В соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 02 февраля 2011 года № 98 «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» приказываю:
1. Утвердить Изменения к Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13 марта 1998 года № 59, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 31 марта 1998 года под № 218/2658 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 17 марта 2011 года № 362) (прилагаются).
2. Департаменту расходов бюджета органов власти обеспечить представление в установленном порядке настоящего приказа на государственную регистрацию в Министерство юстиции Украины.
3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр А. Данилюк
Утверждены приказом Министерства финансов Украины от 28.07.2017 г. № 669
Зарегистрированы в Министерстве юстиции Украины 21.08.2017 г. под № 1040/30908
Изменения к Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу
1. В разделе I:
абзац первый пункта 1 после слов «руководителя органа государственной власти» дополнить словами «(поездка государственного служащего — по распоряжению руководителя государственной службы)»;
дополнить пункт 4 новым абзацем следующего содержания:
«В случае если работник применил платежную карту для проведения расчетов в безналичной форме, ему возмещается сбор за перевод денежных средств с помощью электронных средств (согласно правилам платежной системы) при наличии документального подтверждения его уплаты (выписка из карточного счета или другой документ на бумажном носителе, который подтверждает сумму уплаченного сбора).»;
дополнить первое предложение пункта 5 словами «(в том числе на оплату стоимости услуг по осуществлению Интернет-заказа и приобретению электронных проездных документов на транспортные средства)»;
дополнить пункт 13 после абзаца второго новым абзацем третьим следующего содержания:
«Государственному служащему, который направлен в служебную командировку, заработная плата за весь период командировки выплачивается в соответствии с Законом Украины «О государственной службе».»
В связи с этим абзац третий считать абзацем четвертым.
2. В разделе ІІ:
в пункте 1:
абзац первый после слов «или его заместителем» дополнить словами «(направление в командировку государственного служащего осуществляется руководителем государственной службы)»;
абзац второй после слов «или его заместителем» дополнить словами «(срок командировки государственного служащего определяется руководителем государственной службы)»;
дополнить новым абзацем следующего содержания:
«Срок командировки государственного служащего в течение одного календарного года не может превышать 60 календарных дней, кроме случаев, определенных законодательством.»;
дополнить пункт 7 новым абзацем следующего содержания:
«В случае если в письме (обращении) в Кабинет Министров Украины для оформления служебной командировки министру или руководителю другого центрального органа исполнительной власти предоставлялось (на основании имеющихся сведений) обоснование необходимости осуществления указанных в абзаце первом этого пункта расходов (с определением потребности в дополнительных средствах) и разрешение на это было получено до выбытия в командировку, такие расходы возмещаются согласно подтверждающим документам (без повторного обращения к Первому вице-премьер-министру или вице-премьер-министру).»;
в пункте 12:
абзац первый изложить в следующей редакции:
«12. Командировочные расходы возмещаются только при наличии документов в оригинале, удостоверяющих стоимость этих расходов, а именно: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе на чартерные рейсы; счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от прочих лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного работника, в том числе бронированию мест в местах проживания; страховых полисов и т. п.»;
абзац второй дополнить словами «или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный в случае онлайн-регистрации на авиарейс»;
после абзаца второго дополнить новым абзацем третьим следующего содержания:
«В случае потери, уничтожения или порчи посадочного талона пассажира командированному работнику с разрешения руководителя (или лица, с которым командировка была согласована) могут быть возмещены расходы на приобретение электронного авиабилета при условии предоставления оригинала справки авиаперевозчика, которой удостоверено состояние заказа и статус электронного билета, приобретенного для отдельного пассажира, факт использования электронного билета полностью по определенному маршруту.».
В связи с этим абзацы третий — девятый считать соответственно абзацами четвертым — десятым;
после абзаца седьмого дополнить двумя новыми абзацами следующего содержания:
«В случае осуществления Интернет-заказа проездных документов на автобусные пассажирские перевозки основанием для возмещения расходов на приобретение электронного билета является распечатанный на бумажном носителе проездной документ.
В случае возврата проездного документа на автобусные пассажирские перевозки к отчету прилагаются распечатанные на бумажном носителе документы на возврат или письмо (акт, справка) о возврате проездного документа, составленное компанией-продавцом, в котором указываются сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с его возвратом.».
В связи с этим абзацы восьмой — десятый считать соответственно абзацами десятым — двенадцатым.
3. В разделе ІІІ:
в пункте 1:
первое предложение после слов «руководителя предприятия» дополнить словами «(в случае командировки государственного служащего — в соответствии с приказом руководителя государственной службы)»;
второе предложение дополнить словами и цифрами «(срок командировки государственного служащего в течение одного календарного года не может превышать 60 календарных дней, кроме случаев, определенных законодательством)»;
в пункте 3:
слова «членов Кабинета Министров Украины, работников Секретариата Кабинета Министров Украины, руководителей центральных и местных органов исполнительной власти и их заместителей, Председателя и государственных уполномоченных Антимонопольного комитета Украины» заменить словами «членов Кабинета Министров Украины, Государственного секретаря Кабинета Министров Украины и его заместителей, работников Секретариата Кабинета Министров Украины, руководителей центральных и местных органов исполнительной власти и их заместителей, государственных секретарей министерств, Председателя, его заместителей и государственных уполномоченных Антимонопольного комитета Украины»;
дополнить новым абзацем следующего содержания:
«Решения о служебной командировке государственных служащих и работников центральных органов исполнительной власти, деятельность которых направляется и координируется Кабинетом Министров Украины через соответствующего министра, а также работников образованных органами государственной власти предприятий, учреждений и организаций, использующих средства государственного бюджета (кроме государственных служащих и военнослужащих), принимаются в соответствии с требованиями постановления Кабинета Министров Украины от 11 октября 2016 года № 710 «Об эффективном использовании государственных средств».»;
в пункте 7:
после абзаца одиннадцатого дополнить двумя новыми абзацами следующего содержания:
«Указанные расходы возмещаются также сопровождающему (не более чем одному) командированного работника в случае, если он имеет инвалидность I группы в результате нарушения опорно-двигательного аппарата и зрения.
Лицам, которые обеспечивают правительственной связью Президента Украины и Премьер-министра Украины во время осуществления ими официальных и рабочих визитов за границу, возмещаются расходы, связанные со служебной деятельностью (на наем помещений (комнат) для правительственной связи; на оплату прокладки ресурса телекоммуникационных сетей, а также на подключение и инсталляцию выделенных линий Интернета и их тарификацию; на приобретение карточек мобильной связи местных мобильных операторов с доступом к Интернету, а также на приобретение дополнительных билетов для перевозки оборудования правительственной связи).».
В связи с этим абзац двенадцатый считать абзацем четырнадцатым;
абзац четырнадцатый изложить в следующей редакции:
«Командировочные расходы возмещаются лишь при наличии документов в оригинале, которые удостоверяют стоимость этих расходов, а именно: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе на чартерные рейсы; счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного работника, в том числе бронированию мест в местах проживания; страховых полисов и т. п.»;
в пункте 11:
абзац третий дополнить словами «или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный в случае онлайн-регистрации на авиарейс»;
после абзаца третьего дополнить новым абзацем четвертым следующего содержания:
«В случае потери, уничтожения или порчи посадочного талона пассажира командированному работнику с разрешения руководителя (или лица, с которым командировка была согласована) могут быть возмещены расходы на приобретение электронного авиабилета при условии предоставления оригинала справки авиаперевозчика, которой удостоверено состояние заказа и статус электронного билета, приобретенного для отдельного пассажира, факт использования электронного билета полностью по определенному маршруту.»
В связи с этим абзацы четвертый — седьмой считать соответственно абзацами пятым — восьмым;
после абзаца восьмого дополнить двумя новыми абзацами следующего содержания:
«В случае осуществления Интернет-заказа проездных документов на автобусные пассажирские перевозки основанием для возмещения расходов на приобретение электронного билета является распечатанный на бумажном носителе проездной документ.
В случае возврата проездного документа на автобусные пассажирские перевозки к отчету прилагаются распечатанные на бумажном носителе документы на возврат или письмо (акт, справка) о возврате проездного документа, составленное компанией-продавцом, в котором указываются сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с его возвратом.»;
дополнить пункт 14 новым абзацем следующего содержания:
«В случае если в письме (обращении) в Кабинет Министров Украины для оформления служебной командировки министру или руководителю другого центрального органа исполнительной власти предоставлялось (на основании имеющихся сведений) обоснование необходимости осуществления указанных расходов (с определением потребности в дополнительных средствах) и разрешение на это было получено до выбытия в командировку, такие расходы возмещаются согласно подтверждающим документам (без повторного обращения к Первому вице-премьер-министру или вице-премьер-министру).»;
в пункте 16:
в подпункте 16.1:
подпункт «а» изложить в следующей редакции:
«а) в случае командирования из Украины в иностранные государства — согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания работника в командировке (соответствующих первичных документов и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в командировке, — отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и т. п.);»;
подпункт «б» исключить.
В связи с этим подпункт «в» считать подпунктом «б»;
абзац первый подпункта «б» изложить в следующей редакции:
«б) в случае отсутствия указанных в соответствии с подпунктом «а» этого подпункта соответствующих подтверждающих документов суточные расходы командированному работнику не возмещаются.»;
в подпункте 16.2:
подпункт «б» исключить.
В связи с этим подпункты «в» — «е» считать соответственно подпунктами «б» — «д»;
в абзаце первом подпункта «б» слова «если командированный, находясь в пути в государства, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), или возвращаясь из такого государства» заменить словами «если командированный, находясь в пути в иностранные государства, или возвращаясь из соответствующего государства»;
в абзаце втором подпункта «г» слова «государств — участников Шенгенского соглашения, пересечение границ которых осуществляется без отметок в загранпаспорте, или в государства, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд)» заменить словами «государств, пересечение границ которых осуществляется без отметок в загранпаспорте»;
в первом предложении абзаца второго подпункта «д» слово «выплаты» заменить словами «компенсационные выплаты»;
подпункт 16.4 исключить.
В связи с этим подпункты 16.5 — 16.8 считать соответственно подпунктами 16.4 — 16.7;
в первом предложении подпункта 16.5 слова «При выбытии в командировку в Украину из государств, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), если» заменить словами «Если в случае выбытия в командировку в Украину из иностранных государств»;
абзац пятый пункта 17 изложить в следующей редакции:
«В случае отсутствия первичных или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в командировке, к отчету прилагаются заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц загранпаспорта или документа, который его заменяет, с фамилией командированного работника и отметками пограничных служб о пересечении границы (при их наличии) или справка Главного центра обработки специальной информации Государственной пограничной службы Украины о пересечении командированным работником государственной границы Украины (в которой указаны пропускной пункт, дата и время пересечения границы, серия, номер, тип и название паспортного документа).».
Директор Департамента расходов бюджета органов власти Л. Рожкова
Комментарий редакции
Инструкция о служебных командировках: что изменилось
Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), уже давно стала настольной книгой для бухгалтера, который ведет учет командировочных расходов. Ведь именно в этом нормативном документе прописан порядок определения срока командировки и документального оформления отношений с командированными работниками. Также нормами этой Инструкции следует руководствоваться при возмещении командировочных расходов.
Но жизнь не стоит на месте… Сегодня мы можем с легкостью приобрести билет на любой вид транспорта, имея в руках лишь гаджет и доступ к Интернету. Нам уже необязательно приезжать в аэропорт заблаговременно и стоять в очереди для регистрации на рейс. Более того, вся Европа открыла для нас свои горизонты. Поэтому изменения к Инструкции № 59 стали полностью ожидаемыми и закономерными. Так, изменения, предусмотренные приказом Минфина «Об утверждении Изменений к Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу» от 28.07.2017 г. № 669 (далее — приказ № 669), направлены прежде всего на адаптацию всем хорошо известного путеводителя по вопросам командировок к условиям нынешнего времени.
Сразу же заметим, что о кардинальных переменах в данном случае речь не идет. Но дополнения и коррективы Минфина действительно нужные, полезные и своевременные. Особенно они порадуют работников, которые едут или собираются ехать в командировку. Почему? Сейчас узнаете.
И сначала поговорим об изменениях, которые касаются всех работников бюджетных учреждений.
Командировка в пределах Украины
Отныне работник имеет право на возмещение сбора за перевод денежных средств с помощью электронных средств. То есть если работник во время командировки производит расчеты платежной картой, то уплаченные им комиссия банка, сборы и т. п. будут ему компенсированы. Главное, чтобы такие расходы имели документальное подтверждение. Таким подтверждением может быть выписка из карточного счета или другой документ, который содержит сумму уплаченной комиссии или сбора. И помните: такой документ следует предоставлять в бумажном виде.
Теперь что касается документирования командировочных расходов. Минфин решил несколько расширить и уточнить перечень подтверждающих документов. Напомним: командировочные расходы возмещаются лишь при наличии оригиналов документов, которые удостоверяют стоимость таких расходов. А отныне, кроме билетов и транспортных счетов, основанием для возмещения транспортных расходов является также распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон. Прежде всего это касается случаев онлайн-регистрации на авиарейс. И даже если такой талон был уничтожен, потерян или испорчен, работник может рассчитывать на компенсацию расходов на приобретение электронного авиабилета. Для этого он должен предоставить оригинал справки авиаперевозчика, которой удостоверены состояние заказа, статус электронного билета и факт его использования по определенному маршруту. Безусловно, возмещение в таком случае производится лишь с разрешения руководителя учреждения.
Если же работник выбрал для передвижения автобус и приобрел на него электронный билет, тогда основанием для возмещения его расходов будет распечатанный на бумажном носителе проездной документ. В случае же возврата билета на автобус к отчету следует приложить распечатанные документы на возврат (письмо, акт, справку о возврате билета от компании-продавца). В таком документе должны быть указаны сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом.
Кстати, вышеупомянутые требования относительно документального подтверждения транспортных расходов распространяются и на командированных за пределы Украины.
Внимание! Как и раньше, работник должен отчитаться об использовании полученных на командировку средств до окончания пятого банковского дня, следующего за днем завершения командировки.
В случае если во время командировки работник получил наличные деньги с применением платежных карт, он предоставляет отчет об использовании средств и возвращает сумму излишне потраченных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы).
Если же во время служебных командировок для проведения расчетов работник применил платежные карты и срок подачи отчета об использовании выданных на командировку средств не превысил 10 банковских дней, руководитель может продлить такой срок до 20 банковских дней. Однако это возможно только при наличии уважительных причин. Также этот строк может быть продлен до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами.
Итак, работник в указанные сроки должен подать в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Напомним: форма этого отчета утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (в редакции приказа Минфина от 10.03.2016 г. № 350).
К этому отчету обязательно прилагают оригиналы документов, которые удостоверяют стоимость понесенных в связи с командировкой расходов.
При этом сумму излишне потраченных средств необходимо вернуть в кассу учреждения или на ее соответствующий счет до или во время подачи указанного отчета.
Заграничные командировки
Отныне право на возмещение расходов, связанных с командировкой (в соответствии с п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59), имеют не только командированные работники, но и сопровождающие. Речь идет о лицах, которые сопровождают в командировке работников-инвалидов I группы с нарушениями опорно-двигательного аппарата и зрения. Одного такого работника может сопровождать не более чем одно лицо.
Подчеркиваем: эта норма касается исключительно командировок за границу. Возмещение расходов сопровождающим работников-инвалидов, командированных в пределах Украины, законодательством не предусмотрено.
Минфин также уточнил порядок определения фактического времени пребывания в командировке. В частности, в случае командировки в иностранные государства такое время определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания работника в командировке. В качестве таких доказательств могут служить отметки пограничных служб о пересечении границы, проездные документы, счета на проживание и т. п.
Внимание! Такой порядок определения фактического времени пребывания в командировке применяется независимо от того, нужна виза (разрешение на въезд) для въезда на территорию определенного государства или нет. Для подтверждения своего пребывания в командировке работник предоставляет одни и те же документы.
В случае отсутствия каких-либо документов, которые подтверждают фактическое пребывание работника в командировке, к отчету следует приложить заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц загранпаспорта. На такой ксерокопии должны быть указаны фамилия командированного работника и отметки пограничных служб о пересечении границы. Альтернативный вариант — справка Главного центра обработки специальной информации Государственной пограничной службы Украины о пересечении работником государственной границы Украины. В такой справке должны найти свое отражение пункт пропуска, дата и время пересечения границы, а также серия, номер, тип и название паспортного документа.
Если же работник не может предоставить ни одного из перечисленных выше подтверждающих документов, о получении суточных он может забыть (п.п. «б» п.п. 16.1 разд. ІІІ Инструкции № 59).
Командировка госслужащих
Отдельное внимание в приказе № 669 уделено вопросу направления в командировку государственных служащих. И в первую очередь Минфин уточнил, что направляет госслужащего в командировку руководитель госслужбы. Срок такой командировки определяется также руководителем. Однако общий срок пребывания госслужащего в командировке в течение календарного года не может превышать 60 календарных дней. Причем такое ограничение установлено как для внутренних командировок (по территории Украины), так и для заграничных.
Также Минфин изложил свою четкую позицию об оплате труда госслужащих во время служебных командировок. А именно: выплата заработной платы таким работникам за весь период командировки осуществляется согласно требованиям разд. VI Закона Украины «О государственной службе» от 15.12.2015 г. № 889-VIII.
Теперь вы знаете обо всех основных изменениях, которым подверглась Инструкция № 59. Отныне бухгалтерам следует использовать новые правила на практике. А работникам, которые собираются в командировку, можно смело пользоваться всеми возможностями и преимуществами современных технологий. Главное — позаботиться о документальном подтверждении своих расходов.
Юлия КРОТ, экономист-аналитик
