«Отпускная» формула
При расчете среднего заработка для определения суммы отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск) следует руководствоваться Порядком № 100. Исходя из его норм, отпускную среднюю зарплату исчисляют по такой формуле:
Сзп = ЗПрп : (Кд - Пд - В),
где Сзп — средняя заработная плата для расчета суммы отпускных;
ЗПрп — сумма заработной платы за расчетный период;
Кд — общее количество календарных дней в расчетном периоде;
Пд — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период;
В — время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично в расчетном периоде.
Таким образом, для расчета суммы отпускных необходимо определить:
1) расчетный период и количество календарных дней в нем;
2) выплаты, начисленные за расчетный период и участвующие в расчете средней зарплаты.
Но сегодня главное «действующее лицо» — расчетный период. Поэтому далее все внимание на него.
Расчетный период
Все данные о порядке определения расчетного периода приведем в таблице.
Определение расчетного периода
| Период работы (ситуация) | Расчетный период (особенности определения) |
| Более года | 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска (абз. 1 п. 2 Порядка № 100) |
| Менее года | Фактическое количество полностью отработанных календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска (абз. 2 п. 2 Порядка № 100) |
| Прием на работу с первого рабочего дня месяца, не являющегося первым календарным днем | Такой месяц полностью учитывается при определении количества дней в расчетном периоде (абз. 2 п. 2 Порядка № 100) |
| Отсутствует расчетный период или работник не по своей вине не имел заработка в расчетном периоде | 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска |
Общий случай
В общем случае исчисление средней зарплаты для оплаты времени отпуска проводим исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу начала отпуска. Как определить расчетный период в таком общем случае, покажем на примере.
Пример 1. Работник принят в учреждение в январе 2018 года. С 1 июня 2021 года он идет в ежегодный основной отпуск.
Расчетным периодом для исчисления средней заработной платы будет июнь 2020 года — май 2021 года. То есть последние полные 12 месяцев перед месяцем наступления отпуска.
Менее года в трудовых отношениях
Работнику, который проработал у работодателя менее года, «среднюю» исчисляем исходя из выплат за фактическое время работы с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца предоставления отпуска. То есть учитываем только полностью отработанные месяцы.
Пример 2. Работник принят на работу с 19 октября 2020 года. С 7 июня 2021 года он идет в ежегодный основной отпуск.
Как видите, работник проработал в учреждении менее 12 календарных месяцев. Поэтому отпускные следует исчислять за фактическое время работы с первого по первое число месяца, предшествующего месяцу предоставления отпуска.
Итак, расчетным периодом будет ноябрь 2020 года — май 2021 года.
Первый рабочий, но не первый календарный
Если работник принят на работу не с первого числа месяца, однако дата приема на работу является первым рабочим днем месяца, то этот месяц учитываем в расчетный период как полный. Об этом четко сказано в п. 2 Порядка № 100.
Как работает это правило, покажем на условном примере.
Пример 3. Работник принят на работу с 4 января 2021 года (первый рабочий день в учреждении). 10 июня он идет в ежегодный основной отпуск.
В этой ситуации январь 2021 года является «полноценным» месяцем, а потому его следует включить в расчетный период. Поэтому расчетным периодом будет январь — май 2021 года.
Отсутствует расчетный период
Если в расчетном периоде отсутствует заработная плата или у работника отсутствует расчетный период, то считаем «среднюю» исходя из его оклада. Однако если такой оклад ниже минзарплаты, тогда исчисления проводим с МЗП, установленной на время расчета.
Пример 4. Работница сразу после окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет идет в ежегодный основной отпуск с 7 июня 2021 года. Ее оклад в июне составляет 6461 грн. В расчетном периоде ей зарплата не начислялась.
Работница не имела заработка в расчетном периоде (июнь 2020 года — май 2021 года). При этом ее оклад (6461 грн) выше МЗП, действующей в месяце начала отпуска (6000 грн). Поэтому среднедневную зарплату рассчитываем из оклада:6461 х 12 : (365 - 11) = 219,02 (грн).
Имейте в виду: если работник принят на условиях неполного рабочего времени, расчет производим из оклада/МЗП, исчисленных пропорционально занятости.
Пример 5. Работник с 1 июня 2021 года принят на работу на 0,5 штатной единицы. 17 июня 2021 года он увольняется. При увольнении ему должна быть выплачена компенсация за 1 к. дн. неиспользованного отпуска. Оклад работника — 5260 грн.
Работник не отработал ни одного дня в 12-месячном периоде, предшествующем месяцу увольнения. Расчет среднедневной зарплаты производим из оклада, но не ниже МЗП. Также учитываем занятость. Оклад работника (5260 грн) ниже МЗП (6000 грн).
Среднедневная составит:
6000 х 0,5 х 12 : (365 - 11) = 101,69 (грн).
Праздничные и нерабочие дни
Не все календарные дни расчетного периода участвуют в расчете среднего заработка для оплаты дней ежегодного отпуска. Так, при определении продолжительности расчетного периода исключают, в частности, праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ. Это вы уже поняли из последних двух примеров.
В нашей стране в настоящее время 11 праздничных и нерабочих дней. Перечислим их:
1 января — Новый год;
7 января — Рождество Христово;
8 марта — Международный женский день;
1 мая — День труда;
9 мая — День победы над нацизмом во Второй мировой войне (День Победы);
28 июня — День Конституции Украины;
24 августа — День Независимости Украины;
14 октября — День защитника Украины;
25 декабря — Рождество Христово;
один день (воскресенье) — Пасха (в 2020 году — 19 апреля, в 2021 году — 2 мая);
один день (воскресенье) — Троица (в 2020 году — 7 июня, в 2021 году — 20 июня).
Пример 6. Работнику учреждения предоставлен ежегодный основной отпуск с 31 мая 2021 года. Расчетный период: май 2020 года — апрель 2021 года (365 к. дн.).
Количество дней, участвующих в расчете отпускных:
365 - 10 = 355 (к. дн.).
Обратите внимание: поскольку Пасха в 2020 и 2021 году пришлась на разные месяцы (в 2020 году — 19 апреля, в 2021 году — 2 мая), на 12-месячный расчетный период май 2020 года — апрель 2021 года приходится не 11, как в общем случае, а 10 праздничных и нерабочих дней.
Кстати, количество календарных дней, участвующих в расчете отпускных-2021, мы привели в первом номере нашего журнала за этот год (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2021, № 1-2, с. 32). Уверены, эти показатели вам пригодятся.
Прочие периоды, которые исключают
Кроме праздничных и нерабочих дней, из расчетного периода также исключают время, в течение которого работник согласно действующему законодательству не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично (абз. 6 п. 2 Порядка № 100). В таком случае в расчете среднего заработка для оплаты отпуска не принимают участия:
• дни простоя не по вине работника (в том числе на период карантина), за которые за работником частично сохранялся заработок. Если за время простоя за работником сохранялась средняя заработная плата, то такой «простойный» период будет участвовать в расчете отпускных (см. письмо Минэкономики от 29.07.2020 г. № 3512-06/46975-07);
• дни, когда работник не работал в связи с установлением режима неполной рабочей недели по не зависящим от него причинам. Другое дело, если работник сам изъявил желание работать неполную рабочую неделю. При определении «средней» рабочие дни, в течение которых он не работал в связи с таким режимом работы, из расчета не исключаем. Это недавно отмечали и специалисты Минэкономики (см. письмо от 01.04.2021 г. № 4711-06/19889-07);
• дни отпуска без сохранения зарплаты как по ст. 25, так и по ст. 26 Закона об отпусках (см. письмо Минсоцполитики от 26.11.2012 г. № 1203/13/84-12);
• время пребывания в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трех лет (6/16/18 лет — согласно медицинскому заключению).
Заметим: ранее разрешалось не включать в расчетный период также время, не отработанное работником по другим уважительным причинам (например, из-за стихийных бедствий, боевых действий и т. п.). Однако в декабре 2020 года в Порядок № 100 были внесены изменения, которые исключили такую возможность. Теперь дни такой неотработки должны оставаться в расчете.
Пример 7. Работник учреждения идет в ежегодный основной отпуск с 7 июня 2021 года. В расчетном периоде (июнь 2020 года — май 2021 года) он с 1 октября по 15 ноября 2020 года находился в карантинном отпуске за свой счет (46 к. дн.).
Сначала из общего количества календарных дней в расчетном периоде (365 к. дн.) исключаем праздничные и нерабочие дни (11 к. дн). Получаем:
365 - 11 = 354 (к. дн.).
Потом убираем количество дней отпуска за свой счет, но не все 46 календарных дней, а за минусом одного праздничного дня, пришедшегося на его период (14 октября). Ведь такой день мы уже исключили из расчета вместе с другими праздничными и нерабочими днями.
Таким образом, в расчете отпускных будут участвовать:
354 - (46 - 1) = 309 (к. дн.).
Пример 8. Работница учреждения с 14 июня 2021 года идет в ежегодный отпуск. В расчетном периоде (июнь 2020 года — май 2021 года) она:
• с 01.06.2020 г. по 30.09.2020 г. (122 к. дн.) находилась в отпуске для ухода за ребенком до достижения им 3 лет;
• с 01.10.2020 г. по 30.11.2020 г., находясь в отпуске для ухода за ребенком, работала в режиме неполного рабочего дня (4 часа в день);
• с 01.12.2020 г., прервав отпуск «для ухода», вышла на работу на полный рабочий день.
Поскольку с 01.06.2020 г. по 30.09.2020 г. женщина не работала и за ней не сохранялся заработок, это время исключаем из расчетного периода.
А вот время работы в режиме неполного рабочего дня и последующее время работы после выхода из отпуска для ухода за ребенком попадет в расчет в общем порядке.
Таким образом, количество календарных дней в расчетном периоде составляет:
365 - 11 - (122 - 3) = 235 (к. дн.),
где 3 — количество праздничных (нерабочих) дней, которые пришлись на период отпуска для ухода за ребенком (7 июня, 28 июня и 24 августа) и уже исключены из расчетного периода в общем количестве праздничных (нерабочих) дней.
