Командировка на собственном авто

Собственное авто — временно служебное авто

Командировка на служебном авто уже давно не редкость для бюджетных учреждений.

В то же время при необходимости вполне возможно отправить работника в командировку и на его собственном авто. Главное — все правильно оформить.

Но предупреждаем: командировка на собственном авто должна быть целесообразной. Если, например, на балансе учреждения есть автомобиль и, тем более, если нормы расхода горючего для этого авто ниже, чем для авто работника, то отправлять его в командировку на собственном транспорте нецелесообразно. Ведь это приведет к неэффективному расходованию бюджетных средств. Имейте в виду: на это могут отрицательно отреагировать контролирующие органы.

В свое время возможность возмещения расходов на использование собственных автомобилей для служебных поездок была предусмотрена Нормами № 88¹. Но эти Нормы утратили силу еще 31.10.2010 г. На смену им пришли Нормы № 1026². И этот документ, в отличие от своего предшественника, не предусматривает возможности компенсации расходов за использование личных легковых автомобилей работников для служебных поездок. Но это вовсе не означает, что отправить работника в служебную командировку на собственном авто вообще невозможно.

¹ Нормы средств на представительские цели, рекламу и выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок и порядок их расходования, утвержденные совместным приказом Минфина и Минэкономики от 12.11.93 г. № 88.

² Нормы средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядок их расходования, утвержденные приказом Минфина от 14.09.2010 г. № 1026.

Выход всегда есть. Так, чтобы использовать личное авто работника в командировке, его следует сделать служебным на период такой командировки!

И здесь есть два варианта:

вариант 1 — платное использование авто по договору аренды;

вариант 2 — бесплатное использование авто по договору ссуды.

Рассмотрим каждый из вариантов по очереди.

Договор аренды авто

Договор аренды должен быть оформлен между работником (владельцем авто) и бюджетным учреждением, которое направляет этого работника в командировку.

Но прежде всего следует помнить об ограничении стоимости арендуемого транспортного средства. В первую очередь это касается бюджетных учреждений, которые финансируются из государственного бюджета. Так, в соответствии с п. 5 постановления № 332³ госорганы, а также учреждения и организации, содержащиеся за счет средств госбюджета, заключают договоры аренды легковых автомобилей, стоимость которых не превышает предельных сумм расходов, утвержденных этим постановлением. На сегодняшний день такая стоимость составляет 600 тыс. грн.

³ Постановление КМУ «О предельных суммах расходов на приобретение автомобилей, мебели, другого оборудования и устройств, мобильных телефонов, компьютеров государственными органами, а также учреждениями и организациями, содержащимися за счет государственного бюджета» от 04.04.2001 г. № 332.

Что касается бюджетных учреждений, которые финансируются из местных бюджетов, то для них также могут быть установлены предельные нормы расходов на местном уровне. Поэтому советуем узнать о наличии местных нормативных документов, определяющих предельную стоимость приобретения (аренды) автомобилей.

Теперь непосредственно о договоре аренды автомобиля и порядке его заключения.

И в первую очередь обратите внимание: договор найма транспортного средства, заключенный с физическим лицом, подлежит нотариальному удостоверению. Это четко предусмотрено ч. 2 ст. 799 ГКУ.

Наниматель обязан поддерживать транспортное средство в надлежащем техническом состоянии. Расходы, связанные с использованием транспортного средства, в том числе с уплатой налогов и других платежей, несет наниматель (ст. 801 ГКУ). Кроме того, убытки, нанесенные в связи с потерей или повреждением транспортного средства, должен возместить также наниматель. Кстати, все эти требования следует прописать в письменном договоре. Соблюдения письменной формы договора требует ч. 1 ст. 799 ГКУ.

Также необходимо обратить внимание на общие существенные условия договора аренды. Они прописаны в ч. 1 ст. 284 ХКУ⁴.Так, существенными условиями договора аренды являются:

⁴ Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

• объект аренды (состав и стоимость имущества с учетом ее индексации);

• срок, на который заключается договор аренды;

• арендная плата с учетом ее индексации;

• порядок использования амортизационных отчислений;

• восстановление арендованного имущества и условия его возврата.

Размер арендной платы устанавливается с согласия сторон.

И еще один важный момент. В случае если юридическое лицо (арендатор) на основании договора аренды начисляет (выплачивает) физическому лицу доход, юрлицо выполняет функции налогового агента. В свое время это подтвердили и налоговики в письме ГФСУ от 15.04.2016 г. № 3943/В/99-99-17-03-03/14. Соответственно при начислении арендной платы именно учреждение-арендатор должно удержать и уплатить в бюджет НДФЛ и ВС.

Полезный совет! Четко пропишите в договоре порядок передачи-приема транспортного средства, отдельно определив топливную политику. В частности, рекомендуем придерживаться принципа «полный бак — полный бак» (Full — Full (FF)). Это значит, что наймодатель обязан передать автомобиль с полным баком горючего. В свою очередь, наниматель должен вернуть авто в обусловленный срок также с полным баком. Таким образом, пользователь заправит автомобиль ровно настолько, сколько фактически использует. И никаких тебе «лишних» остатков горючего в баке. Это значительно упростит учет и списание горючего на работу автомобиля для учреждения-нанимателя. Конечно, нормы расходов горючего учитывать тоже надо. Но об этом немного позже.

Кстати, именно такой принцип (FF) использует большинство международных компаний по автопрокату. Потому что это удобно и понятно для обеих сторон договора.

После заключения договора аренды происходит передача автомобиля от арендодателя к арендатору на основании акта приема-передачи. Это может быть акт произвольной формы. При этом в акте целесообразно привести информацию о:

• технических характеристиках авто (марке, цвете, годе выпуска, госномере и т. п.);

• техническом состоянии автомобиля на момент приема-передачи, наличии повреждений, показателях приборов учета и т. п.;

• ориентировочной стоимости автомобиля;

• переданных технической документации, обязательных элементах конструкции транспортного средства (огнетушителе, аптечке, знаке аварийной остановки и т. п.).

С момента подписания акта приема-передачи сторонами начинается отсчет срока пользования соответствующим транспортным средством. Конечно, процедура передачи авто является сугубо формальной. Ведь будет пользоваться автомобилем фактически его владелец — работник, который едет в командировку на этом авто. Однако соблюдение всех формальностей в этой ситуации является достаточно существенным.

Договор ссуды авто

Напомним: передавать государственное или коммунальное имущество в бесплатное пользование или в ссуду запрещено. Это черным по белому прописано в ч. 2 ст. 9 Закона № 157⁵.

⁵ Закон Украины «Об аренде государственного и коммунального имущества» от 03.10.2019 г. № 157-IX.

Но в нашем случае обратная ситуация — учреждение не предоставляет, а берет в ссуду частное имущество работника. Поэтому никаких законодательных преград для бесплатного пользования автомобилем по договору ссуды нет.

По договору ссуды одна сторона (ссудодатель) бесплатно передает или обязуется передать второй стороне (пользователю) вещь для пользования в течение установленного срока. При этом пользование вещью считается бесплатным, если стороны прямо договорились об этом или если это следует из сути отношений между ними.

Договор ссуды между юридическими лицами, а также между юридическим и физическим лицом заключается в письменной форме (ст. 828 ГКУ). К тому же, если одной из сторон договора ссуды является физическое лицо, то договор опять-таки подлежит нотариальному удостоверению (ч. 4 ст. 828 ГКУ). В целом же на договор ссуды распространяются все требования и нормы договора аренды (ч. 3 ст. 827 ГКУ). В частности, существенные условия договора ссуды такие же, как и для договора аренды: предмет, цена и срок его действия (ст. 180 ХКУ). Кроме того, в договоре можно определить и другие условия, важные для сторон.

Имейте в виду: обычные расходы по поддержанию надлежащего состояния вещи, переданной ему в пользование, несет пользователь. Прямое указание на это содержит ч. 1 ст. 833 ГКУ. Очевидно, здесь речь идет о расходах на содержание объекта, предоставленного в пользование. В то же время советуем четко прописать в договоре ссуды, кто будет осуществлять расходы на техобслуживание и ремонт автомобиля.

И не забудьте определить в договоре условия передачи-приема транспортного средства, в том числе и топливную политику. В этом случае также рекомендуем применять принцип «полный бак — полный бак» (FF).

Прием-передачу авто в безвозмездное пользование по договору ссуды следует оформлять актом приема-передачи. Типовой или примерной формы такого акта не существует. Поэтому составляем акт в произвольной форме. Что именно стоит указать в этом документе, мы объяснили выше.

После того как все формальности позади и отношения с владельцем авто оформлены должным образом (договором аренды или ссуды), транспортное средство временно (на период командировки) становится служебным.

Возмещение расходов

Рассмотрим, как можно возместить расходы, связанные с использованием в командировке служебного автомобиля.

Основным документом, определяющим порядок направления работника в служебную командировку, является Инструкция № 59⁶.

⁶ Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу от 13.03.98 г. № 59.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя учреждения на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Порядок возмещения расходов командированных работников определен разд. II Инструкции № 59. Однако в этом документе не отыщешь нормы о возмещении командированному работнику расходов на проезд служебным или собственным автомобилем (расходов на горюче-смазочные материалы и т. п.).

В то же время это не означает, что расходы, связанные с проездом, в случае командировки на служебном автомобиле вообще не подлежат компенсации. Ведь запрета на такие расходы действующее законодательство не содержит.

В этом случае следует понимать, что учреждение использует служебный автомобиль для поездки своего работника в пределах своей основной деятельности. Следовательно, расходы, связанные с использованием служебного авто, следует считать расходами на хозяйственные нужды.

Документальное оформление

Направление работника в командировку на автомобиле, а также возмещение командировочных расходов следует оформлять в общем порядке. Здесь никаких отличий от порядка документального оформления обычной командировки нет.

Так, прежде всего руководитель учреждения должен издать приказ о направлении работника в командировку. В этом приказе следует зафиксировать, что командировка осуществляется на личном автомобиле работника, который временно стал служебным. Здесь же указываем марку и государственный номер транспортного средства. Кроме того, в приказе нужно четко определить маршрут движения, по которому работник будет двигаться к месту командировки и обратно. На это в свое время указали специалисты Минфина в письме от 15.12.2006 г. № 31-26030-12/19868 (ср. ).

Также отметим: для корректного учета использования и правильного списания горючего на работу служебного авто целесообразно составлять путевой лист. Конечно, сейчас совсем необязательно применять типовую форму, утвержденную приказом № 74⁷. Впрочем, ничто не мешает вам пользоваться этой формой путевого листа, утвердив ее приказом (распоряжением) руководителя.

⁷ Приказ Госкомстата «Об утверждении типовой формы первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкции о порядке ее применения» от 17.02.98 г. № 74.

Кстати, если автомобилем будет управлять штатный водитель, ему также придется оформить командировку.

Одновременно с авансом на командировку работнику следует выдать средства под отчет на хозяйственные нужды (на заправку автомобиля и прочие расходы).

Выдача средств под отчет

Сначала руководитель издает приказ (распоряжение) о назначении работника ответственным за использование авто на период командировки. Именно на основании этого приказа работнику и будут выданы средства под отчет.

Во время выдачи средств под отчет следует руководствоваться Положением № 148⁸.

⁸ Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

На производственные (хозяйственные) нужды наличные выдают под отчет на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных под отчет (п. 19 Положения № 148).

При этом подотчетное лицо имеет право продлить срок использования выданных под отчет средств, если наличные одновременно выданы как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов. Срок использования таких наличных продлевается до завершения срока командировки.

Таким образом, на следующий день после возвращения из командировки работник должен вернуть неиспользованные средства. Составить и подать отчет необходимо до окончания пятого банковского дня, следующего за днем завершения командировки. Этого требует п.п. 170.9.2 НКУ.

Напомним: форма Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утверждена приказом № 841⁹.

⁹ Приказ Минфина «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» от 28.09.2015 г. № 841.

Обратите внимание: для компенсации расходов работник обязательно должен приложить к авансовому отчету оригиналы подтверждающих документов. В частности, это могут быть чеки РРО с АЗС. Причем такие чеки должны быть с АЗС населенных пунктов, соответствующих маршруту движения командированного работника.

Нормы расхода горючего

При использовании автомобиля работника, который временно стал служебным на основании договора аренды (ссуды), следует руководствоваться Нормами № 43¹⁰.

¹⁰ Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.

Да, эти Нормы не являются обязательными для применения бюджетными учреждениями. Однако они обеспечивают единые методические подходы к нормированию расходов топлива. Эти Нормы проверены временем и достаточно удобны в применении при списании горюче-смазочных материалов. Поэтому целесообразно закрепить внутренним распорядительным документом нормы расходов горючего для арендованного (взятого в ссуду) автомобиля согласно Нормам № 43.

Если марка (модель) автомобиля отсутствует в Нормах № 43, можно воспользоваться нормами, приведенными в технической документации к автомобилю. При этом применяем коэффициенты корректировки норм расходов топлива, предусмотренные Нормами № 43.

После окончания командировки работник должен отчитаться о приобретенном и потребленном объеме горючего.

КЭКР

Рассмотрим применение КЭКР для разных операций, сопровождающих использование личного авто работника во время командировки. В первую очередь на стадии нотариального удостоверения договора аренды или ссуды следует проводить расходы на оплату:

• госпошлины при удостоверении договора у государственного нотариуса — по КЭКР 2800 «Прочие текущие расходы»;

• услуг частного нотариуса — по КЭКР 2240 «Прочие услуги (кроме коммунальных)».

Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, талонов, смарт-карт следует осуществлять по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». Зато непосредственно расходы на командировку работника (проживание, суточные и т. п.) необходимо планировать и проводить по КЭКР 2250 «Расходы на командировку».

Бухучет

Каким бы образом вы ни оформили пользование личным авто вашего работника — по договору аренды или по договору ссуды, порядок отражения такого транспортного средства в бухучете единый. Так, его следует учитывать на забалансовом субсчете 011 «Арендованные основные средства распорядителей бюджетных средств».

Зачисляем на учет такие объекты по стоимости, указанной в договоре аренды (ссуды). При поступлении полученных в пользование необоротных активов показываем увеличение остатка забалансового субсчета 011. Соответственно при их возврате уменьшаем остаток этого субсчета.

В отношении учета горюче-смазочных материалов — никаких особенностей. Учет горючего, приобретенного для заправки авто во время командировки, ничем не отличается от учета горючего, приобретенного для эксплуатации других служебных транспортных средств. То есть в этом случае также применяем субсчет 1514 «Горюче-смазочные материалы».

Имейте в виду: стоимость использованного горючего следует списывать на расходы по дебету субсчета 8013 «Материальные расходы». Тогда как субсчет 8411 «Прочие расходы по обменным операциям» применяем лишь при отражении расходов на оплату за проживание и суточных. Это объясняется тем, что расходы на эксплуатацию служебного авто не являются расходами на командировку.