Перш за все давайте звернемося до Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджених постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228 (далі — Порядок № 228).
Відповідно до п. 20 цього Порядку під час визначення обсягів видатків бюджету та/або надання кредитів з бюджету розпорядників нижчого рівня головні розпорядники повинні враховувати об’єктивну потребу в коштах кожної установи, виходячи з її основних виробничих показників і контингентів, які встановлюються для установ (кількість класів, учнів у школах, ліжок у лікарнях, дітей у дошкільних закладах тощо), обсягу виконуваної роботи, штатної чисельності, необхідності погашення дебіторської і кредиторської заборгованостей та реалізації окремих програм і намічених заходів щодо скорочення витрат у плановому періоді.
При цьому розрахунки, які обґрунтовують показники видатків бюджету або надання кредитів з бюджету, що включаються до проекту кошторису, є невід’ємною частиною кошторису. Розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня погоджують форму розрахунків з головним розпорядником бюджетних коштів (п. 2 Порядку № 228).
Тож коли ви визначали потребу в коштах на 2018 рік за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» ви мали прописати усі товарно-матеріальні цінності, які планується купити у 2018 році, і цим самим підтвердити потребу в коштах за цим КЕКВ.
Згідно з п. 5 Порядку № 228 установам можуть виділятися бюджетні кошти тільки за наявності затверджених кошторисів, планів асигнувань загального фонду бюджету, планів надання кредитів із загального фонду бюджету, планів спеціального фонду, а вищим навчальним закладам та науковим установам, закладам охорони здоров’я — також за наявності затверджених планів використання бюджетних коштів і помісячних планів використання бюджетних коштів.
У свою чергу установи мають право брати бюджетні зобов’язання витрачати бюджетні кошти на цілі та в межах, установлених затвердженими кошторисами, планами асигнувань загального фонду бюджету, планами надання кредитів із загального фонду бюджету, планами спеціального фонду, а вищі навчальні заклади та наукові установи, заклади охорони здоров’я — також установлених затвердженими планами використання бюджетних коштів і помісячними планами використання бюджетних коштів.
Тому фінансове управління має рацію: якщо видатки на конкретні цілі (в даному випадку на придбання пилососа) не були передбачені у кошторисі, то і проводити їх ви не маєте права.
Але, звичайно, абсолютно усі витрати на рік заздалегідь передбачити важко, особливо це стосується випадків, коли потрібне обладнання виходить із ладу. Саме така ситуація і склалася у вашому випадку. Що ж робити?
Насамперед доцільно звернутися до головного розпорядника бюджетних коштів із листом, в якому слід обґрунтувати потребу в придбанні пилососа та попрохати затвердити та виділити додаткові асигнування за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (звичайно, якщо вартість пилососа менше ніж 6000 грн.).
Також можна спробувати звернутися до головного розпорядника листом з проханням переглянути перелік товарно-матеріальних цінностей, які планувалось придбавати за КЕКВ 2210 впродовж 2018 року: відмовитись від тих, без яких можливо обійтися, на користь придбання пилососа.
Але в такому випадку майте на увазі, що у контролюючих органів можуть виникнути запитання щодо правильності визначення початкової потреби в коштах на 2018 рік за цим КЕКВ, якщо з’ясується, що якимись товарно-матеріальними цінностями можна, так би мовити, «пожертвувати».
І останній варіант виходу із ситуації, що склалася, — це придбати пилосос за рахунок власних надходжень, наприклад, якщо залишаться кошти від плати за послуги або знайдеться благодійник, який придбає пилосос або зможе надати кошти на його придбання.
При використанні коштів, які надійшли у вигляді плати за послуги, не забувайте про таке правило. Відповідно до п. 23 та п. 49 Порядку № 228 видатки спеціального фонду кошторису за рахунок власних надходжень плануються та витрачаються у такій послідовності:
1) за встановленими напрямами використання;
2) на погашення заборгованості установи з бюджетних зобов’язань за спеціальним та загальним фондом кошторису;
3) на проведення заходів, пов’язаних з виконанням основних функцій, які не забезпечені (або частково забезпечені) видатками загального фонду.
При цьому розпорядник бюджетних коштів здійснює коригування обсягів узятих бюджетних зобов’язань за загальним фондом кошторису для проведення видатків за цими зобов’язаннями із спеціального фонду кошторису відповідно до бюджетного законодавства.
