Відрядження. Витрати на проживання. Якими документами вони мають бути підтверджені? Давайте розбиратися.
Нормативними документами, до яких має звернутися бухгалтер бюджетної організації в цій ситуації, у першу чергу є:
— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59);
— постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — постанова № 98).
Давайте подивимося, що ж у цих документах сказано щодо цього питання.
Інструкція № 59. Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до:
— Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ);
— Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі — Закон про РРО).
На це вказує п. 14 розд. I Інструкції № 59.
Виходить, потрібно з’ясувати, що є розрахунковим документом відповідно до ПКУ та Закону про РРО.
Розрахунковий документ відповідно до ПКУ. Слід одразу зауважити, що в ПКУ немає прямої вказівки на таке поняття, як «розрахунковий документ», та на те, що він собою являє. Але водночас у ПКУ зазначено, які витрати на відрядження не є об’єктом обкладення ПДФО.
Так, згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ витрати на відрядження, зокрема на проживання, не є об’єктом обкладення ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, у тому числі бронювання місць у місцях проживання.
Отже, відповідно до ПКУ для підтвердження витрат на проживання потрібний рахунок.
Йдемо далі.
Розрахунковий документ відповідно до Закону про РРО. Статтею 3 цього Закону передбачено: «суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі <…> зобов’язані: проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій…».
Це означає, що для підтвердження будь-якої розрахункової операції (купівлі-оплати) потрібен розрахунковий документ.
Розрахунковий документ — документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених Законом про РРО, і зареєстрований у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну (ст. 2 Закону про РРО).
Таким чином, відповідно до Закону про РРО для підтвердження витрат на проживання потрібен розрахунковий документ (касовий чек РРО, квитанція прибуткового касового ордера тощо).
Крім того, згідно з п. 12 розд. II самої Інструкції № 59 витрати на відрядження, зокрема на проживання, відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання.
Постанова № 98. І ще один вагомий аргумент на користь обов’язкової наявності рахунка ми знайшли в абз. 3 п. 2 постанови № 98:
«Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівникам за рахунок добових витрат».
Звідси випливає, що без рахунка готелю просто не вийде визначити, що входить до вартості послуги, сплаченої за квитанцією. Чи потрапили в оплату готелю витрати на харчування? А можливо, в оплату за квитанцією увійшли витрати, що взагалі не підлягають відшкодуванню направленому у відрядження працівнику? Де шукати відповіді на ці запитання без рахунка готелю, що містить розшифровку наданих працівнику послуг?
З урахуванням сказаного вважаємо, що витрати на проживання потрібно підтверджувати одночасно двома документами: рахунком готелю і, наприклад, чеком РРО (прибутковим ордером, розрахунковою квитанцією). Наявності тільки одного з них недостатньо.
А що робити, якщо працівник не надав рахунок готелю? Ваше завдання як бухгалтера — пояснити працівнику, що без рахунка неможливо буде компенсувати йому витрати на проживання у відрядженні. Тому його завдання як підзвітної особи — отримати від готелю оригінал рахунка.
До речі, звичайна пошта все ще працює. Якщо працівник бажає отримати витрачені на проживання у відрядженні кошти, нехай попросить працівників готелю надіслати йому його рахунок.
