Электронные издания в библиотеке: как учитывать

Наверное, сегодня уже никого не удивишь тем, что известный экономический закон — спрос рождает предложение — работает на все 100 % и в книжном пространстве. Поэтому, как ни крути, а современным библиотеками приходится меняться и быстро подстраиваться под любознательного и требовательного пользователя. Конечно, быстрое развитие и распространение электронных книг, желание пользователей читать электронные книги дает толчок библиотекам для более эффективных и современных путей приобретения и использования электронных ресурсов.

Вообще-то библиотечные ресурсы — это упорядоченные библиотечные фонды документов на разных носителях информации, базы данных, сетевые информационные ресурсы, справочно-поисковый аппарат, материально-технические средства обработки, хранения и передачи информации.

В свою очередь, электронные ресурсы — это информационные ресурсы, поданные в электронной форме и предназначенные для оперативного удовлетворения информационных потребностей пользователей информации.

Сейчас современная IT-индустрия позволяет библиотекам иметь в распоряжении огромное количество как бумажных, так и электронных изданий. Но, несмотря на достаточно специфическую, а именно — небумажную форму, электронные издания являются для библиотеки такими же объектами учета, как и обычные бумажные книги, журналы и газеты. Это объясняется тем, что Инструкция № 22 относит к библиотечным фондам как бумажные издания, аудиовизуальные документы, так и электронные издания.

Отметим, что в соответствии с Законом о библиотеках библиотечный фонд — это упорядоченное собрание документов, которое хранится в библиотеке. Библиотечные фонды формируют в соответствии со значением, составом пользователей библиотеки и видом библиотеки как упорядоченное собрание документов.

Как указано в ст. 18 Закона о библиотеках, учет, хранение и использование документов, находящихся в библиотечных фондах, осуществляют в соответствии с правилами, утвержденными центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сферах культуры и искусств, и установленными стандартами, техническими условиями, другими нормативными документами.

С целью упорядочения работы с библиотечными фондами каждой библиотеке необходимо разработать правила учета библиотечных ресурсов (в том числе электронных) и должным образом организовать их индивидуальный и суммарный учет.

Но, к сожалению, существующая законодательная и нормативная база по этому вопросу несовершенна и требует существенной доработки.

Поэтому для того, чтобы найти ответы на учетные вопросы, которые, например, возникли у нашего читателя, стоит напомнить следующее: бухгалтерский учет — это инструмент, средство для отражения в балансе (в активе и пассиве) тех или иных хозяйственных операций, по которым правила признания предусмотрены специальными актами с учетом производственной, общественной, социальной, технической, технологической необходимости и т. п.

В конце концов, при неопределенности в учетных процессах мы в который раз должны опираться на общие стандарты, которые рекомендовано применять для нормативной документации, научно-технической, справочной и учебно-методической литературы, касающейся сферы библиотечно-информационной деятельности.

Итак, в соответствии с Инструкцией № 22 объектами учета библиотечного фонда являются:

1) печатные издания (книги, брошюры, листовые издания, буклеты, карточные издания, плакаты, почтовые карточки, журнальные издания, газетные издания);

2) аудиовизуальные документы (фонодокументы, видеодокументы, кинодокументы, фотодокументы, документы на микроформах);

3) электронные издания.

Основными единицами учета всех видов документов, включенных в библиотечный фонд (кроме газет), являются название и экземпляр. Вместе с тем для аудиовизуальных документов и электронных изданий Инструкцией № 22 предусмотрены следующие особенности.

Так, экземплярами аудиовизуальных документов являются:

• фонодокументы:

для грампластинок, компакт-дисков — диск;

для магнитных фонограмм — катушка, кассета, бобина;

• видеодокументы — кассета или диск;

• кинодокументы:

для кинофильмов — бобина;

для диафильмов — рулон;

• фотодокументы — кадр.

А вот экземпляром электронных изданий является оптический диск.

К тому же если комплекты (альбомы) аудиовизуальных документов (грампластинок, компакт-дисков, микрофильмов, диапозитивов и т. п.) или электронных изданий объединены общим названием, их учитывают как одно название.

В соответствии с требованиями Инструкции № 22 учет библиотечного фонда делят на суммарный и индивидуальный.

В свою очередь, суммарный учет аудиовизуальных документов и электронных изданий осуществляют в Книге суммарного учета библиотечного фонда.

Индивидуальный учет осуществляют путем присвоения каждому объекту (электронному документу) инвентарного номера.

С целью недопущения повтора инвентарных номеров, присваиваемых книгам и аудиовизуальным документам и электронным изданиям, после записи инвентарного номера аудиовизуального документа или электронного издания через косую черту пишут букву «А» (инв. номер/А).

Для индивидуального учета аудиовизуальных документов и электронных изданий заводят отдельную Инвентарную книгу (аудиовизуальных документов и электронных изданий) по форме, приведенной в приложении 8 к Инструкции № 22 (ср. ). Именно на основании записей в этой книге можно узнать, состоит на учете то или иное издание в библиотеке или было списано (когда, на основании какого документа и по какой причине).

С учетом указанных правил учета библиотечных фондов, далее поговорим более конкретно о специфике учета электронных изданий.

В первую очередь выясним: неужели любая информация в электронном виде, поступающая в библиотеку, т. е. каждый электронный документ, будет считаться электронным изданием? А вот и нет. Ведь для того, чтобы тот или иной электронный документ был классифицирован и взят на учет именно как электронное издание, необходимо, чтобы он соответствовал определенным критериям.

Что это за критерии и где их искать?

Какие издания считать электронными

По традиции начнем с терминологии. Так, электронное издание — это электронный документ, который прошел редакционно-издательскую обработку, имеет выходные сведения и предназначен для распространения в неизменном виде. Именно такое определение электронного издания приведено в ДСТУ 7157:2010 и Инструкции № 22.

Получается, для того, чтобы были основания считать тот или иной электронный документ именно электронным изданием, он должен иметь такие характерные признаки:

• быть представлен в виде электронного документа;

• должен пройти редакционно-издательскую обработку;

• должен иметь выходные сведения;

• быть предназначен для распространения в неизменном виде (т. е. в такой документ не должны быть внесены никакие изменения).

Добавим, что более подробное объяснение характерных свойств электронного издания приведено в ДСТУ 7157:2010. Например, если говорить о выходных сведениях, свойственных электронным изданиям, то они такие:

• надзаголовочные данные;

• сведения об авторе (авторах) и других лицах, участвовавших в создании электронного издания;

• название;

• подзаголовочные данные;

• выходные данные;

• выпускные данные;

• классификационные индексы (УДК, ББК) и авторский знак*;

* Указывают в локальном электронном издании.

• вид издания по целевому назначению;

• международные стандартные номера: Международный стандартный номер книги — ISBN, Международный стандартный номер нотных изданий — ISMN, Международный стандартный номер сериальных изданий — ISSN;

• библиографическое описание*;

• аннотация;

• знак охраны авторского права (©).

Как оформляют такие сведения в электронных изданиях? Примеры оформления выходных сведений в электронных изданиях приведены в приложении А к ДСТУ 7157:2010.

К тому же состав выходных сведений электронного издания зависит от его вида и количества электронных носителей.

Далее, в таблице ниже и схеме, приведем информацию о том, какие существуют виды электронных изданий и их классификацию по определенным признакам.

Виды электронных изданий

Классификация электронных изданий

С учетом большого разнообразия электронных изданий, находящихся в распоряжении библиотек, видим, что к таким изданиям могут быть отнесены как электронные аналоги печатный изданий, журналы, газеты, так и электронные книги, словари, энциклопедии, пресс-релизы, презентации, игры, базы данных, учебные программы, документация и т. п. Поэтому главная задача — определить, соответствует тот или иной электронный документ вышеуказанным критериям и признакам, характерным для электронных изданий.

Безусловно, для этого библиотеке стоит разработать документы (правила, положения, инструкцию) по формированию, организации и эксплуатации фонда электронных документов. Именно наличие таких документов поможет в дальнейшем разобраться с учетными вопросами о таких электронных ресурсах и правильно организовать их учет.

Теперь, опираясь на вышеприведенные критерии, характерные для электронных изданий, рассмотрим практические ситуации.

Библиотека приобрела комплект аудиокниг на электронных носителях (дисках). Что в таком случае является объектом учета — электронный носитель (диск)? Правильно ли учитывать такие аудиокниги в составе библиотечных фондов на субсчете 1112?

В этом случае учет аудиовизуальных документов, электронных изданий необходимо осуществлять по правилам учета книг. Об этом указано в п. 6.1 Инструкции № 22.

Поскольку речь идет об аудиокнигах, находящихся на электронных носителях (дисках), то объектом учета будет именно носитель с необходимой информацией, т. е. диск.

Добавим, что электронный носитель — это материальный носитель, используемый для записи, хранения и воспроизведения информации, обработанной средствами компьютерной техники (п. 4.2.30 ДСТУ 7448:2013).

Таким образом, на учет в состав библиотечных фондов будут приняты аудиокниги на электронных носителях. В таком случае на электронных носителях необходимо проставить инвентарные номера. Если получен комплект (альбом) аудиовизуальных документов (грампластинок, компакт-дисков, микрофильмов, диапозитивов и т. п.), объединенных общим названием, их необходимо учитывать как одно название. Итак, зачисляют такие аудиокниги как библиотечные фонды на субсчет 1112.

Обратите внимание на то, что объектом учета в составе библиотечных фондов будет именно электронный носитель (диск), на котором записана и хранится необходимая информация. А потому отдельно такой электронный носитель просто как обычный диск учитывать не надо, поскольку он предназначен для хранения уже существующей информации, а не для многократного использования.

Библиотека для пополнения библиотечного фонда решила приобрести книги по QR-коду. После оплаты за такие книги библиотека получит лишь их электронную версию.

Есть ли основания считать такие электронные книги библиотечными фондами? На каком субсчете бухгалтерского учета учитывать такие электронные версии?

В таком случае ситуация будет немного иная, но правила учета аналогичны. Ведь библиотека получает электронные книги, т. е. электронные документы, которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения и предназначены для распространения в неизменном виде. Это значит, что такие электронные книги будут соответствовать определению электронного издания, приведенному в ДСТУ 7157:2010 и Инструкции № 22, а потому подлежат учету как библиотечные фонды на субсчете 1112.

Есть лишь одно отличие от предыдущей ситуации — это отсутствие на момент получения электронной книги в библиотеке электронного материального носителя с указанной информацией. Поэтому советуем такую электронную книгу иметь не только на сервере библиотеки, но и продублировать ее на диск. По крайней мере считаем, что такие меры сделают невозможными случайные удаления электронного документа. Добавим, что приобрести книги по QR-коду стало возможным благодаря реализации пилотного проекта на платформе «Double A Publishing». Вся необходимая информация об упомянутой платформе и о формате QR-Books размещена на сайте doubleapublishing.com/uk/.

Как указано на сайте, реализация такого проекта осуществляется без нарушения авторских прав. При этом также указано, что загрузить книгу по QR-коду можно лишь один раз. А потому учтите: в случае приобретения книги по QR-коду библиотека не получает авторские права на электронное издание. Напоследок добавим, что в некоторых случаях издатели и распространители электронных изданий ограничивают права библиотек относительно пользования такими электронными ресурсами.

Поэтому советуем библиотекам все требования к интеллектуальной собственности и авторскому праву на такие ресурсы обязательно согласовывать с поставщиками.