5.1. Обов’язкові реквізити фіскальних чеків
Суб’єкти господарювання зобов’язані видавати особі, що одержує або повертає товар (одержує послугу або відмовляється від неї), при отриманні товарів (послуг) розрахунковий документ встановленої форми (п. 2 ст. 3 Закону про РРО).
Суб’єкт господарювання повинен забезпечити відображення в такому документі усіх обов’язкових реквізитів.
Які реквізити є обов’язковими, встановлено в Положенні № 614. У ньому визначено форми і зміст розрахункових документів, які треба видавати при здійсненні розрахунків у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг для підтвердження факту:
— продажу (повернення) товарів;
— надання послуг;
— отримання (повернення) коштів.
Майте на увазі, що у разі відсутності хоч б одного з обов’язкових реквізитів документ не вважається розрахунковим. При цьому нероздрукування відповідного розрахункового документа, що підтверджує виконання розрахункової операції, загрожує обернутися для установи накладенням штрафів.
Далі розглянемо загальні вимоги до розрахункових документів.
Фіскальний касовий чек на товари (послуги) (далі — касовий чек) — це розрахунковий документ, надрукований РРО при проведенні розрахунків за продані товари (надані послуги). Форма касового чека № ФКЧ-1 наведена в додатку 1 до Положення № 614. Його обов’язкові реквізити вказані в п. 3.2 цього Положення. Пропонуємо ознайомитися з такими реквізитами в табл. 5.
Таблиця 5
Обов’язкові реквізити касового чека
№ з/п | Обов’язковий реквізит |
1 | 2 |
Спільні реквізити для усіх касових чеків | |
1 | Назва господарської одиниці |
Назва господарської одиниці — ця назва, яка вказана в дозволі на розміщення господарської одиниці (договорі оренди, іншому документі на право власності або користування господарською одиницею). У цьому реквізиті фіскали вимагають вказувати не лише найменування господарської одиниці, але і її фактичну назву. За відсутність такого фіскали можуть оштрафувати суб’єкта господарювання на підставі п. 1 ст. 17 Закону про РРО. | |
2 | Адреса господарської одиниці |
Адреса господарської одиниці — це адреса, вказана в дозволі на розміщення господарської одиниці (договорі оренди, іншому документі на право власності або користування господарською одиницею). У цьому реквізиті слід вказати не лише назву вулиці і номер будинку, але і назву міста (наприклад, «м. Харків, вул. Полтавський Шлях, 148/2»). Інакше причіпок фіскалів не уникнути. Посилаючись на п. 1 ст. 17 Закону про РРО, вони знову-таки можуть застосувати штрафні санкції за нероздрукування розрахункового документа. | |
3 | Індивідуальний податковий номер платника ПДВ відповідно до даних Реєстру платників ПДВ — для суб’єктів господарювання, зареєстрованих платниками цього податку |
Перед індивідуальним податковим номером платника ПДВ друкують великі літери «ПН» (наприклад, «ПН 223344556677»). | |
4 | Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків (ідентифікаційний номер) за Державним реєстром фізичних осіб — платників податків — для суб’єктів господарювання, що не є платниками ПДВ |
Перед таким кодом (номером) друкують великі літери «ІД» (наприклад, «ІД 22334455»). | |
5 | Кількість і вартість придбаного товару (отриманих послуг) — якщо кількість придбаного товару (отриманої послуги) не дорівнює одиниці виміру |
6 | Вартість одиниці виміру товару (послуги) |
7 | Найменування товару (послуги) |
Нагадаємо: найменування товару (послуги) є словом, поєднанням слів або слова і цифрового коду, які відображають споживчі ознаки товару (послуги) і однозначно ідентифікують товар або послугу в документообігу суб’єкта господарювання. | |
8 | Літерне позначення ставки ПДВ |
Літерне позначення ставки ПДВ — це літера (А, Б, В і т. д.), що відповідає групі товарів (послуг), продаж яких обкладається ПДВ за однією і тією ж ставкою (20 %, 7 % або 0 %), або групі товарів (послуг), продаж яких не обкладається ПДВ. Наприклад, товарам (послугам), що обкладаються ПДВ за ставкою 20 %, найчастіше відповідає літера «А». При цьому РРО відповідно до Вимог № 199 повинен забезпечувати відображення не менше 6 груп з оподаткування товарів (послуг). Літерне позначення ставки ПДВ розташовується праворуч від надрукованої вартості товару (послуги) (наприклад, «21,99 А»). РРО повинен забезпечувати окреме накопичення, внесення та зберігання у фіскальній пам’яті сумарних денних оборотів з реалізації товарів (надання послуг) за кожною із ставок ПДВ та операцією, звільненою від оподаткування чи такою, що не є об’єктом оподаткування (п. 7 Порядку № 1224). | |
9 | Позначення форми оплати (готівкою, карткою, в кредит, чеком і т. п.) і сума коштів за цією формою оплати |
У разі здійснення розрахунків з використанням відомостей, талонів або безкоштовних рецептів як форми оплати вказують відповідно «Відомість», «Талон» або «Безоплатно». | |
10 | Загальна вартість придбаних товарів (отриманих послуг) в межах чека |
Перед загальною вартістю придбаних товарів (наданих послуг) в межах чека друкують слово «СУМА» або «УСЬОГО» (наприклад, «СУМА 78,30»). | |
11 | Літерне позначення ставки ПДВ, розмір ставки ПДВ у відсотках, загальна сума ПДВ за усіма вказаними в чеку товарами (послугами) |
На початку рядка проставляють напис «ПДВ». Це виглядає приблизно так: «ПДВ А = 20,00 % 13,05». Початковими даними для визначення загальної суми ПДВ є сукупна вартість кожного товару (наданої послуги) окремо за позицією (групою товарів, послуг). Обчислюється загальна сума ПДВ в межах касового чека так: ПДВ = C х N : (100 + N), де С — сукупна вартість (з урахуванням ПДВ) товарів (послуг) конкретної позиції в межах касового чека; N — ставка ПДВ у відсотках. Результат розрахунку округляється з точністю до 1 копійки. | |
12 | Порядковий номер касового чека, дата (день, місяць, рік) і час (година, хвилина) проведення розрахункової операції |
Приклад цього реквізиту: «000455515 00111 15.05.2015 18:53». | |
13 | Фіскальний номер РРО |
Нагадаємо: фіскальний номер є сформованим відповідно до встановлених правил унікальним номером РРО, який надається органом ДФС при реєстрації відповідного засобу обліку розрахункових операцій. Перед вказівкою самого номера друкуються великі літери «ФН» (наприклад, «ФН 3344556677»). | |
14 | Напис «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК» і логотип виробника |
Додаткові реквізити касового чека | |
Вказують у разі застосування при проведенні розрахунків з використанням платіжної картки платіжного термінала, з’єднаного або поєднаного з РРО. Зверніть увагу: друкувати касовий чек при такому варіанті розрахунків обов’язково, оскільки сліп платіжного термінала не є розрахунковим документом в розумінні Закону про РРО. | |
1 | Реквізити платіжної картки, допустимі правилами безпеки платіжної системи |
Перед вказаними реквізитами друкуються великі літери «ПК» (наприклад, «ПК: 4425********6664»). | |
2 | Код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі, крім випадків, коли правила розрахунків платіжної системи передбачають складання розрахункових документів із застосуванням платіжних карток без виконання процедур авторизації |
Перед кодом друкують напис «Код авт.» (наприклад, «Код авт.: 565345»). | |
3 | Підпис касира і підпис утримувача платіжної картки (якщо це передбачено правилами платіжної системи) |
Підпис касира і підпис утримувача платіжної картки проставляють в окремих рядках. При цьому перед ними друкують відповідно написи «Касир» і «Держатель ПК». Наприклад: «Касир Держатель ПК». | |
Зазначимо ще один нюанс: фіскали звертають увагу на те, що касовий чек не вимагає наявності печатки суб’єкта господарювання і штампу «сплачено» на обороті чека.
Окрім обов’язкових реквізитів, розрахункові документи, які друкуються РРО на паперовому носії, можуть містити додаткові дані про проміжний підрахунок загальної суми по чеку, суму здачі та інші дані. Зокрема, це може бути інформація, визначена технічними вимогами до спеціалізованих РРО.
Цікавим є питання про мову розрахункових документів. Чи обов’язково вона має бути українською?
На це запитання фіскали відповіли у своєму роз’ясненні, наведеному в категорії 109.07 Бази знань ДФС. Правда, відповідь у них вийшла досить розпливчатою. Судіть самі:
«Державною мовою в Україні є українська мова.
Разом з державною мовою при здійсненні повноважень місцевими органами виконавчої влади і органами місцевого самоврядування можуть використовуватися російська та інші мови національних меншин в межах і порядку, визначених законами України».
Тобто ні чіткого «так», ні безапеляційного «ні» не прозвучало. Проте все-таки безпечніше заповнювати розрахункові документи українською мовою. До такого варіанта у фіскалів претензій точно не буде.
5.2. Програмуємо РРО
Проводити розрахункові операції через РРО бюджетні установи зобов’язані з використанням режиму попереднього програмування найменування, цін товарів (послуг) й обліку їх кількості (п. 11 ст. 3 Закону про РРО).
У цьому режимі в оперативну пам’ять РРО вносять найменування і ціну одиниці виміру товару (послуги) з присвоєнням кожному товару (послузі) його специфічного коду (штрих-коду). Таке програмування дозволяє за допомогою ручного введення або сканування з упаковки коду товару ідентифікувати його назву і ціну, які вказуються в чеку РРО. Так, згідно з технічними умовами, встановленими Рішенням № 14, електронний контрольно-касовий реєстратор в режимі попереднього програмування повинен дозволяти заносити в оперативну пам’ять фіскального блока не менше 5000 описів товарів/послуг при кількості символів опису не менше 24.
Попередньому програмуванню підлягають тільки найменування і ціна товару (послуги), що реалізується.
А ось кількість товару (послуги) попередньо програмувати не треба. Суб’єктові господарювання необхідно лише забезпечити належний облік кількості реалізованих товарів (наданих послуг) через РРО — щоб в чеку відображалася кількість проданого покупцеві товару (послуги).
У принципі, суб’єктам господарювання дозволено самостійно проводити попереднє програмування РРО. Проте врахуйте: це може зробити тільки відповідний фахівець, який числиться в штаті такого господарюючого суб’єкта. А оскільки для бюджетних установ наявність таких фахівців у штаті — велика рідкість, то для цього прийдеться звернутися до ЦСО.
Важливо! За проведення розрахункових операцій через РРО без використання режиму попереднього програмування найменування, цін товарів (послуг) і обліку їх кількості передбачена відповідальність.5.3. Що треба зберігати на місці проведення розрахунків
Зазначимо, що місцем проведення розрахунків є:
— місце, де здійснюються розрахунки з покупцем за продані товари (надані послуги) і зберігається отримана за реалізовані товари (надані послуги) готівка;
— місце отримання покупцем заздалегідь сплачених товарів (послуг) з використанням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів і т. п.
При цьому на місці проведення розрахунків (тобто біля РРО) повинні знаходитися:
1) КОРО на РРО, зареєстрована в органі ДФС, з підклеєними фіскальними звітними чеками — Z-звітами (п. 6 гл. 4 розд. ІІ Порядку № 417-2).
До речі, першу КОРО реєструють одночасно з реєстрацією самого РРО в органі ДФС за основним місцем обліку суб’єкта господарювання. Другу і подальші КОРО на РРО реєструють на підставі поданої суб’єктом господарювання реєстраційної заяви (п. 8 гл. 1 розд. II Порядку № 417-2). Більше про порядок реєстрації КОРО пропонуємо вам дізнатися далі.
КОРО потрібна для відображення в ній даних щодо здійснених операцій за день на підставі роздрукованих і підклеєних у КОРО щоденних Z-звітів. Без запису в КОРО готівка, проведена через РРО, не вважається оприбуткованою.
Бюджетна установа повинна забезпечити використання КОРО тільки з тим РРО, до якого вона зареєстрована;
2) реєстраційне посвідчення на РРО або його копія;
3) довідка про останнє опломбування РРО або її копія.
Крім того, в господарській одиниці (не обов’язково на місці проведення розрахунків) треба зберігати: 1) останню належним чином закінчену КОРО;
2) останню використану і поточну РК.
Поточна РК може знадобитися у випадку, якщо:
— РРО вийшов з ладу;
— проводиться ремонт (техобслуговування) РРО;
— тимчасово (але не більше 72 годин) відключена електроенергія.
На кожному місці проведення розрахунків треба використовувати окрему РК з КОРО, на яку вона зареєстрована.
Реєструють РК, до речі, в органі ДФС за місцем реєстрації КОРО. Детальніше про це, а також про порядок ведення КОРО і РК ви можете дізнатися далі;
3) роздруковані контрольні стрічки за останні 3 роки (якщо РРО створює контрольну стрічку в друкованому вигляді). Нагадаємо: суб’єкт господарювання зобов’язаний друкувати або створювати в електронній формі на РРО (за винятком автоматів з продажу товарів (послуг)) контрольні стрічки і забезпечувати їх зберігання впродовж 3 років. За недотримання цієї вимоги загрожує штраф.
