Касові операції: що цікавого у новому Положенні

Оприбуткування готівки

Перш за все серед термінів, наведених у Положенні № 148, привернуло увагу оновлене визначення оприбуткування готівки.

Для наочності погляньте, як воно виглядало раніше та нині:

Як бачимо, нині в Положенні № 148 мова йде про оприбуткування готівки тільки в касовій книзі. З’ясуємо, як це правильно розуміти.

Для цього пригадаємо один момент. Раніше з п. 2.6 Положення № 637 випливало, що оприбуткування готівки — це сукупність таких дій: фіксація повної суми готівки в чеках РРО і КОРО (якщо установа застосовує РРО) або ж у прибуткових касових ордерах і касовій книзі (якщо установа не застосовує РРО). Для тих суб’єктів господарювання, хто використовує РРО, податківці і НБУ наполегливо додавали третю обов’язкову складову до оприбуткування готівки — запис у касовій книзі. Виходячи з цього, контролери та НБУ вважали готівку:

— неповністю оприбуткованою, якщо вона проведена через РРО та в день її надходження відображена в касовій книзі, але не проведена в КОРО;

— оприбуткованою несвоєчасно, якщо кошти проведені через РРО та відображені в КОРО, але в день їх отримання не проведені через касову книгу.

З огляду на оновлене визначення «оприбуткування готівки», готівку вважають оприбуткованою, якщо вся її сума зафіксована:

1) або у фіскальних звітних чеках РРО і касовій книзі (якщо установа застосовує РРО);

2) або в розрахункових квитанціях і касовій книзі (якщо установа використовує КОРО без РРО).

При цьому, як і раніше, установи, які оформляли готівкові розрахунки касовими ордерами, продовжують оприбутковувати готівку в касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів. Що стосується тих бюджетних установ, які використовують РРО і КОРО (а також мова йде про тих, хто використовує КОРО без застосування РРО), то вони оприбутковують готівку в касовій книзі на підставі фіскальних звітних чеків або даних розрахункових квитанцій.

Як розрахувати ліміт каси

З 05.01.2018 р. порядок розрахунку ліміту каси значно лібералізований. Давайте з’ясуємо, який може бути нині розмір ліміту та чи потрібно установам перезатверджувати діючий ліміт каси?

Ліміт залишку готівки в касі — це граничний розмір суми готівки, який може залишатися в касі у позаробочий час і забезпечити роботу на початку наступного робочого дня (п.п. 16 п. 3 розд. I Положення № 148). Суму готівки, що перевищує встановлений ліміт, необхідно здавати у банк для її зарахування на рахунки, відкриті в органах Казначейства, в погоджені з банком строки.

Як і раніше, бюджетні установи самостійно встановлюють ліміт каси, а строки здавання готівки погоджують з банком.

Разом з тим зверніть увагу: якщо раніше форма розрахунку ліміту каси була наведена в додатку 8 до Положення № 637, то нині в Положенні № 148 такого додатка немає. Це означає, що порядок розрахунку ліміту установа розробляє самостійно на підставі Положення № 148 з урахуванням особливостей своєї роботи і затверджує внутрішнім документом (наказом, розпорядженням). До речі, розмір ліміту, розрахований на підставі затвердженого порядку розрахунку ліміту, також треба затвердити відповідним внутрішнім документом (наказом, розпорядженням).

Як і раніше, ліміт каси визначають одним з двох способів:

1) або виходячи із середньоденного надходження готівки в касу;

2) або виходячи із середньоденної видачі готівки із каси.

Який із способів обрати — установа вирішує самостійно.

Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі оформляють у довільній формі і додають до наказу (розпорядження) про затвердження ліміту. При цьому додамо, що принцип розрахунку ліміту каси залишився тим же: суму надходження (чи видачі) готівки з каси за розрахунковий період ділять на кількість робочих днів у цьому розрахунковому періоді.

Оскільки установи можуть самостійно обрати розрахунковий період для такого розрахунку, це означає, що для цього тепер не обов’язково використовувати дані за 3 місяці підряд з останніх 12 місяців.

Декілька слів про те, як розрахувати ліміт каси тим установам, які тільки-но були створені у 2018 році або ж тільки у цьому році почали отримувати готівку до каси.

Особливості встановлення ліміту каси установами, що у 2018 році розпочали свою діяльність, а також установами, діяльність яких була пов’язана виключно з безготівковими розрахунками і які починають у цьому році отримувати додаткові надходження (наприклад, від платних послуг) у готівковій формі, прописані в абз. 3 п. 50 розд. V Положення № 148.

Так, зазначені установи на перші 3 місяці роботи встановлюють ліміт каси за прогнозними розрахунками (тобто встановлюють прогнозний ліміт). У двотижневий строк після закінчення перших 3 місяців роботи встановлений таким чином прогнозний ліміт каси слід переглянути за фактичними показниками діяльності відповідно до норм Положення № 148 (ср. ). При цьому ті установи, які встановили прогнозний ліміт, відраховують перші 3 місяці роботи з готівкою починаючи з дня здійснення першого розрахунку готівкою.

Не забудьте: прогнозний ліміт каси також затверджують відповідним наказом або розпорядженням. Після закінчення 3 місяців ліміт переглядають, орієнтуючись на реальні результати діяльності за тримісячний період, та затверджують його у загальному порядку.

Як діяти тим установам, в касі яких рух готівки мінімальний? Чи можливо обійтись без встановлення ліміту?

На жаль, для таких установ як раніше, так і нині в Положенні № 148 не передбачено жодних винятків.

Згідно з п. 53 розд. V Положення № 148 якщо установою не встановлено ліміт каси (незалежно від причин такого невстановлення), то він вважається нульовим. У такому разі вся готівка, що перебуває в касі установи на кінець робочого дня і не здана до банку, вважається понадлімітною.

Чи обов’язково перезатверджувати діючий ліміт? На наш погляд, краще це зробити. Як ми вже зазначали, Положення № 148 зобов’язує установи самостійно розробити і затвердити порядок розрахунку ліміту каси, а на його підставі — розрахувати і затвердити ліміт. Тобто ліміт каси повинен відповідати нормам нового касового Положення № 148 і порядку розрахунку ліміту каси, розробленому установою. А оскільки це нові документи, то і розмір ліміту у цьому році краще перерахувати та перезатвердити, зробивши в наказі посилання на вимоги Положення № 148.

Коли дозволено перевищувати ліміт

Варто знати, що за перевищення встановленого ліміту каси не завжди штрафують. З цього приводу Положенням № 148 передбачені випадки, коли законодавчо дозволено зберігати в касі суму, що перевищує ліміт, а також випадки, коли готівка не вважається понадлімітною в день її надходження.

Розглянемо такі випадки.

Так, бюджетні установи мають право зберігати у своїй касі суму готівки, що перевищує встановлений ліміт (п. 18 розд. II Положення № 148). При цьому це стосується готівки, яка отримана для виплат, що відносяться до фонду оплати праці, пенсій, стипендій.

До речі, раніше Положенням № 637 строк зберігання готівки був установлений лише 3 робочих дні.

Разом з тим майте на увазі: зберігати в касі понадлімітну суму, призначену для інших виплат, ніж наведені вище (наприклад, аліментів, лікарняних тощо), протягом 5 робочих днів не дозволяється.

Як зазначалось, є випадки, коли готівка не вважається понадлімітною в день її надходження. Ці випадки перелічені в п. 54 розд. V Положення № 148, а саме коли:

1) сума перевищення встановленого ліміту каси здана до обслуговуючого банку не пізніше наступного робочого дня банку;

2) сума перевищення ліміту видана для використання (без попередньої її здачі до банку та одночасного отримання з каси банку) на цілі, пов’язані з його діяльністю, наступного дня;

3) готівка надійшла в касу у вихідні або святкові дні, і сума перевищення розміру ліміту була:

— здана до банку наступного робочого дня банку і установи;

— видана для використання установою (без попередньої здачі її у банк та одночасного отримання з каси банку) на наступний робочий день на потреби, пов’язані з діяльністю підприємства.

Чому? Зараз як раз саме час нагадати, що бюджетні установи при веденні касових операцій, окрім Положення № 148, також повинні враховувати вимоги Порядку № 938 та Порядку № 1407. Для наочності вимоги цих документів наведемо в таблиці:

З огляду на це, бюджетні установи при отриманні готівки до каси повинні використовувати її суворо за цільовим призначенням. У разі якщо така готівка не була використана (або повністю, або частково) за призначенням, її слід спочатку зарахувати на рахунок, відкритий в органі Казначейства, а лише після цього використати за відповідним призначенням. При цьому невикористану готівку розпорядники бюджетних коштів повертають на той самий рахунок, з якого вона була отримана, за тими самими КЕКВ. При заповненні відповідних документів (заявки на внесення готівки) обов’язково вказуються номер реєстраційного рахунка бюджетної установи, на який необхідно зарахувати (відновити) кошти, найменування розпорядника коштів, зміст операції та КЕКВ, за яким здійснюється повернення (внесення) коштів.

Наприклад, у касу установи була отримана готівка для виплати заробітної плати працівникам за січень. У встановлені терміни заробітна плата була виплачена всім працівникам, крім прибиральниці, яка в цей час була на лікарняному. Виходячи з принципу цільового використання суми невиплаченої заробітної плати повинні бути депоновані і здані в банк для зарахування на рахунок установи. Тому слід пам’ятати, що такі невитрачені кошти установа не може використовувати на інші потреби, наприклад для видачі авансу на відрядження (КЕКВ 2250) чи господарські витрати (КЕКВ 2210).

Крім того, дотримуватися принципу цільового призначення необхідно у разі, коли установа отримала до каси готівку за надані послуги тощо (наприклад, орендну плату або благодійні внески). Тобто при отриманні зазначених коштів бюджетна установа повинна зарахувати такі суми на рахунок, відкритий в органі Казначейства. І тільки після цього має право витратити з цього рахунку кошти на відповідні потреби, передбачені кошторисом.

Як здати готівку до банку

Доповнено способи здавання готівки. Тепер у Положенні № 148 (п. 16 розд. II) зазначено, що здавати готівку суб’єкти господарювання можуть у тому числі через підприємства, які отримали ліцензію НБУ на надання банкам послуг з інкасації.

Розширено перелік документів, що підтверджують здавання виручки до банку. Як і раніше, це квитанція до прибуткового касового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку і завірена відбитком печатки банку, а також копія супровідної відомості до сумки з готівкою, завірена підписом та відбитком печатки інкасатора. Серед нових документів — квитанція/чек банкомату або програмно-технічного комплексу самообслуговування і чек платіжного термінала у разі інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.

Також НБУ уточнив, що суб’єкти господарювання, які працюють у вихідні та святкові дні і не мають змоги здати отриману ними за ці дні готівку до банку через відсутність відповідної умови в договорі з банком на інкасацію, здають таку готівку:

— через банкомати / програмно-технічні комплекси самообслуговування в день її надходження до каси;

— або, як і раніше, безпосередньо до банку наступного робочого дня банку та установи (п. 49 розд. V Положення № 148).

При цьому порядок проведення інкасації коштів та випадки непроведення інкасації слід визначити в договорі на інкасацію коштів. Сума залишку готівки за день, в який не було інкасації з вини банку, не є перевищенням ліміту каси.

Нові форми касових документів

Форми всіх касових документів дещо відкориговані. Для наочності в таблиці розглянемо, які зміни до них внесено.

З якої дати застосовувати нові бланки касових документів?

Оскільки в самому Положенні № 148 немає ніяких перехідних положень, які б дозволяли оформляти касові операції на старих бланках до повного їх використання, то формально виходить, що нові бланки треба застосовувати вже з 05.01.2018 р. Саме так і вчинили більшість обережних суб’єктів господарювання, хоча й сподівались, що НБУ досить швидко відреагує на цю ситуацію (наприклад, видавши термінове роз’яснення) та дозволить продовжувати використовувати якийсь період старі бланки.

Лише наприкінці січня на своєму сайті НБУ (https://bank.gov.ua) розмістив повідомлення про те, що Нацбанк пропонує надати можливість суб’єктам господарювання протягом шести місяців привести свою діяльність з використання форм первинного обліку касових операцій до вимог Положення № 148.

Зокрема, це стосується форм відомостей на виплату готівки, прибуткових касових ордерів, видаткових касових ордерів, журналів реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, касових книг, книг обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки та актів про результати інвентаризації наявних коштів.

Також додав, що протягом цього періоду редакційні відмінності форм первинного обліку не мають бути підставою для їх не застосування. Такий перехідний адаптаційний період дозволить суб’єктам господарювання використовувати раніше надруковані форми первинного обліку касових операцій.

Усі свої пропозиції з цього питання НБУ виклав у проекті постанови, яка вносить зміни до Положення № 148. Оскільки статус цієї пропозиції викладено лише в проекті постанови, яка запропонована на обговорення, то чи варто нині чекати, поки зазначена пропозиція НБУ буде остаточно прописана в Положенні № 148?

Вважаємо, що зараз сенсу чекати, поки такі зміни будуть внесені до цього Положення, немає. Безпечніше все ж таки застосовувати нові форми касових документів.

Декілька слів про те, як у зв’язку з цим діяти бюджетним установам.

Для тих установ, що ведуть касову книгу в електронній формі, перехід на нові форми касових документів буде менш болісним. Після того, як до програмного забезпечення IT-працівники внесуть необхідні зміни, листи касової книги будуть роздруковуватися вже з урахуванням унесених змін, тобто за новими формами.

Щодо таких форм касових документів, як видаткові та прибуткові касові ордери, то з дня застосування нових бланків їх нумерацію продовжують, а не починають спочатку.

Також додамо, що НБУ дозволив заповнювати прибуткові касові ордери та квитанції до них, а також видаткові касові ордери і видаткові відомості будь-яким способом, який забезпечить належне збереження записів протягом встановленого для зберігання документів строку (п. 32 розд. III Положення № 148).

Згідно з п. 23 розд. III Положення № 148 всі касові документи (у тому числі прибуткові та видаткові касові ордери) можуть бути електронними. Але при цьому вони мають бути оформлені відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу (зокрема, на них має бути накладений ЕЦП).

Кого прийняти на посаду касира

Нацбанк передбачив, що керівник установи для виконання функцій касира може залучити працівника іншої установи на підставі договору про надання послуг з надання персоналу. При цьому в договорі обов’язково має бути вказана вимога про повну матеріальну відповідальність такого працівника (п. 44 розд. IV Положення № 148).

Але навряд чи знайдеться такий керівник бюджетної установи, який зважиться прийняти на посаду касира позаштатного працівника.

Контроль за касовими операціями

У розд. VI Положення № 148 визначено, на які питання звертають увагу контролери при перевірці касових операцій. Зокрема, контролері:

1) перевіряють порядок ведення касової книги та оформлення операцій з приймання та видачі готівки, ведення відповідних касових документів;

2) перевіряють повноту та своєчасність оприбуткування готівки в касі;

3) визначають наявність самостійно встановленого ліміту каси та його відповідність самостійно здійсненим розрахункам;

4) звіряють з банківськими (казначейськими) документами усі випадки одержання установою значних сум готівки, а за потреби використовують також дані банків, у яких відкриті поточні рахунки;

5) перевіряють дотримання встановленого порядку видачі готівки під звіт та її використання;

6) перевіряють дотримання обмежень готівкових розрахунків.

Додамо, що за порушення порядку ведення касових операцій на порушників накладають штрафні санкції. Згідно зі ст. 2 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.05.95 р. № 436/95 такі штрафи накладають органи податкової служби на підставі матеріалів проведених ними перевірок і подання органів Державної аудиторської служби, фінансових органів та органів МВС.

На закінчення підсумуємо основні новації Положення № 148:

— установам, які мають справу з готівкою, необхідно розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки;

— самостійно розрахувати та затвердити внутрішнім документом порядок розрахунку ліміту каси;

— готівку, отриману в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, можна зберігати в касі понад ліміт протягом 5 робочих днів;

— застосовувати оновлені форми касових документів, затверджені Положенням № 148, слід з 05.01.2018 р.

Нормативні документи та скорочення

Положення № 148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Порядок № 1407 — Порядок казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затверджений наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407.

Порядок № 938 — Порядок казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затверджений наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938.

РРО — реєстратор розрахункових операцій.

КОРО — книга обліку розрахункових операцій.