Мир не стоит на месте, и сейчас люди пытаются идти в ногу со временем и пользоваться всеми благами цивилизации.
Одним из таких благ является то, что для покупки авиабилетов, билетов на поезд или автобус не обязательно ехать или идти в соответствующую кассу. Теперь для покупки билета достаточно сделать несколько кликов клавиатурой компьютера или другого гаджета.
Но как в этом случае соблюсти все нормы законодательства о командировках? Давайте разбираться вместе.
Сначала напомним, что служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Подтверждающими документами, которые удостоверяют стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, в соответствии с п. 14 разд. I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.08.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), являются расчетные документы в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР и Налоговым кодексом Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
В случае командировки за границу подтверждающие документы, которые удостоверяют стоимость понесенных за рубежом в связи с такой командировкой расходов, оформляются согласно законодательству соответствующего государства.
Согласно п. 12 разд. ІІ Инструкции № 59 расходы на командировку возмещаются лишь при наличии документов в оригинале, которые удостоверяют стоимость этих расходов, а именно: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов; счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного работника, в том числе бронированию мест в местах проживания; страховых полисов и т. п.
Обратим внимание на определение электронного проездного документа, приведенное в Порядке оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденном совместным приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.2013 г. № 331/137 (далее —Порядок № 331).
Электронный проездной (перевозочный) документ — электронный документ, сформированный в соответствии с Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV с помощью программно-аппаратного комплекса (ПАК ЕПД ПП), который является договором на перевозку пассажира (багажа).
При этом в п. 5.6 Порядка № 331 указано, что посадочный документ, перевозочный документ, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами (транспортными билетами).
Таким образом, электронный билет на поезд, распечатанный на бумаге, считается полноценным билетом и является расчетным документом.
Как указано в п. 12 разд. ІІ Инструкции № 59, в случае использования электронного проездного/перевозочного документа на поезд основанием для возмещения расходов на его приобретение является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (в случае перевозки багажа — распечатанный на бумажном носителе перевозочный документ; в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по пользованию комплектом постельных вещей, резервированию мест) — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги).
Информацию о наличии и статусе электронного проездного документа можно проверить на официальном веб-сайте Государственной администрации железнодорожного транспорта Украины.
Поэтому сделаем вывод: вы имеете все основания возместить работнику стоимость проезда на поезде, если он предоставил в бухгалтерию электронный проездной документ, распечатанный на принтере.
Теперь что касается возмещения стоимости услуг банка.
Считаем, что нет законных оснований для их возмещения, ведь в Инструкции № 59 не предусмотрено возмещение таких расходов.
Кстати, к подобному выводу пришли и специалисты Минфина в письме от 17.02.2017 г. № 31-08030-16-10/4511, лишь с тем отличием, что в этом письме речь шла о подобных расходах, понесенных в связи с оплатой проживания.
Так, Минфин отметил, что возмещение расходов за услуги банков в связи с оплатой за проживание в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях законодательством не предусмотрено.
