Направление работника на платные курсы

Действительно, законодательство изменяется с такой скоростью, что не все специалисты успевают за этим темпом изменений. Для повышения уровня профессиональной работы в определенных случаях есть смысл направлять специалистов на разного рода курсы или семинары, которые не всегда являются бесплатными.

Такое направление возможно, если в смете на такие цели запланированы средства по соответствующим кодам экономической классификации.

Так, в соответствии с п. 18 п.п. 2.2.4 Инструкции № 333 оплата участия в краткосрочных семинарах, совещаниях, совещаниях-обучениях (в том числе относительно разъяснений новой нормативной базы, подготовки и проведения организационных мероприятий и т. п.) проводится по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)».

При этом также возникает вопрос: каким образом следует оформить командировку работника на обучение?

И здесь сначала следует учесть следующее.

Согласно п. 1 Инструкции № 59 служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя органа государственной власти (поездка госслужащего — по распоряжению руководителя госслужбы), предприятия, учреждения и организации, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).

Исходя из этого, направление работника на обучение не подпадает под определение служебной командировки. Это же подтверждается и письмом Минфина от 20.05.2013 г. № 31-07230-16-27/15177.

Но в то же время для таких работников действующим законодательством установлены соответствующие гарантии и компенсации.

Так, постановлением № 695 определено, что для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки и обучения другим профессиям с отрывом от производства, установлены такие минимальные государственные гарантии:

а) сохранение средней заработной платы по основному месту работы за время обучения. За учителями и другими работниками образования, которые направляются на курсы и в институты усовершенствования учителей, сохраняется средняя заработная плата по каждому месту работы;

б) оплата стоимости проезда работника к месту обучения и обратно;

в) выплата суточных за каждый день пребывания в дороге в размере, установленном законодательством для служебных командировок. Иногородним работникам в течение первого месяца обучения суточные выплачиваются в размере, установленном законодательством для служебных командировок, а в следующие месяцы, до окончания срока обучения, тем, кто получает заработную плату в размере менее 6 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан, выплачивается стипендия в размере 20 % суточных.

При этом Минфин в письме от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854 отмечал, что направление работника для повышения квалификации в другую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (о возможности такого ежедневного возвращения должно быть указано в приказе руководителя), ему возмещаются как расходы на проезд, так и суточные расходы.

Также на время обучения работники обеспечиваются общежитием гостиничного типа. В случае отсутствия общежития возмещение расходов, связанных с наймом жилого помещения, осуществляется в порядке, установленном законодательством для служебных командировок.

Оплата проезда работников, которые направляются на обучение с отрывом от производства, до места обучения и обратно, выплата суточных за время пребывания в дороге и за время обучения, стипендии, возмещения расходов, связанных с наймом жилого помещения, осуществляются по месту основной работы.

Также обратим внимание на еще один важный момент относительно выплаты суточных.

Достаточно часто формат проведения курсов и семинаров предусматривает кофе-паузы и обеды.

Прежде всего отметим: суточные расходы являются отдельным видом расходов, не требующих специального документального подтверждения. Суточные расходы предусматривают расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица, понесенные в связи с командировкой. Об этом идет речь в п. 15 разд. I Инструкции № 59.

При расчете сумм суточных во время командировки в первую очередь следует руководствоваться постановлением № 98.

Предельный размер суточных для командировок в пределах Украины согласно приложению 1 к этому постановлению составляет 60 грн. в день.

Пунктом 2 постановления № 98 установлено, что в случае когда работники, командированные в пределах Украины для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, касающимся основной деятельности предприятия, учреждения и организации, которые командируют работников, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием организаторами таких мероприятий, суточные расходы возмещаются в размерах, определяемых в процентах сумм суточных расходов для соответствующего государства согласно приложению 1 к этому постановлению, в частности 80 % при одноразовом, 55 % — двухразовом, 35 % — трехразовом питании.

И хотя здесь не идет речь об обучении, но, как мы отмечали выше, суточные выплачиваются на тех же условиях, что и для командировки, поэтому считаем, что это правило касается и выплаты суточных при направлении на обучении.

При этом и кофе-пауза, и даже чай в поезде, который включен в стоимость билета, считаются питанием. Поэтому при расчете суммы суточных следует учитывать наличие питания.

Также напомним, как действовать в случаях, когда стоимость питания известна и, например, включена в стоимость проживания.

Так, если в счете за проживание указана конкретная стоимость питания, то учреждение не должно оплачивать расходы работника на питание. Это следует из абз. 4 п. 5 разд. II Инструкции № 59, согласно которому расходы на питание в этом случае оплачиваются за счет суточных.

Например, стоимость проживания в гостинице за сутки составляет 600 грн. (с НДС). При этом согласно счету, предоставленному гостиницей, в стоимость проживания включена стоимость завтрака, который стоит 70 грн. В таком случае сумма расходов на проживание, подлежащая возмещению работнику, равна 530 грн. (600 - 70).

Обратим внимание, что такому работнику суточные расходы выплачиваются в соответствии с постановлением № 98 из расчета 60 грн. за сутки.

Также остановимся на том, какие подтверждающие документы должен предоставить работник, который направлен на курсы.

Направление работника в командировку в пределах Украины оформляется приказом (распоряжением) руководителя учреждения или его заместителя с указанием: пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока и цели командировки (п. 1 разд. ІІ Инструкции № 59).

А сумма суточных исчисляется не по отметкам в удостоверении о командировке*, а на основании приказа о командировке и соответствующих первичных документов, подтверждающих дату отправления в командировку и прибытия из нее.

* Форма удостоверения о командировке была отменена приказом Минфина «О признании утратившим силу приказа Государственной налоговой администрации Украины от 28.07.97 № 260» от 21.06.2011 г. № 738.

При отсутствии такого приказа суточные не выплачиваются.

В вашем случае основанием для выплаты суточных будет приказ о направлении на курсы (семинар).

Заметим, что в соответствии с п. 12 разд. II Инструкции № 59 расходы на командировку возмещаются лишь при наличии документов в оригинале, удостоверяющих стоимость этих расходов, а именно: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе на чартерные рейсы; счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, в том числе бронирование мест в местах жительства; страховых полисов и т. п.

Расходы, понесенные в связи с командировкой, не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных расходов), работнику не возмещаются.

Что касается применения КЭКР, то в соответствии с п. 5 п.п. 2.2.5 Инструкции № 333 расходы на оплату командировок работников бюджетных учреждений (организаций) на сессии, семинары, конференции, совещания, съезды научного характера, поездки с научной целью (все расходы на командировки, предусмотренные законодательством Украины) проводятся по КЭКР 2250 «Расходы на командировку».