Давайте в первую очередь обратим внимание на Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон № 996) и рассмотрим типы организации ведения бухгалтерского учета.
Согласно п. 4 ст. 8 разд. ІІІ Закона № 996 для обеспечения ведения бухгалтерского учета предприятие самостоятельно с соблюдением требований этого Закона избирает формы его организации:
— введение в штат предприятия должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;
— пользование услугами специалиста по бухгалтерскому учету, зарегистрированного как предприниматель, осуществляющий предпринимательскую деятельность без образования юридического лица;
— ведение на договорных принципах бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией или предприятием, субъектом предпринимательской деятельности, самозанятым лицом, которое осуществляет деятельность в сфере бухгалтерского учета и/или аудиторской деятельности;
— самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно владельцем или руководителем предприятия. При этом обратим внимание на то, что такая форма организации бухгалтерского учета не может применяться на предприятиях, отчетность которых должна обнародоваться, и в бюджетных учреждениях.
Так что если бюджетное учреждение намеревается вести бухгалтерский учет самостоятельно, то в первую очередь такому учреждению следует в письменном виде обратиться к вышестоящей организации, при которой действует централизованная бухгалтерия, и изложить свое намерение.
В свою очередь, в соответствии с п. 2 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением КМУ от 26.01.2011 г. № 59, бухгалтерская служба бюджетного учреждения образуется как самостоятельное структурное подразделение бюджетного учреждения, вид которого зависит от объема, характера и сложности бухгалтерской работы, — департамент, управление, отдел, сектор, или в бюджетном учреждении вводится должность специалиста, на которого возлагается выполнение обязанностей бухгалтерской службы.
Поэтому следует решить, как именно будет организовано ведение бухгалтерского учета. Это зависит от того, какие объемы работ необходимы для ведения учета, и исходя из этого определиться, нужно ли создавать целое подразделение бухгалтерской службы или достаточно ввести должность одного специалиста.
При этом нелишним будет обратиться к штатным нормативам (если такие существуют для конкретного бюджетного учреждения) и посмотреть, какие и сколько штатных единиц бухгалтеров разрешено вводить.
Конечно, для введения новых должностей или отдельной единицы бухгалтера необходимо иметь достаточный фонд оплаты труда.
Для этого необходимо обратиться к главному распорядителю бюджетных средств с просьбой и обоснованием относительно выделения дополнительных средств на оплату труда бухгалтера или работников бухгалтерской службы.
Затем, когда штат бухгалтеров сформирован, средства на оплату труда таких работников утверждены и работники наняты, следует передать все необходимые документы по бюджетной организации, которая отделяется от централизованной бухгалтерии.
Если при этом происходит изменение материально ответственных лиц, то необходимо провести инвентаризацию. Это предусмотрено п. 7 Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879 (ср. ).
Также не следует забывать, что в соответствующий орган Госказначейской службы необходимо подать новые карточки с образцами подписей лиц, которым дано право распоряжения счетами и подписания платежных и других расчетных документов. Так, согласно п.п. 2.1.3 Порядка открытия и закрытия счетов в национальной валюте в органах Госказначейской службы, утвержденного приказом Минфина от 22.06.2012 г. № 758, карточка содержит образцы подписей лиц, которым согласно предписывающим документам органов Казначейства дано право распоряжения счетами и подписания платежных и других расчетных документов.
Карточка с образцами подписей и оттиска печати должна быть заверена подписью руководителя (заместителя руководителя) соответствующего Главного управления Казначейства и печатью. В случае изменения или дополнения хотя бы одной из подписей оформляется новая карточка с образцами подписей и оттиска печати на всех лиц, которые имеют право первой и второй подписи.
Если в новой карточке, которая подается в случае замены подписей или дополнения подписями, подписи руководителя и главного бухгалтера не изменяются, то дополнительно такая карточка не заверяется, а подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Также следует указать, что, как правило, бюджетные учреждения, которые обслуживаются централизованными бухгалтериями, являются отдельными юридическими лицами. Если же в вашем случае это не так, то дополнительно следует пройти еще и всю процедуру по созданию нового юридического лица и его регистрации во всех необходимых инстанциях.
Подытожим шаги отделения и покажем их схематически:
