Темы статей
Выбрать темы

«Неумирающие» трудовые книжки: порция актуальных разъяснений

Носиков Александр, заведующий отделом мониторинга социальных процессов НИИ труда и занятости населения Минсоцполитики и НАН Украины, канд. соц. наук
На сегодняшний день трудовые книжки продолжают оставаться своеобразным свидетельством карьерного пути работника. А поэтому каждому работодателю, как и раньше, важно знать, как их оформлять, учитывать и хранить. О том, как это делать правильно, мы сейчас и поговорим.

Вопросы, связанные с ведением трудовых книжек (исправление, уточнение, изменение неправильных записей и т. п.), достаточно часто задаются в письменной и устной формах на семинарах и в письмах в редакции профессиональных изданий. В этой статье ответим на наиболее актуальные вопросы, в которых фигурируют трудовые книжки работников.

Согласно положениям ст. 48 КЗоТ трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. На практике по записям в трудовой книжке исчисляют стаж, в том числе специальный, за период до введения системы персонифицированного учета. Трудовая книжка подтверждает опыт, квалификацию и право работников на льготы при назначении специальных пенсий, выплат за выслугу лет и т. п.

Общие требования к ведению этого важного документа установлены Инструкцией № 58. Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней утверждены постановлением № 301.

Основные правила ведения трудовых книжек

Заметим, что сейчас на отечественном рынке труда еще работают люди, которые получили свои трудовые книжки несколько десятков лет назад (одна из предыдущих форм этого документа была утверждена еще в 1974 году). Но хотя образцы таких книжек устарели, они действительны и обмену не подлежат (п. 1 постановления № 301).

А вот если в трудовой книжке заполнены все страницы и она дополняется вкладышем, то независимо от формы книжки, вкладыш используют нового формата в соответствии с положениями п. 3.3 Инструкции № 58.

Важные моменты при заполнении трудовых книжек

1. При оформлении работника-новичка заполняют в первую очередь титульный лист трудовой книжки. Сюда вносят такие сведения, как: фамилия, имя и отчество — полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами; дата рождения — на основании паспорта или свидетельства о рождении (пп. 2.11, 2.12, 3.1 Инструкции № 58). Далее заполняют трудовую книжку сведениями о работе.

2. После того, как работник предоставляет трудовую книжку, ее обязательно регистрируют в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

3. Пунктом 2.14 Инструкции № 58 предусмотрено внесение в графу 3 трудовой книжки записи о приеме на работу с указанием наименования подразделения (цеха, отдела, участка, производства), а также должности (профессии) и присвоенного разряда.

4. Запись в трудовой книжке о названии работы (профессии, должности), на которую переводится работник, обязательно должна соответствовать КП. Ознакомьте работника с записью в трудовой книжке под подпись в личной карточке (п. 2.5 Инструкции № 58).

5. Если работник является внешним совместителем (его основное место работы — у другого работодателя), запись в его трудовую книжку не вносится (п. 1.1 Инструкции № 58).

6. Запись об увольнении в трудовую книжку вносят в точном соответствии с формулировкой законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона (абз. 1 п. 2.26 Инструкции № 58). Если работник предупредил об увольнении через две недели, достаточно внести в трудовую книжку такую запись: «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП».

Кроме того, при трудоустройстве некоторых категорий работников работодатель должен учитывать определенные особенности заполнения раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки. Идет речь, например, о военнослужащих, которые вернулись с военной службы, выпускников ЗВО, граждан, ухаживающих за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет.

Прежде чем внести в раздел «Відомості про роботу» запись о приеме на работу таких работников, отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (если они, конечно, будут предоставлены) вносятся данные о:

• времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войск, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

• времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского заведения нуждается в постоянном стороннем уходе;

• времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных заведениях и других заведениях в учебно-курсовых комбинатах (центрах, пунктах и т. п.);

• времени обучения в ЗВО и времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре.

Важно подчеркнуть, что для внесения всех этих записей в трудовой книжке есть соответствующие разделы: «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення».

К сожалению, иногда работники кадровых служб допускают типичную грубую ошибку: в случае, когда не осталось места для внесения записей в разделе «Відомості про роботу», зачеркивают «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення», дописывают собственноручно «роботу», и вносят туда записи о работе. Такое делать недопустимо! Это именно тот случай, когда необходимо оформить вкладыш к трудовой книжке работника.

Что касается исправления записей в трудовых книжках, то здесь следует отметить, что в разделах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается (п. 2.10 Инструкции № 58). В этих разделах исправления осуществляются путем указания:

• в графе 1 — порядкового номера;

• в графе 2 — даты внесения записи;

• в графе 3 — слов «Запис № недійсний», а далее приводится правильная формулировка;

• в графе 4 — даты и номера приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, извлечение из которого было неправильно внесено в трудовую книжку, или приводятся реквизиты нового приказа.

В случае утери приказа или распоряжения или несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. При этом свидетельские показания не могут быть основанием для исправления ранее внесенных записей (п. 2.9 Инструкции № 58).

Обращаем внимание кадровиков, что в трудовую книжку не вносятся условия трудового договора с работником: продолжительность рабочего времени, графики работы, условия оплаты труда, наличие/отсутствие полной материальной ответственности и т. п. Также не следует вносить условия приема на работу: по срочному трудовому договору, по контракту, наличие/отсутствие испытания.

ВАЖНО!

В трудовую книжку вносят запись о приеме на должность (работу) без упоминания о неполном рабочем времени.

Еще одной самой распространенной темой вопросов от работников кадровых служб является внесение изменений в трудовые книжки работников. Рассмотрим такие случаи.

Изменение личных данных

Достаточно типичным примером изменения личных данных в трудовой книжке является изменение фамилии работницей в связи с бракосочетанием. Порядок внесения изменений в личные данные работника сводится к следующему:

• на первой странице трудовой книжки предварительно внесенные данные зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные;

• на внутренней стороне обложки делается ссылка на соответствующий документ с указанием его номера и даты выдачи, а также выдавшего его органа;

• ссылка на соответствующий документ заверяется подписью руководителя учреждения или специально уполномоченного им лица (лицом, ответственным за ведение трудовых книжек) и печатью отдела кадров или печатью учреждения.

Заметим, что такие изменения необходимо внести как в саму трудовую книжку, так и в ее вкладыш, в случае наличия.

Вкладыш к трудовой книжке

Прежде всего подчеркнем, что вкладыш без трудовой книжки недействителен, а трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. При этом все их серии и номера должны быть отражены на титульном листе трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом. В соответствии с п. 3.1 Инструкции № 58 в случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем.

ВНИМАНИЕ!

Вкладыш подшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется по месту основной работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка.

При внесении записей в разделы «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» в первой графе вкладыша продолжается порядковая нумерация записей, начатая в трудовой книжке.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Виданий вкладиш» и указываются его серия и номер. Так обозначается выдача каждого следующего вкладыша к трудовой книжке.

Исправление ошибок

Допустим, в распоряжении городского головы было указано, что работника «призначено на посаду заступника начальника відділу з питань реалізації молодіжної політики міської ради», а в трудовую книжку в раздел «Відомості про роботу» внесена запись «призначено на посаду заступника начальника відділу з питань здійснення молодіжної політики міської ради». Кроме того, и в утвержденной решением сессии городского совета структуре этой рады ее структурным подразделением значится: «відділ з питань реалізації молодіжної політики».

В этом случае исправление записи в трудовой книжке будет иметь следующий вид:

№ запису

Дата

Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу та про звільнення (із зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата та номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

07

02

01

2019

Призначено на посаду заступника начальника відділу з питань здійснення молодіжної політики міської ради

Розпорядження міського голови від 02.01.2019 р. № 3-к

08

09

01

2019

Запис за № 7 недійсний. Призначено на посаду заступника начальника відділу з питань реалізації молодіжної політики міської ради

Розпорядження міського голови від 09.01.2019 р. № 9-к

Обращаем внимание, что в гр. 2 указывается дата внесения изменений в трудовую книжку работника, а в гр. 4 повторяется ссылка на распоряжение (приказ), которым работник был назначен на должность, поскольку текст этого приказа является правильным.

Аналогичным способом исправляется несоответствие записей КП, а именно:

• издается приказ о внесении изменений в штатное расписание с указанием даты внесения таких изменений;

• издается приказ о внесении изменений в «неправильный» приказ с учетом должностей, соответствующих КП;

• вносится запись в трудовую книжку о признании предыдущей записи недействительной и указывается правильная формулировка должности работника.

Изменение записей после установления незаконных действий администрации

В связи с вынесением судом соответствующих решений иногда приходится вносить изменения в трудовые книжки работников в связи с незаконным увольнением, переводом на другую работу или изменением формулировки причины увольнения или даты увольнения. Если это происходит, администрацией издается соответствующий приказ. На основании такого приказа работники кадровой службы вносят изменения в трудовую книжку работника.

В п. 2.10 Инструкции № 58 прописан порядок внесения новых записей в указанных случаях. Так, признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, который рассматривает трудовые споры, и восстановлении на предыдущей работе или изменении формулировки причины увольнения.

Например, пишется: «Запис за № … є недійсним, поновлений на попередній роботі». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запис за № … є недійсним, звільнений» и приводится новая формулировка: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

Исходя из приведенного выше, записи в трудовой книжке будут иметь такой вид:

№ запису

Дата

Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу та про звільнення (із зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата та номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

08

29

11

2018

Звільнено у зв’язку з одноразовим грубим порушенням трудових обов’язків (п. 1 ст. 41 КЗоТ)

Наказ від 27.11.2018 р. № 134-ос

09

24

01

2019

Запис за № 08 недійсний. Поновлено на попередній посаді

Наказ від 24.01.2019 р. № 10-ос

10

25

01

2019

Звільнено за власним бажанням (ст. 38 КЗоТ)

Наказ від 25.01.2019 р. № 11-ос

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника выдается «дубликат» трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной (п. 2.10 Инструкции № 58). Таким образом, де-факто считается, что увольнение не состоялось.

Изменение названия учреждения или его подразделения

В таком случае соответствующие записи вносятся в трудовые книжки всех работников.

При этом в гр. 3 трудовой книжки отдельной строкой вносится запись о переименовании учреждения (организации), а в гр. 4 указывается основание — номер и дата приказа (распоряжения, решения) о переименовании.

Например, в гр. 3 указывается: «Відділ господарського та транспортного забезпечення N-ської міської ради з 13.09.2018 р. перейменовано у Відділ інфраструктурного забезпечення N-ської міської ради». Основанием в этом случае является решение 8-й сессии 6-го созыва N-ского городского совета от 13.09.2018 г. № 299/14, о чем делается запись в гр. 4.

В конце напомним, что согласно постановлению № 301 трудовые книжки хранятся в учреждениях и организациях как документы строгой отчетности, а при увольнении служащего трудовая книжка выдается ему под подпись в журнале учета (п. 3 постановления № 301). Согласно ст. 265 КЗоТ лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут ответственность согласно действующему законодательству. То есть должностные лица, виновные в нарушении законодательства о труде, привлекаются к дисциплинарной, материальной, административной или уголовной ответственности. В частности, за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Итак, будьте очень внимательны при ведении трудовых книжек своих работников!

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И СОКРАЩЕНИЯ

КЗоТКодекс законов о труде от 10.12.71 г. № 322-VIII.

Инструкция № 58Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58.

Постановление № 301постановление КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301.

КП — Национальный классификатор ДК 003: 2010 «Классификатор профессий», утвержденный приказом Госпотребстандарта Украины от 28.07.2010 г. № 327.

ЗВО — заведение высшего образования.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше