Сразу ответим на первый вопрос: теоретически да, практически нет. То есть формально это возможно, но играть в такие игры на практике не стоит. Далее подробнее объясним, что и к чему.
Так, все граждане Украины, которые находятся в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также работают по трудовому договору у физлица, имеют право на отпуск. Это право закреплено в ст. 2 Закона об отпусках1.
1 Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Кроме того, прямое указание на это содержит и ст. 74 КЗоТ.
Таким образом, отпуском считается время отдыха, которое исчисляется в календарных днях и предоставляется работникам с сохранением места работы и заработной платы.
В период отпуска работник не несет обязанности выполнять работу, предусмотренную трудовым договором, и не обязан соблюдать внутренний трудовой распорядок.
Важно!
В свое время Минсоцполитики в письме от 17.10.2016 г. № 376/06/186-16 обратило внимание на невозможность выполнения главным бухгалтером должностных обязанностей в период отпуска.
Обосновывая свою позицию, специалисты госоргана отмечают, что отпуск является формой отдыха, гарантированной всем работникам ст. 45 Конституции Украины.
Более того, во время отпуска работник не может быть привлечен к ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Следовательно, его полномочия на этот период должны быть прекращены.
Собственно, все справедливо и совершенно логично. Нечего и спорить. К тому же «трудовые подвиги» работника во время его законного отдыха могут заинтересовать инспекторов труда. В таком случае работодателю грозит штраф в размере минзарплаты за нарушение прочих требований законодательства о труде (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).
А непосредственно должностные лица могут привлекаться к административной ответственности. Конкретно за такое правонарушение ч. 1 ст. 41 КоАП2 предусмотрен админштраф в размере от 510 до 1700 грн.
2 Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Также контролеры, натолкнувшись на платежные документы, подписанные «отпускником», нередко пугают уголовной ответственностью. По большей части они намекают на подделку документов, ссылаясь на ст. 200 УКУ3. Правда, факт подделки надо еще доказать.
3 Уголовный кодекс Украины от 05.04.2001 г. № 2341-III.
Кстати, при рассмотрении дел, связанных с подписанием документов работниками в отпуске, служители Фемиды время от времени становятся на сторону работодателей. Например, к интересному заключению пришла коллегия судей в решении Харьковского апелляционного админсуда от 18.01.2017 г. по делу № 820/5671/16 (ср. ). В частности, по ее мнению, выход на работу во время отпуска по собственной инициативе, во-первых, не запрещен требованиями закона, а во-вторых, дополнительно не учитывается. С учетом этого, в период отпуска работника право на выполнение им трудовых функций сохраняется. Тогда как на такое время ограничивается только право работодателя требовать выполнения работником трудовых обязанностей.
Аналогичную позицию заняли и Киевский окружной административный суд (постановление от 18.07.2017 г. по делу № 810/1313/17), и Шестой апелляционный админсуд (постановление от 19.11.2018 г. по делу № 810/3765/18). Причем в последнем постановлении суд отметил: хотя выполнение работником, находящимся в отпуске, отдельных трудовых обязанностей не соответствует содержанию и цели отпуска, такие обстоятельства не могут свидетельствовать о дефектности первичного бухгалтерского документа и опровергать удостоверенные им операции. Фактически правовое значение имеет лишь наличие на документе подписи должностного лица и наличие у такого лица соответствующих полномочий на подписание документов.
Как видите, можно найти аргументы и «за», и «против». Однако стоит ли испытывать судьбу? Ведь фактически работа во время отпуска (в том числе и подписание документов) противоречит сути этого понятия.
Поэтому лучше выбрать более «легальный» вариант решения вопроса. Тем более, что выбирать есть из чего.
В частности, для выполнения обязанностей главного бухгалтера во время отпуска может осуществляться:
• либо отзыв работника из отпуска в установленном порядке;
• либо передача полномочий (в том числе права подписи) другому работнику.
Возможность отзыва работника из ежегодного отпуска предусмотрена ч. 8 ст. 79 КЗоТ. При этом законодательством четко определены случаи, когда допускается отзыв.
Подробно о порядке отзыва работников из отпуска, требованиях к документальному оформлению и оплате этого периода читайте в статье «Ты нам нужен как никто! Или Отзываем работника из отпуска» этого номера журнала.
Теперь о том, как правильно передать полномочия главбуха другому работнику.
По общему правилу для возложения обязанностей временно отсутствующего работника на другого сотрудника оформляют приказ (распоряжение) руководителя учреждения.
Но помните: возложить выполнение обязанностей одного работника на другого можно лишь с согласия последнего. Исключение составляют только случаи, когда это прямо предусмотрено должностной инструкцией соответствующего работника. То есть выполнение обязанностей другого работника на период его отсутствия относится к трудовым функциям работника. В этом случае оформлять отдельный приказ и производить доплату работнику, который временно берет на себя функции отсутствующего, не нужно.
Предоставление согласия на выполнение обязанностей другого работника может быть засвидетельствовано подписью работника в конце соответствующего приказа руководителя. По большей части делают запись «С приказом ознакомлены:…», после него ставят свои подписи те, кто принимает и передает дела.
Также не будет лишним в конце приказа или в приложении к нему перечислить функции, которые должен выполнять работник на период отсутствия главного бухгалтера.
А можно ли возложить дополнительные обязанности на работника без его согласия? Да, но принятие такого решения в одностороннем порядке будет считаться изменением существенных условий труда. В свою очередь, работник должен быть предупрежден о таких изменениях как минимум за два месяца. Этого требует ч. 3 ст. 32 КЗоТ.
Кстати, в табеле учета рабочего времени выполнение обязанностей другого работника отдельно отражать не нужно. Ведь это происходит в течение рабочего времени наряду с выполнением основных обязанностей работника. Отдельный приказ (распоряжение) руководителя на прекращение выполнения функций отсутствующего работника также оформлять не надо.
Однако чтобы работник имел право подписывать платежные поручения вместо главного бухгалтера, маловато только распорядительного документа от руководителя.
Так, в случае временного предоставления лицу права первой или второй подписи нужно подать в орган Казначейства временную карточку с образцом подписи такого лица. Ее подают в двух экземплярах и указывают время действия. Временная карточка обязательно должна быть заверена подписями руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати учреждения. А вот дополнительное нотариальное заверение в этом случае не нужно. Такими являются предписания п. 6.4 Порядка № 7584.
4 Порядок открытия и закрытия счетов в национальной валюте в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденный приказом Минфина от 22.06.2012 г. № 758.
Временные карточки с образцами подписей и оттиска печати подают в Казначейство с сопроводительным письмом за подписью руководителя учреждения. Вместе с этим в Казначейство следует подать копии (п. 6.6 Порядка № 758):
• паспорта гражданина Украины (другого документа, удостоверяющего личность);
• идентификационного кода;
• соответствующих документов (приказ, протокол и т. п.), подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц и предоставление им права подписи.
Все копии документов должны быть заверены подписями их собственников (должностных лиц).
Но и это еще не все. Для работы с СДО5 работник, который временно будет выполнять обязанности главного бухгалтера, должен иметь собственную ЭЦП6.
5 Система дистанционного обслуживания «Клиент Казначейства — Казначейство».
6 Электронная цифровая подпись.
Внимание!
Пользоваться ЭЦП другого работника запрещено.
Обязанность обеспечения конфиденциальности и невозможности доступа других лиц к личному ключу возложена законодательством на пользователя электронных доверительных услуг. Это черным по белому прописано в ч. 2 ст. 12 Закона № 21557.
7 Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155-VIII.
Таким образом, для предоставления права подписи главбуха другому работнику следует обратиться в аккредитованный центр сертификации ключей Госказначейства и получить еще один ключ. А вот ключ главного бухгалтера на период отпуска отменять не надо.
Как видите, хлопот немало. Поэтому готовиться к отпуску главного бухгалтера следует заранее.
Но, к счастью, эту процедуру можно пройти один раз и больше не повторять ежегодно. Как? Все просто.
Следует назначить приказом руководителя постоянных заместителей первых лиц учреждения.
Далее подаем в Казначейство новую карточку с образцами подписей сразу на всех лиц, которые имеют право первой и второй подписей. Такая возможность предусмотрена п.п. 2.1.4 Порядка № 758. При этом не забываем заказать и ЭЦП для всех этих лиц. И тогда можно с чистой совестью и спокойным сердцем отдыхать и главному бухгалтеру, и руководителю учреждения.
