Кассовые операции: что интересного в новом Положении

Оприходование наличности

Прежде всего среди терминов, приведенных в Положении № 148, привлекло внимание обновленное определение оприходования наличности.

Для наглядности посмотрите, как оно выглядело раньше и сейчас:

Как видим, сейчас в Положении № 148 речь идет об оприходовании наличности только в кассовой книге. Выясним, как это правильно понимать.

Для этого вспомним один момент. Раньше из п. 2.6 Положения № 637 следовало, что оприходование наличности — это совокупность таких действий: фиксация полной суммы наличности в чеках РРО и КУРО (если учреждение применяет РРО) или же в приходных кассовых ордерах и кассовой книге (если учреждение не применяет РРО). Для субъектов хозяйствования, использующих РРО, налоговики и НБУ настойчиво добавляли третью обязательную составляющую к оприходованию наличности — запись в кассовой книге. Исходя из этого, контролеры и НБУ считали наличность:

— неполностью оприходованной, если она проведена через РРО и в день ее поступления отражена в кассовой книге, но не проведена в КУРО;

— оприходованной несвоевременно, если средства проведены через РРО и отражены в КУРО, но в день их получения не проведены через кассовую книгу.

Учитывая обновленное определение «оприходование наличности», наличность считают оприходованной, если вся ее сумма зафиксирована:

1) или в фискальных отчетных чеках РРО и кассовой книге (если учреждение применяет РРО);

2) или в расчетных квитанциях и кассовой книге (если учреждение использует КУРО без РРО).

При этом, как и раньше, учреждения, которые оформляли наличные расчеты кассовыми ордерами, продолжают оприходовать наличность в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров. Что касается тех бюджетных учреждений, которые используют РРО и КУРО (а также речь идет о тех, кто использует КУРО без применения РРО), то они оприходуют наличность в кассовой книге на основании фискальных отчетных чеков или данных расчетных квитанций.

Как рассчитать лимит кассы

С 05.01.2018 г. порядок расчета лимита кассы значительно либерализован. Давайте выясним, каким может быть в настоящее время размер лимита и нужно ли учреждениям переутверждать действующий лимит кассы?

Лимит остатка наличности в кассе — это предельный размер суммы наличности, который может оставаться в кассе во внерабочее время и обеспечить работу в начале следующего рабочего дня (п.п. 16 п. 3 разд. I Положения № 148). Сумму наличности, которая превышает установленный лимит, необходимо сдавать в банк для ее зачисления на счета, открытые в органах Казначейства, в согласованные с банком сроки.

Как и раньше, бюджетные учреждения самостоятельно устанавливают лимит кассы, а сроки сдачи наличности согласовывают с банком.

Вместе с тем обратите внимание: если раньше форма расчета лимита кассы была приведена в приложении 8 к Положению № 637, то сейчас в Положении № 148 такого приложения нет. Это значит, что порядок расчета лимита учреждение разрабатывает самостоятельно на основании Положения № 148 с учетом особенностей своей работы и утверждает внутренним документом (приказом, распоряжением). Кстати, размер лимита, рассчитанный на основании утвержденного порядка расчета лимита, также нужно утвердить соответствующим внутренним документом (приказом, распоряжением).

Как и раньше, лимит кассы определяют одним из двух способов:

1) или исходя из среднедневного поступления наличности в кассу;

2) или исходя из среднедневной выдачи наличности из кассы.

Какой из способов выбрать — учреждение решает самостоятельно.

Расчет установления лимита остатка наличности в кассе оформляют в произвольной форме и прилагают к приказу (распоряжению) об утверждении лимита. При этом добавим, что принцип расчета лимита кассы остался прежним: сумму поступления (или выдачи) наличности из кассы за расчетный период делят на количество рабочих дней в этом расчетном периоде.

Поскольку учреждения могут самостоятельно выбрать расчетный период для такого расчета, это значит, что для этого теперь не обязательно использовать данные за 3 месяца подряд из последних 12 месяцев.

Несколько слов о том, как рассчитать лимит кассы тем учреждениям, которые только были созданы в 2018 году или же только в этом году начали получать наличность в кассу.

Особенности установления лимита кассы учреждениями, начавшими в 2018 году свою деятельность, а также учреждениями, деятельность которых была связана исключительно с безналичными расчетами и которые начинают в этом году получать дополнительные поступления (например, от платных услуг) в наличной форме, прописаны в абз. 3 п. 50 разд. V Положения № 148.

Так, указанные учреждения на первые 3 месяца работы устанавливают лимит кассы по прогнозным расчетам (то есть устанавливают прогнозный лимит). В двухнедельный срок после окончания первых 3 месяцев работы установленный таким образом прогнозный лимит кассы следует пересмотреть по фактическим показателям деятельности в соответствии с нормами Положения № 148 (ср. ). При этом те учреждения, которые установили прогнозный лимит, отсчитывают первые 3 месяца работы с наличностью начиная со дня осуществления первого расчета наличностью.

Не забудьте: прогнозный лимит кассы также утверждают соответствующим приказом или распоряжением. После окончания 3 месяцев лимит пересматривают, ориентируясь на реальные результаты деятельности за трехмесячный период, и утверждают его в общем порядке.

Как действовать тем учреждениям, в кассе которых движение наличности минимально? Можно ли обойтись без установления лимита?

К сожалению, для таких учреждений как раньше, так и сейчас в Положении № 148 не предусмотрено никаких исключений.

Согласно п. 53 разд. V Положения № 148 если учреждением не установлен лимит кассы (независимо от причин такого неустановления), то он считается нулевым. В таком случае вся наличность, находящаяся в кассе учреждения на конец рабочего дня и не сданная в банк, считается сверхлимитной.

Обязательно ли переутверждать действующий лимит? На наш взгляд, лучше это сделать. Как мы уже отмечали, Положение № 148 обязывает учреждения самостоятельно разработать и утвердить порядок расчета лимита кассы, а на его основании — рассчитать и утвердить лимит. То есть лимит кассы должен соответствовать нормам нового кассового Положения № 148 и порядку расчета лимита кассы, разработанному учреждением. А поскольку это новые документы, то и размер лимита в этом году лучше пересчитать и переутвердить, сделав в приказе ссылку на требования Положения № 148.

Когда разрешено превышать лимит

Стоит знать, что за превышение установленного лимита кассы не всегда штрафуют. По этому поводу Положением № 148 предусмотрены случаи, когда законодательно разрешено хранить в кассе сумму, которая превышает лимит, а также случаи, когда наличность не считается сверхлимитной в день ее поступления. Рассмотрим такие случаи.

Так, бюджетные учреждения имеют право хранить в своей кассе сумму наличности, которая превышает установленный лимит (п. 18 разд. II Положения № 148). При этом это касается наличности, полученной для выплат, которые относятся к фонду оплаты труда, пенсий, стипендий.

Кстати, ранее Положением № 637 срок хранения наличности был установлен лишь 3 рабочих дня.

Вместе с тем имейте в виду: хранить в кассе сверхлимитную сумму, предназначенную для других выплат, чем вышеприведенные (например, алиментов, больничных и т. п.), в течение 5 рабочих дней не разрешается.

Как отмечалось, есть случаи, когда наличность не считается сверхлимитной в день ее поступления. Эти случаи перечислены в п. 54 разд. V Положения № 148, а именно когда:

1) сумма превышения установленного лимита кассы сдана в обслуживающий банк не позднее следующего рабочего дня банка;

2) сумма превышения лимита выдана для использования (без предварительной ее сдачи в банк и одновременного получения из кассы банка) на цели, связанные с его деятельностью, на следующий день;

3) наличность поступила в кассу в выходные или праздничные дни, и сумма превышения размера лимита была:

— сдана в банк на следующий рабочий день банка и учреждения;

— выдана для использования учреждением (без предварительной сдачи ее в банк и одновременного получения из кассы банка) на следующий рабочий день на нужды, связанные с деятельностью предприятия.

Почему? Сейчас как раз самое время напомнить, что бюджетные учреждения при ведении кассовых операций, кроме Положения № 148, также должны учитывать требования Порядка № 938 и Порядка № 1407. Для наглядности требования этих документов приведем в таблице:

Учитывая это, бюджетные учреждения при получении наличности в кассу должны использовать ее строго по целевому назначению. В случае, если такая наличность не была использована (или полностью, или частично) по назначению, ее следует сначала сдать на счет, открытый в органе Казначейства, а только после этого использовать по соответствующему назначению. При этом неиспользованную наличность распорядители бюджетных средств возвращают на тот же счет, с которого она была получена, по тем же КЭКР. При заполнении соответствующих документов (заявки на внесение наличности) обязательно указываются номер регистрационного счета бюджетного учреждения, на который необходимо зачислить (восстановить) средства, наименование распорядителя средств, содержание операции и КЭКР, по которому осуществляется возврат (внесение) средств.

Например, в кассу учреждения была получена наличность для выплаты заработной платы работникам за январь. В установленные сроки заработная плата была выплачена всем работникам, кроме уборщицы, которая в это время была на больничном. Исходя из принципа целевого использования суммы невыплаченной заработной платы должны быть депонированы и сданы в банк для зачисления на счет учреждения. Поэтому следует помнить, что такие неизрасходованные средства учреждение не может использовать на другие нужды, например для выдачи аванса на командировку (КЭКР 2250) или хозяйственные расходы (КЭКР 2210).

Кроме того, придерживаться принципа целевого назначения необходимо в случае, когда учреждение получило в кассу наличность за оказанные услуги и т. п. (например, арендную плату или благотворительные взносы). То есть при получении указанных средств бюджетное учреждение должно зачислить такие суммы на счет, открытый в органе Казначейства. И только после этого имеет право израсходовать с этого счета средства на соответствующие нужды, предусмотренные сметой.

Как сдать наличность в банк

Дополнены способы сдачи наличности. Теперь в Положении № 148 (п. 16 разд. II) указано, что сдавать наличность субъекты хозяйствования могут в том числе через предприятия, которые получили лицензию НБУ на предоставление банкам услуг по инкассации.

Расширен перечень документов, которые подтверждают сдачу выручки в банк. Как и раньше, это квитанция к приходному кассовому документу банка на внесение наличных, подписанная ответственными лицами банка и заверенная оттиском печати банка, а также копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью, заверенная подписью и оттиском печати инкассатора. Среди новых документов — квитанция/чек банкомата или программно-технического комплекса самообслуживания и чек платежного терминала в случае инкассации средств в режиме реального времени с использованием платежных терминалов.

Также НБУ уточнил, что субъекты хозяйствования, которые работают в выходные и праздничные дни и не имеют возможности сдать полученную ими за эти дни наличность в банк из-за отсутствия соответствующего условия в договоре с банком на инкассацию, сдают такую наличность:

— через банкоматы / программно-технические комплексы самообслуживания в день ее поступления в кассу;

— или, как и раньше, непосредственно в банк на следующий рабочий день банка и учреждения (п. 49 разд. V Положения № 148).

При этом порядок проведения инкассации средств и случаи непроведения инкассации следует определить в договоре на инкассацию средств. Сумма остатка наличности за день, в который не было инкассации по вине банка, не является превышением лимита кассы.

Новые формы кассовых документов

Формы всех кассовых документов несколько откорректированы. Для наглядности в таблице рассмотрим, какие изменения в них внесены.

С какой даты применять новые бланки кассовых документов?

Поскольку в самом Положении № 148 нет никаких переходных положений, которые бы позволяли оформлять кассовые операции на старых бланках до полного их использования, то формально выходит, что новые бланки надо применять уже с 05.01.2018 г. Именно так и поступили большинство осторожных субъектов хозяйствования, хотя и надеялись, что НБУ достаточно быстро отреагирует на эту ситуацию (например, выдав срочное разъяснение) и позволит продолжать использовать какое-то время старые бланки.

Лишь в конце января на своем сайте НБУ (https://bank.gov.ua) разместил сообщение о том, что Нацбанк предлагает предоставить возможность субъектам хозяйствования в течение шести месяцев привести свою деятельность по использованию форм первичного учета кассовых операций в соответствие с требованиями Положения № 148.

В частности, это касается форм ведомостей на выплату наличности, приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров, журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовых книг, книг учета выданной и принятой старшим кассиром наличности и актов о результатах инвентаризации имеющихся средств.

Также добавил, что в течение этого периода редакционные отличия форм первичного учета не должны быть основанием для их не применения. Такой переходный адаптационный период позволит субъектам хозяйствования использовать ранее напечатанные формы первичного учета кассовых операций.

Все свои предложения по этому вопросу НБУ изложил в проекте постановления, которое вносит изменения в Положение № 148. Поскольку статус этого предложения изложен лишь в проекте постановления, которое предложено на обсуждение, то стоит ли в настоящее время ожидать, пока указанное предложение НБУ будет окончательно прописано в Положении № 148?

Считаем, что сейчас смысла ждать, пока такие изменения будут внесены в это Положение, нет. Безопаснее все же применять новые формы кассовых документов.

Несколько слов о том, как в связи с этим действовать бюджетным учреждениям.

Для тех учреждений, которые ведут кассовую книгу в электронной форме, переход на новые формы кассовых документов будет менее болезненным. После того, как в программное обеспечение IT-работники внесут необходимые изменения, листы кассовой книги будут распечатываться уже с учетом внесенных изменений, то есть по новым формам.

Что касается таких форм кассовых документов, как расходные и приходные кассовые ордера, то со дня применения новых бланков их нумерацию продолжают, а не начинают сначала.

Также добавим, что НБУ разрешил заполнять приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и расходные ведомости любым способом, который обеспечит надлежащую сохранность записей в течение установленного для хранения документов срока (п. 32 разд. III Положения № 148).

Согласно п. 23 разд. III Положения № 148 все кассовые документы (в том числе приходные и расходные кассовые ордера) могут быть электронными. Но при этом они должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота (в частности, на них должна быть наложена ЭЦП).

Кого принять на должность кассира

Нацбанк предусмотрел, что руководитель учреждения для выполнения функций кассира может привлечь работника другого учреждения на основании договора о предоставлении услуг по предоставлению персонала. При этом в договоре обязательно должно быть указано требование о полной материальной ответственности такого работника (п. 44 разд. IV Положения № 148).

Однако, вряд ли найдется такой руководитель бюджетного учреждения, который отважится принять на должность кассира внештатного работника.

Контроль за кассовыми операциями

В разд. VI Положения № 148 определено, на какие вопросы обращают внимание контролеры при проверке кассовых операций. В частности, контролеры:

1) проверяют порядок ведения кассовой книги и оформления операций по принятию и выдаче наличности, ведения соответствующих кассовых документов;

2) проверяют полноту и своевременность оприходования наличности в кассе;

3) определяют наличие самостоятельно установленного лимита кассы и его соответствие самостоятельно осуществленным расчетам;

4) сверяют с банковскими (казначейскими) документами все случаи получения учреждением значительных сумм наличности, а при необходимости используют также данные банков, в которых открыты текущие счета;

5) проверяют соблюдение установленного порядка выдачи наличности под отчет и ее использование;

6) проверяют соблюдение ограничений наличных расчетов.

Добавим, что за нарушение порядка ведения кассовых операций на нарушителей налагают штрафные санкции. Согласно ст. 2 Указа Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.05.95 г. № 436/95 такие штрафы налагают органы налоговой службы на основании материалов проведенных ими проверок и представления органов Государственной аудиторской службы, финансовых органов и органов МВД.

В заключение подытожим основные новации Положения № 148:

— учреждениям, которые имеют дело с наличностью, необходимо разработать и утвердить внутренним документом порядок оприходования наличности;

— самостоятельно рассчитать и утвердить внутренним документом порядок расчета лимита кассы;

— наличность, полученную в банке для выплат, которые относятся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, можно хранить в кассе сверх лимита в течение 5 рабочих дней;

— применять обновленные формы кассовых документов, утвержденные Положением № 148, следует с 05.01.2018 г.

Нормативные документы и сокращения

Положение № 148 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Порядок № 1407 — Порядок казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденный приказом Минфина от 24.12.2012 г. № 1407.

Порядок № 938 — Порядок казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденный приказом Минфина от 23.08.2012 г. № 938.

РРО — регистратор расчетных операций.

КУРО — книга учета расчетных операций.