Немного теории
О поступлении запасов
Сразу же заметим, что изменения коснулись в первую очередь корреспонденции субсчетов. Тогда как общие правила учета таких операций и оценки запасов при поступлении остались неизменными. И сначала напомним, что основными направлениями поступления запасов в бюджетные учреждения являются:
— приобретение у поставщика за плату;
— безвозмездное получение от физических или юридических лиц, которые не являются субъектами госсектора;
— безвозмездное получение от субъектов государственного сектора;
— изготовление собственными силами;
— получение в процессе ремонта, улучшения и ликвидации основных средств;
— получение в результате обмена на другие запасы.
Теперь конкретнее об изменениях.
Несколько изменился подход к отражению безвозмездного поступления запасов. Безусловно, вы помните, что по общему правилу при поступлении благотворительной помощи в виде запасов, оприходовании остатков и получении материалов от ликвидации необоротных активов мы показываем увеличение доходов. Но с недавних пор запасы, полученные как благотворительная (гуманитарная) помощь или подарок, признаются доходом от необменных операций. А вот излишки запасов, выявленные в ходе инвентаризации, а также материалы, изъятые в результате ремонта или ликвидации необоротных активов, признаются доходами от обменных операций. Собственно, как и раньше, такие поступления относят на увеличение дохода от реализации.
Итак в зависимости от путей поступления запасов их стоимость следует отражать по таким субсчетам:
7111 «Доходы от реализации продукции (работ, услуг)» — в случае получения запасов от ликвидации и разборки необоротных активов (при условии,если они оставлены их для ремонта и других нужд учреждения);
7211 «Доход от реализации активов» — в случае выявления излишков запасов в ходе инвентаризации;
7511 «Доходы по необменным операциям» — в случае получения запасов как гуманитарной (благотворительной) или безвозвратной помощи.
По кредиту этих субсчетов следует показывать увеличение (получение) соответствующего вида дохода, а по дебету — его списание в порядке закрытия субсчета на финансовый результат выполнения сметы отчетного периода.
Во всех этих случаях на сумму полученных материальных ценностей составляется и подается в Госказначейскую службу Справка о поступлении в натуральной форме. Сделать это нужно не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца.
О выбытии запасов
Порядок списания запасов с баланса также напрямую зависит от причин их выбытия. Поэтому вспомним основные из них. Чаще всего в бюджетных учреждениях запасы выбывают в результате:
— использования в процессе основной деятельности;
— потребления в процессе предоставления услуг, изготовления продукции, выполнения работ;
— недостачи (в том числе в пределах установленных норм) и потери от порчи, разворовывания и уничтожения;
— безвозмездной передачи по операциям по внутриведомственной передаче;
— отчуждения путем реализации.
В зависимости от направления использования запасов их стоимость следует отражать по таким субсчетам учета расходов:
8013 «Материальные расходы» — в случае использования материальных ценностей в процессе основной деятельности учреждения и на выполнение программ;
8113 «Материальные расходы» — расходование в процессе предоставления услуг, изготовления продукции или выполнения работ.
Напомним, что по каждому из этих субсчетов следует вести аналитический учет в разрезе источников финансирования (необходимо отделять расходы, осуществленные за счет средств общего фонда и специального фонда).
Вместе с тем может применяться и субсчет 8511 «Расходы по необменным операциям». Но следует помнить, что по этому субсчету отражаются расходы, связанные с передачей активов физическим лицам и другим субъектам государственного сектора для выполнения целевых мероприятий. То есть применять этот субсчет следует лишь в случае, если ваше бюджетное учреждение безвозмездно передает определенные материальные ценности.
Числовые примеры
Приобретение на условиях предварительной оплаты + списание для нужд обычной деятельности
Пример 1. Бюджетное учреждение приобрело за счет средств общего фонда комплект шин (4 шт. х 715 грн.) для служебного автомобиля стоимостью 2860 грн., в том числе НДС — 476,66 грн. Эти шины приобретены для замены старых изношенных шин, установленных на автомобиль. Согласно условиям договора расчеты проведены на условиях предварительной оплаты.
Установка новых шин на транспортное средство осуществлена водителем учреждения. Стоимость установленных автомобильных шин списана на основании Акта списания (форма № З-2) на фактические расходы соответствующего отчетного периода. Одновременно с установкой на автомобиль на каждую шину открыта Карточка учета пробега (наработки) пневматической шины.
Комиссией учреждения принято решение не зачислять на баланс старые изношенные шины, поскольку их использование не предусматривает получения экономической выгоды, а наоборот, утилизация отработанных шин требует от учреждения осуществления расходов.
В бухучете эти операции следует отражать так:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Получено финансирование для закупки автомобильных шин | 2313 | 7011 | 2860 |
| 2 | Перечислены средства поставщику за автомобильные шины согласно счету-фактуре | 2117 | 2313 | 2860 |
| 3 | Оприходованы приобретенные шины | 1512 | 2117 | 2860 |
| 4 | Списаны шины, установленные на автомобиль | 8013* | 1512 | 2860 |
| * Автошины используются в процессе основной деятельности учреждения, потому при их списании следует применять субсчет 8013 «Материальные расходы». | ||||
Приобретение на условиях последующей оплаты + списание для предоставления платных услуг
Пример 2. Детсад приобрел за счет средств специального фонда (средств, полученных как плата за услуги) молочную продукцию на сумму 12000 грн., в том числе НДС — 2000 грн. Продукты питания оприходованы на основании накладных поставщика. Расчеты с поставщиком проведены в конце месяца (после поступления продуктов).
Согласно Накопительной ведомости по расходованию продуктов питания (форма № З-13) в ДУЗ в течение месяца израсходовано для питания детей молочных продуктов на сумму 10500 грн. Списание продуктов проведено на основании Акта списания (форма № З-2).
Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета этих операций такой:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Оприходованы продукты питания | 1511 | 6211 | 12000 |
| 2 | Перечислены средства поставщику за продукты питания | 6211 | 2313 | 12000 |
| 3 | Списаны продукты питания для приготовления блюд | 8113* | 1511 | 10500 |
| * Продукты питания использованы для предоставления платных услуг, поэтому при их списании следует применять субсчет 8113 «Материальные расходы». | ||||
Приобретение за счет подотчетных сумм
Пример 3. Для приобретения талонов на бензин водителю учреждения из кассы были выданы наличные деньги в сумме 3000 грн. Выдача наличности оформлена расходным кассовым ордером.
Согласно поданному водителем Отчету об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, он приобрел талоны на бензин А-95 на общую сумму 2800 грн. Талоны переданы на хранение завгаражом.
Остаток неиспользованных средств в сумме 200 грн. водитель вернул в кассу по приходному кассовому ордеру.
Согласно Отчету об использовании талонов на ГСМ в течение месяца для заправки служебного автомобиля водителю были выданы талоны на бензин на сумму 1200 грн. Заправка автомобиля (использование талонов) подтверждена чеками РРО с АЗС. Бензин списан в пределах норм расходов на основании путевых листов.
В бухгалтерском учете эти операции следует отражать так:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Получено финансирование для приобретения горючего | 2313 | 7011 | 3000 |
| 2 | Сняты наличные деньги с регистрационного счета | 2211 | 2313 | 3000 |
| 3 | Выданы наличные из кассы под отчет водителю | 2116 | 2211 | 3000 |
| 4 | Оприходованы талоны на бензин | 1514/Горючее по талонам | 2116 | 2800 |
| 5 | Возвращен подотчетным лицом остаток аванса в кассу | 2211 | 2116 | 200 |
| 6 | Внесены наличные деньги, возвращенные водителем, на регистрационный счет | 2313 | 2211 | 200 |
| 7 | Заправлен служебный автомобиль бензином согласно чекам терминала и РРО | 1514/Горючее в баках | 1514/Горючее по талонам | 1200 |
| 8 | Списана стоимость бензина А-95, израсходованного на работу автотранспорта, на основании путевых листов | 8013* | 1514/Горючее в баках | 1200 |
| * Горючее (талоны на бензин) использовано в процессе основной деятельности учреждения, потому при его списании применяем субсчет 8013 «Материальные расходы». | ||||
Получение благотворительной помощи в натуральной форме
Пример 4. Школа получила от родителей учащихся благотворительную помощь в натуральной форме, в частности, краску-эмаль, краску водоэмульсионную и обои, а также кисточки и валики для нанесения краски. Согласно документам, переданным вместе с материалами, общая стоимость строительных материалов составляет 4000 грн., а хозяйственный инвентарь стоит 200 грн.
Строительные материалы оприходованы на баланс учреждения на основании акта принятия. Одновременно на общую сумму полученных безвозмездно материалов составлена и предоставлена в Казначейство Справка о поступлении в натуральной форме.
Для ремонта учебного класса были использованы строительные материалы и хозяйственный инвентарь, полученные от благотворителей, в частности: краска-эмаль на сумму 800 грн. и кисточки на сумму 100 грн. Списание израсходованных материалов оформлено Актом списания типовой формы № З-2.
В бухгалтерском учете эти операции следует отражать так:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Отражено поступление благотворительной помощи в натуральной форме* | 2313 | 7511 | 4200 |
| 2 | Отражены кассовые расходы* | 2117 | 2313 | 4200 |
| 3 | Оприходованы запасы, полученные как благотворительная помощь: | |||
| — строительные материалы | 1513 | 2117 | 4000 | |
| — хозяйственный инвентарь | 1812 | 2117 | 200 | |
| 4 | Списаны строительные материалы, использованные в ходе проведения ремонта | 8013** | 1513 | 800 |
| 5 | Выдан в пользование хозяйственный инвентарь для проведения ремонта | 8013** | 1812 | 100 |
| * Не позднее последнего рабочего дня месяца следует подать в Казначейство Справку о поступлении в натуральной форме. | ||||
Операции по внутриведомственной передаче
Пример 5. Департамент здравоохранения передал больнице в пределах операций по внутриведомственной передаче медикаменты на общую сумму 8000 грн.
Получение медикаментов оформлено Актом о принятии материалов типовой формы № З-1.
Согласно данным Отчета о поступлении и отпуске (использовании) лекарственных средств и медицинских изделий в течение месяца в больнице для лечения пациентов были использованы медикаменты и перевязочные материалы на сумму 5000 грн. Стоимость использованных медикаментов списана на основании Акта списания (форма № З-2) на фактические расходы соответствующего отчетного периода.
Один экземпляр акта списания передан департаменту здравоохранения для проведения списания использованных медикаментов.
В бухгалтерском учете эти операции следует отражать так:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Переданы медикаменты больнице по операциям по внутриведомственной передаче (отражает учреждение, которое передало) | 2711 | 1512 | 8000 |
| 2 | Получены медикаменты по операции по внутриведомственной передаче (отражает учреждение, которое получило) | 1512 | 6611 | 8000 |
| 3 | Списаны медикаменты, полученные по операции по внутриведомственной передаче (отражает учреждение, которое получило) | 6611 | 1512 | 5000 |
| 4 | Списаны медикаменты на основании акта списания (отражает учреждение, которое передало) | 8013 | 2711 | 5000 |
Поступления от ликвидации основных средств + продажа
Пример 6. В результате списания служебного автомобиля было изъято и оприходовано лом черных металлов в количестве 800 кг, а также запчасти, пригодные для ремонта других автомобилей учреждения. Согласно акту оценки материальных ценностей, составленному комиссией учреждения по списанию, стоимость металлолома составляет 3200 грн., а запчастей — 400 грн.
Бюджетное учреждение планирует реализацию металлолома, потому Справка о поступлении в натуральной форме составлена только на сумму оприходованных запасных частей.
Учреждение реализовало металлолом, изъятый во время разборки служебного автомобиля, специализированному предприятию. Факт передачи металлолома специализированному предприятию был удостоверен актом принятия лома.
Денежные средства за сданный металлолом в сумме 3200 грн. (800 кг х 4 грн.) пришли на регистрационный счет бюджетного учреждения.
В бухгалтерском учете эти операции следует отражать так:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Оприходован металлолом, который подлежит сдаче специализированному предприятию | 1815* | 2117** | 3200 |
| 2 | Отражен доход на сумму полученных в результате ликвидации запчастей*** | 2313 | 7111 | 400 |
| 3 | Отражены кассовые расходы*** | 2117 | 2313 | 400 |
| 4 | Оприходованы запасные части, полученные во время разборки автомобиля | 1515 | 2117 | 400 |
| 5 | Начислен доход от реализации металлолома | 2117 | 7211* | 3200 |
| 6 | Передан на основании акта металлолом специализированному предприятию | 2117 | 1815 | 3200 |
| 7 | Поступили средства за металлолом на специальный регистрационный счет учреждения | 2313 | 2117 | 3200 |
| * Металлолом подлежит реализации, потому его следует оприходовать на субсчет 1815. | ||||
Остатки и недостачи
Пример 7. Во время проведения инвентаризации в ДУЗ были выявлены излишки хозяйственных материалов (мыло туалетное) на сумму 50 грн. Результаты оценки хозяйственных материалов, выявленных во время инвентаризации как остатки, инвентаризационная комиссия отразила в акте оценки материальных ценностей произвольной формы.
Кроме того, по результатам инвентаризации продуктов питания установлена недостача масла сливочного в количестве 4 кг. Размер убытка, который подлежит возмещению виновным лицом, согласно акту оценки убытков составляет 500 грн. Виновное лицо предоставило в бухгалтерию заявление об удержании суммы убытка из его заработной платы. С учетом фактических рыночных цен (112,50 грн. за 1 кг) на момент возмещения ущерба ожидаемые расходы на приобретение соответствующего количества масла составляют 450 грн. Остаток средств в сумме 50 грн. подлежит перечислению в бюджет соответствующего уровня.
В бухгалтерском учете эти операции следует отражать так:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Отражен доход на сумму выявленных остатков* | 2313 | 7211 | 50 |
| 2 | Отражены кассовые расходы* | 2117 | 2313 | 50 |
| 3 | Оприходованы излишки хозяйственных материалов, выявленные во время инвентаризации | 1812 | 2117 | 50 |
| 4 | Списана недостача масла сливочного | 8113 | 1511 | 500 |
| 5 | Проведена запись на сумму стоимости возмещения убытков, которая отнесена на счет виновного лица в части: | |||
| — расходов на восстановление (приобретение) | 2115 | 7111 | 450 | |
| — превышения, которое подлежит перечислению в соответствующий бюджет (500 грн. - 450 грн.) | 2115 | 6312 | 50 | |
| 6 | Удержана из заработной платы виновного лица стоимость возмещения убытков | 6511 | 2115 | 500 |
| 7 | Перечислена часть возмещенных виновным лицом средств в бюджет | 6312 | 2313 | 50 |
| * Не позднее последнего рабочего дня месяца в Казначейство следует подать Справку о поступлении в натуральной форме. | ||||
Об учетных регистрах
Помните, что все вышеприведенные проводки следует делать на основании первичных документов в регистрах учета — мемориальных ордерах. Имейте в виду: на официальном сайте Минфина на данный момент размещен проект приказа «Об утверждении Порядка составления форм мемориальных ордеров субъектов государственного сектора». Пока что этот приказ не вступил в силу, но уже с уверенностью можно сказать, что никакой революции в порядке составления мемориальных ордеров не планируется. По крайней мере, судя по проекту, нумерация мемориальных ордеров осталась неизменной, Минфин лишь немного подкорректировал названия и непосредственно формы некоторых ордеров.
Следовательно, поступление запасов следует отражать в мемориальном ордере № 4 или № 6 в зависимости от того, оплата за приобретенные запасы проводится до или после их получения. Если же запасы были приобретены за счет подотчетных сумм, тогда такая операция должна найти свое отражение в мемориальном ордере № 8.
Получение финансирования для приобретения запасов и осуществления оплаты поставщику, как всегда, показываем в мемориальном ордере № 2.
Не забудьте и о необходимости отражения поступлений по спецфонду, как то благотворительные взносы и подарки, в мемориальном ордере № 14. При этом на каждый вид доходов специального фонда открываются отдельные мемориальные ордера, которые нумеруются соответственно № 14-1, 14-2, 14-3 и т. д.
Напомним также, что для отражения операций по выбытию запасов следует применять следующие мемориальные ордера:
— мемориальный ордер № 10 «Накопительная ведомость о выбытии и перемещении малоценных и быстроизнашиваемых предметов» — в случае списания МБП;
— мемориальный ордер № 12 «Свод накопительных сведений о расходовании продуктов питания» — при списании продуктов питания;
— мемориальный ордер № 13 «Накопительная ведомость расходования производственных материалов» — для отражения выбытия остальных запасов (медикаментов, строительных материалов, топлива, запчастей и т. п.).
На сегодня это все. Надеемся, что эта статья поможет вам в работе. Ждем новых вопросов от вас и готовы без промедлений прийти на помощь каждому!
