Одразу відповімо на перше запитання: теоретично так, практично ні. Тобто формально це можливо, але грати у такі ігри на практиці не варто. Далі детальніше пояснимо, що й до чого.
Так, усі громадяни України, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізособи, мають право на відпустку. Це право закріплено у ст. 2 Закону про відпустки1. Окрім того, пряму вказівку на це містить і ст. 74 КЗпП.
1 Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Таким чином, відпусткою вважається час відпочинку, який обчислюється в календарних днях і надається працівникам із збереженням місця роботи та заробітної плати.
У період відпустки працівник не несе обов’язку виконувати роботу, передбачену трудовим договором, та не повинен дотримуватися внутрішнього трудового розпорядку.
Важливо!
Свого часу Мінсоцполітики у листі від 17.10.2016 р. № 376/06/186-16 наголосило на неможливості виконання головним бухгалтером посадових обов’язків у період відпустки.
Обґрунтовуючи свою позицію, фахівці держоргану зазначають, що відпустка є формою відпочинку, гарантованою усім працівникам ст. 45 Конституції України. Ба більше, під час відпустки працівник не може бути притягнений до відповідальності за неналежне виконання своїх обов’язків. Відтак його повноваження на цей період мають бути припинені.
Власне, все справедливо й цілком логічно. Годі й сперечатися. До того ж «трудові подвиги» працівника під час його законного відпочинку можуть зацікавити інспекторів праці. У такому разі роботодавцю загрожує штраф у розмірі мінзарплати за порушення інших вимог законодавства про працю (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП).
А безпосередньо посадові особи можуть притягатися до адміністративної відповідальності. Конкретно за таке правопорушення ч. 1 ст. 41 КпАП2 передбачено адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн.
2 Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Також контролери, натрапивши на платіжні документи, підписані «відпускником», нерідко лякають кримінальною відповідальністю. Здебільшого вони натякають на підробку документів, посилаючись на ст. 200 ККУ3. Щоправда, факт підробки треба ще довести.
3 Кримінальний кодекс України від 05.04.2001 р. № 2341-III.
До речі, при розгляді справ, пов’язаних із підписанням документів працівниками у відпустці, служителі Феміди час від часу стають на бік роботодавців. Наприклад, цікавого висновку дійшла колегія суддів в ухвалі Харківського апеляційного адмінсуду від 18.01.2017 р. у справі № 820/5671/16 (ср. ). Зокрема, на її думку, вихід на роботу під час відпустки з власної ініціативи, по-перше, не заборонено вимогами закону, а по-друге, додатково не обліковується.
З огляду на це, у період відпустки працівника право на виконання ним трудових функцій зберігається. Тоді як на такий час обмежується лише право роботодавця вимагати виконання працівником трудових обов’язків
Аналогічну позицію зайняли і Київський окружний адміністративний суд (постанова від 18 липня 2017 року у справі № 810/1313/17), і Шостий апеляційний адмінсуд (постанова від 19.11.2018 р. у справі № 810/3765/18). Причому у останній постанові суд зазначив: хоча виконання працівником, який перебуває у відпустці, окремих трудових обов’язків не відповідає змісту та меті відпустки, такі обставини не можуть свідчити про дефектність первинного бухгалтерського документа і спростовувати засвідчені ним операції. Фактично правове значення має лише наявність на документі підпису посадової особи та наявність у такої особи відповідних повноважень на підписання документів.
Тож, як бачите, можна знайти аргументи і «за», і «проти». Однак чи варто випробовувати долю?
Адже фактично робота під час відпустки (у тому числі й підписання документів) суперечить суті цього поняття.
Тому ліпше обрати більш «легальний» варіант вирішення питання. Тим паче, що обирати є з чого.
Зокрема, для виконання обов’язків головного бухгалтера під час відпустки може здійснюватися:
• або відкликання працівника з відпустки у встановленому порядку;
• або передача повноважень (у тому числі права підпису) іншому працівнику.
Можливість відкликання працівника із щорічної відпустки передбачена ч. 8 ст. 79 КЗпП. При цьому законодавством чітко визначено випадки, коли допускається відкликання.
Докладно про порядок відкликання працівників із відпустки, вимоги щодо документального оформлення та оплати цього періоду читайте у статті «Ти нам потрібен як ніхто! Або Відкликаємо працівника з відпустки» цього номера журналу.
Тепер про те, як правильно передати повноваження головбуха іншому працівнику. За загальним правилом для покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника на іншого співробітника оформляють наказ (розпорядження) керівника установи.
Але пам’ятайте: покласти виконання обов’язків одного працівника на іншого можна лише за згоди останнього. Виняток становлять тільки випадки, коли це прямо передбачено посадовою інструкцією відповідного працівника. Тобто виконання обов’язків іншого працівника на період його відсутності належить до трудових функцій працівника. У цьому разі оформляти окремий наказ та проводити доплату працівнику, який тимчасово перебирає на себе функції відсутнього, не потрібно.
Надання згоди на виконання обов’язків іншого працівника може бути засвідчено підписом працівника у кінці відповідного наказу керівника. Здебільшого роблять запис «З наказом ознайомлені:…», після нього ставлять свої підписи ті, хто приймає та передає справи. Також не буде зайвим у кінці наказу або у додатку до нього перелічити функції, які має виконувати працівник на період відсутності головного бухгалтера.
А чи можна покласти додаткові обов’язки на працівника без його згоди? Так, але прийняття такого рішення в односторонньому порядку вважатиметься зміною істотних умов праці. У свою чергу, працівник має бути попереджений про такі зміни щонайменше за два місяці. Цього вимагає ч. 3 ст. 32 КЗпП.
До речі, у табелі обліку робочого часу виконання обов’язків іншого працівника окремо відображати не потрібно. Адже це відбувається протягом робочого часу поряд із виконанням основних обов’язків працівника. Окремий наказ (розпорядження) керівника на припинення виконання функцій відсутнього працівника також оформляти не треба.
Проте аби працівник мав право підписувати платіжні доручення замість головного бухгалтера, замало лише розпорядчого документа від керівника.
Так, у разі тимчасового надання особі права першого або другого підпису, потрібно подати до органу Казначейства тимчасову картку зі зразком підпису такої особи. Її подають у двох примірниках та зазначають час дії. Тимчасова картка обов’язково повинна бути засвідчена підписами керівника, головного бухгалтера та відбитком печатки установи. А от додаткове нотаріальне засвідчення у цьому разі не потрібне. Такими є приписи п. 6.4 Порядку № 7584.
4 Порядок відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 22.06.2012 р. № 758.
Тимчасові картки із зразками підписів та відбитка печатки подають до Казначейства із супровідним листом за підписом керівника установи.
Разом з цим до Казначейства слід подати копії (п. 6.6 Порядку № 758):
• паспорта громадянина України (іншого документа, що посвідчує особу);
• ідентифікаційного коду;
• відповідних документів (наказ, протокол тощо), що підтверджують повноваження зазначених у картці осіб та надання їм права підпису.
Усі копії документів мають бути засвідчені підписами їх власників (посадових осіб).
Та й це ще не все. Для роботи з СДО5 працівник, який тимчасово виконуватиме обов’язки головного бухгалтера, повинен мати власний ЕЦП6.
5 Система дистанційного обслуговування «Клієнт Казначейства — Казначейство».
6 Електронний цифровий підпис.
Увага!
Користуватися ЕЦП іншого працівника заборонено.
Обов’язок забезпечення конфіденційності та неможливості доступу інших осіб до особистого ключа покладено законодавством на користувача електронних довірчих послуг. Це чорним по білому прописано у ч. 2 ст. 12 Закону № 21557.
7 Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.
Таким чином, для надання права підпису головбуха іншому працівнику слід звернутися до акредитованого центру сертифікації ключів Держказначейства й отримати ще один ключ.
Натомість ключ головного бухгалтера на період відпустки скасовувати не треба.
Як бачите, клопоту чимало. Тож готуватися до відпустки головного бухгалтера слід заздалегідь. Та, на щастя, цю процедуру можна пройти один раз і більше не повторювати щороку. Як? Усе просто.
Слід призначити наказом керівника постійних заступників перших осіб установи.
Далі подаємо до Казначейства нову картку зі зразками підписів одразу на всіх осіб, які мають право першого та другого підписів. Таку можливість передбачено п.п. 2.1.4 Порядку № 758. При цьому не забуваємо замовити й ЕЦП для всіх цих осіб. І тоді можна з чистою совістю та спокійним серцем відпочивати і головному бухгалтеру, і керівнику установи.
