Знищуємо печатки і штампи: порядок та облік

На сьогодні не існує нормативно-правового акта, який би регулював порядок знищення печаток і штампів.

Також зауважимо, що контрольну функцію МВС щодо регулювання правил виготовлення та знищення печаток і штампів скасовано ще 21.01.2011 р. на підставі наказу № 5¹.

¹ Наказ МВС «Про визнання таким, що втратив чинність наказу МВС від 11.01.99 р. № 17» від 11.01.2011 р. № 5.

Наразі виготовлення, продаж та/або придбання печаток здійснюється без одержання будь-яких документів дозвільного характеру (ч. 4 ст. 58¹ ГКУ).

Багато запитань виникає з приводу того, чи потрібно передавати печатки та штампи для знищення до органів МВС, які були виготовленні з їх дозволу.

У зв’язку з цим звернемо увагу на застосування п. 72 Інструкції № 1893², яким було передбачено, що печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням організацій.

² Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затверджена постановою КМУ від 27.11.98 р. № 1893.

Цей нормативний документ втратив чинність ще 04.11.2016 р. на підставі постанови № 736³. Виходить, що дозвіл органів МВС на знищення будь-яких печаток та штампів, у тому числі тих, що були виготовлені до 21.01.2011 р., вже не потрібен.

³ Постанова КМУ «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію» від 19.10.2016 р. № 736.

Зауважимо, що наразі органи МВС не мають права надавати платні послуги зі знищення печаток і штампів. Підтвердженням цьому є відсутність цієї послуги у Переліку № 795⁴.

⁴ Перелік платних послуг, які надаються підрозділами Міністерства внутрішніх справ, Національної поліції та Державної міграційної служби, і розміру плати за їх надання, затверджений постановою КМУ від 04.06.2007 р. № 795.

Отже, при вирішенні питання щодо знищення печаток і штампів, установа насамперед має керуватися внутрішніми документами. Таку саму думку мають і фахівці Мін’юсту у листі від 14.08.2014 р. № 6820-0-4-14/8.1 (ср. ).

Найкращим варіантом є прийняття розпорядчого документа головним розпорядником бюджетних коштів із визначенням порядку виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів. Саме цим документом і керуватимуться розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня.

Далі розглянемо основні моменти процедури списання та знищення печаток і штампів.

Підстави для списання та знищення

Для списання та знищення печаток і штампів є декілька підстав, зокрема:

• пошкодження або зношення;

• перейменування установи;

• ліквідація, реорганізація установи.

До відома: у разі перейменування установи приймається рішення щодо списання та знищення печаток і штампів як таких, що стали непридатними для використання в роботі.

До цього моменту печатка і штампи знаходяться у голови комісії з проведення ліквідації або реорганізації.

Робота комісії

Списання та знищення печаток і штампів відбувається за рішенням керівника установи (голови комісії з реорганізації або ліквідаційної комісії). На підставі розпорядчого документа комісія встановлює факт непридатності печатки та штампів.

До відома: такі повноваження можна покласти як на спеціально створену комісію, так і на постійно діючу комісію зі списання майна. Якщо відбувається процедура реорганізації або ліквідації, це здійснює комісія з реорганізації або ліквідаційна комісія.

Процедура списання печаток відбувається так само, як і списання інших об’єктів МНМА. Тобто оформлюємо її за нормами Порядку № 1314⁵.

⁵ Порядок списання об’єктів державної власності, затверджений постановою КМУ від 08.11.2007 р. № 1314.

Для проведення списання та знищення печаток комісія складає такі документи:

• Акт інвентаризації майна, що пропонується до списання, — фіксується наявність печаток, які підлягають списанню та знищенню (додаток 2 до Порядку № 1314);

• Акт технічного стану майна, що пропонується до списання, — необхідний для встановлення факту пошкодження або зношення печаток. У документі слід зазначити рік виготовлення печаток, дату введення в експлуатацію на підставі даних відображених в інвентарних картках обліку та їх фактичний стан (абз. 4 п.п. 4 п. 14 Порядку № 1314);

• Акт списання основних засобів (часткової ліквідації) за типовою формою, затвердженою наказом № 818⁶;

⁶ Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 р. № 818.

• Протокол засідання — у ньому на підставі вищезазначених документів комісія фіксує конкретні причини списання та знищення печаток. Крім того, комісія зазначає пропозиції щодо використання окремих деталей печатки, які списуються.

Наприклад: складовими частинами печатки є кліше та оснастка. При перейменуванні або реорганізації установи непридатним для подальшого використання в роботі стає саме кліше. Виходить, оснастку у придатному стані можна залишити для ремонту інших печаток.

Керівник установи (голова комісії з реорганізації або ліквідації) затверджує всі вищенаведені документи (абз. 7 п.п. 4 п. 14 Порядку № 1314).

Відповідний запис уносимо до інвентарних карток обліку цих печаток та інших облікових регістрів.

Етапи знищення печаток і штампів

Процес знищення печаток і штампів відбувається також у присутності членів комісії. Знищення печаток і штампів слід оформлювати на підставі Протоколу або Акта знищення довільної форми. Але при цьому обов’язково вносимо такі дані:

• склад комісії;

• підстава знищення (пошкодження або зношення; ліквідація, реорганізація або перейменування установи);

• кількість печаток та штампів, які знищуються;

• опис та відбитки печаток та штампів, які знищуються;

• дата, час та спосіб знищення (подрібнення кліше).

Важливо: про факт знищення печаток і штампів необхідно зробити запис у Журналі обліку печаток та штампів (додаток 2 до Правил № 1000/5⁷).

⁷ Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

Саме у цьому документі ведуть облік усіх печаток і штампів, що застосовуються в установі (п. 9 ч. 3 Правил № 1000/5).

Що в бухобліку?

При списанні печатки необхідно нарахувати амортизацію на решту її первісної вартості (50 %) (абз. 1 п. 7 розд. IV НП (С)БО 121).

Також потрібно здійснити списання її первісної вартості із субрахунку 1113 та суми накопиченого зносу із субрахунку 1412 (п. 3 розд. VI НП(С)БО 121).

Водночас не забуваємо зменшити внесений капітал за субрахунком 5111 та віднести первісну вартість печатки на фінрезультат (субрахунок 5512) (п. 1.31 Типової кореспонденції).

Облік деталей

Деталі, які придатні для подальшого користування, оприбутковуємо як запаси (субрахунок 1515) на підставі накладної та акта оцінки (абз. 1 п. 5 розд. VI НП(С)БО 121). Водночас суму оприбуткованих активів, які залишені для ремонту, визнаємо доходом спецфонду (субрахунок 7112) (абз. 4 п. 5 розд. VI НП(С)БО 121).

Щодо списання штампів. Штампи обліковуються як МШП⁸ і, звісно, їх списують з балансу при введені в експлуатацію. Зафіксувати їх вибуття з експлуатації з метою знищення необхідно записом у регістрі оперативного кількісного обліку.

⁸ МШП — малоцінні швидкозношувані предмети.

Далі на умовному прикладі розглянемо, як операції зі списання та знищення печатки відображаються в бухгалтерському обліку.