Відрядження на власному авто

Власне авто — тимчасово службове авто

Відрядження на службовому авто вже давно не рідкість для бюджетних установ.

Водночас у разі потреби цілком можливо відправити працівника у відрядження і на його власному авто. Головне — все правильно оформити.

Але застерігаємо: відрядження на власному авто має бути доцільним. Якщо, наприклад, на балансі установи є автомобіль і, поготів, якщо норми витрати пального для цього авто нижчі, ніж для автівки працівника, то відправляти його у відрядження на власному транспорті недоцільно. Адже це призведе до неефективного витрачання бюджетних коштів. Майте на увазі: на це можуть негативно відреагувати контролюючі органи.

Свого часу можливість відшкодування витрат на використання власних автомобілів для службових поїздок було передбачено Нормами № 88¹. Але ці Норми втратили чинність ще 31.10.2010 р. На зміну їм прийшли Норми № 1026². І цей документ, на відміну від свого попередника, не передбачає можливості компенсації витрат за використання особистих легкових автомобілів працівників для службових поїздок. Але це зовсім не означає, що відправити працівника у службове відрядження на власному авто взагалі неможливо.

¹ Норми коштів на представницькі цілі, рекламу та виплату компенсації за використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок та порядок їх витрачання, затверджені спільним наказом Мінфіну та Мінекономіки від 12.11.93 р. № 88.

² Норми коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядок їх витрачання, затверджені наказом Мінфіну від 14.09.2010 р. № 1026.

Вихід завжди є. Так, щоб використати особисте авто працівника у відрядженні, його слід зробити службовим на період такого відрядження!

І тут є два варіанти:

варіант 1 — платне використання авто за договором оренди.

варіант 2 — безоплатне використання авто за договором позички.

Розглянемо кожен із варіантів по черзі.

Договір оренди авто

Договір оренди має бути оформлено між працівником (власником авто) і бюджетною установою, яка направляє цього працівника у відрядження.

Але передусім слід пам’ятати про обмеження вартості транспортного засобу, який орендується. Насамперед це стосується бюджетних установ, які фінансуються з державного бюджету. Так, відповідно до п. 5 постанови № 332³ держоргани, а також установи та організації, які утримуються за рахунок коштів держбюджету, укладають договори оренди легкових автомобілів, вартість яких не перевищує граничних сум витрат, затверджених цією постановою. Наразі така вартість становить 600 тис. грн.

³ Постанова КМУ «Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп’ютерів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного бюджету» від 04.04.2001 р. № 332.

Щодо бюджетних установ, які фінансуються з місцевих бюджетів, то для них також можуть бути установлені граничні норми витрат на місцевому рівні. Тож радимо дізнатися про наявність місцевих нормативних документів, які визначають граничну вартість придбання (оренди) автомобілів.

Тепер безпосередньо про договір оренди автомобіля та порядок його укладення.

І насамперед зверніть увагу: договір найму транспортного засобу, укладений з фізичною особою, підлягає нотаріальному посвідченню. Це чітко передбачено ч. 2 ст. 799 ЦКУ.

Наймач зобов’язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані. Витрати, пов’язані з використанням транспортного засобу, в тому числі зі сплатою податків та інших платежів, несе наймач (ст. 801 ЦКУ). Крім того, збитки, завдані у зв’язку із втратою або пошкодженням транспортного засобу, має відшкодувати також наймач.

До речі, усі ці вимоги слід прописати у письмовому договорі. Дотримання письмової форми договору вимагає ч. 1 ст. 799 ЦКУ.

Також необхідно звернути увагу на загальні істотні умови договору оренди. Вони прописані у ч. 1 ст. 284 ГКУ⁴.Так, істотними умовами договору оренди є:

⁴ Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.

• об’єкт оренди (склад і вартість майна з урахуванням її індексації);

• строк, на який укладається договір оренди;

• орендна плата з урахуванням її індексації;

• порядок використання амортизаційних відрахувань;

• відновлення орендованого майна та умови його повернення.

Розмір орендної плати встановлюється за згодою сторін.

І ще один важливий момент. У разі якщо юридична особа (орендар) на підставі договору оренди нараховує (виплачує) фізичній особі дохід, юрособа виконує функції податкового агента. Свого часу це підтвердили й податківці у листі ДФСУ від 15.04.2016 р. № 3943/В/99-99-17-03-03/14. Відповідно при нарахуванні орендної плати саме установа-орендар має утримати і сплатити до бюджету ПДФО та ВЗ.

Корисна порада! Чітко пропишіть у договорі порядок передачі-приймання транспортного засобу, визначивши окремо паливну політику. Зокрема, рекомендуємо дотримуватися принципу «повний бак — повний бак» (Full — Full (FF)). Це означає, що наймодавець зобов’язаний передати автомобіль з повним баком пального. У свою чергу, наймач повинен повернути авто в обумовлений строк також з повним баком. Таким чином, користувач заправить автомобіль рівно настільки, скільки фактично використає. І жодних тобі «зайвих» залишків пального у баку. Це значно спростить облік і списання пального на роботу автомобіля для установи-наймача.

Звісно, норми витрат пального враховувати теж треба. Але про це дещо згодом.

До речі, саме такий принцип (FF) використовує більшість міжнародних компаній із автопрокату. Бо це зручно і зрозуміло для обох сторін договору.

Після укладання договору оренди відбувається передача автомобіля від орендодавця до орендаря на підставі акта приймання-передачі. Це може бути акт довільної форми. При цьому в акті доцільно навести інформацію про:

• технічні характеристики транспортного засобу (марку, колір, рік випуску, державний номер тощо);

• технічний стан автомобіля на момент приймання-передачі, наявність ушкоджень, показники приладів обліку тощо);

• орієнтовну вартість автомобіля;

• передані технічну документацію, обов’язкові елементи конструкції транспортного засобу (вогнегасник, аптечка, знак аварійної зупинки тощо).

З моменту підписання акта приймання-передачі сторонами починається відлік строку користування відповідним транспортним засобом. Звісно, процедура передачі авто є суто формальною. Адже користуватиметься автомобілям фактично її власник — працівник, який їде у відрядження на цьому авто. Проте дотримання всіх формальностей у цій ситуації є досить суттєвим.

Договір позички авто

Нагадаємо: передавати державне або комунальне майно в безоплатне користування або у позичку заборонено. Це чорним по білому прописано у ч. 2 ст. 9 Закону № 157⁵.

⁵ Закон України «Про оренду державного та комунального майна» від 03.10.2019 р. № 157-IX.

Але в нашому випадку ситуація зворотна — установа не надає, а бере у позичку приватне майно працівника. Тож жодних законодавчих перешкод для безоплатного користування автомобілем за договором позички немає.

За договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов’язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом установленого строку. При цьому користування річчю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними.

Договір позички між юридичними особами, а також між юридичною та фізичною особою укладається у письмовій формі (ст. 828 ЦКУ). До того ж, якщо однією зі сторін договору позички є фізична особа, то договір знову-таки підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 4 ст. 828 ЦКУ). Загалом же на договір позички поширюються всі вимоги та норми стосовно договору оренди (ч. 3 ст. 827 ЦКУ). Зокрема, істотні умови договору позички такі ж, як і для договору оренди: предмет, ціна та строк його дії (ст. 180 ГКУ). Крім того, у договорі можна визначити й інші, важливі для сторін умови.

Майте на увазі: звичайні витрати щодо підтримання належного стану речі, переданої йому в користування, несе користувач. Пряму вказівку на це містить ч. 1 ст. 833 ЦКУ. Вочевидь, тут йдеться про витрати на утримання об’єкта, наданого у користування. Водночас радимо чітко прописати у договорі позички, хто здійснюватиме витрати на техобслуговування та ремонт автомобіля.

І не забудьте визначити у договорі умови передачі-приймання транспортного засобу, у тому числі й паливну політику. У цьому разі також рекомендуємо застосовувати принцип «повний бак — повний бак» (FF).

Приймання-передачу авто у безоплатне користування за договором позички слід оформлювати актом приймання-передачі. Типової чи примірної форми такого акта не існує. Тому складаємо акт у довільній формі. Що саме варто зазначити в цьому документі, ми пояснили вище.

Після того як всі формальності позаду і відносини з власником авто оформлені належним чином (договором оренди чи позички), транспортний засіб тимчасово (на період відрядження) стає службовим.

Відшкодування витрат

Розглянемо, як можна відшкодувати витрати, пов’язані з використанням у відрядженні службового автомобіля.

Основним документом, який визначає порядок направлення працівника у службове відрядження, є Інструкція № 59⁶.

⁶ Інструкція про службові відрядження про службові відрядження в межах України та за кордон від 13.03.98 р. № 59.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Порядок відшкодування витрат відряджених працівників визначено розд. II Інструкції № 59. Однак у цьому документі годі й шукати норми щодо відшкодування відрядженому працівникові витрат на проїзд службовим або власним автомобілем (витрат на паливно-мастильні матеріали тощо).

Водночас це не означає, що витрати, пов’язані з проїздом, у разі відрядження на службовому автомобілі взагалі не підлягають компенсуванню. Адже заборони на такі витрати чинне законодавство не містить.

У цьому випадку слід розуміти, що установа використовує службовий автомобіль для поїздки свого працівника в межах своєї основної діяльності. Відтак витрати, пов’язані з використання службового авто, слід вважати витратами на господарські потреби.

Документальне оформлення

Направлення працівника у відрядження на автомобілі, а також відшкодування витрат на відрядження слід оформляти у загальному порядку. Тут жодних відмінностей від порядку документального оформлення звичайного відрядження немає.

Так, передусім керівник установи має видати наказ про направлення працівника у відрядження. У цьому наказі слід зафіксувати, що відрядження здійснюється на особистому автомобілі працівника, який тимчасово став службовим. Тут же зазначаємо марку та державний номер транспортного засобу. Крім того, у наказі потрібно чітко визначити маршрут руху, за яким працівник буде рухатися до місяця відрядження та у зворотному напрямку. На цьому свого часу наголосили фахівці Мінфіну у листі від 15.12.2006 р. № 31-26030-12/19868 (ср. ).

Також зауважимо: для коректного обліку використання та правильного списання пального на роботу службового авто доцільно складати подорожній лист. Авжеж, наразі зовсім необов’язково застосовувати типову форму, затверджену наказом № 74⁷.

⁷ Наказ Держкомстату «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» від 17.02.98 р. № 74.

Утім, ніщо не заважає вам користуватися цією формою подорожнього листа, затвердивши її наказом (розпорядженням) керівника.

До речі, якщо автомобілем керуватиме штатний водій, йому також доведеться оформити відрядження.

Одночасно з авансом на відрядження працівнику слід видати кошти під звіт на господарські потреби (на заправлення авто та інші витрати).

Видача коштів під звіт

Спочатку керівник видає наказ (розпорядження) про призначення працівника відповідальним за використання авто на період відрядження. Саме на підставі цього наказу працівникові і будуть видані кошти під звіт.

Під час видачі коштів під звіт слід керуватися Положенням № 148⁸.

⁸ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

На виробничі (господарські) потреби готівку видають під звіт на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт (п. 19 Положення № 148).

При цьому підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань. Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.

Таким чином, наступного дня після повернення з відрядження працівник має повернути невикористані кошти. Скласти та подати звіт необхідно до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем завершення відрядження. Цього вимагає п.п. 170.9.2 ПКУ.

Нагадаємо: форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджено наказом № 841⁹.

⁹ Наказ Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.2015 р. № 841.

Зверніть увагу: для компенсації витрат працівник обов’язково має додати до авансового звіту оригінали підтвердних документів. Зокрема, це можуть бути чеки РРО з АЗС. Причому такі чеки повинні бути з АЗС населених пунктів, які відповідають маршруту руху відрядженого працівника.

Норми витрати пального

При використанні автомобіля працівника, який тимчасово став службовим на підставі договору оренди (позички), слід керуватися Нормами № 43¹⁰. Так, ці Норми не є обов’язковими для застосування бюджетними установами. Однак вони забезпечують єдині методичні підходи до нормування витрат палива. Ці Норми — перевірені часом і є досить зручними у застосуванні під час списання паливно-мастильних матеріалів. Тому доцільно закріпити внутрішнім розпорядчим документом норми витрат пального для орендованого (взятого в позичку) автомобіля згідно з Нормами № 43.

¹⁰ Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.

Якщо марка (модель) автомобіля відсутня в Нормах № 43, можна скористатися нормами, наведеними в технічній документації до автомобіля. При цьому застосовуємо коефіцієнти коригування норм витрат палива, передбачені Нормами № 43.

Після закінчення відрядження працівник має відзвітувати про обсяг придбаного і спожитого пального.

КЕКВ

Розглянемо застосування КЕКВ для різних операцій, які супроводжують використання особистого авто працівника під час відрядження. Насамперед на стадії нотаріального посвідчення договору оренди або позички слід проводити видатки на оплату:

• держмита при посвідченні договору у державного нотаріуса — за КЕКВ 2800 «Інші поточні витрати»;

• послуг приватного нотаріуса — за КЕКВ 2240 «Інші послуги (крім комунальних)».

Видатки на придбання пально-мастильних матеріалів, талонів, смарт-карток слід здійснювати за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

Натомість безпосередньо видатки на відрядження працівника (проживання, добові тощо) необхідно планувати й проводити за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження».

Бухоблік

Яким би чином ви не оформили користування особистим авто вашого працівника — за договором оренди чи за договором позички, порядок відображення такого транспортного засобу в бухобліку єдиний. Так, його слід обліковувати на позабалансовому субрахунку 011 «Орендовані основні засоби розпорядників бюджетних коштів».

Зараховуємо на облік такі об’єкти за вартістю, зазначеною у договорі оренди (позички). При надходженні отриманих у користування необоротних активів показуємо збільшення залишку позабалансового субрахунку 011. Відповідно при їх поверненні зменшуємо залишок цього субрахунку.

Стосовно обліку пального-мастильних матеріалів — жодних особливостей. Облік пального, придбаного для заправлення авто під час відрядження, нічим не відрізняється від обліку пального, придбаного для експлуатації інших службових транспортних засобів. Тобто у цьому разі також застосовуємо субрахунок 1514 «Пально-мастильні матеріали».

Майте на увазі: вартість використаного пального слід списувати на витрати за дебетом субрахунку 8013 «Матеріальні витрати». Тоді як субрахунок 8411 «Інші витрати за обмінними операціями» застосовуємо лише при відображенні витрат на оплату за проживання та добових. Це пояснюється тим, що формально витрати на експлуатацію службового автотранспорту не є витратами на відрядження.