Расходы на проживание в гостинице. Счет нужен!

В избранном В избранное
Печать
Огай Елена, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Бюджетная бухгалтерия Октябрь, 2016/№ 38
Работник, вернувшись из командировки, приложил к авансовому отчету документы на проживание в гостинице: кассовый чек РРО и квитанцию приходного кассового ордера. Можно ли компенсировать расходы на проживание на основании этих документов? Обязательно ли для подтверждения расходов на проживание прилагать еще и счет гостиницы?

Командировка. Расходы на проживание. Какими документами они должны быть подтверждены? Давайте разбираться.

Нормативными документами, к которым должен обратиться бухгалтер бюджетной организации, в этой ситуации в первую очередь являются:

— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59);

— постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — постановление № 98).

Давайте посмотрим, что же в этих документах сказано относительно рассматриваемого вопроса.

Инструкция № 59. Подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы согласно:

— Налоговому кодексу Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далееНКУ);

— Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (далееЗакон о РРО).

На это указывает п. 14 разд. I Инструкции № 59.

Получается, нужно выяснить, что является расчетным документом согласно НКУ и Закону о РРО.

Расчетный документ согласно НКУ. Нужно сразу отметить, что в НКУ нет прямого указания на такое понятие, как «расчетный документ», и что он собой представляет. Но в то же время в НКУ указано, какие расходы на командировку не являются объектом обложения НДФЛ.

Так, согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ расходы на командировку, в частности на проживание, не являются объектом обложения НДФЛ только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронированию мест в местах проживания.

Таким образом, согласно НКУ для подтверждения расходов на проживание нужен счет.

Идем дальше.

Расчетный документ согласно Закону о РРО. Статьей 3 этого Закона предусмотрено: «субъекты хозяйствования, осуществляющие расчетные операции в наличной и/или в безналичной форме <…>, обязаны: проводить расчетные операции на полную сумму покупки (предоставления услуги) через зарегистрированные, опломбированные в установленном порядке и переведенные в фискальный режим работы регистраторы расчетных операций с распечатыванием соответствующих расчетных документов, подтверждающих выполнение расчетных операций…».

Это означает, что для подтверждения любой расчетной операции (покупки-оплаты) нужен расчетный документ.

Расчетный документ — документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), подтверждающий факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств, купли-продажи иностранной валюты, напечатанный в случаях, предусмотренных Законом о РРО, и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполненный вручную (ст. 2 Закона о РРО).

Таким образом, согласно Закону о РРО для подтверждения расходов на проживание нужен расчетный документ (кассовый чек РРО, квитанция приходного кассового ордера и т. п.).

Кроме того, согласно п. 12 разд. II самой Инструкциии № 59 расходы по командировке, в частности на проживание, возмещаются только при наличии документов в оригинале, удостоверяющих стоимость этих расходов, а именно: счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, оказывающих услуги по размещению и проживанию командированного работника, в том числе бронированию мест в местах проживания.

Постановление № 98. И еще один весомый довод в пользу обязательного наличия счета мы нашли в абз. 3 п. 2 постановления № 98:

«Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы, оплачиваются командированным работникам за счет суточных расходов».

Отсюда следует, что без счета гостиницы просто не получится определить, что входит в стоимость услуги, оплаченной по квитанции. Попали ли в оплату гостиницы расходы на питание? А может быть, в оплату по квитанции вошли расходы, вообще не подлежащие возмещению направленному в командировку работнику? Где искать ответы на эти вопросы без счета гостиницы, содержащего расшифровку оказанных работнику услуг?

С учетом сказанного считаем, что расходы на проживание нужно подтверждать одновременно двумя документами: счетом гостиницы и, например, чеком РРО (приходным ордером, расчетной квитанцией). Наличия только одного из них недостаточно.

А что делать, если работник не предоставил счет гостиницы? Ваша задача как бухгалтера — объяснить работнику, что без счета невозможно будет компенсировать ему расходы на проживание в командировке. Поэтому его задача как подотчетного лица — получить от гостиницы оригинал счета.

Кстати, обычная почта все еще работает. Если работник хочет получить обратно потраченные на проживание в командировке средства, пусть попросит работников гостиницы выслать ему его счет.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить