«Невмиручі» трудові книжки: порція актуальних роз’яснень

Запитання, пов’язані із веденням трудових книжок (виправлення, уточнення, змінення неправильних записів тощо), досить часто ставляться у письмовій і усній формі на семінарах та у листах до редакцій фахових видань. У цій статті відповімо на найбільш актуальні запитання, у яких фігурують трудові книжки працівників.

Відповідно до положень ст. 48 КЗпП трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність працівника. На практиці за записами у трудовій книжці обчислюють стаж, у тому числі спеціальний, за період до введення системи персоніфікованого обліку. Трудова книжка підтверджує досвід, кваліфікацію і право працівників на пільги при призначенні спеціальних пенсій, виплат за вислугу років тощо.

Загальні вимоги до ведення цього важливого документа встановлені Інструкцією № 58. Бланки трудової книжки та вкладиша до неї затверджені постановою № 301.

Основні правила щодо ведення трудових книжок

Зауважимо, що наразі на вітчизняному ринку праці ще працюють люди, які отримали свої трудові книжки декілька десятків років тому (одна з попередніх форм цього документа була затверджена ще у 1974 році).

Проте хоча зразки таких книжок є застарілими, вони дійсні й обміну не підлягають (п 1. постанови № 301). А от якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки і вона доповнюється вкладишем, то незалежно від форми книжки, вкладиш використовують нового формату відповідно до положень п. 3.3 Інструкції № 58.

Важливі моменти під час заповнення трудових книжок

1. При оформленні працівника-початківця заповнюють насамперед титульний аркуш трудової книжки. Сюди вносять такі відомості, як: прізвище, ім’я та по батькові — повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами; дата народження — на підставі паспорта або свідоцтва про народження (п. 2.11, 2.12, 3.1 Інструкції № 58). Далі заповнюють трудову книжку відомостями про роботу.

2. Після того, як працівник надає трудову книжку, її обов’язково реєструють в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

3. Пунктом 2.14 Інструкції № 58 передбачено внесення у графу 3 трудової книжки запису про прийняття на роботу із зазначенням найменування підрозділу (цеху, відділу, дільниці, виробництва), а також посади (професії) і присвоєного розряду.

4. Запис у трудовій книжці про назву роботи (професії, посади), на яку переводиться працівник, обов’язково має відповідати КП. Ознайомте працівника із записом у трудовій книжці під підпис в особовій картці (п. 2.5 Інструкції № 58).

5. Якщо працівник є зовнішнім сумісником (його основне місце роботи — в іншого роботодавця), запис у його трудову книжку не вноситься (п. 1.1 Інструкції № 58).

6. Запис про звільнення до трудової книжки вносять у точній відповідності з формулюванням законодавства з посиланням на відповідну статтю, пункт закону (абз. 1 п. 2.26 Інструкції № 58). Якщо працівник попередив про звільнення за два тижні, достатньо внести до трудової книжки такий запис: «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП».

Крім того, при працевлаштуванні деяких категорій працівників роботодавець повинен враховувати певні особливості заповнення розділу «Відомості про роботу» трудової книжки. Йдеться, наприклад, про військовослужбовців, які повернулися з військової служби, випускників ЗВО, громадян, які доглядали за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років.

Перш ніж унести в розділ «Відомості про роботу» запис про прийняття на роботу таких працівників, окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів (якщо вони, звичайно, будуть надані) вносяться дані про:

• час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

• час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду;

• час навчання в професійних навчально-виховних закладах та інших закладах в навчально-курсових комбінатах (центрах, пунктах тощо);

• час навчання у ЗВО і про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі.

Важливо підкреслити, що для внесення всіх цих записів у трудовій книжці є відповідні розділи: «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення».

На жаль, інколи працівники кадрових служб роблять типову грубу помилку: у випадку, коли не залишилось місця для внесення записів у розділі «Відомості про роботу», закреслюють «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення», дописують власноруч «роботу», та вносять туди записи про роботу. Таке робити неприпустимо! Це саме той випадок, коли необхідно оформити вкладиш до трудової книжки працівника.

Щодо виправлення записів у трудових книжках, то тут слід зазначити, що у розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається (п. 2.10 Інструкції № 58). У цих розділах виправлення здійснюються шляхом зазначення:

• у графі 1 — порядкового номера;

• у графі 2 — дати внесення запису;

• у графі 3 — слів «Запис № недійсний», а далі наводиться правильне формулювання;

• у графі 4 — дати і номери наказу (розпорядження) власника чи уповноваженого ним органу, витяг з якого було неправильно внесено до трудової книжки, або зазначаються реквізити нового наказу.

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. При цьому показання свідків не можуть бути підставою для виправлення раніше внесених записів (п. 2.9 Інструкції № 58).

Звертаємо увагу кадровиків, що до трудової книжки не вносяться умови трудового договору з працівником: тривалість робочого часу, графік роботи, умови оплати праці, наявність/відсутність повної матеріальної відповідальності тощо. Також не слід вносити умови прийняття на роботу: за строковим трудовим договором, за контрактом, наявність/відсутність випробування.

Ще одною найпоширенішою темою запитань від працівників кадрових служб є внесення змін до трудових книжок працівників. Розглянемо такі випадки.

Зміна особистих даних

Достатньо типовим прикладом зміни особистих даних у трудовій книжці є зміна прізвища працівницею у зв’язку з одруженням. Порядок унесення змін до особистих даних працівника зводиться до наступного:

• на першій сторінці трудової книжки попередньо внесені дані закреслюються однією рисою та записуються нові дані;

• на внутрішньому боці обкладинки робиться посилання на відповідний документ із зазначенням його номера й дати видачі, а також органу, що його видав;

• посилання на відповідний документ засвідчується підписом керівника установи або спеціально уповноваженої ним особи (особою, відповідальною за ведення трудових книжок) та печаткою відділу кадрів або печаткою установи.

Зауважимо, що такі зміни необхідно внести як до самої трудової книжки, так і до її вкладиша, у разі наявності.

Вкладиш до трудової книжки

Перш за все підкреслимо, що вкладиш без трудової книжки недійсний, а трудова книжка працівника може мати будь-яку кількість вкладишів. При цьому всі їх серії і номери повинні бути відображені на титульному аркуші трудової книжки, а всі вкладиші підшиті один за одним.

Відповідно до п. 3.1 Інструкції № 58 у разі коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.

Під час унесення записів до розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» у першій графі вкладиша продовжується порядкова нумерація записів, розпочата в трудовій книжці.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Виданий вкладиш» і зазначаються його серія та номер. Так позначається видача кожного наступного вкладиша до трудової книжки.

Виправлення помилок

Припустимо, що у розпорядженні міського голови було зазначено, що працівника «призначено на посаду заступника начальника відділу з питань реалізації молодіжної політики міської ради», а в трудову книжку у розділ «Відомості про роботу» внесено запис «призначено на посаду заступника начальника відділу з питань здійснення молодіжної політики міської ради». Крім того, і в затвердженій рішенням сесії міської ради структурі цієї ради її структурним підрозділом значиться: «відділ з питань реалізації молодіжної політики».

У цьому випадку виправлення запису в трудовій книжці матиме такий вигляд:

Звертаємо увагу, що у гр. 2 зазначається дата внесення змін до трудової книжки працівника, а у гр. 4 повторюється посилання на розпорядження (наказ), яким працівника було призначено на посаду, оскільки текст цього наказу є правильним.

В аналогічний спосіб виправляється невідповідність записів КП, а саме:

• видається наказ про внесення змін до штатного розпису із зазначенням дати внесення таких змін;

• видається наказ про внесення змін до «неправильного» наказу з урахуванням посад, що відповідають КП;

• уноситься запис до трудової книжки про визнання попереднього запису недійсним і зазначається правильне формулювання посади працівника.

Зміна записів після встановлення незаконних дій адміністрації

У зв’язку з винесенням судом відповідних рішень іноді доводиться вносити зміни до трудових книжок працівників у зв’язку з незаконним звільненням, переведенням на іншу роботу чи зміною формулювання причини звільнення або дати звільнення. Якщо це трапляється, адміністрацією видається відповідний наказ. На підставі такого наказу працівники кадрової служби вносять зміни до трудової книжки працівника.

У п. 2.10 Інструкції № 58 прописано порядок унесення нових записів у зазначених випадках. Так, визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення.

Наприклад, пишеться: «Запис за № … є недійсним, поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причини звільнення пишеться: «Запис за № … є недійсним, звільнений» і зазначається нове формулювання: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)» і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис із якого неправильно внесений до трудової книжки.

Виходячи із зазначеного вище, записи у трудовій книжці матимуть такий вигляд:

При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається «дублікат» трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним (п. 2.10 Інструкції № 58). Таким чином, де-факто вважається, що звільнення не відбулося.

Зміна назви установи або її підрозділу

У такому випадку відповідні записи вносяться до трудових книжок усіх працівників.

При цьому в гр. 3 трудової книжки окремим рядком вноситься запис про перейменування установи (організації), а у гр. 4 вказується підстава — номер і дата наказу (розпорядження, рішення) про перейменування.

Наприклад, у гр. 3 зазначається: «Відділ господарського та транспортного забезпечення N-ської міської ради з 13.09.2018 р. перейменовано у Відділ інфраструктурного забезпечення N-ської міської ради». Підставою в цьому випадку є рішення 8-ї сесії 6-го скликання N-ської міської ради від 13.09.2018 р. № 299/14, про що здійснюється запис у гр. 4.

Насамкінець нагадаємо, що згідно з постановою № 301 трудові книжки зберігаються в установах і організаціях як документи суворої звітності, а при звільненні службовця трудова книжка видається йому під підпис у журналі обліку (п. 3 постанови № 301). Згідно зі ст. 265 КЗпП особи, винні в порушенні законодавства про працю, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. Тобто посадові особи, винні в порушенні законодавства про працю, притягуються до дисциплінарної, матеріальної, адміністративної або кримінальної відповідальності. Зокрема, за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок. Отже, будьте уважніші при веденні трудових книжок своїх працівників!