Відпускні в Об’єднаному звіті: заповнюємо Д1 та 4ДФ

¹ Про розрахунок відпускних читайте у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 20, с. 27; № 21, с. 15.

Суми відпускних роботодавці відображають у розділі І основної частини Податкового розрахунку і двох додатках до нього, а саме:

1) у додатку 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (Д1);

2) у додатку 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (4ДФ).

Відпускні в 4ДФ

Відпускні відображайте в 4ДФ, сформованому за той місяць звітного кварталу, в якому вони були нараховані/виплачені.

Якщо відпускні нараховуєте в тому місяці, в якому їх виплачуєте, то слід діяти наступним чином. Усю суму нарахованих і виплачених відпускних та утримані/перераховані ПДФО та ВЗ відображайте в 4ДФ за такий місяць, навіть якщо відпускні нараховано за дні наступного місяця.

Розглянемо приклад.

Дані про нараховані працівниці доходи наведемо у таблиці.

У цьому випадку в розділі I 4ДФ за квітень звітного ІІ кварталу 2021 року установа відобразить в окремому рядку з податковим номером працівниці:

• у графах 3а і 3 — нарахований і виплачений їй у квітні зарплатний дохід у сумі 7690 грн: сума зарплати за відпрацьовані дні квітня (3930 грн) + сума відпускних за квітень-травень (3760 грн);

• у графах 4а і 4 — ПДФО із сум, зазначених у графах 3а і 3 відповідно, — 1384,20 грн (707,40 грн + 676,80 грн);

• у графах 5а і 5 — ВЗ із сум, зазначених у графах 3а і 3 відповідно, — 115,35 грн (58,95 грн + 56,40 грн);

• у графі 6 — ознаку доходу «101».

До розділу I 4ДФ за травень звітного ІІ кварталу 2021 року потраплять:

• до граф 3а і 3 — заробітна плата за відпрацьовані дні травня — 6400 грн;

• до граф 4а і 4 — ПДФО із сум, зазначених у графах 3а і 3 відповідно, — 1152,00 грн;

• до граф 5а і 5 — ВЗ із сум, зазначених у графах 3а і 3 відповідно, — 96 грн.

На рис. 1 показано, як відобразити нарахування за квітень і травень у 4ДФ.

Рис. 1. Фрагмент 4ДФ за квітень і травень 2021 року

Відпускні у Д1

Незважаючи на те, що відпускні входять до фонду оплати праці, їх зазначайте окремо від суми зарплати. Суму відпускних відображайте у Д1 за той місяць звітного кварталу, в якому вони були фактично нараховані, незалежно від того, коли була виплата.

Таким чином, якщо ви, наприклад, у травні 2021 року нараховуєте відпускні за червень, то їх суми повинні потрапити до Д1 за травень.

У Д1 суми відпускних зазначайте в окремих рядках. При цьому:

• у графі 08 проставляйте той же код категорії застрахованої особи, з яким відображаєте зарплату, нараховану такій особі (у загальному випадку за звичайними працівниками — «1», за особами з інвалідністю, які працюють у звичайних роботодавців, — «2»);

• у графі 09 — код типу нарахувань «10»;

• у графі 10 — місяць і рік, за які нараховані відпускні.

Майте на увазі: графа 14 за рядком з відпускними поточного місяця заповнюється тільки в тому випадку, якщо працівнику в такому місяці не нараховувалася зарплата (працівник увесь місяць перебував у відпустці).

В іншому випадку кількість календарних днів у трудових відносинах у поточному місяці проставляйте за рядком із зарплатою поточного місяця. Графа 14 за рядком з відпускними у такому разі не заповнюється.

У графах 16 та 17 зазначайте загальну суму відпускних і ту, яка ввійшла до бази нарахування ЄСВ після її порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ, відповідно. А у графі 20 проставляйте суму ЄСВ, нарахованого на суму відпускних.

Графи 21 — 24 заповнюйте в загальному порядку.

Ураховуйте: у Д1 слід сформувати стільки рядків, на скільки місяців припадає щорічна відпустка працівника.

Перейдемо до прикладу.

Дані про нараховані працівнику доходи наведемо у таблиці.

Далі на рис. 2 покажемо, як відобразити нарахування відпускних у Д1.

Рис. 2. Фрагмент Д1 за травень 2021 року

Відповідно до ст. 3¹ Закону про оплату праці розмір заробітної плати за повністю виконану місячну норму праці не може бути нижче за розмір МЗП (у 2021 році: з 1 січня — 6000 грн, з 1 грудня — 6500 грн). В іншому разі законодавець вимагає розрахувати і нарахувати працівнику доплату до рівня МЗП.

При цьому суми середнього заробітку, які зберігаються за працівником за час його відпустки, не включають до зарплати для забезпечення її мінімального рівня.

Річ у тому, що відпускні — це виплата, нарахована за невідпрацьований час. Їх розрахунок здійснюють відповідно до Порядку № 100, а не залежно від місячної норми праці, встановленої працівнику в місяці, на який припадає щорічна відпустка.

Отже, якщо на поточний місяць припадає відпустка працівника, то для забезпечення виконання норми ст. 3¹ Закону про оплату праці зарплату, нараховану йому за фактично виконану роботу, слід порівняти з МЗП, розрахованою пропорційно відпрацьованому часу. Відпускні відкидаємо.

ЄСВ з МЗП виконуємо

Не плутайте такі поняття, як «доплата до МЗП», яка нараховується і виплачується працівникові, і «сплата ЄСВ з МЗП», яку здійснює роботодавець. Це абсолютно різні поняття і в них абсолютно різні правила розрахунку.

Під час нарахування відпускних не забувайте про вимогу щодо сплати ЄСВ з МЗП.

Так, якщо фактична база нарахування ЄСВ за ставкою 22 %, визначена за основним працівником, за місяць, на який припадає щорічна відпустка, виявилася нижче мінзарплати, розраховуйте різницю між цими двома величинами і донараховуйте на неї ЄСВ.


У Д1 за той місяць, за який визначаєте таку різницю, відображайте її суму окремим рядком з кодом типу нарахувань «13» у графі 09. Суму різниці зазначайте в графі 18 цієї таблиці, а донарахований на неї ЄСВ — у графі 20.

Графи 21 — 24 заповнюйте в загальному порядку.