1 Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5.
Основная терминология
Заметим: в п. 6 Правил № 1000/5 предусмотрено, что ответственность за сохранность служебных документов, защиту документационного фонда от несанкционированного доступа, потерю или уничтожение документов и т. п. возлагается на руководителя учреждения.
Поскольку Правила № 1000/5 содержат немало специфических терминов, уместно будет привести некоторые из них:
архив учреждения — структурное подразделение (ответственное за ведение архива лицо учреждения), которое организует и обеспечивает прием, накопление архивных документов, их учет, хранение и пользование ими;
архивный фонд — совокупность архивных документов учреждения, сформированных на основании связи между документами и (или) их создателями;
источники комплектования — юридические и физические лица, являющиеся создателями или собственниками документов Национального архивного фонда (НАФ), подлежащих передаче в архивные учреждения в обязательном порядке или на основании соглашения;
документационный (документальный) фонд — совокупность служебных документов, накопившихся или собранных в процессе деятельности учреждения, состав и процесс формирования которого определяют его нормативные документы;
документооборот в учреждении — движение служебных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
делопроизводство — совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленческой информации и организацию работы со служебными документами;
инструкция по делопроизводству — обязательный нормативный акт, регламентирующий содержание и организацию выполнения процессов по делопроизводству учреждения;
копия документа — документ, содержащий точное знаковое воспроизведение содержания или информации другого документа и в отдельных случаях — некоторых его внешних признаков;
номенклатура дел — обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий дел, формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел;
реквизит служебного документа — обязательный элемент, зафиксированный в документе для его идентификации, организации учета и придания ему юридической силы;
служебный документ — официально зарегистрированный службой делопроизводства или соответствующим образом заверенный документ, полученный или созданный учреждением в процессе его деятельности и имеющий соответствующие реквизиты;
срок хранения документа — период обязательного хранения служебного документа, определенный законодательством в результате проведения экспертизы его ценности;
управленческий документ — служебный документ, направленный на выполнение учреждением функций, обеспечивающих его деятельность. К управленческим документам относятся организационно-распорядительные, первично-учетные, банковские, финансовые, отчетно-статистические, плановые, ресурсные и т. п.
Заметим, что требования Правил № 1000/5 по обеспечению сохранности, учета и пользования документами распространяются на архивы, которые хранят документы с бумажными носителями информации. ОМС организуют делопроизводство в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству учреждения.
Ответственные лица
Следует отметить, что за содержание и качество подготовки документов, за организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях ОМС отвечают руководители этих подразделений.
Важным является то, что согласно Правилам № 1000/5 в ОМС организация делопроизводства должна возлагаться на самостоятельное структурное подразделение, общий отдел, канцелярию и т. п. или лицо ОМС, ответственное за делопроизводство, — секретаря, делопроизводителя.
В свою очередь, в структурных подразделениях ОМС такая работа возлагается на специально предназначенное для этого лицо, в должностной инструкции которого и предусмотрены такие обязанности.
Согласно п. 8 Правил № 1000/5 архив является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы делопроизводства ОМС.
Если ОМС малочисленный, то в нем должно быть назначено лицо, ответственное за ведение архива. В любом случае деятельность таких структурных подразделений ОМС фиксируется в положениях о службе делопроизводства и архиве.
Служба делопроизводства и архив ОМС, которые работают на основании положений о них, согласованных и утвержденных в соответствии с законодательством, являются структурными подразделениями ОМС.
Изъятие документов
В случае изъятия (выемки) оригиналов документов в учреждении обязательно должны остаться заверенные копии этих документов и протокол изъятия (выемки).
Об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, составляется акт по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам № 1000/5.
При этом структурные подразделения должны подавать акты, оформленные в виде таблицы с графами об изъятии и уничтожении документов, подписанные руководителем структурного подразделения.
Обратите внимание: если идет речь о внесении в акт об изъятии для уничтожения документов первичной и бухгалтерской документации, то ОМС подает справку о проведении проверки органами доходов и сборов или ревизии или государственного финансового аудита.
В упомянутой справке отражается наличие или отсутствие финансовых операций, подлежащих финмониторингу, споров (противоречий), нарушение уголовных дел, открытие судебных производств.
Эта справка подписывается руководителем ОМС и скрепляется печатью.
Отметим, что согласно Правилам № 1000/5 сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности.
Порядок экспертизы определен в разд. V Правил № 1000/5.
Архивная справка и акты
Если на территории регионов не существует органов вышестоящего уровня, то архивные дела и документы (кроме документов НАФ) должны передаваться в архивное учреждение сельского, поселкового, городского совета, совета объединенной тергромады, т. е. в трудовой архив.
В документах, формы или образцы которых приведены в этих приложениях и в которых предусматривается проставлять печать учреждения, печать ставится при ее наличии. Согласно приложению 22 к Правилам № 1000/5 в форме «Опись № ___ дел по кадровым вопросам (личному составу)» гриф относительно одобрения этой описи согласно протоколу заседания экспертной комиссии архивного отдела райгосадминистрации (городского совета) должен оформляться в случае предоставления описи на рассмотрение такой комиссии.
Обращаем также ваше внимание на изменения, которые произошли в приложении 43 к Правилам № 1000/5: в нем представлен образец архивной справки. И отныне не предусматривается подпись такой справки заведующим архивом. То есть она должна быть подписана лишь руководителем ОМС, которого она касается. Данные справки должны соответствовать записям, внесенным в трудовую книжку работника, и, конечно, содержанию соответствующего кадрового приказа.
Правила № 1000/5 содержат приложение 51, в котором приведена форма Акта о приеме-передаче дел (документов) от одного учреждения другому. В нем, среди прочих данных, следует указывать полное название архивного фонда, который передается или из которого изымаются дела. Такие акты составляются в двух экземплярах.
Требования к управленческой документации
Правилами № 1000/5 предусмотрено, что создаваемые управленческие документы должны соответствовать правовому статусу ОМС.
Как именно создаются, подписываются, согласовываются и утверждаются документы, должно быть зафиксировано в положении учреждения, структурного подразделения или же в должностной инструкции работника (если делопроизводство и архивирование в малочисленном учреждении возложено на определенного исполнителя).
В соответствии с Правилами № 1000/5 управленческая документация, которой определяются, в частности, структура, штатная численность, содержание деятельности ОМС и его подразделений, должностные инструкции работников, штатные расписания, относится к организационной. Документация, которая фиксирует решения нормативно-правового или организационно-распорядительного характера, или по кадровым (личного состава) вопросам, относится к распорядительной.
Так, распорядительной документацией считаются постановления, решения, приказы, распоряжения.
Обращаем внимание, что все управленческие документы должны утверждаться лично должностным лицом согласно предоставленным ему полномочиям.
Также лично соответствующим должностным лицом принимаются документы, не требующие дополнительных указаний, задач относительно их выполнения: положения, протоколы, акты, планы, отчеты, сметы, штатные расписания, должностные инструкции и т. п.
Такие позиции с указанием в них перечней документов, утверждаемых должностным лицом, должны включаться в локальную инструкцию по делопроизводству учреждения.
Документы по кадровым вопросам
Особенностью является то, что некоторые виды кадровой документации оформляются согласно типовым унифицированным.
Напоминаем: в распорядительных документах по кадровым вопросам практически не фиксируется констатирующая часть («Во исполнение»; «С целью» и т. п.).
Формулировки пунктов в них должны быть четкими, конкретными, соответствовать нормам КЗоТ, соответствующих законов, правительственных решений, отраслевых приказов министерств, ведомств.
Если речь идет о назначении или увольнении работника, то в документе указывается полная дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу (прекращения трудовых отношений), а также размеры его должностного оклада согласно штатному расписанию, надбавок, доплат и т. п.
Кроме того, распорядительный кадровый документ должен содержать основание его издания — это могут быть заявление работника, заключенный с лицом контракт или же докладная записка, решение аттестационной комиссии.
В один распорядительный документ нельзя вносить информацию, которая согласно нормам законодательства имеет разные сроки хранения.
Что касается вступления в силу документа, то это происходит с момента его подписания и регистрации (конечно, если в тексте не предусмотрен другой срок). Каждый кадровый документ подлежит обязательному ознакомлению с ним лиц, которых он касается. Эти лица на первом экземпляре или же на специально подготовленном для ознакомления бланке подписывают его и указывают дату ознакомления.
Требования к формированию архивных дел
В первую очередь заметим: если число документов в течение года менее 10 тыс. единиц, то формирование архивных дел должно осуществляться службой делопроизводства. Одним из общих правил, которых следует придерживаться при группировании в дела, — это то, что в дело должны входить документы, исполненные в течение одного календарного года.
Однако если речь идет о личных делах, то они формируются в течение периода работы или службы лица в ОМС.
Недопустимым является включение в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату. Приказы по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам, по кадровым вопросам следует включать в разные дела. Что касается сугубо кадровых приказов, то они должны группироваться в зависимости от их видов и сроков хранения.
В частности, запрещено объединять в одно дело документы длительного хранения (75 лет) и временного (5 лет). Целесообразно отдельно сформировать дела о:
• приеме на работу;
• увольнении;
• премировании;
• командировках;
• отпусках.
Только при условии, что кадровых распорядительных документов немного, их можно сгруппировать по срокам хранения, разграничивая длительные и временные сроки. Сметы нельзя объединять в одном деле с проектами этих документов.
В формировании личных дел должна быть соблюдена хронология поступления документов:
1) сначала — заявление о приеме на работу или письменный контракт;
2) потом — извлечения из приказов о приеме на работу, личный листок по учету кадров, автобиография, копии паспорта и учетной карточки налогоплательщика, военного билета, документов об образовании, ученой степени, ученом звании;
3) далее добавляются заявления о переводе на другую работу, совместительстве, изменении биографических данных, копии распорядительных документов относительно карьерных изменений, а также копии документов относительно льгот у лица, повышения квалификации, стажировки, поощрения (награждения), аттестации, заявление об увольнении и копия приказа об увольнении с работы.
В личный листок по учету кадров следует вносить данные о взыскании, поощрении, исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.
Не забываем, что личные дела госслужащих формируются согласно Порядку № 642, о чем указано и в Правилах № 1000/5. В течение года систематизируют расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников, и осуществляется это в алфавитном порядке.
2 Порядок ведения и хранения личных дел государственных служащих, утвержденный приказом Нацгосслужбы от 22.03.2016 г. № 64.
Хранение документов в архиве ОМС
Правилами № 1000/5 определено, что в архиве учреждения документы хранятся временно, однако эти сроки четко ограничены. Например, документы районных госадминистраций, ОМС и непосредственно подчиненных им организаций могут храниться максимум 5 лет.
Дольше всего (75 лет) хранятся документы для записей актов гражданского состояния, по кадровым вопросам, хозяйственным книгам. В то же время в случае невозможности принятия документов на хранение государственным архивным учреждением или архивным отделом горсовета или же в случае возникновения потребности в пользовании документами со служебной целью сроки хранения могут быть изменены по согласованию с соответствующим архивным учреждением или архивным отделом горсовета. После истечения предельных сроков временного хранения те документы, которые отнесены к НАФ, передаются из архива учреждения на постоянное хранение в соответствующий государственный архив или архив ОМС.
Особое внимание обратим на то, как делать опись дел по кадровым вопросам, к которым относятся документы относительно деятельности кадровой и бухгалтерской служб, службы охраны труда. В эту опись должны включаться:
• приказы по кадровым вопросам со сроком хранения 75 лет;
• учетные документы (списки работников учреждения);
• книги (журналы) учета приказов по кадровым вопросам;
• карточки по учету личного состава;
• личные дела, аттестационные дела;
• контракты, трудовые договоры, заменяющие «кадровые» приказы;
• бухгалтерские документы (лицевые счета по зарплате или расчетные ведомости);
• документы об аттестации и тарификации (тарификационные списки);
• документы о проведении аттестации и установлении квалификации;
• документы о несчастных случаях на производстве (акты, протоколы, заключения, журналы);
• невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, военные билеты, дипломы, аттестаты и т. п.).
Указанная опись составляется в трех экземплярах.
Если учреждение прекращается (например, реорганизуется), то в смете комиссии по прекращению предусматриваются средства на упорядочение, досрочное принятие и дальнейшее хранение документов.
В случае прекращения учреждения путем ликвидации «кадровые» документы передаются в орган вышестоящего уровня, а если такого органа не существует — в трудовой архив, а документы НАФ — в Центральный госархив.
Отдельно скажем, что гражданин и учреждение могут обратиться с запросом в архив, в частности, о предоставлении архивной справки (приложение 43 к Правилам № 1000/5).
В ответ на запрос в архив можно получить справку о зарплате по форме, установленной органами соцзащиты населения, и составляется она на основании оригиналов и заверенных копий документов, которые хранятся в архиве.
В случае разночтения имен, фамилий и т. п. приводится то написание, которое употребляется в документе, с отметкой «Так в документе».
В архивную справку должны включаться лишь сведения, которые в действительности содержатся в документах.
