Світ не стоїть на місці, і зараз люди намагаються йти в ногу з часом та користуватися усіма благами цивілізації.
Одним з таких благ є те, що для купівлі авіаквитків, квитків на поїзд чи автобус не обов’язково їхати чи йти до відповідної каси. Тепер для купівлі квитка достатньо зробити декілька кліків клавіатурою комп’ютера чи іншого гаджета.
Але як у цьому випадку дотриматись усіх норм законодавства про відрядження? Давайте розбиратися разом.
Спочатку нагадаємо, що службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації на певний строк до іншої місцевості для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат відповідно до п. 14 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.08.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР та Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.
Згідно з п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
Звернемо увагу на визначення електронного проїзного документа, наведеного у Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженому спільним наказом Мінінфраструктури та Міндоходів від 30.05.2013 р. № 331/137 (далі — Порядок № 331).
Електронний проїзний (перевізний) документ — електронний документ, сформований відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV за допомогою програмно-апаратного комплексу (ПАК ЕПД ПП), який є договором на перевезення пасажира (багажу).
При цьому у п. 5.6 Порядку № 331 зазначено, що посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами (транспортними квитками).
Таким чином, електронний квиток на потяг, роздрукований на папері, вважається повноцінним квитком та є розрахунковим документом.
Як зазначено у п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 у разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу — роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) — роздрукований на паперовому носії документ на послуги).
Інформацію про наявність та статус електронного проїзного документа можна перевірити на офіційному веб-сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України.
Тож зробимо висновок: ви маєте усі підстави відшкодувати працівнику вартість проїзду поїздом, якщо він надав до бухгалтерії електронний проїзний документ, роздрукований на принтері.
Тепер щодо відшкодування вартості послуг банку. Вважаємо, що немає законних підстав для їх відшкодування, адже в Інструкції № 59 не передбачено відшкодування таких видатків.
До речі, до такого ж висновку дійшли і фахівці Мінфіну у листі від 17.02.2017 р. № 31-08030-16-10/4511 тільки з тією відмінністю, що у цьому листі йшлося про подібні витрати, понесені у зв’язку з оплатою проживання.
Так, Мінфін зазначив, що відшкодування витрат за послуги банків у зв’язку з оплатою за проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях законодавством не передбачено.
