Спершу варто сказати, що взагалі представляє з себе РРО. Це пристрій або програмно-технічний комплекс, у якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг) (ст. 2 Закону про РРО). До РРО належать:
— електронний контрольно-касовий апарат;
— електронний контрольно-касовий реєстратор;
— комп’ютерно-касову систему;
— електронний таксометр;
— автомат з продажу товарів (послуг) тощо.
Як же вибрати РРО потрібної моделі?
Отже, для того щоб почати користуватися РРО, передусім його необхідно придбати. На сьогодні існує безліч моделей РРО, що відрізняються як за технічними характеристиками, так і за функціями, які вони виконують. Тому, вибираючи РРО, бюджетна установа повинна чітко розуміти, який РРО їй потрібен. Наприклад, якщо платні послуги надаються безпосередньо в приміщенні установи, тоді варто придбати стаціонарний РРО. А ось якщо установа надає платні послуги вдома (наприклад, територіальні центри), то має сенс використати портативний РРО, який не займає багато місця і який можна переносити.
У будь-якому випадку майте на увазі, що законодавець висуває цілий ряд вимог, яким повинен відповідати РРО, що застосовується. І усі їх треба врахувати при виборі такого апарата, адже щонайменше порушення у сфері застосування РРО може відгукнутися вам дуже серйозними штрафами.
Отже, основні вимоги до РРО такі:
1) модель має бути включена до Державного реєстру РРО (далі — Держреєстр);
2) модель РРО повинна забезпечувати передачу контрольно-звітної інформації органу ДФС в електронному вигляді;
3) модель РРО повинна відповідати встановленим фіскальним і технічним вимогам;
4) вибрана модель РРО повинна відповідати сфері, де її використовуватимуть;
5) не сплинув строк служби РРО;
6) РРО має бути зареєстрований, опломбований і переведений у фіскальний режим роботи.
Перейдемо до розгляду цих вимог.
Наявність моделі РРО в Держреєстрі
Стаття 12 Закону про РРО дозволяє використовувати на території України тільки ті РРО вітчизняного й іноземного виробництва, які включені до Держреєстру. Держреєстр є переліком моделей РРО і їх модифікацій, які:
— мають підтвердження відповідності вимогам діючих державних технічних регламентів і стандартів згідно із Законом України «Про підтвердження відповідності» від 17.05.2001 р. № 2406-III;
— відповідають вимогам нормативних актів України;
— дозволені для застосування у відповідній сфері.
До Держреєстру внесено такі відомості про моделі і модифікації РРО:
— назва;
— версія внутрішнього програмного забезпечення;
— найменування і місцезнаходження заявника і виробника;
— строк первинної реєстрації в органах ДФС;
— дата і номер рішення про включення до Держреєстру;
— сфера застосування.
На сьогодні діючим є Держреєстр, затверджений наказом ДФС від 27.04.2015 р. № 302.
У ньому ви знайдете два розділи: у першому вказані моделі РРО, дозволені до первинної реєстрації в органах ДФС, а в другому — моделі, які реєструвати заборонено. При цьому моделі РРО з розділу ІІ можна використати, якщо вони були зареєстровані до того, як перекочували з розділу I до розділу II Держреєстру. Але тільки доти, доки вони не будуть виключені і з розділу ІІ.
Важливо! Зареєструвати РРО, не вказаний в розділі І діючого Держреєстру, не можна.Здатність передавати контрольно-звітну інформацію в електронному вигляді
Згідно з п. 7 ст. 3 Закону про РРО суб’єкти господарювання, що використовують РРО (крім електронних таксометрів, автоматів з продажу товарів (послуг) і РРО для купівлі-продажу інвалюти), зобов’язані надавати електронні копії розрахункових документів і фіскальних звітних чеків РРО до органів ДФС дротовими або бездротовими каналами зв’язку.
Таким чином, РРО повинен забезпечити виконання цих функцій. Щоб не вскочити в халепу, вам варто орієнтуватися на нині чинний Держреєстр. У ньому вказані тільки ті моделі, які здатні передавати контрольно-звітну інформацію до ДФС в електронному вигляді. Якщо ви придбаєте РРО, не наділений такою здатністю (не вказаний в Держреєстрі), орган ДФС його просто не зареєструє.
Відповідність фіскальним і технічним вимогам
РРО повинні забезпечувати фіскальні функції відповідно до Вимог № 199 (ср. ). Технічні вимоги до електронних контрольно-касових реєстраторів для різних сфер використання наведені в додатку 1 до Рішення № 14.
У принципі, якщо ви придбаваєте РРО, який міститься в Держреєстрі, він уже повинен відповідати цим нормативним документам. Адже для того, щоб РРО був включений у Держреєстр, він повинен пройти перевірку, що проводиться випробувальним центром, уповноваженим ДФС (Положення № 1315). Проте важливо, щоб такі вимоги дотримувалися і в процесі експлуатації РРО.
Річ у тому, що фіскали згідно з п. 6 Порядку № 14 можуть нагрянути до вас у гості, щоб перевірити РРО на відповідність фіскальним вимогам. Підстави для такого візиту наведені в п. 33 цього Порядку. У рамках перевірки фіскали визначають відповідність РРО, що експлуатуються, конструкторсько-технологічній і програмній документації виробника. Тобто вони перевіряють, чи не внесли ви в конструкцію або програмне забезпечення РРО зміни, не передбачені вказаною документацією. Також вони перевіряють РРО на наявність виробничих дефектів в їх конструкції і програмному забезпеченні (у тому числі незадокументованих виробником можливостей апарату), що призводять до спотворення інформації про обсяги розрахункових операцій, яку заносять у фіскальну пам’ять.
Відповідність моделі сфері її використання
Не усі моделі, наведені в Держреєстрі, підійдуть для використання бюджетними установами. На щастя, в Держреєстрі є підказки, у якій сфері можна використати кожну модель РРО (графа 8 таблиці Держреєстру). Більшість з них придатні одночасно для торгівлі, громадського харчування і сфери послуг. Наприклад, у Держреєстрі є також апарати, призначені для вужчої сфери застосування (наприклад, РРО моделі СПЕККА-00 можна застосовувати тільки у сфері послуг).
Майте на увазі: якщо бюджетна установа використовує РРО у сфері, що не відповідає йому, документи, які видаються таким РРО, не вважаються розрахунковими (п. 2.1 Положення № 614).
Тому будьте вкрай уважні при виборі моделі РРО, адже нероздрук відповідного розрахункового документа, що підтверджує виконання розрахункової операції, загрожує штрафними наслідками.
Строк служби РРО
Строк служби РРО — це строк, упродовж якого виробник (постачальник) гарантує працездатність РРО, у тому числі комплектуючих виробів і його складових частин, збереження інформації у фіскальній пам’яті за умови дотримання користувачем вимог експлуатаційних документів (п. 3 розд. І Порядку № 417-1).
Строк служби РРО встановлює його виробник. Якщо такий строк виробником (постачальником) не встановлений, він складатиме 7 років з моменту введення РРО в експлуатацію, але не більше 9 років з дати його випуску.
Крім того, такий же строк служби необхідно застосовувати і в разі, коли строк служби, встановлений виробником (постачальником), перевищує 9 років (див. роз’яснення в категорії 109.11 Бази знань ДФСУ). Передбачається, що після закінчення 9-річного строку служби підвищується ризик виходу РРО з ладу і, відповідно, втрати інформації, що міститься у фіскальній пам’яті такого апарату. Тому використовувати РРО довше 9 років з дати його випуску не можна. Після закінчення строку служби РРО його реєстрація відміняється.
І ще один момент. Якщо установа вирішила придбати РРО, який був в експлуатації, то треба переконатися, що реєстрація такого РРО була скасована. Для цього треба узяти у власника (продавця) РРО довідку про відміну реєстрації РРО за місцем попередньої реєстрації.
Де купити РРО? Для придбання РРО треба звернутися до якого-небудь виробника касової техніки. Перелік виробників РРО з контактними даними (назва підприємства, місце розташування, контактні особи, телефон, адреса електронної пошти) наведено на офіційному сайті ДФС у розділі «Довідники, реєстри, переліки» (підрозділ «Перелік»).
