Прежде всего отметим, что суточные расходы являются отдельным видом расходов, не требующих специального документального подтверждения. Суточные расходы предусматривают расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица, понесенные в связи с командировкой. Об этом указано в п. 15 разд. I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59).
При расчете сумм суточных во время командировки в первую очередь следует руководствоваться постановлением КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — постановление № 98).
Предельный размер суточных для командировок в пределах Украины согласно приложению 1 к этому постановлению составляет 30 грн. в день.
Пунктом 2 постановления № 98 установлено, что в случае когда работники, командированные в пределах Украины для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, касающимся основной деятельности предприятия, учреждения и организации, которые направляют работников, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием организаторами таких мероприятий, суточные расходы возмещаются в размерах, которые определяются в процентах сумм суточных расходов для соответствующего государства согласно приложению 1 к этому постановлению, в частности 80 % при одноразовом, 55 % — двухразовом, 35 % — трехразовом питании.
В вашем случае следует разобраться, является ли кофе-пауза питанием.
По нашему мнению, все же является, ведь, как всем известно, даже чай в поезде считается питанием и оплачивается за счет суточных. Кроме того, кофе-паузы, как правило, предусматривают, кроме самого кофе, еще и легкий перекус.
Поэтому выходит, что в рассматриваемом случае организаторы конференции обеспечивают участников 4-разовым питанием.
Считаем, что в этом случае суточные следует выплатить в размере 10,50 грн. (30 грн. х 35 %). И хотя снижение размера суточных при 4-разовом питании постановлением № 98 не предусмотрено, установить процент такого снижения самостоятельно учреждение не имеет права. Поэтому в таком случае целесообразно воспользоваться максимальным снижением суточных расходов, предусмотренным законодательством.
Также напомним, как действовать в случаях, когда стоимость питания известна и, например, включена в стоимость проживания.
Так, если в счете за проживание указана конкретная стоимость питания, то учреждение не должно оплачивать расходы работника на питание. Это следует из абз. 4 п. 5 разд. II Инструкции № 59, согласно которому расходы на питание в этом случае оплачиваются за счет суточных.
Например, стоимость проживания в гостинице за сутки составляет 230 грн. (с НДС). При этом согласно счету, предоставленному гостиницей, в стоимость проживания включена стоимость завтрака, составляющая 25 грн. В таком случае сумма расходов на проживание, подлежащая возмещению работнику, равняется 205 грн. (230 - 25).
Обратим внимание, что такому работнику суточные расходы выплачиваются из расчета 30 грн. в сутки.
