Командировка на служебном авто является достаточно распространенной практикой среди бюджетных учреждений. Такие поездки являются достаточно удобными для командированных. Также можно, при необходимости, отправиться в командировку на собственном авто работника.
Возможность возмещения расходов на использование собственных автомобилей для служебных поездок раньше была предусмотрена Нормами средств на представительские цели, рекламу и выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок и порядок их расходования, утвержденными совместным приказом Минфина и Минэкономики от 12.11.93 г. № 88. Но с 31.10.2010 г. согласно приказу Минфина и Минэкономики от 14.09.2010 г. № 1025/1163 эти Нормы утратили силу, и вместо них приказом Минфина от 14.09.2010 г. № 1026 были утверждены Нормы средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядок их расходования, которыми не предусмотрена возможность компенсации расходов на использование личных легковых автомобилей для служебных поездок.
Поэтому если бюджетное учреждение нуждается в использовании автомобиля, то оно может арендовать авто или использовать его по договору займа. При этом договор аренды или займа может быть заключен и с работником учреждения.
Кратко рассмотрим нюансы заключения договоров аренды и займа.
Относительно аренды напомним: аренда автомобиля имеет ограничения цены арендуемого транспортного средства.
Так, в соответствии с п. 5 постановления КМУ «О предельных суммах расходов на приобретение автомобилей, мебели, другого оснащения и оборудования, мобильных телефонов, компьютеров государственными органами, а также учреждениями и организациями, содержащимися за счет государственного и местных бюджетов» от 04.04.2001 г. № 332 (далее — постановление № 332) государственные органы, а также учреждения и организации, содержащиеся за счет государственного бюджета, могут заключать договоры аренды легковых автомобилей, стоимость которых не превышает предельных сумм расходов, утвержденных этим постановлением. Такая стоимость для автомобилей согласно постановлению № 332 составляет 60 тыс. грн.
Заметим, что на сегодняшний день действие упомянутого постановления распространяется лишь на организации и учреждения, которые финансируются из государственного бюджета. В то же время на местном уровне согласно постановлению № 332 также должны были быть приняты предельные суммы расходов на приобретение определенных товарно-материальных ценностей, в том числе и на приобретение автомобилей. Поэтому узнайте у местных органов власти, были ли приняты меры и какова предельная стоимость приобретения (аренды) автомобиля.
Важно! Арендовать автомобиль стоимостью больше, чем установлено предельными нормами расходов, бюджетные учреждения не имеют права.
Автомобиль можно арендовать как у юридического, так и у физического лица. Ограничений по этому поводу действующими нормативными документами не предусмотрено. Отношения между бюджетным учреждением и собственником автомобиля следует определить в договоре аренды транспортного средства.
Условия заключения такого договора предусмотрены гл. 58 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435 — IV (далее — ГКУ).
Обратим особое внимание на то, что исходя из п. 2 ст. 799 ГКУ договор найма транспортного средства, заключенный с физическим лицом, подлежит нотариальному удостоверению. Согласно ст. 801 ГКУ наниматель обязан поддерживать транспортное средство в надлежащем техническом состоянии. Расходы, связанные с использованием транспортного средства, в том числе с уплатой налогов и других платежей, несет наниматель. Убытки, понесенные в связи с потерей или повреждением транспортного средства, должен возместить наниматель.
Кстати, все эти требования следует предусмотреть в письменном договоре. Также необходимо обратить внимание на общие существенные условия договора аренды, определенные в ст. 284 Хозяйственного кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.
Так, существенными условиями договора аренды являются:
— объект аренды (состав и стоимость имущества с учетом ее индексации);
— срок, на который заключается договор аренды;
— арендная плата с учетом ее индексации;
— порядок использования амортизационных отчислений;
— возобновление арендованного имущества и условия его возвращения или выкупа.
После заключения договора аренды автомобиль передается от арендодателя к арендатору на основании акта приема-передачи. Также вместе с автомобилем передается техническая документация.
Теперь об использовании автомобиля по договору займа.
Условия предоставления товарно-материальных ценностей взаймы определены гл. 60 ГКУ. В соответствии со ст. 827 ГКУ по договору займа одна сторона (заимодатель) безвозмездно передает или обязывается передать второй стороне (пользователю) вещь для пользования в течение установленного срока. При этом пользование вещью считается безвозмездным, если стороны прямо договорились об этом или если это следует из сути отношений между ними.
Договор займа между юридическими лицами, а также между юридическим и физическим лицом заключается в письменной форме (ст. 828 ГКУ). Условиями договора займа целесообразно предусмотреть, кто будет осуществлять расходы на содержание автомобиля, ремонт и т. п.
Заметим, что когда отношения с владельцем авто оформлены (аренда или заем), то, по сути, на период командировки такое авто становится служебным.
Рассмотрим, как именно можно возместить расходы, связанные с использованием в командировке служебного автомобиля.
Напомним, что основным документом, определяющим порядок направления работника в служебную командировку, является Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59).
Согласно п. 1 этой Инструкции служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя органа государственной власти, предприятия, учреждения и организации, которая полностью или частично содержится (финансируется) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).
Порядок возмещения расходов командированных работников определен разд. II Инструкции № 59. При этом отметим, что этот раздел не содержит норм, определяющих порядок возмещения командированному работнику расходов на проезд служебным автомобилем (расходов на горюче-смазочные материалы, расходов, связанных с ремонтом, приобретением запчастей и т. п.).
В связи с этим следует четко понимать, что указанные расходы не могут быть компенсированы как расходы на командировку.
В то же время это не значит, что расходы, связанные с проездом в случае командировки на служебном автомобиле, вообще не компенсируются, ведь запрета на такие расходы действующее законодательство не содержит. В этом случае следует понимать, что учреждение использует служебный автомобиль для поездки своего работника в пределах своей основной деятельности, поэтому и расходы на него будут считаться расходами на хозяйственные нужды.
В связи с этим такие расходы следует осуществлять не по КЭКР 2250 «Расходы на командировку», а по КЭКР, соответствующему экономической сути расходов. Так, расходы на приобретение горюче-смазочных материалов осуществляются по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».
Порядок оформления документов для направления работника в командировку на автомобиле, а также возмещения командировочных расходов не отличается от порядка, установленного для обычной командировки.
Так, издается приказ о командировке, в котором указывается, что она будет осуществляться на служебном авто. Кроме того, утверждается маршрут движения, выписывается путевой лист и выдается аванс на командировку. Если автомобилем будет управлять штатный водитель, то ему также оформляется командировка. Одновременно с авансом на командировку учреждение должно выдать работнику подотчетные средства на хозяйственные потребности (для компенсации расходов на горюче-смазочные материалы и прочие расходы).
Также напомним, что нормы использования горюче-смазочных материалов в случае использования собственного автомобиля работника, который стал служебным в результате заключения договора аренды или займа, определяются на основании Норм расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.98 г. № 43, если в учреждении принят приказ о том, что именно эти нормы используются для списания горюче-смазочных материалов.
Предупреждаем: командировка на собственном авто должна быть целесообразной. Если, например, на балансе бюджетного учреждения есть автомобиль, а тем более если нормы списания горючего для такого автомобиля ниже, чем для собственного авто работника, то отправляться в командировку на собственном авто нецелесообразно, ведь это приведет к неэффективному расходованию бюджетных средств. На это могут негативно отреагировать проверяющие. Имейте это в виду.
В вашем же случае именно такая ситуация, ведь на балансе вуза есть автомобили и целесообразность командировать работника на собственном авто вызывает определенные вопросы.
Поэтому отправлять работника в командировку на собственном авто (с оформлением одного из договоров, о которых шла речь выше) целесообразно лишь в случае, если нормы расходования горючего для его авто значительно меньше, чем для тех авто, которые числятся на балансе учреждения, что даст возможность уменьшить расходование бюджетных средств на горючее во время командировки.
Также вы, как учреждение, финансируемое из государственного бюджета, должны помнить о Мерах по эффективному и рациональному использованию государственных средств, предусмотренных для содержания органов государственной власти и других государственных органов, образованных органами государственной власти предприятий, учреждений и организаций, использующих средства государственного бюджета, утвержденных постановлением КМУ от 11.10.2016 г. № 710.
Так, п. 4 этих Мер предусмотрено недопущение использования для обслуживания органов государственной власти и других государственных органов, образованных органами государственной власти предприятий, учреждений и организаций, использующих средства государственного бюджета, более одного легкового автомобиля, если иное не предусмотрено законом или актом КМУ.
Исключением являются автотранспортные средства, которые согласно учебным планам используются в учебном процессе для подготовки, переподготовки, повышения квалификации учеников, студентов и обучающихся лиц, используются Международным детским центром «Артек», для выездов журналистов к местам событий с целью сбора информации, для предоставления санаторно-курортных и реабилитационных услуг инвалидам, ветеранам войны, в том числе участникам антитеррористической операции, а также используются заграничными дипломатическими учреждениями Украины для организации и выполнения консульских функций и протокольного обеспечения визитов официальных делегаций Украины, органами государственной исполнительной службы для обеспечения своевременного, полного и непредвзятого принудительного выполнения решений, предприятиями, учреждениями и организациями, которые относятся к сфере управления Госводагентства, для обеспечения производственных процессов, органами и учреждениями Государственной уголовно-исполнительной службы для обеспечения своих функций.
