, правила документообігу, контролю за здійсненими господарськими операціями |
| Запровадження субрахунків (рахунків другого та третього порядків) | Додаткові форми для деталізації надходження та використання за видами активів | |
| Визначення одиниці бухгалтерського обліку запасів (найменування, вид, однорідна група) | Графік документообігу | |
| Метод оцінки запасів при їх вибутті: 1) ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів; 2) середньозваженої собівартості; 3) собівартості перших за часом надходжень запасів (метод ФІФО). При використанні методу середньозваженої собівартості вказують період встановлення (місяць, квартал) | Додаткові документи (відомості), типові форми яких не передбачені нормативно-правовими актами (наприклад, подорожні листи, посвідчення на відрядження, маршрутні листи, відомості для обліку періодів перебування основних засобів на складі, в ремонті тощо) | |
| Оформлення руху запасів і порядок аналітичного обліку. Вказують, які форми аналітичного обліку використовує організація, у тому числі й самостійно розроблені | Відповідальність посадових осіб за організацію та ведення бухгалтерського обліку. Зверніть увагу: при визначенні відповідальності головного бухгалтера потрібно вказати, що він несе відповідальність виключно в межах бюджетного законодавства. Таке формулювання дозволить зняти багато запитань, що виникають у контролюючих органів при виявленні порушень, пов’язаних з різноманітними аспектами діяльності бюджетної установи | |
| Яку інформацію може містити наказ | Порядок обліку транспортно-заготівельних витрат: 1) узагальнення на окремому субрахунку; 2) облік на аналітичному субрахунку за окремими групами запасів (у разі доставки декількох найменувань, груп, видів запасів) | Склад інвентаризаційної комісії і робочих інвентаризаційних комісій організації (можливий варіант окремого наказу) |
| Порядок розподілу транспортно-заготівельних витрат за запасами | Перелік посадових осіб бюджетної організації, які мають право підпису бухгалтерських документів, фінансової та податкової звітності | |
| Типові строки використання груп основних засобів і нематеріальних активів. Такі строки наводять у разі, коли вони відрізняються від встановлених Методрекомендаціями (додатки 1 і 2) з обґрунтуванням установлення таких строків (наприклад, посилання на відомчі нормативні документи) | Встановлення осіб, відповідальних за роботу з бланками суворого обліку, постійних авансодержателів, відповідальних за ведення бухгалтерського архіву тощо | |
| Визначення порядку проведення переоцінки основних засобів та інших активів і встановлення ознак істотності, при перевищенні яких вона може проводитися | ||
| Які додатки може містити | Робочий план рахунків; Відомість типових строків використання груп основних засобів і нематеріальних активів бюджетної організації | Робоча схема Типової кореспонденції субрахунків бюджетної організації (цей документ вимагають окремі відомчі органи управління); форми самостійно розроблених облікових документів та інші матеріали для ведення бухобліку, які не передбачені нормативно-правовими актами; Положення про порядок проведення інвентаризації (може бути запроваджено окремим наказом) тощо |
| Який строк дії наказу та як вносити зміни | Установлюється на тривалий строк. Зміни вносяться, як правило, з початку року у таких випадках (розд. III НП(С)БО 125 «Зміни облікових оцінок та виправлення помилок»): Важливо! Зміни наказу можливі лише в разі змін НП(С)БО на вимогу органу, який затверджує стандарт, тобто Мінфіну, або якщо зміни забезпечують достовірне відображення подій чи господарських операцій у фінансовій звітності бюджетної організації | Наказ можна видавати щороку, а також протягом року шляхом внесення до нього змін і доповнень, нової редакції окремих пунктів і додатків виходячи з особливостей діяльності бюджетної установи. При цьому слід мати на увазі, що такі зміни не повинні зачіпати елементи облікової політики, які визначені відповідним наказом |
| З ким потрібно погоджувати наказ | Бюджетна установа розробляє наказ про облікову політику самостійно, його проект погоджує з вищою за рівнем організацією та після цього вводить в дію (затверджує керівник). Аналогічний алгоритм використовується і в разі внесення змін до наказу. Наказ про облікову політику з урахуванням внесених до нього змін у вигляді додатка подають разом з річною фінансовою звітністю (головному розпоряднику бюджетних коштів за напрямком діяльності та фінансування бюджетної організації, а також органу казначейства при поданні звітності за 2015 бюджетний рік) | Наказ затверджує керівник бюджетної установи, він є внутрішнім документом. Вищому за рівнем органу наказ може бути наданий лише на його вимогу. Наказ не потребує погодження з цим органом |
Підготовкою проекту наказу про облікову політику займається начальник фінансово-економічної служби (головний бухгалтер) бюджетної установи та подає його на затвердження керівнику. Майте на увазі, що саме він визначає облікову політику бюджетної установи, приймає рішення про зміну облікової політики бюджетної установи з урахуванням особливостей діяльності установи та технології обробки даних, правил документообігу, додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку. Про це зазначено в п.п. 7 п. 13 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної організації, затвердженого постановою КМУ від 26.01.2011 р. № 59.
Напевно у багатьох бухгалтерів виникло запитання: у які строки потрібно сформувати облікову політику бюджетної установи та затвердити наказ про облікову політику на 2015 рік?
Звичайно, в ідеалі наказ про облікову політику необхідно видати до початку звітного року (аналогічно й зміни до нього повинні вноситися на цю саму дату). Однак у зв’язку з тим, що нормативно-правові акти з питань застосування НП(С)БО
(маються на увазі Методрекомендації) були затверджені вже після початку року, то, на нашу думку, такий наказ повинен бути розроблений і погоджений з головним розпорядником коштів до кінця першого кварталу 2015 року. Принаймні, маючи такий документ на руках на дату складання Балансу за I квартал 2015 року, бухгалтер може ним керуватися в повному обсязі.
Не виключено, що протягом 2015 року може виникнути необхідність внести зміни до наказу про облікову політику. Вкажемо на основні моменти, на які потрібно звернути увагу:
— до основної частини наказу про облікову політику вносити зміни протягом року необхідності немає (якщо не буде конкретних вказівок із цього приводу Мінфіну або головного розпорядника бюджетних коштів);
— до другої частини наказу вносити зміни можна за необхідності відображення нових операцій і зміни раніше затверджених вимог, які стосуються правил організації бухгалтерського обліку.
Такі зміни слід оформляти окремими наказами, вказуючи в них лише необхідні доповнення (зміни) до раніше прийнятих пунктів або наводячи їх в новій редакції. Усі зміни, які вносять до наказу, також мають бути погоджені з головним розпорядником бюджетних коштів.
Важливо! Копія наказу про облікову політику (у тому числі доповнення та зміни до нього) має зберігатися у фінансово-економічній службі (бухгалтерії) бюджетної установи. Посадових осіб організації знайомлять з наказом під підпис.
Зауважимо, що 2015 рік є для бюджетних установ своєрідним перехідним періодом, адже решта НП(С)БО набудуть чинності з 2016 року. А це означає, що установам доведеться знову переглянути свою облікову політику під нові стандарти, тобто видати новий наказ про облікову політику.
Ну а тепер саме час перейти від теорії до практики.
Далі пропонуємо вам ознайомитися з варіантом наказу про облікову політику на прикладі військової частини, складеного з урахуванням наведених вище вимог і погодженого з головним розпорядником бюджетних коштів. Зверніть увагу: у цьому наказі запропоновано об’єднаний варіант наказів про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку на 2015 рік.
Наказ
м. Одеса
30.12.2014 р. № 350
Про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку на 2015 рік
Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХIV, Типового положення з бухгалтерської служби бюджетної установи, затвердженого постановою КМУ від 26.01.2011 р. № 59, наказів Міноборони «Про затвердження Інструкції з організації та ведення бухгалтерського обліку в Збройних Силах України» від 19.12.2014 р. № 905, «Про затвердження Положення про фінансове господарство військової частини Збройних Сил України» від 17.11.2010 р. № 590, положень Національних (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі (далі — НП(С)БО), Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, який введено в дію наказом Міністра фінансів України від 26.06.2013 р. № 611, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити такі положення облікової політики:
1.1. Форма бухгалтерського обліку — меморіально-ордерна з використанням програмного комплексу (окремих програм) для обліку записів господарських операцій в облікових регістрах із забезпеченням їх збереження на електронних носіях інформації та в паперовому вигляді.
1.2. Підстава для відображення операції в бухгалтерському обліку — первинний документ, який фіксує факт здійснення операції та складається під час її здійснення. Оформлення та подання первинних документів відбувається відповідно до вимог Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, у строки, які визначені Графіком документообігу військової частини (додаток 2). Строки опрацювання, контролю та здачі документів, які визначені у Графіку документообігу, є обов’язковими для усіх посадових осіб частини.
1.3. У Робочому плані рахунків бухгалтерського обліку військової частини (додаток 1) для деталізації обліку грошових коштів, матеріальних цінностей, грошових документів, розрахунків використовувати субрахунки другого рівня залежно від джерел надходжень, умов використання, а саме*:
для надходжень та розрахунків:
— за загальним фондом, доповнивши цифрою 1;
— за спеціальним фондом, доповнивши цифрою 2;
— в межах головного розпорядника коштів, доповнивши цифрою 3.
* Розподіл за джерелами надходжень активів надає можливість для об’єктивного визначення показників у річному звіті за формою № 5 «Звіт про рух необоротних активів» та формою № 6 «Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування» щодо руху необоротних активів та запасів. Можливі й інші варіанти додаткового визначення субрахунків третього порядку (наприклад, за наявності на фінансовому забезпеченні інших установ, які не мають самостійного фінансового господарства для окремого визначення показників за кожною з них, тощо).
1.4. До складу основних засобів відносити матеріальні активи, термін експлуатації яких перевищує один рік та первісна вартість за одиницю (комплект) складає 2500,00 грн. включно без урахування податку на додану вартість. Матеріальні активі, які були віднесені до складу основних засобів до дати набрання чинності НП(С)БО 121 «Основні засоби», обліковувати як основні засоби до їх вибуття (списання) з обліку військової частини.
1.5. Проводити нарахування амортизації (зносу) на основні засоби за прямолінійним методом на систематичній основі шляхом її нарахування на дату балансу (щоквартально) діленням річної суми амортизації на 4. Для визначення строків корисного використання груп основних засобів приймати Типові строки корисного використання груп основних засобів, які визначені в НП(С)БО та в додатку 1 до Методичних рекомендацій щодо облікової політики суб’єкта державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11, з урахуванням строків корисного використання окремих видів активів, який визначається забезпечувальними службами, у віданні яких знаходяться ці активи, а також активів, термін корисного використання яких визначається наказами командира частини при прийомі цих активів на облік. У цих випадках у Відомості строків корисного використання груп основних засобів визначати підставі для їх встановлення (додаток 9).
Збільшення строку корисного використання військової техніки та майна здійснювати на підставі (або за погодженням) із забезпечувальною службою, у віданні якої знаходяться ці об’єкті. Термін корисного використання матеріальних активів, які не визначені в Типових строках корисного використання груп основних засобів та не встановлені забезпечувальною службою, визначається комісією частини при їх прийманні та затверджується наказом командира частини*.
* У разі наявності основних засобів, які не входять до переліку Типових строків корисного використання груп основних засобів та строк корисного використання яких визначений відомчими наказами та нормативами, доцільно додати до наказу. Для цього складають окремий додаток до Типових строків корисного використання груп основних засобів з урахуванням цих засобів та визначають підстави для визначення цього строку.
1.6. Проведення переоцінки основних засобів здійснювати в разі, коли розмір відхилення залишкової вартості основних засобів від їх справедливої вартості перевищує поріг суттєвості в розмірі 10 %**. Підставою для проведення переоцінки є розпорядження забезпечувального органу, у віданні якого знаходиться об’єкт основних засобів або головного розпорядника коштів, з визначенням порядку та строків її здійснення. Проведення переоцінки проводити за наказом командира військової частини складом робочих інвентаризаційних комісій по видах основних засобів, визначених наказом від 29.12.2014 р. № 156 на дату Балансу.
** Проведення переоцінки установою ускладнено необхідністю визначення справедливої вартості активів, що потребує додаткових фінансових затрат для оплати проведення такої оцінки суб’єктами оціночної діяльності та надання ними довідок оцінки. Ці витрати бюджетними установами на 2015 рік не заплановані та в умовах обмеженого фінансування можуть бути і не профінансовані. У зв’язку з цим для проведення переоцінки доцільно у 2015 році керуватись розпорядженнями забезпечувальних органів за видами майна або головного розпорядника коштів бюджетної установи.
Встановити, що ліквідаційна вартість активів основних засобів не може бути менше, ніж вартість металобрухту, дорогоцінних металів, що містяться в активі, а також інших товарно-матеріальних цінностей (в тому числі вузлів, деталей та агрегатів, інших ТМЦ), які можуть бути отримані частиною після ліквідації активу.
1.7. В якості визначення одиниці обліку запасів використати їх найменування.
1.8. Оцінку запасів при їх вибутті (внаслідок їх використання, передачі або іншого вибуття) проводити за методом ФІФО з припущенням, що запаси використовуються у тій послідовності, у якій вони надходили до частини (відображені у бухгалтерському обліку)***.
*** Метод ФІФО, на нашу думку, є найбільш доцільним для ведення обліку в бюджетній організації з незначним обсягом руху запасів та не вимагатиме додаткових розрахунків середньозваженої вартості запасів наприкінці облікових періодів.
1.9. Аналітичний облік запасів у фінансово-економічній службі та структурних підрозділах, відповідних службах частини здійснювати з використанням форм, затверджених наказом Держказначейства «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 р. № 130.
1.10. Списання використаних медичних препаратів, реактивів та малоцінного медичного інвентарю, які обліковуються на субрахунку 233 «Медичні препарати та перев’язувальні матеріалі», здійснюється за формою Акта про надходження та використання медичних препаратів (додаток 8).
1.11. Списання пального здійснювати на підставі подорожніх листів за фактичною витратою, але не більше встановлених норм витрат, які передбачені для автомобільної та спеціальної техніки, що знаходиться в частині. Списання використаного пального при проведенні робіт на спеціальній техніці (комплекти ДДА-3.ЛМП тощо) проводити на підставі робочих листів спеціальної техніки, до яких надавати копії наказів (розпоряджень) командира частини щодо проведення робіт.
1.12. Ведення обліку вугілля, дров, які отримуються для використання в котельні частини від КЕВ м. Одеса, здійснювати господарською частиною в кількісному відображенні. Відповідно до листа Головного квартирно-експлуатаційного управління Міноборони від 17.04.2008 р. № 303/19/337 таке паливо не відноситься до запасів частини та в бухгалтерському обліку не відображається. Списання цього палива здійснювати господарською частиною на підставі щомісячних звітів про використання після їх погодження із КЕВ м. Одеса.
1.13. Суму транспортно-заготівельних витрат узагальнювати на окремих субрахунках 141 — 143. Сума цих витрат щомісячно розподіляється між сумою залишку запасів на кінець звітного місяця та сумою запасів,що вибули (використаних, безоплатно переданих тощо) за звітній місяць.
2. Бухгалтерський облік військової частини вести з дотриманням таких положень:
2.1. Ведення бухгалтерського обліку здійснювати фінансово-економічною службою частини під головуванням начальника служби — головного бухгалтера. Порядок роботи служби та його начальника визначається Положенням про бухгалтерську службу частини та Посадовою інструкцією, які затверджуються командиром військової частини. До складу фінансово-економічної служби включається відповідно до штатного розпису частини бухгалтер, який виконує обов’язки згідно із затвердженою командиром військової частини Посадовою інструкцією. На період відсутності начальника служби — головного бухгалтера посадові обов’язки останнього виконує бухгалтер служби.
2.2. Оформлення та ведення касових операцій здійснювати відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2014 р. № 637.
Одержана готівка витрачається суворо за цільовим призначенням. Використання коштів, які надходять до каси за надані послуги або з інших джерел готівкою, без попереднього зарахування на рахунки частини заборонено.
2.3. Установити ліміт залишку готівки в касі в розмірі 200 грн.
2.4. Облік грошових документів у національній валюті (коштів, що містяться в оплачених талонах на пальне, путівках до санаторіїв, бланках суворої звітності тощо) здійснювати з використанням типових форм первинного обліку бланків суворої звітності, затверджених наказом Мінстату від 11.03.96 р. № 67. Грошові документи зберігати у сейфі (грошовому ящику) фінансово-економічної служби частини.
2.5. Інвентаризацію коштів, техніки та військового майна, розрахунків та інших статей балансу частини здійснювати з дотриманням вимог Положення про інвентаризацію військового майна в Збройних Силах України, затвердженого постановою КМУ від 03.05.2000 р. № 748, та Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.
2.6. Документальне оформлення прийняття, переміщення, вибуття необоротних активів здійснювати за типовими формами, які визначені наказами Держкомстату та Головного управління Держказначейства від 02.12.97 р. № 125/70. Кожному необоротному активу (крім білизни, постільних речей, одягу та взуття, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних активів) при прийнятті їх на бухгалтерський облік надавати інвентарний номер, який має вісім знаків, з яких перші три визначають номер субрахунку обліку, четвертий — підгрупу та останні чотири знаки — порядковий номер предмета в підгрупі. Для субрахунків, які не поділені на підгрупи, четвертий знак позначається нулем. Інвентарний номер зазначається на жетоні, якій кріпиться до об’єкта, фарбою або іншим способом. Коли інвентарній об’єкт у своєму складі має декілька елементів, то на кожному з них вказується інвентарній номер основного об’єкта. Іншим необоротним активам (білизна, постільні речі, одяг та взуття, бібліотечні фонди, малоцінні необоротні активи) надається один номенклатурний номер, який складається із семи знаків, з яких перші три цифри визначають субрахунок обліку, четверта — номер в підгрупі (за відсутності підгрупи ставиться нуль), останні три цифри — порядковий номер предмета в підгрупі. Предметам одного найменування, якості матеріалу, вартості надається один номенклатурний номер. Предмети маркуються спеціальнім штампом незмивною фарбою. У штампі вказується назва військової частини та номенклатурний номер (при отриманні на склад) та при видачі до експлуатації — рік та місяць видачі. Передачу предметів в експлуатацію без маркування заборонено. Відповідальність за нанесення інвентарних та номенклатурних номерів покласти на начальника господарської частини.
2.7. Використання надлишкового військового майна спеціального призначення без дозволу забезпечувального органу на поточні потреби частини заборонено.
2.8. Облік топографічних карт та каталогів координат здійснювати на субрахунку 239 «Інші запаси».
2.9. Посадові особи частини, у віданні яких знаходиться зберігання, експлуатація основних засобів, необоротних активів спеціального призначення, забезпечують протягом року облік періодів знаходження зразків у сховищах (складах), в ремонті та інших випадках вилучення цих засобів з експлуатації та не пізніше 20-го числа останнього місяця кварталу подають до фінансово-економічної служби частини Відомість обліку строків експлуатації необоротних активів (додаток 6) із зазначенням у ній періодів, в які ці активи не експлуатувались для розрахунку амортизації (зносу) на дату Балансу. Введення необоротних активів в експлуатацію оформлюється Актом введення в експлуатацію необоротних активів (додаток 7).
2.10. Фінансово-економічна служба частини разом з відповідальними за облік, експлуатацію спеціального військового майна та озброєння в разі відчуження, передачі за межі головного розпорядника коштів проводять визначення залишкової вартості згідно з вимогами Методики визначення залишкової вартості майна в Збройних Силах України, затвердженої постановою КМУ від 29.05.98 р. № 759.
2.11. Переоцінка вартості основних засобів, які мають 100 % знос, здійснюється на підставі розпоряджень та цінників центральних забезпечувальних органів Міноборони. При цьому сума переоцінки додається до його первісної (переоціненої) вартості об’єкта без зміни суми його зносу.
2.12. Визначення вартості послуг по дезінфекції, дератизації та дезінсекції згідно з укладеними договорами здійснюється на підставі вимог Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обмеження державного регулювання господарської діяльності» від 16.10.2010 р. № 2608-VI з урахування податку на додану вартість для організацій та установ, які не відносяться до військової сфери.
2.13. Виплата заробітної плати працівникам частини за першу половину місяця в розмірі не менш 50 % посадового окладу (тарифної ставки) за фактично відпрацьований час проводиться в період з 14-го по 17-те число, за другу половину місяця — до першого числа наступного місяця. Термін здачі табеля обліку робочого часу за першу половину місяця — до 10-го числа та повний табель за місяць — до 25-го числа поточного місяця.
Заробітна плата працівникам частини за час відрядження виплачується з дотриманням вимог ст. 121 КЗпП України в розмірі не менше середнього заробітку. Якщо заробітна плата в місяці відрядження в розрахунку на день буде більше, ніж середня заробітна плата, то дні відрядження оплачуються як звичайні робочі дні.
2.14. Службові поїздки для виконання службових доручень особового складу частини до санітарно-епідеміологічного відділу, розташованого у м. Миколаїв, та особового складу цього структурного підрозділу до пункту постійної дислокації частини у м. Одеса на підставі вимог листа Мінфіну від 22.03.2013 р. № 31-07230-16-27/9358 оформлюються як службові відрядження. Підставою для визначення сум добових є накази командира частини про вибуття особового складу з міста проходження служби, прибуття до міста відрядження та накази про повернення до міст проходження служби (роботи). Начальник адміністративної частини надає витяги з наказів до фінансово-економічної служби частини. Термін повернення визначається за датами, які зазначені на проїзних документах особи, що була направлена для виконання службового доручення. Витяги з наказів додаються до авансових звітів відряджених осіб.
2.15. Дозволяється в разі службової необхідності, в тому числі і термінового направлення у відрядження, направляти як виняток у службові відрядження особовий склад без виплати авансу. В наказі про направлення у відрядження визначати терміни погашення проведених видатків особовому складу після повернення.
2.16. Порядок компенсації витрат на проїзд у службових справах і перелік посад, яким компенсується вартість проїзду міським транспортом загального користування у зв’язку з виконанням службових обов’язків, наведено в додатку 4 до цього наказу. Конкретний список працівників та військовослужбовців, яким відшкодуються витрати на проїзд, визначається у наказі (розпорядженні) командира військової частини. Витрати компенсуються на підставі маршрутного листа (додаток 5) та авансового звіту, затвердженого командиром частини. Маршрутний лист повинен мати відмітки організацій, установ, військових частин, які підтверджують факт знаходження посадових осіб частини в них.
2.17. Відповідальними за підготовку, укладення та оформлення проектів договорів, додатків до них (специфікацій, рахунків, видаткових накладних тощо) щодо надання послуг, придбання товарно-матеріальних цінностей, виконання робіт призначаються начальники структурних підрозділів частини та відповідні начальники служб (в тому числі й позаштатні), у віданні яких є предмет договору. Договори укладаються з урахуванням вимог Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV, Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV, Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI, Закону України «Про здійснення державних закупівель» від 10.04.2014 р. № 1197-VII. До надання командиру частини на затвердження проектів договорів зазначені посадові особи обов’язково повинні погодити їх з начальником фінансово-економічної служби — головним бухгалтером. Реєстрація укладених договорів здійснюється в книзі обліку договорів фінансово-економічної служби частини. Контроль за виконанням умов договору та розрахунків за ними покладається на начальників структурних підрозділів та служб частини, у віданні яких буде предмет договору. Начальник фінансово-економічної служби — головний бухгалтер щодо роботи з договорами несе відповідальність в межах бюджетного законодавства.
2.18. Дозволяється тимчасово до отримання платіжних карток призваних військовослужбовців строкової служби, військовослужбовців, які прибули для проходження військової служби, та знов прийнятих працівників здійснювати отримання коштів через платіжні картки головного бухгалтера або бухгалтера із оприбуткуванням отриманих сум в касовій книзі та виплатою за видатковими касовими ордерами або без оприбуткування по касової книзі з видачею готівки за окремою роздавальною відомістю, яку додають до банківської відомості про перерахунок коштів на платіжні картки.
2.19. Виносити майно за межі частини, у тому числі й те, що потребує ремонту чи належить працівникам (військовослужбовцям), можна тільки з дозволу командира військової частини або його заступника. Заносити особисті речі працівників на територію військової частини дозволяється за наявністю заяви працівника (військовослужбовця) з дозвільною візою керівника чи його заступника. Завізована заява передається до фінансово-економічної служби для відображення їхнього руху на позабалансовому рахунку.
2.20. Відображення здійснених господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку здійснюється відповідно до Робочої схеми кореспонденції субрахунків військової частини (додаток 3).
3. Ведення фінансово-господарської діяльності військової частини здійснювати з дотриманням таких організаційних питань:
3.1. Внутрішній контроль за фінансово-господарською діяльністю здійснювати відповідно до вимог наказу Міністра оборони України «Про затвердження Положення про фінансове господарство військової частини Збройних Сил України» від 17.11.2010 р. № 590 складом внутрішніх перевірочних комісій, які визначені наказом командира військової частини від 27.12.2014 р. № 157, та надати їм статус робочих інвентаризаційних комісій при проведенні інвентаризаційних заходів.
3.2. Призначити постійно діючу інвентаризаційну комісію частини в складі:
Голова комісії — заступник командира частини підполковник м/с Федченко О. П.
Члени комісії: начальник служби — головний бухгалтер частини працівник ЗСУ Шашерін В. О., начальник епідеміологічного відділу підполковник м/с Молодий С. П., начальник адміністративної частини працівник ЗСУ Курченко Л. І., лікар-статистик епідеміологічного відділу працівник ЗСУ Чанцев В. І., лікар із загальної гігієні санітарно-гігієнічного відділу працівник ЗСУ Корольова Т. М.
Роботу комісії здійснювати на підставі плану роботи, затвердженого на 2015 рік. Засідання комісії проводити не менш ніж раз у квартал, підсумки комісії оформлювати протоколами засідань.
На постійно діючу інвентаризаційну комісію покласти обов’язки щодо проведення переоцінок, індексації вартості техніки та майна частини, списання простроченої дебіторської та кредиторської заборгованості.
3.3. Затвердити Робочий план рахунків бухгалтерського обліку військової частини, Графік документообігу військової частини, Робочу схему кореспонденції субрахунків військової частини та інші додатки, що додаються до цього наказу.
3.4. Надати право підпису документів з повною відповідальністю:
— бухгалтерських та фінансових документів — командиру частини та головному бухгалтеру. В разі їх тимчасової відсутності — заступнику командира частини та бухгалтеру;
— первинних документів з руху товарно-матеріальних цінностей — командиру частини або його заступнику та головному бухгалтеру або бухгалтеру, начальнику господарської частини.
3.5. Реєстрацію усіх прибутково-видаткових документів служб здійснювати в книзі реєстрації облікових документів (форма № 25) фінансово-економічної служби частини окремо за видами документів (накладні, акти, інвентаризаційні описи тощо).
3.6. Надати право підпису звітності:
— фінансової — командиру частини та його заступнику, головному бухгалтеру (у разі відсутності — бухгалтеру);
— статистичної — командиру частини та його заступнику, головному бухгалтеру (у разі відсутності — бухгалтеру), начальнику адміністративної частини;
— податкової — командиру частини та його заступнику, головному бухгалтеру (у разі відсутності — бухгалтеру).
3.7. Призначити відповідальних:
— за облік та видачу довіреностей — бухгалтера Линника О. В.;
— за облік та зберігання бланків суворого обліку — бухгалтера Линника О. В.;
— за облік та видачу грошових атестатів військовослужбовців (в тому числі і строкової служби) — бухгалтера Линника О. В.;
— за облік та видачу військових перевізних документів — начальника відділу підполковника м/с Молодого С. П.;
— за облік та зберігання бланків трудових книжок та вкладишів до них — начальника адміністративної частини Курченка Л. І.
3.8. Матеріально відповідальними особами частини визначити:
— за кошти і інші цінності, бланки суворого обліку — бухгалтера Линника О. В.;
— за поштові марки, конверти з марками, бланки трудових книжок та вкладишів до них — начальника адміністративної частини працівника ЗСУ Курченка Л. І.;
— за інше майно і запаси в підрозділах посадових осіб — згідно з наказом командира частини від 27.12.2014 р. № 157.
Заступнику командира частини до 20 січня 2015 року перевірити наявність договорів про повну матеріальну відповідальність з усіма матеріально відповідальними особами частини.
3.9. Постійними авансодержателями призначити:
— начальників відділів та господарської частини;
— начальника адміністративної частини працівника ЗСУ Курченка Л. І.
4. Відповідальними за ведення бухгалтерського обліку в військовій частині визначити:
4.1. Відповідно до п. 3 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХIV покладаю на себе відповідальність за стан бухгалтерського обліку та фінансової звітності в частині.
4.2. Головний бухгалтер частини в межах бюджетного законодавства є відповідальним за:
— забезпечення дотримання установлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання в установлені строки фінансової, бюджетної та іншої звітності;
— відображення на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
— перевірки, візування документів, що є підставою для приймання та видачі товарно-матеріальних цінностей та коштів, а також розрахункових, кредитних та фінансових зобов’язань, господарських договорів.
4.3. Відповідальним за ведення та зберігання, видачу документів з бухгалтерського архіву є бухгалтер Линник О. В., видачу документів в частині здійснювати з дозволу головного бухгалтера, за межі частини — з дозволу командира частини.
4.4. Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій частини є первинні документи, які складені згідно з вимогами Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, та Інструкції з організації та ведення бухгалтерського обліку в Збройних Силах України, затвердженої наказом Міноборони від 19.12.2014 р. № 905, інших нормативних документів. Забороняється головному бухгалтеру приймати для обробки документи, які оформлені з порушенням вимог нормативних документів. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних покласти на посадових осіб частини, які склали та підписали первинні документи. Первинні документі підлягають обов’язковій перевірці (в межах компетенції) особовим складом фінансово-економічної служби, які ведуть бухгалтерський облік, за формою та змістом (перевіряється наявність в документі обов’язкових реквізитів, відповідність господарської операції діючому законодавству в сфері бухгалтерського обліку, логічна ув’язка окремих показників). В разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства цей документ разом з письмовим обґрунтуванням передається командиру військової частини. До окремого письмового рішення командира військової частини такі документи не приймаються фінансово-економічною службою до виконання. Відповідальність працівників фінансово-економічної служби за здійснення проведених господарських операцій визначається в межах бюджетного законодавства.
4.5. Підзвітними особами частини призначаю заступника командира та начальників структурних підрозділів. Видачу коштів під звіт іншим посадовим особам здійснювати тільки за моїм письмовим дозволом. Посадовим особам частини після повернення з відрядження до авансового звіту обов’язково надавати письмові доповіді щодо виконання завдань відрядження.
4.6. Доповіді про стан фінансово-господарської діяльності частини начальник фінансово-економічної служби — головний бухгалтер надає на мій розгляд щомісячно до 10-го числа наступного місяця, плани робіт фінансово-економічної служби на наступний місяць на затвердження — не пізніше 29-го числа поточного місяця.
4.7. Зобов’язую усіх посадових осіб частини до безумовного виконання вимог головного бухгалтера, які випливають з Положення про фінансовий орган частини, його Посадової інструкції та цього наказу.
5. Наказ застосувати з 1 січня 2015 року. З наказом ознайомити письмово всіх керівників структурних підрозділів частини, начальників служб (в тому числі позаштатних).
6. Контроль за виконанням вимог цього наказу залишаю за собою.
Додатки:
1. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку військової частини А0000.
2. Графік документообігу військової частини А0000.
3. Робоча схема кореспонденції субрахунків військової частини А0000.
4. Порядок компенсації витрат на проїзд у службових цілях і перелік посад, для яких компенсується вартість проїзду транспортом загального користування у зв’язку з виконанням службових обов’язків.
5. Маршрутний лист на одну поїздку та на декілька поїздок протягом місяця.
6. Відомість обліку строків експлуатації основних засобів.
7. Акт введення в експлуатацію основних засобів.
8. Акт про надходження та використання медичних препаратів (субрахунок 233).
9. Відомість строків корисного використання груп основних засобів військової частини А0000.
Командир військової частини А0000 полковник м/с С. В. Петров
Тепер розповімо про додатки до наказу про облікову політику, а саме: які положення вони можуть містити та як вони можуть виглядати.
| Назва додатка | Зміст додатка |
| 1 | 2 |
| Робочий план рахунків бухгалтерського обліку | До Плану рахунків включаються лише ті субрахунки, у тому числі й введені наказом рахунки другого і третього порядків, які безпосередньо використовуються бюджетною установою. Регістри бухгалтерського обліку (книга «Журнал-Головна» та інші) повинні відповідати затвердженому Плану рахунків. За необхідності протягом року до нього можуть вноситися зміни та доповнення (на підставі окремих наказів), які мають бути відображені і в інших, пов’язаних з ними регістрах бухобліку |
| Графік документообігу | Графік документообігу дозволяє відстежувати рух первинних та інших бухгалтерських документів усередині організації, а також вимагати їх своєчасне подання (у тому числі й із залученням до цього керівника) посадовими особами установи до фінансово-економічної служби (бухгалтерії). Ведення графіка передбачене п. 5.1 Положення № 88. Наявність графіка документообігу необхідна для своєчасного відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку*. Графік має бути структурованим за видами активів, зобов’язань і первинними документами за всіма напрямками господарської діяльності бюджетної установи. Для кожної посадової особи, уключеної до графіка, повинна бути доведена під підпис виписка з графіка зі строками надання безпосередньо нею облікових документів |
| Робоча схема кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку | По суті, є настільною книгою бухгалтера для відображення господарських операцій в обліку та представлена у вигляді витягу з Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом і зобов’язаннями бюджетних установ, затвердженої наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611. При цьому до неї включають лише ті операції, які стосуються безпосередньо цієї бюджетної установи. Тому недоцільно до неї включати ту кореспонденцію субрахунків, господарські операції за якою не стосуються бюджетної установи (наприклад, у військовій частині відсутні розрахунки із стипендіатами тощо) |
| Відомість строків корисного використання основних засобів | До Відомості включається перелік груп основних засобів, які мстяться в Типових строках використання груп основних засобів і нематеріальних активів (додатки 1 і 2 до Методрекомендацій), а також окремі види активів, строк корисного використання яких визначається окремими розпорядчими документами. Для цього Відомість доцільно доповнити додатковою графою із зазначенням у ній підстав для включення активу до Відомості (наприклад, напроти відповідної групи активів записуємо «Директива Начальника тилу ВСУ від____ № __» або «Наказ командира частини від ____ №)» |
| Відомість обліку строків експлуатації основних засобів | Нормативно-правовими актами не передбачена необхідність ведення такої Відомості. Проте за допомогою такого регістру бухгалтеру зручно розрахувати амортизацію (знос) основних засобів (наприклад, можна визначити, скільки повних календарних місяців такий об’єкт перебував у експлуатації) |
| Порядок компенсації витрат на проїзд у службових цілях | Усі ці додатки є внутрішніми документами бюджетної організації. Складаються вони виходячи зі специфіки діяльності кожної організації та з урахуванням вимог Положення № 88 |
| Перелік посад, для яких компенсується вартість проїзду транспортом загального користування у зв’язку з виконанням службових обов’язків | |
| Маршрутний лист на одну поїздку або на декілька поїздок протягом місяця | |
| Акт введення в експлуатацію основних засобів | |
| Акт про надходження та використання медичних препаратів |
* Про те, як скласти графік документообігу та організувати належний контроль за його дотриманням, читайте в матеріалі фахівця Держфінінспекції «Графік документообігу: його значення, порядок складання та контроль за дотриманням» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 42).
Сподіваємося, що в цьому практичному матеріалі кожен бухгалтер знайде для себе багато корисної інформації та швидко впорається з поставленим завданням. Документи, запропоновані в цій статті, ви можете доповнювати та змінювати залежно від специфіки вашої установи. Бажаємо успіху!
Нормативні документи
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Закон № 996 — Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХIV.
НП(С)БО 125 «Зміни облікових оцінок та виправлення помилок» — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 125 «Зміни облікових оцінок та виправлення помилок», затверджене наказом Мінфіну від 24.12.2010 р. № 1629.
НП(С)БО 123 «Запаси» — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202.
Методрекомендації — Методичні рекомендації щодо облікової політики суб’єкта державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11.
Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.
