Давайте сначала вспомним требования относительно оплаты командированным работникам услуг по проживанию.
В соответствии с п.п. «б» п. 7 Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), за время пребывания в командировке работнику возмещаются, в частности, расходы на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), прочих жилых помещениях в пределах утвержденных предельных сумм расходов на съем жилого помещения, установленных с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов за пользование телефоном, холодильником, телевизором и прочих расходов (кроме расходов на бытовые услуги и расходов на оплату НДС).
Предельные суммы расходов установлены постановлением КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляющихся в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — постановление № 98).
На сегодня предельная сумма расходов на проживание в командировке согласно этому постановлению составляет 600 грн.
Как установлено в п. 2 постановления № 98, затраты на съем жилого помещения во время командировки возмещаются при наличии оригиналов подтверждающих документов.
Подтверждающими документами, которые удостоверяют стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (далее — Закон № 265) и Налоговым кодексом Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее — НКУ) ( п. 14 разд. I Инструкции № 59).
В соответствии с Законом № 265 расчетный документ — это документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), который подтверждает факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств, купли-продажи иностранной валюты, напечатанный в случаях, предусмотренных данным Законом, и зарегистрированным в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполнен вручную.
Для плательщика единого налога второй группы, о котором и идет речь в вопросе, в п. 296.10 ст. 296 НКУ предусмотрено право не применять регистратор расчетных операций (далее — РРО).
Как указано в этом пункте, РРО не применяются плательщиками единого налога:
— первой группы;
— второй и третьей групп (физические лица — предприниматели) независимо от выбранного вида деятельности, объем дохода которых в течение календарного года не превышает 1000000 грн. В случае превышения в календарном году объема дохода свыше 1000000 грн. применение РРО для такого плательщика единого налога является обязательным. Применение РРО начинается с первого числа первого месяца квартала, следующего за возникновением такого превышения, и продолжается во всех последующих налоговых периодах в течение регистрации субъекта хозяйствования как плательщика единого налога.
Поэтому в случае когда предоставлялись услуги по временному размещению (проживанию) физическим лицом — предпринимателем — плательщиком единого налога, он должен предоставить товарный чек, квитанцию или другой расчетный документ, составленный в произвольной форме, который подтверждает оплату наличными, а также слип или квитанцию платежного терминала (если расчет был осуществлен с использованием платежной карты); счет на проживание со всеми необходимыми реквизитами.
В свое время Госпредпринимательства в письме от 14.12.2005 г. № 10932 отмечало, что плательщик единого налога обязан при расчете с потребителями выдавать документ, который подтверждает факт приобретения товара и уплату покупателем наличных средств, и оставлять у себя корешок или второй экземпляр. Этот документ может быть произвольной формы, но должен содержать обязательные реквизиты.
Хотя ни один нормативный документ не предусматривает получения от предпринимателей копий документов в подтверждение их статуса, осторожные бухгалтеры просят командированного работника получить от физического лица — предпринимателя еще и копии Свидетельства о регистрации субъекта предпринимательской деятельности, Свидетельства об уплате единого налога с указанием в нем вида деятельности соответствующего содержания и копии документа об уплате единого налога.
И действительно, иначе, если мы не получим документ, который подтверждает статус плательщика единого налога второй группы, мы никак не поймем, что данное физическое лицо — предприниматель имеет право не применять РРО и не предоставлять соответствующие документы установленного образца.
Итак, что касается компенсации командированному работнику расходов на проживание, то вы должны ее осуществить при наличии оригиналов документов, которые подтверждают такие расходы. Они были перечислены выше.
Теперь, что касается несоответствия фактической деятельности заявленным КВЭД. Для данного плательщика единого налога это может привести к потере статуса плательщика единого налога второй группы.
Кроме того, на Общедоступном информационно-справочном ресурсе ГФС (http://zir.sfs.gov.ua) указано следующее: «Если физическим лицом — предпринимателем — плательщиком единого налога второй группы были предоставлены услуги работнику юридического лица во время командировки, и стоимость услуг оплачивается лично таким работником, то нарушения условий пребывания во второй группе плательщика единого налога не возникает. Однако если оплата стоимости услуг приходит на счет физического лица — предпринимателя — плательщика единого налога второй группы от юридического лица, которое не является плательщиком единого налога, за наемного работника, который находится в командировке, то нарушаются условия пребывания физического лица — предпринимателя на второй группе плательщика единого налога».
Также отметим, что в случае если бы за услуги платил не сам командированный работник, а бюджетное учреждение по договору, то при несоответствии фактических видов деятельности зарегистрированным КВЭД вам пришлось бы начислить 22 % ЕСВ на сумму договора. Но в вашем случае такой необходимости нет в связи с тем, что расчет провел сам командированный, а вы потом только компенсировали его расходы.
Проверка соответствия фактической деятельности предпринимателей, зарегистрированным КВЭД, относится к компетенции ГФС.
Однозначно физическое лицо — предприниматель — плательщик единого налога не имеет права осуществлять в пределах предпринимательской деятельности такие виды деятельности, которые не указаны в его учетных данных.
Конечно, если вы очень законопослушные и ответственные граждане, то вы можете (но не обязаны) написать письмо в соответствующий орган ГФС и указать на несоответствие КВЭД данного физической лица — предпринимателя с его фактической деятельностью. Это повлечет определенные неприятности для него и приведет к утрате «упрощенки» по налогообложению.
