5.1. Обязательные реквизиты фискальных чеков
Субъекты хозяйствования обязаны выдавать лицу, получающему или возвращающему товар (получающему услугу или отказывающемуся от нее), при получении товаров (услуг) расчетный документ установленной формы ( п. 2 ст. 3 Закона об РРО).
Субъект хозяйствования должен обеспечить отражение в таком документе всех обязательных реквизитов.
Какие реквизиты являются обязательными, установлено в Положении № 614. В нем определены формы и содержание расчетных документов, которые нужно выдавать при осуществлении расчетов в сфере торговли, общественного питания и услуг для подтверждения факта:
— продажи (возврата) товаров;
— предоставления услуг;
— получения (возврата) средств.
Имейте в виду, что в случае отсутствия хотя бы одного из обязательных реквизитов документ не считается расчетным. При этом нераспечатка соответствующего расчетного документа, подтверждающего выполнение расчетной операции, грозит обернуться для учреждения наложением штрафов.
Далее рассмотрим общие требования к расчетным документам.
Фискальный кассовый чек на товары (услуги) (далее — кассовый чек) — это расчетный документ, напечатанный РРО при проведении расчетов за проданные товары (предоставленные услуги). Форма кассового чека № ФКЧ-1 приведена в приложении 1 к Положению № 614. Его обязательные реквизиты указаны в п. 3.2 этого Положения. Предлагаем ознакомится с такими реквизитами в табл. 5.
Таблица 5
Обязательные реквизиты кассового чека
№ п/п | Обязательный реквизит |
1 | 2 |
Общие реквизиты для всех кассовых чеков | |
1 | Название хозяйственной единицы |
Название хозяйственной единицы — это название, которое указано в разрешении на размещение хозяйственной единицы (договоре аренды, другом документе на право собственности или пользования хозяйственной единицей). В этом реквизите фискалы требуют указывать не только наименование хозяйственной единицы, но и ее фактическое название. За отсутствие такового фискалы могут оштрафовать субъекта хозяйствования на основании п. 1 ст. 17 Закона об РРО. | |
2 | Адрес хозяйственной единицы |
Адрес хозяйственной единицы — это адрес, указанный в разрешении на размещение хозяйственной единицы (договоре аренды, другом документе на право собственности или пользования хозяйственной единицей). В этом реквизите следует указать не только название улицы и номер дома, но и название города (например, «м. Харків, вул. Полтавський Шлях, 148/2»). В противном случае придирок фискалов не избежать. Ссылаясь на п. 1 ст. 17 Закона об РРО, они опять-таки могут применить штрафные санкции за нераспечатку расчетного документа. | |
3 | Индивидуальный налоговый номер плательщика НДС в соответствии с данными Реестра плательщиков НДС — для субъектов хозяйствования, зарегистрированных плательщиками этого налога |
Перед индивидуальным налоговым номером плательщика НДС печатают большие буквы «ПН» (например, «ПН 223344556677»). | |
4 | Идентификационный код по ЕГРПОУ или регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (идентификационный номер) по Государственному реестру физических лиц — плательщиков налогов — для субъектов хозяйствования, не являющихся плательщиками НДС |
Перед таким кодом (номером) печатают большие буквы «ІД» (например, «ІД 22334455»). | |
5 | Количество и стоимость приобретенного товара (полученных услуг) — если количество приобретенного товара (полученной услуги) не равняется единице измерения |
6 | Стоимость единицы измерения товара (услуги) |
7 | Наименование товара (услуги) |
Напомним: наименование товара (услуги) представляет собой слово, сочетание слов или слова и цифрового кода, которые отражают потребительские признаки товара (услуги) и однозначно идентифицируют товар или услугу в документообороте субъекта хозяйствования. | |
8 | Буквенное обозначение ставки НДС |
Буквенное обозначение ставки НДС — это буква (А, Б, В и т. д.), соответствующая группе товаров (услуг), продажа которых облагается НДС по одной и той же ставке (20 %, 7 % или 0 %), или группе товаров (услуг), продажа которых не облагается НДС. Например, товарам (услугам), облагаемым НДС по ставке 20 %, чаще всего соответствует буква «А». При этом РРО в соответствии с Требованиями № 199 должен обеспечивать отражение не менее 6 групп по налогообложению товаров (услуг). Буквенное обозначение ставки НДС располагается справа от напечатанной стоимости товара (услуги) (например, «21,99 А»). РРО должен обеспечивать отдельное накопление, внесение и хранение в фискальной памяти суммарных дневных оборотов по реализации товаров (предоставлению услуг) по каждой из ставок НДС и операции, освобожденной от налогообложения или не являющейся объектом налогообложения ( п. 7 Порядка № 1224). | |
9 | Обозначение формы оплаты (наличными, карточкой, в кредит, чеком и т. п.) и сумма средств по данной форме оплаты |
В случае осуществления расчетов с использованием ведомостей, талонов или бесплатных рецептов в качестве формы оплаты указывают соответственно «Відомість», «Талон» или «Безоплатно». | |
10 | Общая стоимость приобретенных товаров (полученных услуг) в пределах чека |
Перед общей стоимостью приобретенных товаров (предоставленных услуг) в пределах чека печатают слово «СУМА» или «УСЬОГО» (например, «СУМА 78,30»). | |
11 | Буквенное обозначение ставки НДС, размер ставки НДС в процентах, общая сумма НДС по всем указанным в чеке товарам (услугам) |
В начале строки проставляют надпись «ПДВ». Это выглядит примерно так: «ПДВ А = 20,00 % 13,05». Исходными данными для определения общей суммы НДС является совокупная стоимость каждого товара (предоставленной услуги) отдельно по позиции (группе товаров, услуг). Исчисляется общая сумма НДС в пределах кассового чека так: НДС = C х N : (100 + N), где С — совокупная стоимость (с учетом НДС) товаров (услуг) конкретной позиции в пределах кассового чека; N — ставка НДС в процентах. Результат расчета округляется с точностью до 1 копейки. | |
12 | Порядковый номер кассового чека, дата (день, месяц, год) и время (час, минута) проведения расчетной операции |
Пример этого реквизита: «000455515 00111 15.05.2015 18:53». | |
13 | Фискальный номер РРО |
Напомним: фискальный номер представляет собой сформированный в соответствии с установленными правилами уникальный номер РРО, который предоставляет орган ГФС при регистрации соответствующего средства учета расчетных операций. Перед указанием самого номера печатаются большие буквы «ФН» (например, «ФН 3344556677»). | |
14 | Надпись «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК» и логотип производителя |
Дополнительные реквизиты кассового чека | |
Указывают в случае применения при проведении расчетов с использованием платежной карточки платежного терминала, соединенного или совмещенного с РРО. Обратите внимание: печатать кассовый чек при таком варианте расчетов обязательно, поскольку слип платежного терминала не является расчетным документом в понимании Закона об РРО. | |
1 | Реквизиты платежной карточки, допустимые правилами безопасности платежной системы |
Перед указанными реквизитами печатаются большие буквы «ПК» (например, «ПК: 4425********6664»). | |
2 | Код авторизации или другой код, идентифицирующий операцию в платежной системе, кроме случаев, когда правила расчетов платежной системы предусматривают составление расчетных документов с применением платежных карточек без выполнения процедур авторизации |
Перед кодом печатают надпись «Код авт.» (например, «Код авт.: 565345»). | |
3 | Подпись кассира и подпись держателя платежной карточки (если это предусмотрено правилами платежной системы) |
Подпись кассира и подпись держателя платежной карточки проставляют в отдельных строках. При этом перед ними печатают соответственно надписи «Касир» и «Держатель ПК». Например: «Касир Держатель ПК». | |
Отметим еще один нюанс: фискалы обращают внимание на то, что кассовый чек не требует наличия печати субъекта хозяйствования и штампа «сплачено» на обороте чека.
Кроме обязательных реквизитов, расчетные документы, которые печатаются РРО на бумажном носителе, могут содержать дополнительные данные о промежуточном подсчете общей суммы по чеку, сумму сдачи и другие данные. В частности, это может быть информация, определенная техническими требованиями к специализированным РРО.
Интересным является вопрос о языке расчетных документов. Обязательно ли он должен быть украинским?
На этот вопрос фискалы ответили в своем разъяснении, приведенном в категории 109.07 Базы знаний ГФС. Правда, ответ у них получился довольно расплывчатым. Судите сами:
«Государственным языком в Украине является украинский язык.
Наряду с государственным языком при осуществлении полномочий местными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления могут использоваться русский и другие языки национальных меньшинств в пределах и порядке, определенных законами Украины».
То есть ни четкого «да», ни безапелляционного «нет» не прозвучало. Однако все-таки безопаснее будет заполнять расчетные документы на украинском языке. К такому варианту у фискалов претензий точно не будет.
5.2. Программируем РРО
Проводить расчетные операции через РРО бюджетные учреждения обязаны с использованием режима предварительного программирования наименования, цен товаров (услуг) и учета их количества ( п. 11 ст. 3 Закона об РРО).
В этом режиме в оперативную память РРО вносят наименование и цену единицы измерения товара (услуги) с присвоением каждому товару (услуге) его специфического кода (штрих-кода). Такое программирование позволяет при помощи ручного ввода или сканирования с упаковки кода товара идентифицировать его название и цену, которые указываются в чеке РРО. Так, согласно техническим условиям, установленным Решением № 14, электронный контрольно-кассовый регистратор в режиме предварительного программирования должен позволять заносить в оперативную память фискального блока не менее 5000 описаний товаров/услуг при количестве символов описания не менее 24.
Предварительному программированию подлежат только наименование и цена реализуемого товара (услуги).
А вот количество товара (услуги) предварительно программировать не нужно. Субъекту хозяйствования необходимо лишь обеспечить надлежащий учет количества реализованных товаров (предоставленных услуг) через РРО, чтобы в чеке отражалось количество проданного покупателю товара (услуги).
В принципе, субъектам хозяйствования разрешено самостоятельно проводить предварительное программирование РРО. Однако учтите: это может сделать только соответствующий специалист, который числится в штате такого хозяйствующего субъекта. А поскольку для бюджетных учреждений наличие таких специалистов в штате — большая редкость, то для этого прийдется обратиться в ЦСО.
Важно! За проведение расчетных операций через РРО без использования режима предварительного программирования наименования, цен товаров (услуг) и учета их количества предусмотрена ответственность.
5.3. Что нужно хранить на месте проведения расчетов
Заметим, что местом проведения расчетов является:
— место, где осуществляются расчеты с покупателем за проданные товары (предоставленные услуги) и хранятся полученные за реализованные товары (предоставленные услуги) наличные средства;
— место получения покупателем предварительно оплаченных товаров (услуг) с использованием платежных карточек, платежных чеков, жетонов и т. п.
При этом на месте проведения расчетов (т. е. возле РРО) должны находиться:
1) КУРО на РРО, зарегистрированная в органе ГФС, с подклеенными фискальными отчетными чеками — Z-отчетами ( п. 6 гл. 4 разд. ІІ Порядка № 417-2).
Кстати, первую КУРО регистрируют одновременно с регистрацией самого РРО в органе ГФС по основному месту учета субъекта хозяйствования. Вторую и последующие КУРО на РРО регистрируют на основании поданного субъектом хозяйствования регистрационного заявления (п. 8 гл. 1 разд. II Порядка № 417-2). Больше о порядке регистрации КУРО предлагаем вам узнать далее.
КУРО нужна для отражения в ней данных об осуществленных операциях за день на основании распечатанных и подклеенных в КУРО ежедневных Z-отчетов. Без записи в КУРО наличность, проведенная через РРО, не считается оприходованной.
Бюджетное учреждение должно обеспечить использование КУРО только с тем РРО, к которому она зарегистрирована;
2) регистрационное удостоверение на РРО или его копия;
3) справка о последнем опломбировании РРО или ее копия.
Кроме того, в хозяйственной единице (не обязательно на месте проведения расчетов) нужно хранить:
1) последнюю надлежащим образом законченную КУРО;
2) последнюю использованную и текущую РК.
Текущая РК может понадобиться в случае, если:
— РРО вышел из строя;
— проводится ремонт (техобслуживание) РРО;
— временно (но не более 72 часов) отключена электроэнергия.
На каждом месте проведения расчетов нужно использовать отдельную РК с КУРО, на которую она зарегистрирована.
Регистрируют РК, кстати, в органе ГФС по месту регистрации КУРО. Подробнее об этом, а также о порядке ведения КУРО и РК вы можете узнать далее;
3) распечатанные контрольные ленты за последние 3 года (если РРО создает контрольную ленту в печатном виде). Напомним: субъект хозяйствования обязан печатать или создавать в электронной форме на РРО (за исключением автоматов по продаже товаров (услуг)) контрольные ленты и обеспечивать их хранение в течение 3 лет. За несоблюдение этого требования грозит штраф.
