Пластиковая карточка на метро: по какому КЭКР и на каком субсчете

Сначала давайте выясним, с чем имеем дело. Так, бесконтактные электронные карточки для проезда в метрополитене (далее — БЭК) одновременно являются и средством оплаты за проезд, и проездным документом. В то же время сама пластиковая карточка — это носитель информации относительно возможности пользования услугами метрополитена. Как правило, такая карточка содержит сведения об остатке средств или о количестве поездок, оплаченных пассажиром заранее. Такие карточки являются достаточно удобными в применении. Никаких тебе очередей, жетонов или одноразовых билетов, которые действуют лишь в течение суток. Поэтому использование БЭК во время служебных командировок может сэкономить немало времени и нервов работника.

Что касается суммы денежных средств, на которую мы пополняем БЭК, то здесь все понятно. Безусловно, это ничто иное как оплата за проезд. В свою очередь, такие расходы мы проводим по КЭКР 2250 «Расходы на командировку». Это продиктовано п. 1 п.п. 2.2.5 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333 (далее — Инструкция № 333).

А вот по каким КЭКР оплачивать стоимость непосредственно БЭК, зависит от ее дальнейшего применения. Точнее, решающую роль здесь играет именно частота использования такой карточки. То есть если работник купил БЭК и будет пользоваться ей лишь во время конкретной командировки, в таком случае стоимость карточки включаем в общую сумму расходов на проезд в командировке. Напомним, что п. 6 разд. 2 Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, разрешает возмещать командированному работнику расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) по маршруту, согласованному с руководителем. Соответственно, такие расходы также осуществляем по КЭКР 2250.

Однако если работники вашего учреждения часто ездят по делам в конкретный город и пользуются услугами местного метрополитена, тогда есть смысл взять саму БЭК на учет. В таком случае расходы на ее приобретение покажем по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» (п. 6 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333).

Далее плавно переходим к вопросу учета таких карточек. Если мы имеем дело с БЭК на один раз, мы списываем ее стоимость (как и стоимость проезда) на расходы отчетного периода. При этом дебетуем субсчет 8411 «Прочие расходы по обменным операциям». Ведь именно на этом субсчете следует учитывать командировочные расходы. Если же вы планируете использовать БЭК не раз и не два, тогда ее следует рассматривать как отдельный объект учета. И здесь опять возможны два варианта учета в зависимости от условий, на которых эмитент передает такую карточку. В частности, правила пользования подземкой в одном городе могут предусматривать передачу БЭК после ее приобретения в собственность пассажира. Тогда как в метрополитене другого города возможно лишь получение БЭК во временное пользование. Для этого пассажир платит залоговую стоимость карточки. А после ее возвращения в кассу метро он получает залоговую стоимость назад.

Первый вариант развития событий предусматривает оприходование БЭК в состав МБП. То есть карточки на метро, которые являются собственностью учреждения, следует учитывать на субсчете 1812 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы». Зато учет БЭК, полученных во временное пользование, ведут за балансом. Лучше всего для этого подойдет забалансовый субсчет 021 «Активы на ответственном хранении распорядителей бюджетных средств».

Обратите внимание: в обоих случаях (в случае получения БЭК в собственность и в случае временного пользования) необходимо наладить оперативный учет движения карточек на проезд в метро. Но сначала нужно назначить лицо, ответственное за их учет, выдачу и хранение. Эти обязанности можно возложить как на бухгалтера, так и на секретаря учреждения.

Для оперативного учета и контроля за движением БЭК стоит разработать и вести Журнал (книгу) учета движения БЭК. В этом учетном регистре обязательно должны найти свое отражение такие сведения:

— название эмитента, номер карточки и срок действия (если такой установлен);

— когда и кому выдана (дата, Ф. И. О., должность);

— остаток средств (количество поездок) на карточке на момент выдачи;

— дата возврата карточки;

— остаток средств (поездок) на карточке на момент ее возврата.

Кроме того, в таком журнале целесообразно отвести отдельную колонку для подписи лица, которое получает БЭК в пользование. Конечно, вы можете расширить перечень реквизитов этого учетного регистра по своему усмотрению. А наш вариант формы журнала учета движения БЭК выглядит так:

Для подтверждения остатка средств (поездок) на БЭК каждый раз после ее возврата работник должен предоставить чек терминала или фискальный чек кассы метрополитена.

Чтобы окончательно разобраться, как правильно учитывать БЭК, рассмотрим все возможные варианты на условном примере.

Пример. Согласно приказу руководителя учреждения главный бухгалтер был командирован на семинар в другой город. Командированному работнику перечислен аванс в сумме 2500 грн. на его карточный счет. В соответствии с предоставленными подтверждающими документами и отчетом об использовании средств во время командировки было потрачено 2320 грн., в том числе 12 грн. на приобретение БЭК. Остаток не использованных средств работник внес на расчетный счет учреждения.

Вариант 1. Потребности в использовании БЭК в дальнейшем нет. Поэтому ее стоимость включена в общую сумму командировочных расходов и списана на фактические расходы.

Вариант 2. Как ожидается, БЭК будет использоваться в дальнейшем для передвижения по городу другими командированными работниками. Согласно правилам пользования БЭК после оплаты ее стоимости карточка переходит в собственность пассажира. В связи с этим принято решение о зачислении карточки на баланс учреждения в состав МБП.

Вариант 3. В дальнейшем БЭК будет использоваться также другими работниками учреждения во время служебных командировок в соответствующий город. Правилами пользования БЭК предусмотрена лишь передача карточки во временное пользование после внесения ее залоговой стоимости. С учетом этого, БЭК была зачислена на забалансовый счет. После окончания срока действия карточки командированный работник вернул карточку в кассу метрополитена и получил назад залоговую стоимость БЭК. Денежные средства в сумме 12 грн. работник внес на расчетный счет учреждения.

В бухучете эти операции следует отражать так: