Для начала стоит сказать, что вообще представляет из себя РРО. Это устройство или программно-технический комплекс, в котором реализованы фискальные функции и который предназначен для регистрации расчетных операций при продаже товаров (предоставлении услуг), операций по купле-продаже иностранной валюты и/или регистрации количества проданных товаров (предоставленных услуг) ( ст. 2 Закона об РРО). К РРО относят:
— электронный контрольно-кассовый аппарат;
— электронный контрольно-кассовый регистратор;
— компьютерно-кассовую систему;
— электронный таксометр;
— автомат по продаже товаров (услуг) и т. п.
Как же выбрать РРО нужной модели?
Итак, для того чтобы начать пользоваться РРО, прежде всего его необходимо приобрести. На сегодняшний день существует множество моделей РРО, отличающихся как по техническим характеристикам, так и по выполняемым функциям. Поэтому, выбирая РРО, бюджетное учреждение должно четко понимать, какой РРО ему нужен. Например, если платные услуги предоставляются непосредственно в помещении учреждения, тогда стоит приобрести стационарный РРО. А вот если учреждение предоставляет платные услуги на дому (например, территориальные центры), то имеет смысл использовать портативный РРО, который не занимает много места и который можно переносить.
В любом случае имейте в виду, что законодатель выдвигает целый ряд требований, которым должен соответствовать используемый РРО. И все их нужно учесть при выборе такого аппарата, ведь малейшее нарушение в сфере применения РРО может аукнуться вам весьма серьезными штрафами.
Итак, основные требования к РРО следующие.
1) модель должна быть включена в Государственный реестр РРО (далее — Госреестр);
2) модель РРО должна обеспечивать передачу контрольно-отчетной информации органу ГФС в электронном виде;
3) модель РРО должна соответствовать установленным фискальным и техническим требованиям;
4) выбранная модель РРО должна соответствовать сфере, где ее будут использовать;
5) не истек срок службы РРО;
6) РРО должен быть зарегистрирован, опломбирован и переведен в фискальный режим работы.
Перейдем к рассмотрению этих требований.
Наличие модели РРО в Госреестре
Статья 12 Закона об РРО разрешает использовать на территории Украины только те РРО отечественного и иностранного производства, которые включены в Госреестр. Госреестр представляет собой перечень моделей РРО и их модификаций, которые:
— имеют подтверждение соответствия требованиям действующих государственных технических регламентов и стандартов согласно Закону Украины «О подтверждении соответствия» от 17.05.2001 г. № 2406-III;
— отвечают требованиям нормативных актов Украины;
— разрешены для применения в соответствующей сфере.
В Госреестр внесены такие сведения о моделях и модификациях РРО:
— название;
— версия внутреннего программного обеспечения;
— наименование и местонахождение заявителя и производителя;
— срок первичной регистрации в органах ГФС;
— дата и номер решения о включении в Госреестр;
— сфера применения.
На сегодняшний день действующим является Госреестр, утвержденный приказом ГФС от 27.04.2015 г. № 302.
В нем вы найдете два раздела: в первом указаны модели РРО, разрешенные к первичной регистрации в органах ГФС, а во втором — модели, которые регистрировать запрещено. При этом модели РРО из раздела ІІ можно использовать, если они были зарегистрированы до того, как перекочевали из раздела I в раздел II Госреестра. Но только до тех пор, пока они не будут исключены и из раздела ІІ.
Важно! Зарегистрировать РРО, не указанный в разделе І действующего Госреестра, нельзя.
Способность передавать контрольно-отчетную информацию в электронном виде
Согласно п. 7 ст. 3 Закона об РРО субъекты хозяйствования, использующие РРО (кроме электронных таксометров, автоматов по продаже товаров (услуг) и РРО для купли-продажи инвалюты), обязаны предоставлять электронные копии расчетных документов и фискальных отчетных чеков РРО в органы ГФС по проводным или беспроводным каналам связи.
Таким образом, РРО должен обеспечить выполнение этих функций. Чтобы не попасть впросак, вам стоит ориентироваться на ныне действующий Госреестр. В нем указаны только те модели, которые способны передавать контрольно-отчетную информацию в ГФС в электронном виде. Если вы приобретете РРО, не наделенный такой способностью (не указанный в Госреестре), орган ГФС его попросту не зарегистрирует.
Соответствие фискальным и техническим требованиям
РРО должны обеспечивать фискальные функции в соответствии с Требованиями № 199 (ср. ). Технические требования к электронным контрольно-кассовым регистраторам для разных сфер использования приведены в приложении 1 к Решению № 14.
В принципе, если вы приобретаете РРО, который содержится в Госреестре, он уже должен соответствовать этим нормативным документам. Ведь для того чтобы РРО был включен в Госреестр, он должен пройти проверку испытательным центром, уполномоченным ГФС ( Положение № 1315). Тем не менее важно, чтобы такие требования соблюдались и в процессе эксплуатации РРО.
Дело в том, что фискалы согласно п. 6 Порядка № 14 могут нагрянуть к вам в гости, дабы проверить РРО на соответствие фискальным требованиям. Основания для такого визита приведены в п. 33 Порядка № 14. В рамках проверки фискалы определяют соответствие эксплуатируемых РРО конструкторско-технологической и программной документации производителя. То есть они проверяют, не внесли ли вы в конструкцию или программное обеспечение РРО изменения, не предусмотренные указанной документацией. Также они проверяют РРО на наличие производственных дефектов в их конструкции и программном обеспечении (в том числе незадокументированных производителем возможностей аппарата), приводящих к искажению информации об объемах расчетных операций, которая заносится в фискальную память.
Соответствие модели сфере ее использования
Не все модели, приведенные в Госреестре, подойдут для использования бюджетными учреждениями. К счастью, в Госреестре есть подсказки, в какой сфере можно использовать каждую модель РРО (графа 8 таблицы Госреестра). Большинство из них пригодны одновременно для торговли, общественного питания и сферы услуг. Например, в Госреестре есть также аппараты, предназначенные для более узкой сферы применения (например, РРО модели СПЕККА-00 можно применять только в сфере услуг).
Имейте в виду: если бюджетное учреждение использует РРО в не соответствующей ему сфере, документы, выдаваемые таким РРО, не считаются расчетными ( п. 2.1 Положения № 614).
Поэтому будьте крайне внимательны при выборе модели РРО, ведь нераспечатка соответствующего расчетного документа, подтверждающего выполнение расчетной операции, грозит штрафными последствиями.
Срок службы РРО
Срок службы РРО — это срок, в течение которого производитель (поставщик) гарантирует работоспособность РРО, в том числе комплектующих изделий и его составных частей, сохранность информации в фискальной памяти при условии соблюдения пользователем требований эксплуатационных документов ( п. 3 разд. І Порядка № 417-1).
Срок службы РРО устанавливает его производитель. Если такой срок производителем (поставщиком) не установлен, он будет составлять 7 лет с момента ввода РРО в эксплуатацию, но не более 9 лет с даты его выпуска.
Кроме того, такой же срок службы необходимо применять и в случае, когда срок службы, установленный производителем (поставщиком), превышает 9 лет (см. разъяснение в категории 109.11 Базы знаний ГФС). Предполагается, что после истечения 9-летнего срока службы повышается риск выхода РРО из строя и, соответственно, потери информации, содержащейся в фискальной памяти такого аппарата. Поэтому использовать РРО дольше 9 лет с даты его выпуска нельзя. По истечении срока службы РРО его регистрация отменяется.
И еще один момент. Если учреждение решило приобрести РРО, который был в эксплуатации, то нужно удостовериться, что регистрация такого РРО была отменена. Для этого нужно взять у владельца (продавца) РРО справку об отмене регистрации РРО по месту предыдущей регистрации.
Где купить РРО? Для приобретения РРО нужно обратиться к какому-либо производителю кассовой техники. Перечь производителей РРО с контактными данными (название предприятия, место расположения, контактные лица, телефон, адрес электронной почты) приведен на официальном сайте ГФС в разделе «Справочники, реестры, перечни» (подраздел «Перечень»).
