Уничтожаем печати и штампы: порядок и учет

На сегодняшний день не существует нормативно-правового акта, который бы регулировал порядок уничтожения печатей и штампов.

Также заметим, что контрольная функция МВД по регулированию правил изготовления и уничтожения печатей и штампов отменена еще 21.01.2011 г. на основании приказа № 5¹.

¹ Приказ МВД «О признании утратившим силу приказа МВД от 11.01.99 № 17» от 11.01.2011 г. № 5.

Сейчас изготовление, продажа и/или приобретение печатей осуществляется без получения каких-либо документов разрешительного характера (ч. 4 ст. 58¹ ХКУ).

Много вопросов возникает по поводу того, нужно ли передавать печати и штампы для уничтожения в органы МВД, которые были изготовлены с их разрешения.

В связи с этим обратим внимание на применение п. 72 Инструкции № 1893², которым было предусмотрено, что печати и штампы, изготовленные с разрешения органов МВД, сдаются для уничтожения этим органам по местонахождению организаций.

² Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию, утвержденная постановлением КМУ от 27.11.98 г. № 1893.

Этот нормативный документ утратил силу еще 04.11.2016 г. на основании постановления № 736³. Получается, что разрешение органов МВД на уничтожение любых печатей и штампов, в том числе изготовленных до 21.01.2011 г., уже не нужно.

³ Постановление КМУ «Об утверждении Типовой инструкции о порядке ведения учета, хранения, использования и уничтожения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию» от 19.10.2016 г. № 736.

Заметим, что на сегодня органы МВД не имеют права предоставлять платные услуги по уничтожению печатей и штампов. Подтверждением этому является отсутствие этой услуги в Перечне № 795⁴.

⁴ Перечень платных услуг, предоставляемых подразделениями Министерства внутренних дел, Национальной полиции и Государственной миграционной службы, и размер платы за их предоставление, утвержденный постановлением КМУ от 04.06.2007 г. № 795.

Итак, при решении вопроса об уничтожении печатей и штампов учреждение в первую очередь должно руководствоваться внутренними документами. Такое же мнение имеют и специалисты Минюста в письме от 14.08.2014 г. № 6820-0-4-14/8.1 (ср. ).

Самым лучшим вариантом является принятие распорядительного документа главным распорядителем бюджетных средств с определением порядка изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов. Именно этим документом и будут руководствоваться бюджетники.

Далее рассмотрим основные моменты процедуры списания и уничтожения печатей и штампов.

Основания для списания и уничтожения

Для списания и уничтожения печатей и штампов есть несколько оснований, в частности:

• повреждение или износ;

• переименование учреждения;

• ликвидация, реорганизация учреждения.

К сведению: в случае переименования учреждения принимается решение о списании и уничтожении печатей и штампов как ставших непригодными для использования в работе.

До этого момента печати и штампы находятся у председателя комиссии по проведению ликвидации или реорганизации.

Работа комиссии

Списание и уничтожение печатей и штампов происходит по решению руководителя учреждения (председателя комиссии по ликвидации или реорганизации). На основании приказа комиссия устанавливает факт непригодности печатей и штампов.

К сведению: такие полномочия можно возложить как на специально созданную комиссию, так и на постоянно действующую комиссию по списанию имущества. Если происходит процедура реорганизации или ликвидации, это делает комиссия по проведению реорганизации или ликвидации.

Процедура списания печатей происходит так же, как и списание прочих объектов МНМА. То есть оформляем ее по нормам Порядка № 1314⁵.

⁵ Порядок списания объектов государственной собственности, утвержденный постановлением КМУ от 08.11.2007 г. № 1314.

Для проведения списания и уничтожения печатей комиссия составляет такие документы:

• Акт инвентаризации имущества, предлагаемого к списанию, — фиксируется наличие печатей, подлежащих списанию и уничтожению (приложение 2 к Порядку № 1314);

• Акт технического состояния имущества, предлагаемого к списанию, — необходим для установления факта повреждения или износа печатей. В документе следует указать год изготовления печатей, дату ввода в эксплуатацию на основании данных, отраженных в инвентарных карточках учета, и их фактическое состояние (абз. 4 п.п. 4 п. 14 Порядка № 1314);

• Акт списания основных средств (частичной ликвидации) по типовой форме, утвержденной приказом № 818⁶;

⁶ Приказ Минфина «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора и порядка их составления» от 13.09.2016 г. № 818.

• Протокол заседания — в нем на основании вышеуказанных документов комиссия фиксирует конкретные причины списания и уничтожения печатей. Кроме того, комиссия указывает предложения по использованию отдельных деталей печатей.

Например: составными частями печати являются клише и оснастка. При переименовании или реорганизации учреждения непригодным для дальнейшего использования в работе становится само клише. Получается, оснастку в пригодном для использования состоянии можно оставить для ремонта других печатей.

Руководитель учреждения (председатель комиссии по проведению реорганизации или ликвидации) утверждает все вышеприведенные документы (абз. 7 п.п. 4 п. 14 Порядка № 1314).

Также вносим запись в инвентарные карточки учета этих печатей и другие учетные регистры.

Этапы уничтожения печатей и штампов

Процесс уничтожения печатей и штампов происходит также в присутствии членов комиссии.

Его следует оформлять на основании Протокола или Акта уничтожения произвольной формы. Но при этом обязательно вносим такие данные:

• состав комиссии;

• основание уничтожения (повреждение или износ; ликвидация, реорганизация или переименование учреждения);

• количество печатей и штампов, которые уничтожаются;

• описание и оттиски печатей и штампов, которые уничтожаются;

• дата, время и способ уничтожения (измельчение клише).

Важно: факт уничтожения печатей и штампов фиксируем записью в Журнале учета печатей и штампов (приложение 2 к Правилам № 1000/5⁷). Именно в этом документе ведут учет всех печатей и штампов, применяемых в учреждении (п. 9 ч. 3 Правил № 1000/5).

⁷ Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5.

Что в бухучете?

При списании печати необходимо начислить амортизацию на остаток ее первоначальной стоимости (50 %) (абз. 1 п. 7 разд. IV НП(С)БУ 121).

Также нужно списать ее первоначальную стоимость с субсчета 1113 и сумму накопленного износа с субсчета 1412 (п. 3 разд. VI НП(С)БУ 121).

В то же время не забываем уменьшить внесенный капитал по субсчету 5111 и отнести первоначальную стоимость печати на финрезультат (субсчет 5512) (п. 1.31 Типовой корреспонденции).

Учет деталей

Детали печатей и штампов (оснастки), пригодные для дальнейшего использования, оприходуем как запасы (субсчет 1515) на основании накладной и акта оценки (абз. 1 п. 5 разд. VI НП(С)БУ 121).

В то же время сумму оприходованных активов, оставленных для ремонта, признаем доходом спецфонда (субсчет 7112) (абз. 4 п. 5 разд. VI НП(С)БУ 121).

По поводу списания штампов. Штампы учитываются как МБП⁸ и, конечно, их списывают с баланса при вводе в эксплуатацию. Зафиксировать их выбытие из эксплуатации с целью уничтожения необходимо записью в регистре оперативного количественного учета. Далее на условном примере рассмотрим, как операции по списанию и уничтожению печати отражаются в бухгалтерском учете.

⁸ МБП — малоценные быстроизнашивающиеся предметы.