Покупаем кондиционер: планирование и учет

КЭКР

Еще на этапе планирования закупки кондиционера необходимо определиться, за счет текущих или капитальных расходов будет осуществляться его приобретение.

Отталкиваться необходимо от ожидаемой стоимости приобретения устройства и стоимостных признаков МНМА, определенных учетной политикой соответствующего субъекта государственного сектора. Если согласно предписаниям учетной политики вашего учреждения кондиционер относится к МНМА, планируем его приобретение по КЭКР 2210 (текущие расходы).

Если же стоимость приобретения кондиционера превышает стоимостный предел для зачисления в состав МНМА, его следует учитывать как объект ОС. Соответственно закупку такого кондиционера планируем по КЭКР 3110 (капитальные расходы).

Но на этом планирование закупки не заканчивается. Ведь такое устройство, как кондиционер, требует выполнения монтажа и наладки. А это влечет за собой дополнительные расходы. Так как же правильно запланировать расходы на оплату этих услуг?

Если по условиям договора монтаж и наладку кондиционера будет выполнять непосредственно его поставщик, все указанные расходы будут включены в калькуляцию стоимости его приобретения. В таком случае расходы на приобретение кондиционера вместе с услугами монтажа и наладки осуществляем по одному КЭКР: 2210 или 3110 (в зависимости от стоимостных признаков МНМА, определенных учетной политикой учреждения).

Зато, если поставку кондиционера будет осуществлять один субъект хозяйствования, а его монтаж и наладку — другой (по отдельному договору), планируем расходы по отдельным КЭКР. То есть приобретение кондиционера проводим по КЭКР 2210 или 3110, а расходы на оплату услуг по монтажу и наладке — по КЭКР 2240.

Первичные документы

Основанием для осуществления платежа и последующего оприходования будут первичные документы. Правильное оформление последних очень важно.

Однако для взятия любых обязательств и проведения в дальнейшем расчетов с контрагентом учреждение должно прежде всего зарегистрировать бюджетные и финансовые обязательства в Казначействе. Осуществляем это на основании договора и накладной на полученный товар (см. Методрекомендации № 68¹).

¹ Методические рекомендации относительно перечня подтверждающих документов для регистрации бюджетных обязательств и проведения платежей, утвержденные приказом Госказначейской службы от 29.04.2013 г. № 68.

Обратите внимание: предметом договора должна быть именно поставка товара (устройства, оборудования и т. п.).

Если же предметом договора является предоставление услуг по монтажу и наладке устройства, тогда зачисление последнего на баланс будет ошибкой. Даже если в акте приема-передачи предоставленных услуг указана (отдельно выделена) стоимость такого устройства. Дело в том, что при таких условиях для предоставителя услуг стоимость кондиционера фактически является расходами, включенными в калькуляцию стоимости предоставленных услуг. То есть в любом случае вам проданы услуги, а не актив. И ни в коем случае не путайте монтаж и наладку кондиционера или другого устройства с созданием (изготовлением) определенного объекта. В первом случае речь идет о предоставлении услуг, а во втором — о выполнении работ. Отличие одних от других определяют нормы ст. 837 и 901 ГКУ. Так, работы направлены на достижение материального результата (создание вещи, ее обработку, переработку). Тогда как услуги не имеют материального результата и потребляются в процессе их получения.

Итак, запомним, если:

Бухучет

Хозяйственную операцию по приобретению кондиционера в бухгалтерском учете учреждения отражаем в таком порядке:

1) зачисление на баланс;

2) ввод в эксплуатацию.

Зачисление на баланс

Процедуру зачисления кондиционера на баланс учреждения разделим на два этапа.

Признание устройства ОС или МНМА.

Это нужно для того, чтобы накопление первоначальной стоимости будущего актива происходило на правильном субсчете. То есть если кондиционер в дальнейшем будет зачислен в состав МНМА (на субсчет 1113), все расходы, формирующие его первоначальную стоимость, накапливаем на субсчете 1312 «Капитальные инвестиции в прочие необоротные материальные активы». Если же устройство будет учитываться как ОС на субсчете 1014, понесенные расходы накапливаем на субсчете 1311 «Капитальные инвестиции в основные средства».

Формирование первоначальной стоимости устройства.

После того, как мы определились, на каком субсчете будем накапливать понесенные расходы, переходим к формированию первоначальной стоимости кондиционера. Какие же именно расходы формируют его первоначальную стоимость?

Это как расходы на приобретение самого устройства, так и дополнительные расходы для доведения его до состояния, пригодного для использования в запланированных целях (п. 5 разд. ІІ НП(С)БУ 121). То есть речь идет о расходах на монтаж и наладку. Соответственно их также включаем в первоначальную стоимость нашего устройства.

Заметьте: не имеет значения, за счет капитальных или текущих расходов будут проведены эти расходы (абз. 10 п. 3 разд. ІІІ Методрекомендаций № 11²). Здесь речь идет о том случае, когда поставку кондиционера и предоставление услуг по его монтажу и наладке будут осуществлять разные субъекты хозяйствования. То есть оформляются разные договора и проводятся расходы по разным КЭКР.

² Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств для субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11.

Ввод в эксплуатацию

Процедуру ввода кондиционера в эксплуатацию мы также разделим на два этапа.

Документальное оформление. На этом этапе следует выполнить такие действия, как:

• оформление Акта ввода в эксплуатацию ОС (типовая форма, утвержденная приказом № 818³);

³ Приказ Минфина «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора и порядка их составления» от 13.09.2016 г. № 818.

• присвоение инвентарного (если кондиционер зачислен в состав ОС) или номенклатурного (если кондиционер зачислен в состав МНМА) номера;

• открытие Инвентарной карточки учета ОС или Инвентарной карточки группового учета ОС (типовые формы, утвержденные приказом № 818).

Учетные записи. В бухгалтерском учете ввод кондиционера в эксплуатацию отражаем так:

• либо зачисление кондиционера в состав ОС: Дт 1014 — Кт 1311;

• либо зачисление кондиционера в состав МНМА: Дт 1113 — Кт 1312.

Одновременно с вводом объекта в эксплуатацию увеличиваем внесенный капитал на сумму его первоначальной стоимости: Дт 5411 — Кт 5111.

Важно: при вводе в эксплуатацию объекта МНМА начисляем амортизацию в размере 50 % его первоначальной стоимости.

Для наглядности рассмотрим условные примеры по отражению такой операции на счетах бухучета.