1 Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.
Основна термінологія
Зауважимо: у п. 6 Правил № 1000/5 передбачено, що відповідальність за збереженість службових документів, захист документаційного фонду від несанкціонованого доступу, втрату чи знищення документів тощо покладається на керівника установи.
Оскільки Правила № 1000/5 місять чимало специфічних термінів, доречно буде навести деякі з них:
архів установи — структурний підрозділ (відповідальна за ведення архіву особа установи), що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними;
архівний фонд — сукупність архівних документів установи, сформованих на підставі зв’язку між документами і (або) їх утворювачами;
джерела комплектування — юридичні та фізичні особи, що є утворювачами чи власниками документів Національного архівного фонду (НАФ), що підлягають передаванню до архівних установ в обов’язковому порядку або на підставі угоди;
документаційний (документальний) фонд — сукупність службових документів, що нагромадились або зібрані в процесі діяльності установи, склад і процес формування якої визначають її нормативні документи;
документообіг в установі — рух службових документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення;
діловодство — сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами;
інструкція з діловодства — обов’язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства установи;
копія документа — документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак;
номенклатура справ — обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ;
реквізит службового документа — обов’язковий елемент, зафіксований в документі для його ідентифікації, організації обліку та надання йому юридичної сили;
службовий документ — офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений установою у процесі її діяльності та має відповідні реквізити;
строк зберігання документа — період обов’язкового зберігання службового документа, визначений законодавством унаслідок проведення експертизи його цінності;
управлінський документ — службовий документ, спрямований на виконання установою функцій, що забезпечують її діяльність. До управлінських документів належать організаційно-розпорядчі, первинно-облікові, банківські, фінансові, звітно-статистичні, планові, ресурсні тощо.
Зауважимо, що вимоги Правил № 1000/5 щодо забезпечення збереженості, обліку і користування документами поширюються на архіви, що зберігають документи з паперовими носіями інформації. ОМС організовують діловодство відповідно до затвердженої інструкції з діловодства установи.
Відповідальні особи
Слід зазначити, що за зміст та якість підготовки документів, за організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах ОМС відповідають керівники цих підрозділів.
Важливим є те, що згідно із Правилами № 1000/5 в ОМС організація діловодства має покладатися на самостійний структурний підрозділ, загальний відділ, канцелярію тощо або особу ОМС, відповідальну за діловодство, — секретаря, діловода. У свою чергу, у структурних підрозділах ОМС така робота покладається на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої й передбачено такі обов’язки.
Згідно із п. 8 Правил № 1000/5 архів є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства ОМС. Якщо ОМС малочисельний, то у ньому має бути призначена особа, відповідальна за ведення архіву. У будь-якому разі діяльність таких структурних підрозділів ОМС фіксується в положеннях про службу діловодства та архів. Служба діловодства та архів ОМС, які працюють на підставі положень про них, погоджених та затверджених відповідно до законодавства, є структурними підрозділами ОМС.
Вилучення документів
У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів в установі обов’язково мають залишитися засвідчені копії цих документів та протокол вилучення (виїмки). Про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається акт за формою, наведеною в додатку 15 до Правил № 1000/5. При цьому структурні підрозділи мають подавати акти, оформлені у вигляді таблиці із графами щодо вилучення та знищення документів, підписані керівником структурного підрозділу.
Зверніть увагу: якщо йдеться про внесення до акта про вилучення для знищення документів первинної та бухгалтерської документації, то ОМС подає довідку про проведення перевірки органами доходів і зборів або ревізії чи державного фінансового аудиту.
У згаданій довідці відображається наявність чи відсутність фінансових операцій, що підлягають фінмоніторингу, спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судових проваджень. Ця довідка підписується керівником ОМС і скріплюється печаткою.
Зазначимо, що згідно із Правилами № 1000/5 строки зберігання документів установлюються на підставі експертизи їх цінності. Порядок експертизи визначено в розд. V Правил № 1000/5.
Архівна довідка та акти
Якщо на території регіонів не існує органів вищого рівня, то архівні справи й документи (крім документів НАФ) мають передаватись до архівної установи сільської, селищної, міської ради, ради об’єднаної тергромади, тобто до трудового архіву.
У документах, форми або зразки яких наведено в цих додатках та в яких передбачається проставляти печатку установи, печатка ставиться за її наявності. Згідно з додатком 22 до Правил № 1000/5 у формі «Опис № ___ справ із кадрових питань (особового складу)» гриф щодо схвалення цього опису згідно із протоколом засідання експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації (міської ради) має оформлюватись у разі подання опису на розгляд такої комісії.
Звертаємо також вашу увагу на зміни, які відбулись у додатку 43 до Правил № 1000/5: у ньому надано зразок архівної довідки. І відтепер не передбачається підписування такої довідки завідувачем архіву.
Тобто вона має бути підписана лише керівником ОМС, якого вона стосується. Дані довідки мають відповідати записам, унесеним до трудової книжки працівника, і, звісно ж, змістові відповідного кадрового наказу.
Правила № 1000/5 містять додаток 51, у якому наведено форму Акта про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої. У ньому, серед інших даних, слід зазначати повну назву архівного фонду, який передається або з якого вилучаються справи. Такі акти складаються у двох примірниках.
Вимоги до управлінської документації
Правилами № 1000/5 передбачено, що створювані управлінські документи мають відповідати правовому статусу ОМС.
Як саме створюються, підписуються, погоджуються та затверджуються документи, має бути зафіксовано в положенні установи, структурного підрозділу або ж у посадовій інструкції працівника (якщо діловодство та архівування в малочисельній установі покладено на певного виконавця).
Відповідно до Правил № 1000/5 управлінська документація, якою визначається, зокрема, структура, штатна чисельність, зміст діяльності ОМС та її підрозділів, посадові інструкції працівників, штатні розписи, належить до організаційної. Документація, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру, або з кадрових (особового складу) питань, належить до розпорядчої.
Так, розпорядчою документацією вважаються постанови, рішення, накази, розпорядження. Звертаємо увагу, що всі управлінські документи мають затверджуватися особисто посадовою особою згідно з наданими їй повноваженнями.
Також особисто відповідною посадовою особою ухвалюються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх виконання: положення, протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, штатні розписи, посадові інструкції тощо.
Такі позиції із зазначенням у них переліків документів, що затверджуються посадовою особою, мають включатися в локальну інструкцію з діловодства установи.
Документи з кадрових питань
Особливістю є те, що деякі види кадрової документації оформлюються згідно з типовими уніфікованими.
Нагадуємо: у розпорядчих документах із кадрових питань практично не фіксується констатуюча частина («На виконання»; «З метою» тощо). Формулювання пунктів у них мають бути чіткими, конкретними, відповідати нормам КЗпП, відповідних законів, урядових рішень, галузевих наказів міністерств, відомств.
Якщо йдеться про призначення чи звільнення працівника, то в документі зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), а також розміри його посадового окладу згідно зі штатним розписом, надбавок, доплат тощо.
Окрім того, розпорядчий кадровий документ має містити підставу його видання — це можуть бути заява працівника, укладений з особою контракт або ж доповідна записка, рішення атестаційної комісії. До одного розпорядчого документа не можна вносити інформацію, яка згідно з нормами законодавства має різні строки зберігання.
Щодо набуття чинності документа, то це відбувається з моменту його підписання та реєстрації (звісно, якщо в тексті не передбачено іншого строку). Кожен кадровий документ підлягає обов’язковому ознайомленню з ним осіб, яких він стосується.
Ці особи на першому примірнику або ж на спеціально підготовленому для ознайомлення бланку підписують його та зазначають дату ознайомлення.
Вимоги до формування архівних справ
Насамперед зауважимо: якщо число документів протягом року менше 10 тис. одиниць, то формування архівних справ має здійснюватися службою діловодства. Одним із загальних правил, яких слід дотримуватися під час групування у справи, — це те, що до справи мають входити документи, виконані протягом одного календарного року. Однак якщо йдеться про особові справи, то вони формуються протягом періоду роботи чи служби особи в ОМС.
Неприпустимим є включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, із кадрових питань слід включати до різних справ.
Що стосується суто кадрових наказів, то вони мають групуватися залежно від їх видів та строків зберігання.
Зокрема, заборонено об’єднувати в одну справу документи тривалого зберігання (75 років) та тимчасового (5 років). Доцільно окремо сформувати справи щодо:
• прийняття на роботу;
• звільнення;
• преміювання;
• відрядження;
• відпусток.
Лише за умови, що кадрових розпорядчих документів небагато, їх можна згрупувати за строками зберігання, розмежовуючи тривалий та тимчасові строки. Кошториси не можна поєднувати в одній справі із проєктами цих документів.
У формуванні особових справ має бути дотримана хронологія надходження документів:
1) спочатку — заява про прийняття на роботу чи письмовий контракт;
2) потім — витяги з наказів про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, автобіографія, копії паспорта та облікової картки платника податків, військового квитка, документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
3) далі додаються заяви про переведення на іншу роботу, сумісництво, зміну біографічних даних, копії розпорядчих документів щодо кар’єрних змін, а також копії документів стосовно пільг у особи, підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження), атестації, заява про звільнення та копія наказу про звільнення з роботи.
До особового листка з обліку кадрів слід уносити дані про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.
Не забуваймо, що особові справи держслужбовців формуються згідно з Порядком № 642, про що зазначено й у Правилах № 1000/5. Протягом року систематизуються розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників, і здійснюється це в алфавітному порядку.
2 Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджений наказом Нацдержслужби від 22.03.2016 р. № 64.
Зберігання документів в архіві ОМС
Правилами № 1000/5 визначено, що в архіві установи документи зберігаються тимчасово, однак ці строки чітко обмежені. Наприклад, документи районних держадміністрацій, ОМС та безпосередньо підпорядкованих їм організацій можуть зберігатися щонайбільше 5 років.
Найдовше (75 років) зберігаються документи для записів актів цивільного стану, з кадрових питань, господарських книг. Водночас у разі неможливості прийняття документів на зберігання державною архівною установою чи архівним відділом міськради або ж у разі виникнення потреби в користуванні документами зі службовою метою строки зберігання можуть бути змінені за погодженням із відповідною архівною установою.
Після закінчення граничних строків тимчасового зберігання ті документи, які віднесено до НАФ, передаються з архіву установи на постійне зберігання до відповідного державного архіву чи архіву ОМС.
Особливу увагу звернемо на те, як робити опис справ із кадрових питань, до яких належать документи щодо діяльності кадрової та бухгалтерської служб, служби охорони праці. До цього опису мають включатися:
• накази з кадрових питань зі строком зберігання 75 років;
• облікові документи (списки працівників установи);
• книги (журнали) обліку наказів із кадрових питань;
• картки з обліку особового складу;
• особові справи, атестаційні справи;
• контракти, трудові договори, що замінюють «кадрові» накази;
• бухгалтерські документи (особові рахунки із зарплати чи розрахункові відомості);
• документи про атестацію й тарифікацію (тарифікаційні списки);
• документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації;
• документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали);
• незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові квитки, дипломи, атестати тощо).
Зазначений опис складається у трьох примірниках.
Якщо установа припиняється (наприклад, реорганізується), то в кошторисі комісії із припинення передбачаються кошти на впорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів.
У разі припинення установи шляхом ліквідації «кадрові» документи передаються до органу вищого рівня, а якщо такого органу не існує — до трудового архіву, а документи НАФ — до Центрального держархіву.
Окремо скажемо, що громадянин та установа можуть звернутись із запитом до архіву, зокрема, про надання архівної довідки (додаток 43 до Правил № 1000/5).
У відповідь на запит до архіву можна одержати довідку про зарплату за формою, установленою органами соцзахисту населення, і складається вона на підставі оригіналів і засвідчених копій документів, що зберігаються в архіві.
У разі різночитання імен, прізвищ тощо наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою «Так у документі». До архівної довідки мають включатися лише відомості, що насправді містяться в документах.
