Відрядження на службовому авто є доволі поширеною практикою серед бюджетних установ. Такі поїздки є досить зручними для відряджених. Також можна, за необхідності, відправитися у відрядження на власному авто працівника.
Можливість відшкодування витрат на використання власних автомобілів для службових поїздок раніше була передбачена Нормами коштів на представницькі цілі, рекламу та виплату компенсації за використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок та порядок їх витрачання, затвердженими спільним наказом Мінфіну та Мінекономіки від 12.11.93 р. № 88. Але з 31.10.2010 р. згідно з наказом Мінфіну та Мінекономіки від 14.09.2010 р. № 1025/1163 ці Норми втратили чинність, і замість них наказом Мінфіну від 14.09.2010 р. № 1026 було затверджено Норми коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядок їх витрачання, якими не передбачена можливість компенсації витрат на використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок.
Тож якщо бюджетна установа має потребу у використанні автомобіля, то вона може орендувати авто або використовувати його за договором позички. При цьому договір оренди або позички може бути укладений і з працівником установи.
Коротко розглянемо нюанси укладання договорів оренди та позички.
Щодо оренди нагадаємо: оренда автомобіля має обмеження ціни транспортного засобу, який орендується.
Так, відповідно до п. 5 постанови КМУ «Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп’ютерів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного і місцевих бюджетів» від 04.04.2001 р. № 332 (далі — постанова № 332) державні органи, а також установи та організації, які утримуються за рахунок державного бюджету, можуть укладати договори оренди легкових автомобілів, вартість яких не перевищує граничних сум витрат, затверджених цією постановою. Така вартість для автомобілів згідно з постановою № 332 становить 60 тис. грн.
Зауважимо, що наразі дія згаданої постанови поширюється лише на організації та установи, які фінансуються з державного бюджету. У той же час на місцевому рівні згідно з постановою № 332 також мали бути прийняті граничні суми витрат на придбання певних товарно-матеріальних цінностей, у тому числі і на придбання автомобілів. Тож дізнайтесь у місцевих органів влади, чи були вжиті заходи і якою є гранична вартість придбання (оренди) автомобіля.
Важливо! Орендувати автомобіль вартістю більшою, ніж встановлено граничними нормами витрат, бюджетні установи не мають права.
Автомобіль можна орендувати як у юридичної, так і у фізичної особи. Обмежень з цього приводу чинними нормативними документами не передбачено. Відносини між бюджетною установою та власником автомобіля слід визначити у договорі оренди транспортного засобу.
Умови укладання такого договору передбачені гл. 58 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV (далі — ЦКУ).
Звернемо особливу увагу на те, що виходячи з п. 2 ст. 799 ЦКУ договір найму транспортного засобу, укладений із фізичною особою, підлягає нотаріальному посвідченню. Згідно зі ст. 801 ЦКУ наймач зобов’язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані. Витрати, пов’язані з використанням транспортного засобу, у тому числі зі сплатою податків та інших платежів, несе наймач. Збитки, завдані у зв’язку із втратою або пошкодженням транспортного засобу, має відшкодувати наймач.
До речі, усі ці вимоги слід передбачити у письмовому договорі. Також необхідно звернути увагу на загальні істотні умови договору оренди, які визначені у ст. 284 Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV.
Так, істотними умовами договору оренди є:
— об’єкт оренди (склад і вартість майна з урахуванням її індексації);
— строк, на який укладається договір оренди;
— орендна плата з урахуванням її індексації;
— порядок використання амортизаційних відрахувань;
— відновлення орендованого майна та умови його повернення або викупу.
Після укладання договору оренди автомобіль передається від орендодавця до орендаря на підставі акта приймання-передачі. Також разом з автомобілем передається технічна документація.
Тепер щодо використання автомобіля за договором позички.
Умови надання товарно-матеріальних цінностей у позичку визначені гл. 60 ЦКУ. Відповідно до ст. 827 ЦКУ за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов’язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку. При цьому користування річчю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними.
Договір позички між юридичними особами, а також між юридичною та фізичною особою укладається у письмовій формі (ст. 828 ЦКУ). Умовами договору позички доцільно передбачити, хто буде здійснювати видатки на утримання автомобіля, ремонт тощо.
Зауважимо, що коли відносини з власником авто оформлені (оренда чи позичка), то, по суті, на період відрядження таке авто стає службовим.
Розглянемо, як саме можна відшкодувати витрати, пов’язані з використанням у відрядженні службового автомобіля.
Нагадаємо, що основним документом, який визначає порядок направлення працівника у службове відрядження, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).
Згідно з п. 1 цієї Інструкції службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).
Порядок відшкодування витрат відряджених працівників визначений розд. II Інструкції № 59. При цьому зазначимо, що цей розділ не містить норм, що визначають порядок відшкодування відрядженому працівникові витрат на проїзд службовим автомобілем (витрат на паливно-мастильні матеріали, витрат, пов’язаних з ремонтом, придбанням запчастин тощо).
У зв’язку з цим слід чітко розуміти, що вказані витрати не можуть бути компенсовані як витрати на відрядження.
У той же час це не означає, що витрати, пов’язані з проїздом у разі відрядження на службовому автомобілі, взагалі не компенсуються, адже заборони на такі витрати чинне законодавство не містить. У цьому випадку слід розуміти, що установа використовує службовий автомобіль для поїздки свого працівника в межах своєї основної діяльності, тож і витрати на нього вважатимуться витратами на господарські потреби.
У зв’язку з цим такі витрати слід здійснювати не за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження», а за КЕКВ, відповідним економічній сутності видатків. Так, витрати на придбання паливно-мастильних матеріалів здійснюються за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».
Порядок оформлення документів для направлення працівника у відрядження на автомобілі, а також відшкодування витрат на відрядження, не відрізняється від порядку, встановленого для звичайного відрядження.
Так, видається наказ про відрядження, в якому вказується, що воно здійснюватиметься на службовому авто. Крім того, затверджується маршрут руху, виписується подорожній лист і видається аванс на відрядження. Якщо автомобілем керуватиме штатний водій, то йому також оформляється відрядження. Одночасно з авансом на відрядження установа повинна видати працівнику підзвітні кошти на господарські потреби (для компенсації витрат на паливно-мастильні матеріали та інші витрати).
Також нагадаємо, що норми використання паливно-мастильних матеріалів у випадку використання власного автомобіля працівника, який став службовим внаслідок укладання договору оренди або позички, визначаються на підставі Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 10.02.98 р. № 43, якщо в установі прийнято наказ про те, що саме ці норми використовуються для списання паливно-мастильних матеріалів.
Попереджаємо: відрядження на власному авто має бути доцільним. Якщо, наприклад, на балансі бюджетної установи є автомобіль, а тим паче якщо норми списання пального для такого автомобіля нижчі, ніж для власного авто працівника, то відправлятися у відрядження на власному авто недоцільно, адже це призведе до неефективного витрачання бюджетних коштів. На це можуть негативно відреагувати перевіряючі. Майте це на увазі.
У вашому ж випадку саме така ситуація, адже на балансі ВНЗ є автомобілі і доцільність відряджати працівника на власному авто викликає певні запитання.
Тож відправляти працівника у відрядження на власному авто (з оформленням одного з договорів, про які йшлося вище) доцільно лише у випадку, якщо норми витрачання пального для його авто значно менші, ніж для тих авто, які обліковуються на балансі установи, що дасть змогу зменшити витрачання бюджетних коштів на пальне під час відрядження.
Також ви, як установа, що фінансується із державного бюджету, маєте пам’ятати про Заходи щодо ефективного та раціонального використання державних коштів, передбачених для утримання органів державної влади та інших державних органів, утворених органами державної влади підприємств, установ та організацій, які використовують кошти державного бюджету, затверджені постановою КМУ від 11.10.2016 р. № 710.
Так п. 4 цих Заходів передбачено недопущення використання для обслуговування органів державної влади та інших державних органів, утворених органами державної влади підприємств, установ та організацій, які використовують кошти державного бюджету, більше одного легкового автомобіля, якщо інше не передбачено законом або актом КМУ.
Виключенням є автотранспортні засоби, що згідно з навчальними планами використовуються у навчальному процесі для підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації учнів, студентів та осіб, що навчаються, використовуються Міжнародним дитячим центром «Артек», для виїздів журналістів до місць подій з метою збирання інформації, для надання санаторно-курортних і реабілітаційних послуг інвалідам, ветеранам війни, у тому числі учасникам антитерористичної операції, а також використовуються закордонними дипломатичними установами України для організації та виконання консульських функцій і протокольного забезпечення візитів офіційних делегацій України, органами державної виконавчої служби для забезпечення своєчасного, повного та неупередженого примусового виконання рішень, підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління Держводагентства, для забезпечення виробничих процесів, органами і установами Державної кримінально-виконавчої служби для забезпечення своїх функцій.
