Чи обов’язково складати графік?
Графік відпусток — обов’язковий документ для будь-якої організації із найманими працівниками. Він визначає черговість відпочинку працівників протягом року та допомагає роботодавцеві розпланувати потребу в трудових ресурсах і коштах на оплату праці. Вимога про складання графіка відпусток установлена в ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки1.
1 Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Не варто недооцінювати значимість графіка відпусток, адже його наявність дає змогу роботодавцю своєчасно:
1) письмово попередити працівника про дату початку відпустки;
2) підготувати відповідні розпорядчі документи;
3) виплатити працівнику зарплату за час відпустки;
4) відправити у відпустку працівника, що з якихось причин відмовляється використати право на відпочинок.
Зауважимо: графік відпусток потрібно складати, навіть якщо кількість працівників в установі невелика. Так, фахівці Мінсоцполітики в листі від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15 зазначають, що вимога щодо складання графіка відпусток має бути дотримана й у випадку, коли в установі працює, наприклад, три людини. Тому ми не радимо ігнорувати вимогу щодо складання цього документа. Крім того, наявність графіка відпусток доволі часто перевіряють інспектори праці.
Коли складають?
Трудове законодавство не містить приписів щодо граничного строку складання графіка відпусток. Лише в документі ще радянських часів (п. 20 Типових правил № 2132, що застосовують на підставі постанови № 15453) зазначено, що графік відпусток складається на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Про цю ж граничну дату зазначено й у листі Мінсоцполітики від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15.
2 Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Державного комітету СРСР з праці і соціальних питань від 20.07.84 р. № 213.
3 Постанова ВРУ «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 р. № 1545-XII.
Але головна умова: розробити та затвердити графік відпусток до початку року, для якого він складається (див. лист Держпраці від 13.09.2019 р. № К-975/02.04/12-08/10796). Адже вже в січні хтось із працівників може піти у відпустку. Тому на практиці графік відпусток на майбутній рік складають наприкінці поточного року.
З ким погоджувати?
Складений графік погоджують з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) установи або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Після цього графік затверджує керівник установи.
Чи встановлена форма графіка?
Уніфікованої форми графіка відпусток немає. Тому кожна установа має право розробити свою форму, зручну у використанні.
При розробці форми слід враховувати зручність її заповнення. Тому не слід додавати до графіка відпусток графи, з якими буде багато мороки.
Які ж графи повинні бути в графіку відпусток? Рекомендуємо такі:
1) П. І. Б. працівника;
2) найменування структурного підрозділу (відділу, служби);
3) посада;
4) вид відпустки;
5) кількість календарних днів відпустки;
6) плановий період (чи дата) надання відпустки (як краще — читайте далі);
7) робочий рік, за який надається відпустка;
8) примітки.
Що стосується графи «підпис працівника», то її слід вносити до графіка тоді, коли у вас є можливість отримати підписи всіх працівників установи. В іншому випадку цієї графи може й не бути. Адже КЗпП говорить лише про обов’язок доведення графіка відпусток до відома працівників.
А ось графи з відмітками про фактичне використання, перенесення відпустки на інший період слід уносити до графіка відпусток тільки тоді, коли у вас є вільний час, щоб ці графи заповнювати.
Річ у тім, що трудове законодавство не вимагає від роботодавців зазначати в графіку інформацію про використання та перенесення відпусток. Воно вимагає затвердити на графік відпусток із плановими періодами надання відпусток працівникам та дотримуватись цього графіка протягом року.
Зауважимо: у бюджетних установах різних галузей є свої особливості надання відпусток.
Так, наприклад, для закладів освіти слід враховувати норми Порядку № 3464 про надання відпустки тривалістю до 56 календарних днів керівникам закладів освіти, педагогічним, науково-педагогічним і науковим працівникам (див. рис. 1).
4 Порядок надання щорічної основної відпустки тривалістю до 56 календарних днів керівним працівникам навчальних закладів та установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів, педагогічним, науково-педагогічним працівникам і науковим працівникам, затверджений постановою КМУ від 14.04.97 р. № 346.
Рис. 1. Графік відпусток
Що вносити до графіка: дату чи період відпустки?
Зазвичай у графіках відпусток конкретні дати початку відпусток не встановлюють, а визначають місяць початку використання відпустки та кількість днів відпустки.
Трапляється, що в графіку зазначають два місяці: місяць початку відпустки і місяць її закінчення, якщо відпустка перехідна.
У цьому випадку дата початку відпустки в межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем додатково (ч. 5 ст. 79 КЗпП). Яким чином? Наприклад, за місяць до початку місяця надання відпустки, зазначеного в графіку, працівникові надсилають запит щодо конкретної дати початку відпустки з метою складання повідомлення про початок відпустки та видання наказу про відпустку.
У запиті рекомендуємо зазначити строк, в який працівник повинен проінформувати вас про бажану дату відпустки, наприклад 3 робочих дні.
Проте є роботодавці, які в графіку відпусток зазначають не період, а конкретні дати початку відпусток. Це також допустимо.
Та який би варіант ви не обрали, не забудьте письмово повідомити працівника за два тижні (краще під підпис) про дату початку відпустки (див. рис. 2).
Рис. 2. Повідомлення про надання відпустки
Кого вносити до графіка?
До графіка включають працівників, які працюють за трудовими договорами на дату погодження та затвердження графіка відпусток та яким планується надати відпустку в році, на який складається графік. При цьому неважливо, за основним місцем роботи чи за сумісництвом працевлаштований працівник.
Що стосується внутрішніх сумісників, то таких працівників рекомендуємо відображати у графіку відпусток окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом. Річ у тім, що такі працівники можуть скористатися своїм правом, наданим п. 6 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки, та піти у відпустку одночасно за основним місцем роботи та за сумісництвом, але можуть і не робити цього та перебувати у відпустці за основним місцем роботи та за сумісництвом у різний час. Тож цей момент кращу зафіксувати у графіку відпусток.
А ось особам, які працюють за цивільно-правовими договорами, у графіку відпусток місця немає (їм щорічна оплачувана відпустка не належить).
Які відпустки слід включати до графіка?
У графіку відпусток разом зі щорічними основними і додатковими відпустками поточного року є сенс зазначати всі види обов’язкових відпусток, що піддаються плануванню, зокрема:
• додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, що надаються згідно зі ст. 19 Закону про відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 06.02.2018 р. № 204/0/101-18/284).
Причому не забудьте включити до графіка відпустки на дітей, не використані в минулому році (минулих роках);
• додаткові «чорнобильські» відпустки;
• додаткові відпустки учасникам бойових дій тощо.
Нагадаємо: такі відпустки не є щорічними. Вони надаються не за робочий, а за календарний рік. При цьому «чорнобильські» і «бойові» відпустки пропадають у разі їх невикористання в поточному році.
Також до графіка включають щорічні (основні та додаткові) відпустки, не використані в минулому році (минулих роках). Проте попереджаємо: ст. 11 Закону про відпустки забороняє не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом 2 років поспіль, а також не надавати їх протягом робочого року особам віком до 18 років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами або з особливим характером праці.
Навчальні відпустки в графіку не відображають, оскільки вони не піддаються плануванню. Початок такої відпустки не залежить від бажання працівника.
Чи відображати у графіку поділ відпустки?
Якщо відпустка ділиться на частини, це також зазначають у графіку. При цьому враховуйте правила поділу відпусток.
Так, щорічна відпустка на прохання працівника може бути поділена на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна частина такої відпустки становитиме не менше 14 календарних днів (ч. 6 ст. 79 КЗпП, ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки).
При цьому не обов’язково використовувати таку частину відпустки першою. Головне, щоб одна з частин, на які поділена щорічна основна відпустка працівника, становила не менше 14 календарних днів.
Чи відображати у графіку працівників-новачків?
За загальним правилом, у перший рік роботи в установі право на щорічну відпустку повної тривалості виникає після того, як працівник безперервно відпрацює 6 місяців. До закінчення шестимісячного строку можна реалізувати право на відпустку тривалістю, розрахованою пропорційно відпрацьованому часу (ч. 5 і 6 ст. 10 Закону про відпустки). Підкреслимо, це право працівника, а не обов’язок роботодавця.
Пояснимо на прикладі.
Приклад. Працівника прийняли на роботу з 15.03.2021 р. Першим робочим роком, за який він зароблятиме собі щорічну відпустку, буде 15.03.2021 р. — 14.03.2022 р. При цьому працівник не зобов’язаний іти у відпустку за цей робочий рік саме у 2021 році. Він може використати відпустку наступного року або пізніше.
У цьому випадку у роботодавця також немає обов’язку відправити працівника у відпустку за робочий рік 15.03.2021 р. — 14.03.2022 р. саме у 2021 році, якщо працівник цього не хоче.
Отже, якщо працівник-новачок не планує йти у відпустку в році, в якому він був прийнятий на роботу (у нашій ситуації — у 2021 році), і роботодавець не заперечує проти такого рішення, то вносити працівника до графіка відпусток на 2021 рік не потрібно. І це не буде порушенням трудового законодавства.
Але краще таке рішення працівника зафіксувати на папері. Як це зробити?
Як варіант можна при прийнятті працівника на роботу надати йому письмову пропозицію про визначення бажаного періоду надання щорічної відпустки у 2021 році та її тривалості. У ній працівник зазначить своє рішення з цього питання.
Як уносити зміни до графіка?
Щоразу, коли вам потрібно вносити якісь зміни до графіка, перезатверджувати його повністю і наново погоджувати з профкомом щодо всіх працівників не потрібно. Достатньо буде видати наказ про внесення змін до графіка відпусток.
Наприклад, на початку 2021 року (після того, як графік відпусток уже був затверджений) до установи були прийняті працівники, які виявили бажання у 2021 році скористатися правом на щорічну відпустку. Роботодавець не проти.
У такому разі радимо раз на місяць або квартал видавати наказ про внесення змін до графіка відпусток із відомостями щодо працівників-новачків та погоджувати його з профкомом.
З наказом обов’язково ознайомлюємо працівників-новачків, відпустки яких плануємо.
А як бути, якщо відпустка працівника переноситься на інший період?
У цьому випадку на підставі документа про перенесення відпустки (заяви працівника або пропозиції роботодавця про перенесення і згоди працівника) видається наказ про перенесення відпустки. На бажання можна в графіку відпусток у графі «Примітки» зазначити «Перенесено».
Чи потрібно видавати ще й наказ про внесення змін до графіка відпусток у разі їх перенесення? На наш погляд, це не обов’язково.
