Давайте спочатку згадаємо вимоги щодо оплати відрядженим працівникам послуг з проживання.
Відповідно до п.п. «б» п. 7 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59) за час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються, зокрема, витрати на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях у межах затверджених граничних сум витрат на найм житлового приміщення, установлених з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном, холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги та витрат на оплату ПДВ).
Граничні суми витрат установлені постановою КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — постанова № 98).
На сьогодні гранична сума витрат на проживання у відрядженні згідно із цією постановою становить 600 грн.
Як визначено в п. 2 постанови № 98, витрати на найм житлового приміщення під час відрядження відшкодовуються за наявності оригіналів підтвердних документів.
Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадськогохарчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі — Закон № 265) та Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ) (п. 14 розд. І Інструкції № 59).
Відповідно до Закону № 265 розрахунковий документ — це документ установленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну.
Для платника єдиного податку другої групи, саме про якого і йдеться у запитанні, у п. 296.10 ст. 296 ПКУ передбачено право не застосовувати реєстратор розрахункових операцій (далі — РРО).
Як зазначено у цьому пункті, РРО не застосовуються платниками єдиного податку:
— першої групи;
— другої і третьої груп (фізичні особи — підприємці) незалежно від обраного виду діяльності, обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 1000000 грн. У разі перевищення в календарному році обсягу доходу понад 1000000 грн. застосування РРО для такого платника єдиного податку є обов’язковим. Застосування РРО розпочинається з першого числа першого місяця кварталу, наступного за виникненням такого перевищення, та продовжується у всіх наступних податкових періодах протягом реєстрації суб’єкта господарювання як платника єдиного податку.
Тож у випадку коли надавались послуги з тимчасового розміщення (проживання) фізичною особою — підприємцем — платником єдиного податку, він має надати товарний чек, квитанцію або інший розрахунковий документ, складений у довільній формі, що підтверджує оплату готівкою, а також сліп чи квитанцію платіжного термінала (якщо розрахунок було здійснено з використанням платіжної картки); рахунок на проживання з усіма необхідними реквізитами.
Свого часу Держпідприємництва у листі від 14.12.2005 р. № 10932 наголошувало, що платник єдиного податку зобов’язаний при розрахунку зі споживачами видавати документ, що підтверджує факт придбання товару і сплату покупцем готівкових коштів, і залишати у себе корінець або другий примірник. Цей документ може бути довільної форми, але має містити обов’язкові реквізити.
Хоча жоден нормативний документ не передбачає отримання від підприємців копій документів на підтвердження їхнього статусу, обережні бухгалтери просять відрядженого працівника отримати від фізичної особи — підприємця ще й копії Свідоцтва про реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності, Свідоцтва про сплату єдиного податку із зазначенням у ньому виду діяльності відповідного змісту і копію документа про сплату єдиного податку.
І дійсно, в іншому разі, якщо ми не отримаємо документ, який підтверджує статус платника єдиного податку другої групи, ми жодним чином не зрозуміємо, що ця фізична особа — підприємець має право не застосовувати РРО та не надавати відповідні документи установленого зразка.
Отже, що стосується компенсації відрядженому працівнику витрат на проживання, то ви маєте її здійснити за наявності оригіналів документів, що підтверджують такі витрати. Їх було перелічено вище.
Тепер, що стосується невідповідності фактичної діяльності заявленим КВЕД. Для даного платника єдиного податку це може призвести до втрати статусу платника єдиного податку другої групи.
Крім того, на Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі ДФС (http://zir.sfs.gov.ua) зазначено таке: «Якщо фізичною особою — підприємцем — платником єдиного податку другої групи були надані послуги працівнику юридичної особи під час відрядження і вартість послуг оплачується особисто таким працівником, то порушення умов перебування у другій групі платника єдиного податку не виникає. Однак якщо оплата вартості послуг надходить на рахунок фізичної особи — підприємця — платника єдиного податку другої групи від юридичної особи, яка не є платником єдиного податку, за найманого працівника, що перебуває у відрядженні, то порушуються умови перебування фізичної особи — підприємця на другій групі платника єдиного податку».
Також зауважимо, що у випадку якщо б за послуги платив не сам відряджений працівник, а бюджетна установа за договором, то при невідповідності фактичних видів діяльності зареєстрованим КВЕД вам довелось би нарахувати 22 % ЄСВ на суму договору. Але у вашому випадку такої необхідності немає через те, що розрахунок провів сам відряджений, а ви потім лише компенсували його видатки.
Перевірка відповідності фактичної діяльності підприємців, зареєстрованим КВЕД, відноситься до компетенції ДФС.
Однозначно фізична особа — підприємець — платник єдиного податку не має права здійснювати в межах підприємницької діяльності такі види діяльності, які не зазначені у його облікових даних.
Звичайно, якщо ви дуже законослухняні та відповідальні громадяни, то ви можете (але не зобов’язані) написати листа до відповідного органу ДФС та вказати на невідповідність КВЕД даної фізичної особи — підприємця з його фактичною діяльністю. Це спричинить певні неприємності для неї та призведе до позбуття «спрощенки» з оподаткування.
