Відрядження на службовому автомобілі не є дивиною, адже майже всі бюджетні установи мають на балансі авто. До того ж такі поїздки є досить зручними для відряджених. Інша справа: чи доцільна поїздка саме на автомобілі з огляду на високу вартість бензину? Але це врешті-решт вирішує керівник установи. Отже, відповідаємо на запитання.
Основним документом, що визначає порядок направлення працівника у службове відрядження, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).
Відповідно до цієї Інструкції службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю установи).
Порядок відшкодування витрат відряджених працівників визначений розд. II Інструкції № 59. При цьому цей розділ не містить норм, що визначають порядок відшкодування відрядженому працівникові витрат на проїзд службовим автомобілем (на паливно-мастильні матеріали, ремонт авто, придбання запчастин тощо).
Тож указані витрати не можуть бути компенсовані як витрати на відрядження.
Але це не означає, що витрати на проїзд у разі відрядження на службовому автомобілі взагалі не компенсуються, адже заборони на такі витрати чинне законодавство не містить.
У цьому випадку установа використовує службовий автомобіль для поїздки свого працівника в межах своєї основної діяльності, тож і витрати на нього вважатимуться витратами на господарські потреби.
При застосуванні КЕКВ слід виходити з економічної сутності платежу та керуватися Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333.
Як ми вже зазначали, видатки на експлуатацію службового автомобіля у відрядженні зараховуються до загальногосподарських видатків, а не до видатків на відрядження. У зв’язку з цим такі видатки слід здійснювати не за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження», а за КЕКВ, відповідним економічній сутності видатків.
Так, видатки на придбання паливно-мастильних матеріалів здійснюються за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».
Поїздка у відрядження на автомобілі — це не лише витрати на бензин. Можуть трапитися й неочікувані події, наприклад, поломка авто. Якщо у відрядженні виникне необхідність придбати запчастини для авто, то такі видатки також слід здійснити за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». А ось якщо водій звернеться до СТО, аби неполадку ліквідували його фахівці, то оплатити послуги з поточного ремонту доведеться за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)».
Зауважимо: порядок оформлення документів для направлення працівника у відрядження на службовому автомобілі, а також відшкодування витрат на відрядження не відрізняються від порядку для звичайного відрядження.
Так, керівник установи повинен видати наказ про відрядження, в якому необхідно вказати, що відрядження здійснюватиметься на службовому автомобілі установи. Крім того, слід затвердити маршрут руху, оформити подорожній лист і видати працівникам, які направляються у відряждення, аванс на відрядження.
Якщо автомобілем керуватиме штатний водій, то йому також оформляється відрядження.
Одночасно з авансом на відрядження установа повинна видати працівнику підзвітні кошти на господарські потреби (для компенсації витрат на паливно-мастильні матеріали та інші витрати).
