Прежде всего, давайте обратимся к Порядку составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений, утвержденному постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228 (далее — Порядок № 228).
В соответствии с п. 20 этого Порядка во время определения объемов расходов бюджета и/или предоставления кредитов из бюджета распорядителей низшего уровня главные распорядители должны учитывать объективную потребность в средствах каждого учреждения, исходя из его основных производственных показателей и контингентов, которые устанавливаются для учреждений (количество классов, учащихся в школах, коек в больницах, детей в дошкольных заведениях и т. п.), объема выполняемой работы, штатной численности, необходимости погашения дебиторской и кредиторской задолженностей и реализации отдельных программ и намеченных мероприятий по сокращению расходов в плановом периоде.
При этом расчеты, обосновывающие показатели расходов бюджета или предоставления кредитов из бюджета, которые включаются в проект сметы, являются неотъемлемой частью сметы. Распорядители бюджетных средств низшего уровня согласовывают форму расчетов с главным распорядителем бюджетных средств (п. 2 Порядка № 228).
Поэтому, когда вы определяли потребность в средствах на 2018 год по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь», вы должны были прописать все товарно-материальные ценности, которые планируется купить в 2018 году, и тем самым подтвердить потребность в средствах по этому КЭКР.
Согласно п. 5 Порядка № 228 учреждениям могут выделяться бюджетные средства только при наличии утвержденных смет, планов ассигнований общего фонда бюджета, планов предоставления кредитов из общего фонда бюджета, планов специального фонда, а высшим учебным заведениям и научным учреждениям, заведениям здравоохранения — также при наличии утвержденных планов использования бюджетных средств и помесячных планов использования бюджетных средств.
В свою очередь, учреждения имеют право брать бюджетные обязательства тратить бюджетные средства на цели и в пределах, установленных утвержденными сметами, планами ассигнований общего фонда бюджета, планами предоставления кредитов из общего фонда бюджета, планами специального фонда, а высшие учебные заведения и научные учреждения, заведения здравоохранения — также установленных утвержденными планами использования бюджетных средств и помесячными планами использования бюджетных средств.
Поэтому финансовое управление право: если расходы на конкретные цели (в данном случае на приобретение пылесоса) не были предусмотрены в смете, то и проводить их вы не имеете права.
Но, конечно, абсолютно все расходы на год заранее предусмотреть сложно, особенно это касается случаев, когда нужное оборудование выходит из строя. Именно такая ситуация и сложилась в вашем случае. Что же делать?
В первую очередь целесообразно обратиться к главному распорядителю бюджетных средств с письмом, в котором следует обосновать потребность в приобретении пылесоса и попросить утвердить и выделить дополнительные ассигнования по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» (конечно, если стоимость пылесоса меньше чем 6000 грн.).
Также можно попробовать обратиться к главному распорядителю с письмом с просьбой пересмотреть перечень товарно-материальных ценностей, которые планировалось приобретать по КЭКР 2210 в течение 2018 года: отказаться от тех, без которых можно обойтись, в пользу приобретения пылесоса.
Но в таком случае имейте в виду, что у контролирующих органов могут возникнуть вопросы относительно правильности определения первоначальной потребности в средствах на 2018 год по этому КЭКР, если выяснится, что какими-то товарно-материальными ценностями можно, так сказать, «пожертвовать».
И последний вариант выхода из сложившейся ситуации — это приобрести пылесос за счет собственных поступлений, например, если останутся средства от платы за услуги или найдется благотворитель, который купит пылесос или сможет предоставить средства на его приобретение.
При использовании средств, которые поступили в виде платы за услуги, не забывайте о таком правиле. В соответствии с пп. 23 и 49 Порядка № 228 расходы специального фонда сметы за счет собственных поступлений планируются и расходуются в такой последовательности:
1) по установленным направлениям использования;
2) на погашение задолженности учреждения по бюджетным обязательствам по специальному и общему фондам сметы;
3) на проведение мероприятий, связанных с выполнением основных функций, которые не обеспечены (или частично обеспечены) расходами общего фонда.
При этом распорядитель бюджетных средств осуществляет корректировку объемов взятых бюджетных обязательств по общему фонду сметы для проведения расходов по этим обязательствам из специального фонда сметы в соответствии с бюджетным законодательством.
