Отпускные в Объединенном отчете: заполняем Д1 и 4ДФ

¹ О расчете отпускных читайте в журнале «Бюджетная бухгалтерия», 2021, № 20, с. 27; № 21, с. 15.

Суммы отпускных работодатели отражают в разделе І основной части Налогового расчета и двух приложениях к нему, а именно:

1) в приложении 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (Д1);

2) в приложении 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (4ДФ).

Отпускные в 4ДФ

Отпускные отражайте в 4ДФ, сформированном за тот месяц отчетного квартала, в котором они были начислены/выплачены.

Если отпускные начисляете в том месяце, в котором их выплачиваете, то действуйте следующим образом. Всю сумму начисленных и выплаченных отпускных и удержанные/перечисленные НДФЛ и ВС отражайте в 4ДФ за такой месяц, даже если отпускные начислены за дни следующего месяца.

Рассмотрим пример.

Данные о начисленных работнице доходах приведем в таблице.

В этом случае в разделе I 4ДФ за апрель отчетного ІІ квартала 2021 года учреждение отразит в отдельной строке с налоговым номером работницы:

• в графах 3а и 3 — начисленный и выплаченный ей в апреле зарплатный доход в сумме 7690 грн: сумма зарплаты за отработанные дни апреля (3930 грн) + сумма отпускных за апрель-май (3760 грн);

• в графах 4а и 4 — НДФЛ из сумм, указанных в графах 3а и 3 соответственно, — 1384,20 грн (707,40 грн + 676,80 грн);

• в графах 5а и 5 — ВС из сумм, указанных в графах 3а и 3 соответственно, — 115,35 грн (58,95 грн + 56,40 грн);

• в графе 6 — признак дохода «101».

В раздел I 4ДФ за май отчетного ІІ квартала 2021 года попадут:

• в графы 3а и 3 — заработная плата за отработанные дни мая — 6400 грн;

• в графы 4а и 4 — НДФЛ из сумм, указанных в графах 3а и 3 соответственно, — 1152,00 грн;

• в графы 5а и 5 — ВС из сумм, указанных в графах 3а и 3 соответственно, — 96 грн.

На рис. 1 показано, как отразить начисления за апрель и май в 4ДФ.

Рис. 1. Фрагмент 4ДФ за апрель и май 2021 года

Отпускные в Д1

Несмотря на то, что отпускные входят в фонд оплаты труда, их указывайте отдельно от суммы зарплаты.

Сумму отпускных отражайте в Д1 за тот месяц отчетного квартала, в котором они были фактически начислены, независимо от того, когда была выплата.

Таким образом, если вы, например, в мае 2021 года начисляете отпускные за июнь, то их суммы должны попасть в Д1 за май.

В Д1 суммы отпускных указывайте в отдельных строках. При этом:

• в графе 08 проставляйте тот же код категории застрахованного лица, с которым отражаете зарплату, начисленную такому лицу (в общем случае по обычным работникам — «1», по лицам с инвалидностью, работающим у обычных работодателей, — «2»);

• в графе 09 — код типа начислений «10»;

• в графе 10 — месяц и год, за которые начислены отпускные.

Имейте в виду: графа 14 по строке с отпускными текущего месяца заполняется только в том случае, если работнику в таком месяце не начислялась зарплата (работник весь месяц находился в отпуске). В ином случае количество календарных дней в трудовых отношениях в текущем месяце проставляйте по строке с зарплатой текущего месяца. Графа 14 по строке с отпускными в таком случае не заполняется.

В графах 16 и 17 указывайте общую сумму отпускных и ту, которая вошла в базу начисления ЕСВ после ее сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ, соответственно. А в графе 20 проставляйте сумму ЕСВ, начисленного на сумму отпускных.

Графы 21 — 24 заполняйте в общем порядке.

Учтите: в Д1 следует сформировать столько строк, на сколько месяцев приходится ежегодный отпуск работника.

Перейдем к примеру.

Данные о начисленных работнику доходах приведем в таблице.

Далее на рис. 2 покажем, как отразить начисление отпускных в Д1.

Рис. 2. Фрагмент Д1 за май 2021 года

В соответствии со ст. 3¹ Закона об оплате труда размер заработной платы за полностью выполненную месячную норму труда не может быть ниже размера МЗП (в 2021 году: с 1 января — 6000 грн, с 1 декабря — 6500 грн). Иначе законодатель требует рассчитать и начислить работнику «трудовую» доплату до уровня МЗП. При этом суммы среднего заработка, сохраняемые за работником за время его отпуска, не включают в зарплату для обеспечения ее минимального уровня. Дело в том, что отпускные — это выплата, начисленная за неотработанное время. Их расчет осуществляют в соответствии с Порядком № 100, а не в зависимости от месячной нормы труда, установленной работнику в месяце, на который приходится ежегодный отпуск.

Итак, если на текущий месяц приходится отпуск работника, то для обеспечения выполнения нормы ст. 3¹ Закона об оплате труда зарплату, начисленную ему за фактически выполненную работу, следует сравнить с МЗП, рассчитанной пропорционально отработанному времени. Отпускные отбрасываем.

ЕСВ с МЗП выполняем

Не путайте такие понятия, как «доплата до МЗП», начисляемая и выплачиваемая работнику, и «уплата ЕСВ с МЗП», которую осуществляет работодатель. Это абсолютно разные понятия и у них разные правила расчета.

При начислении отпускных не забывайте о требовании об уплате ЕСВ с МЗП.

Так, если фактическая база начисления ЕСВ по ставке 22 %, определенная по основному работнику, за месяц, на который приходится ежегодный отпуск, оказалась ниже минзарплаты, рассчитывайте разницу между этими двумя величинами и доначисляйте на нее ЕСВ.


В Д1 за тот месяц, за который определяете такую разницу, отражайте ее сумму отдельной строкой с кодом типа начислений «13» в графе 09. Сумму разницы указывайте в графе 18 этой таблицы, а доначисленный на нее ЕСВ — в графе 20.

Графы 21 — 24 заполняйте в общем порядке.