Обязательно ли составлять график?
График отпусков — обязательный документ для любой организации с наемными работниками. Он определяет очередность отдыха работников в течение года и помогает работодателю распланировать потребность в трудовых ресурсах и средствах на оплату труда. Требование о составлении графика отпусков установлено в ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках1.
1 Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Не стоит недооценивать значимость графика отпусков, поскольку его наличие дает возможность работодателю своевременно:
1) в письменном виде предупредить работника о дате начала отпуска;
2) подготовить соответствующие распорядительные документы;
3) выплатить работнику зарплату за время отпуска;
4) отправить в отпуск работника, отказывающегося по каким-либо причинам использовать право на отдых.
Учтите: график отпусков нужно составлять, даже если количество работников в учреждении небольшое.
Так, специалисты Минсоцполитики в письме от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15 указывают, что требование о составлении графика отпусков должно быть соблюдено и в случае, когда в учреждении работает, например, три человека.
Поэтому мы не советуем игнорировать требование о составлении этого документа. Кроме того, наличие графика отпусков достаточно часто проверяют инспекторы труда.
Когда составляют?
Трудовое законодательство не содержит предписаний о предельном сроке составления графика отпусков. Только в документе еще советских времен (п. 20 Типовых правил № 2132, которые применяют на основании постановления № 15453) указано, что график отпусков составляется на каждый календарный год не позднее 5 января текущего года. Об этой же предельной дате указано и в письме Минсоцполитики от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15.
2 Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 г. № 213.
3 Постановление ВРУ «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 г. № 1545-XII.
Но главное условие: разработать и утвердить график отпусков до начала года, для которого он составляется (см. письмо Гоструда от 13.09.2019 г. № К-975/02.04/12-08/10796). Поскольку уже в январе кто-то из работников может пойти в отпуск. Поэтому на практике график отпусков на будущий год составляют в конце текущего года.
С кем согласовывать?
Составленный график согласовывают с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) учреждения или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. После этого график утверждает руководитель учреждения.
Установлена ли форма графика?
Унифицированной формы графика отпусков нет. Поэтому каждое учреждение вправе разработать свою форму, удобную в использовании. При разработке формы следует учитывать удобство ее заполнения. Поэтому не следует добавлять в график отпусков графы, с которыми будет много мороки.
Какие же графы должны быть в графике отпусков? Рекомендуем такие:
1) Ф. И. О. работника;
2) наименование структурного подразделения (отдела, службы);
3) должность;
4) вид отпуска;
5) количество календарных дней отпуска;
6) плановый период (или дата) предоставления отпуска (как лучше — читайте далее);
7) рабочий год, за который предоставляется отпуск;
8) примечания.
Что касается графы «подпись работника», то ее следует вносить в график тогда, когда у вас есть возможность получить подписи всех работников учреждения. В ином случае этой графы может и не быть. Поскольку КЗоТ говорит только об обязанности доведения графика отпусков до сведения работников.
А вот графы с отметками о фактическом использовании, переносе отпуска на другой период следует вносить в график отпусков только тогда, когда у вас есть свободное время, чтобы эти графы заполнять. Дело в том, что трудовое законодательство не требует от работодателей указывать в графике информацию об использовании и переносе отпусков. Оно требует утвердить график отпусков с плановыми периодами предоставления отпусков работникам и придерживаться этого графика в течение года.
Учтите: в бюджетных учреждениях разных отраслей есть свои особенности предоставления отпусков. Так, например, для заведений образования следует учитывать нормы Порядка № 3464 о предоставлении отпуска продолжительностью до 56 календарных дней руководителям заведений образования, педагогическим, научно-педагогическим и научным работникам (см. рис. 1).
4 Порядок предоставления ежегодного основного отпуска продолжительностью до 56 календарных дней руководящим работникам учебных заведений и учреждений образования, учебных (педагогических) частей (подразделений) других учреждений и заведений, педагогическим, научно-педагогическим работникам и научным работникам, утвержденный постановлением КМУ от 14.04.97 г. № 346.
Рис. 1. График отпусков
Что вносить в график: дату или период отпуска?
Как правило, в графике отпусков конкретные даты начала отпусков не устанавливают, а определяют месяц начала использования отпуска и количество дней отпуска. Бывает, что в графике указывают два месяца: месяц начала отпуска и месяц его окончания, если отпуск переходящий.
В этом случае дата начала отпуска в пределах, установленных графиком, согласуется между работником и работодателем дополнительно. Каким образом? Например, за месяц до начала месяца предоставления отпуска, указанного в графике, работнику направляют запрос о конкретной дате начала отпуска с целью составления уведомления о начале отпуска и издания приказа об отпуске.
В запросе рекомендуем указать срок, в который работник должен проинформировать вас о желательной дате отпуска, например три рабочих дня. Однако есть работодатели, которые в графике отпусков указывают не период, а конкретные даты начала отпусков. Это также допустимо.
Но какой бы вариант вы ни выбрали, не забудьте в письменном виде уведомить работника через две недели (лучше под подпись) о дате начала отпуска (см. рис. 2).
Рис. 2. Уведомление о предоставлении отпуска
Кого вносить в график?
В график включают работников, которые работают по трудовым договорам на дату согласования и утверждения графика отпусков и которым планируется предоставить отпуск в году, на который составляется график. При этом неважно, по основному месту работы или по совместительству трудоустроен работник.
Что касается внутренних совместителей, то таких работников рекомендуем отражать в графике отпусков отдельно по основному месту работы и по совместительству.
Дело в том, что такие работники могут воспользоваться своим правом, предоставленным п. 6 ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках, и пойти в отпуск одновременно по основному месту работы и по совместительству, но могут и не делать этого и находиться в отпуске по основному месту работы и по совместительству в разное время. Поэтому этот момент лучше зафиксировать в графике отпусков.
А вот лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, в графике отпусков места нет (им ежегодный оплачиваемый отпуск не положен).
Какие отпуска следует включать в график?
В графике отпусков вместе с ежегодными основными и дополнительными отпусками текущего года имеет смысл указывать все виды обязательных отпусков, которые возможно спланировать, в частности:
• дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, которые предоставляются согласно ст. 19 Закона об отпусках (см. письмо Минсоцполитики от 06.02.2018 г. № 204/0/101-18/284). Причем не забудьте включить в график отпуска на детей, не использованные в прошлом году (прошлых годах);
• дополнительные «чернобыльские» отпуска;
• дополнительные отпуска участникам боевых действий и т. п.
Напомним: такие отпуска не являются ежегодными. Они предоставляются не за рабочий, а за календарный год. При этом «чернобыльский» отпуск и отпуск участникам боевых действий полагается в случае их неиспользования в текущем году.
Также в график включают ежегодные (основные и дополнительные) отпуска, не использованные в прошлом году (прошлых годах). Однако предупреждаем: ст. 11 Закона об отпусках запрещает не предоставлять ежегодные отпуска полной продолжительности в течение 2 лет подряд, а также не предоставлять их в течение рабочего года лицам в возрасте до 18 лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.
Учебные отпуска в графике не отражают, поскольку они не подвергаются планированию.
Начало такого отпуска не зависит от желания работника.
Отражать ли в графике деление отпуска?
Если отпуск делится на части, это также указывают в графике. При этом учитывайте правила деления отпусков.
Так, ежегодный отпуск по просьбе работника может быть разделен на части любой продолжительности при условии, что основная непрерывная часть такого отпуска будет составлять не менее 14 календарных дней (ч. 6 ст. 79 КЗоТ, ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках).
При этом не обязательно использовать такую часть отпуска первой. Главное, чтобы одна из частей, на которые разделен ежегодный основной отпуск работника, составляла не менее 14 календарных дней.
Отражать ли в графике работников-новичков?
По общему правилу, в первый год работы в учреждении право на ежегодный отпуск полной продолжительности возникает после того, как работник непрерывно отработает 6 месяцев. До окончания шестимесячного срока можно реализовать право на отпуск продолжительностью, рассчитанной пропорционально отработанному времени (ч. 5 и 6 ст. 10 Закона об отпусках). Подчеркнем, это право работника, а не обязанность работодателя. Объясним на примере.
Пример. Работника приняли на работу с 15.03.2021 г. Первым рабочим годом, за который он будет зарабатывать себе ежегодный отпуск, будет 15.03.2021 г. — 14.03.2022 г. При этом работник не обязан идти в отпуск за этот рабочий год именно в 2021 году. Он может использовать отпуск в следующем году или позже.
В этом случае у работодателя также нет обязанности отправить работника в отпуск за рабочий год 15.03.2021 г. — 14.03.2022 г. именно в 2021 году, если работник этого не хочет.
Следовательно, если работник-новичок не планирует идти в отпуск в году, в котором он был принят на работу (в нашей ситуации — в 2021 году), и работодатель не против такого решения, то вносить работника в график отпусков на 2021 год не нужно. И это не будет нарушением трудового законодательства.
Но лучше такое решение работника зафиксировать на бумаге. Как это сделать?
Как вариант можно при приеме работника на работу предоставить ему письменное предложение об определении желаемого периода предоставления ежегодного отпуска в 2021 году и его продолжительности. В нем работник укажет свое решение по этому вопросу.
Как вносить изменения в график?
Каждый раз, когда вам нужно вносить какие-то изменения в график, переутверждать его полностью и заново согласовывать с профкомом по всем работникам не нужно. Достаточно будет издать приказ о внесении изменений в график отпусков.
Например, в начале 2021 года (после того, как график отпусков уже был утвержден) в учреждение были приняты работники, изъявившие желание в 2021 году воспользоваться правом на ежегодный отпуск. Работодатель не против.
В таком случае советуем раз в месяц или квартал издавать приказ о внесении изменений в график отпусков со сведениями о работниках-новичках и согласовывать его с профкомом. С приказом обязательно знакомим работников-новичков, отпуска которых планируем.
А как быть, если отпуск работника переносится на другой период?
В этом случае на основании документа о переносе отпуска (заявления работника или предложения работодателя о переносе и согласия работника) издается приказ о переносе отпуска.
По желанию можно в графике отпусков в графе «Примечания» указать «Перенесен».
Нужно ли издавать еще и приказ о внесении изменений в график отпусков в случае их переноса? На наш взгляд, это не обязательно.
